Integracja WAPRO Gang z programem Płatnik pozwala uniknąć ręcznego przepisywania danych kadrowo-płacowych do rozliczeń ZUS.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie eksportu danych z WAPRO Gang do formatu obsługiwanego przez program Płatnik oraz przetestowanie poprawności przekazywanych informacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z WAPRO Gang do obsługi kadr i płac, które chcą usprawnić rozliczenia z ZUS.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji z Płatnikiem mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jak technicznie przebiega wymiana danych między WAPRO Gang a Płatnikiem

Proces transferu danych pomiędzy programem WAPRO Gang (systemem kadrowo-płacowym należącym do rodziny oprogramowania Asseco WAPRO ERP) a programem Płatnik (oficjalną aplikacją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych) bazuje na generowaniu ustrukturyzowanych plików wymiany KEDU (Krajowa Ewidencja Danych Ubezpieczeniowych – ustandaryzowany format zapisu danych oparty na schematach XML). System WAPRO Gang przetwarza informacje zgromadzone w relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server (oprogramowaniu serwera bazodanowego przechowującym kartoteki osobowe, umowy i listy płac), a następnie mapuje je do struktury wymaganej przez aktualne schematy ZUS.

Podczas transferu kluczowe znaczenie ma spójność słowników systemowych. Moduł eksportu w WAPRO Gang odczytuje dane identyfikacyjne pracowników (numery PESEL, NIP oraz serie i numery dokumentów tożsamości), kody tytułów ubezpieczenia (sześciocyfrowe identyfikatory określające status prawny ubezpieczonego), a także precyzyjnie wyliczone podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wygenerowany pakiet dokumentów jest następnie importowany do programu Płatnik, gdzie trafia do bazy roboczej i podlega wstępnej walidacji reguł biznesowych przed podpisaniem i wysyłką do centrali ZUS.

Obsługiwane dokumenty zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe

Prawidłowo skonfigurowana integracja pozwala na automatyczne przygotowywanie pełnego spektrum formularzy ubezpieczeniowych bez konieczności ręcznego wprowadzania pozycji w aplikacji ZUS. Obsługa obejmuje dwa podstawowe obszary wymiany informacji:

Dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osób zatrudnionych na umowę o pracę lub zlecenie), ZUS ZZA (zgłoszenie podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu), ZUS ZWUA (wyrejestrowanie pracownika lub zleceniobiorcy z ubezpieczeń po rozwiązaniu umowy), ZUS ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego) oraz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, na przykład po zmianie nazwiska lub dowodu osobistego).
Dokumenty rozliczeniowe: ZUS DRA (zbiorcza deklaracja rozliczeniowa podsumowująca należne składki za dany miesiąc), ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeniach dla każdego ubezpieczonego), ZUS RSA (imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, obejmujący okresy chorobowe, zasiłki macierzyńskie oraz urlopy bezpłatne) oraz ZUS RPA (imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego i okresach pracy w szczególnych warunkach).

Wszystkie wymienione deklaracje tworzą w programie Płatnik powiązany komplet rozliczeniowy, który po zweryfikowaniu jest wysyłany drogą elektroniczną przy użyciu bezpiecznego podpisu kwalifikowanego (certyfikatu cyfrowego potwierdzającego tożsamość osoby uprawnionej do reprezentowania płatnika składek).

Najczęstsze warianty problemów konfiguracyjnych i błędów walidacji

W praktyce eksploatacyjnej działów kadr i płac pojawia się szereg nieprawidłowości, które blokują proces importu lub uniemożliwiają zamknięcie zestawu dokumentów w Płatniku. Do najczęściej diagnozowanych należą:

Błędy krytyczne walidacji (oznaczane w programie Płatnik kolorem czerwonym), które całkowicie uniemożliwiają wysłanie dokumentu do ZUS ze względu na naruszenie spójności logicznej, takie jak brak wymaganych identyfikatorów, ujemne podstawy składek lub błędne sumy kontrolne w deklaracji ZUS DRA.
Niezgodność kodów tytułu ubezpieczenia (sytuacja, w której kod przypisany w kartotece pracownika w WAPRO Gang różni się od kodu zarejestrowanego w bazie ZUS na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA).
Rozbieżności groszowe w składkach (różnice wynikające z odmiennych algorytmów zaokrągleń sum częściowych na listach płac w WAPRO Gang w zestawieniu z wyliczeniami w Płatniku, wymagające korekty parametrów zaokrągleń w konfiguracji firmy).
Nakładanie się okresów przerw i świadczeń w raporcie ZUS RSA (błędy wynikające z nieprawidłowo wprowadzonych nieobecności w kalendarzu pracownika, na przykład jednoczesne zarejestrowanie zwolnienia lekarskiego i urlopu wypoczynkowego w tym samym przedziale dat).
Niezgodność wersji schematów XML (problem pojawiający się po aktualizacji metryk w programie Płatnik, gdy moduł eksportu WAPRO Gang generuje pliki KEDU w starszej, niewspieranej strukturze danych).
Błędy uprawnień do zapisu i odczytu plików (blokady systemowe występujące w sieciach lokalnych, gdy katalog wymiany danych nie posiada odpowiednich uprawnień dla użytkowników pracujących na stanowiskach końcowych).

Błędy popełniane przy próbach samodzielnej modyfikacji eksportu

Nieprawidłowe próby rozwiązania problemów z transferem danych przez osoby nieposiadające przygotowania w zakresie administracji bazami danych prowadzą często do pogłębienia usterki i zaburzenia historii rozliczeń. Powszechnym błędem jest ręczna edycja wygenerowanych plików KEDU w prostych edytorach tekstowych. Naruszenie struktury znaczników XML lub kodowania znaków (UTF-8 / Windows-1250) sprawia, że plik staje się całkowicie nieczytelny dla parsera (modułu analizy składniowej) programu Płatnik.

Innym częstym problemem jest korygowanie wartości liczbowych bezpośrednio w programie Płatnik z pominięciem systemu WAPRO Gang. Wprowadzenie zmian wyłącznie w deklaracji ZUS powoduje natychmiastowe rozjechanie się danych historycznych pomiędzy systemem kadrowo-płacowym a rozliczeniami ZUS. W kolejnym miesiącu WAPRO Gang generuje rozliczenia w oparciu o swoje pierwotne zapisy, co wymusza ponowne ręczne poprawianie dokumentów i uniemożliwia prawidłowe przygotowanie deklaracji rocznych, takich jak ZUS IWA (informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe).

Równie ryzykowna bywa samodzielna modyfikacja słowników systemowych w bazie SQL bez wcześniejszego wykonania pełnej kopii bezpieczeństwa (backupu bazy danych). Zmiana typów składników płacowych lub parametrów ubezpieczeniowych w trakcie trwającego miesiąca rozliczeniowego może skutkować błędnym przeliczeniem całych list płac dla wszystkich zatrudnionych osób.

Kiedy źródło błędu leży poza programem WAPRO Gang

Podczas diagnostyki problemów z przekazywaniem dokumentów należy precyzyjnie oddzielić błędy konfiguracji systemu kadrowego od usterek infrastruktury systemowej lub samego programu Płatnik. Trudności z przetwarzaniem danych często wynikają z czynników zewnętrznych:

Uszkodzenie bazy danych programu Płatnik (w przypadku baz opartych na plikach Microsoft Access przekroczenie limitu 2 GB lub uszkodzenie indeksów tabel powoduje zawieszanie aplikacji podczas importu dużych paczek danych).
Brak aktualizacji komponentów programu Płatnik (niepobrane najnowsze metryki ZUS zawierające aktualne stopy procentowe składek i zmienione reguły weryfikacji dokumentów).
Problemy ze środowiskiem uruchomieniowym Windows (brak odpowiednich bibliotek Microsoft .NET Framework lub uszkodzenie składników kryptograficznych odpowiedzialnych za komunikację z serwerami ZUS).
Niezgodność danych ubezpieczonego w rejestrach centralnych ZUS (rozbieżności w nazwiskach, adresach lub dokumentach tożsamości, które wymagają wcześniejszego pobrania aktualnej kartoteki ubezpieczonego z ZUS za pośrednictwem funkcji synchronizacji w Płatniku).
Awarie podpisu elektronicznego (brak komunikacji z czytnikiem kart kryptograficznych, nieaktualne oprogramowanie pośredniczące karty lub wygaśnięcie certyfikatu kwalifikowanego).

Przebieg konfiguracji i audytu połączenia podczas wizyty serwisowej

Usługa realizowana jest bezpośrednio w siedzibie firmy klienta, co pozwala na sprawdzenie całego środowiska roboczego – od serwera bazy danych po stanowiska pracy kadrowców. Nasz serwisant dojeżdża do klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów i przeprowadza kompleksową procedurę wdrożeniowo-naprawczą.

Prace rozpoczynają się od wykonania pełnej kopii bezpieczeństwa baz danych obu programów. Następnie weryfikowana jest zgodność wersji oprogramowania WAPRO Gang oraz programu Płatnik z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Serwisant konfiguruje profile wymiany danych, ustawia właściwe mapowanie składników wynagrodzeń na podstawy ubezpieczeń społecznych oraz sprawdza parametry zaokrągleń składek.

Kolejnym etapem jest wykonanie testowego eksportu kompletnego zestawu dokumentów za wybrany okres rozliczeniowy. Pliki są importowane do programu Płatnik, gdzie przeprowadza się pełną weryfikację krytyczną oraz logiczną. W przypadku wykrycia błędów w kartotekach osobowych serwisant koryguje powiązania słownikowe w WAPRO Gang. Po pomyślnym przejściu testów personel kadrowo-płacowy otrzymuje szczegółowe wytyczne dotyczące prawidłowej procedury comiesięcznego transferu danych.

Dodatkowe pytania dotyczące integracji WAPRO Gang z Płatnikiem

Co oznacza komunikat o niezgodności wersji schematu KEDU podczas importu?

Komunikat ten informuje, że plik wygenerowany przez WAPRO Gang posiada inną strukturę XML niż ta, której oczekuje zainstalowana wersja programu Płatnik. Najczęściej wynika to z faktu zaktualizowania metryk w programie Płatnik przy jednoczesnym braku aktualizacji modułów WAPRO Gang. Rozwiązaniem jest instalacja pakietu aktualizacyjnego dla systemu WAPRO lub przestawienie parametrów formatu eksportu w konfiguracji modułu płacowego.

Dlaczego kwoty składek w Płatniku różnią się o grosz od sumy na liście płac?

Różnica ta wynika ze specyfiki naliczania składek. Na liście płac w programie kadrowym składki mogą być zaokrąglane indywidualnie dla każdego pracownika, podczas gdy w deklaracji ZUS DRA podstawa wymiaru wszystkich pracowników jest sumowana, a składka wyliczana od sumy ogólnej. Prawidłowa konfiguracja algorytmu zaokrągleń w WAPRO Gang eliminuje te rozbieżności i doprowadza do pełnej zgodności obu zestawień.

Czy można przeprowadzić eksport, jeśli WAPRO Gang i Płatnik działają na różnych komputerach?

Tak, programy nie muszą być zainstalowane na tym samym komputerze. Konfiguracja polega wówczas na wskazaniu bezpiecznego zasobu sieciowego (folderu współdzielonego na serwerze lub dysku sieciowym), do którego WAPRO Gang zapisuje wygenerowane pliki wymiany, a z którego program Płatnik pobiera je podczas procedury importu.

Jak postąpić, gdy pracownik posiada w firmie dwie różne umowy w jednym miesiącu?

W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń (na przykład jednoczesnego wykonywania umowy o pracę i umowy zlecenia) system WAPRO Gang musi zostać skonfigurowany tak, aby generował dla ubezpieczonego dwa odrębne raporty imienne ZUS RCA z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia, przypisując do każdego z nich właściwe przychody i podstawy składek. Integracja automatycznie łączy te pozycje w jednej deklaracji zbiorczej ZUS DRA.

Czy po wdrożeniu integracji trzeba ręcznie zakładać kartoteki pracowników w Płatniku?

Nie ma takiej potrzeby. Pierwszy import dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA wygenerowanego z WAPRO Gang automatycznie zakłada kompletną kartotekę ubezpieczonego w bazie programu Płatnik, przenosząc wszystkie dane osobowe, adresowe oraz kody tytułów ubezpieczeń zarejestrowane w systemie kadrowym.

Stabilna integracja jako podstawa bezpiecznych rozliczeń kadrowo-płacowych

Poprawne skonfigurowanie mechanizmu wymiany danych między systemem WAPRO Gang a programem Płatnik eliminuje ryzyko błędów pisarskich, przyspiesza comiesięczne zamykanie list płac oraz zabezpiecza przedsiębiorstwo przed konsekwencjami nieterminowego lub wadliwego złożenia deklaracji ubezpieczeniowych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

22 378 48 09

WAPRO Gang — integracja z programem Płatnik ZUS