Firmy prowadzące sprzedaż zarówno stacjonarną, jak i internetową potrzebują, żeby Comarch ERP Optima i platforma sklepowa działały w zgodzie ze sobą — bez tego stany magazynowe i ceny szybko przestają się zgadzać.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje skonfigurowanie dwukierunkowej synchronizacji stanów magazynowych i cen między Optimą a platformą sklepową, automatyczne przenoszenie zamówień ze sklepu do systemu ERP oraz generowanie dokumentów sprzedaży bez ręcznego przepisywania danych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla firm korzystających z Comarch ERP Optima i prowadzących jednocześnie sprzedaż internetową, które chcą uniknąć rozbieżności między stanem systemowym a rzeczywistym.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane platformy e-commerce i kanały sprzedaży

Wdrożenie mechanizmów wymiany danych realizowane jest dla wszystkich popularnych silników sklepów internetowych oraz platform wielokanałowych (multichannel – sprzedaż prowadzona jednocześnie wieloma kanałami dystrybucji). Konfiguracja obejmuje zarówno samodzielne platformy e-commerce, jak i zaawansowane systemy agregujące ofertę:

WooCommerce (rozszerzenie systemu WordPress) – połączenie realizowane za pośrednictwem interfejsu REST API (zestaw reguł i protokołów umożliwiających bezpieczną komunikację między aplikacjami) lub dedykowanych modułów integracyjnych. Zapewnia to synchronizację produktów prostych oraz z wariantami (np. rozmiary i kolory), automatyczną aktualizację stanów magazynowych oraz bieżący import zamówień.
PrestaShop – dwukierunkowa komunikacja oparta o moduły webservice lub mosty pośredniczące, obejmująca synchronizację drzewa kategorii, opisów w formacie HTML, zdjęć, indywidualnych grup cenowych oraz statusów realizacji zamówień i numerów przesyłek kurierskich.
Magento / Adobe Commerce – konfiguracja przeznaczona dla sklepów o dużym wolumenie zamówień i rozbudowanym katalogu produktów. Wdrożenie uwzględnia mechanizmy kolejkowania zapytań (przetwarzanie asynchroniczne danych partiami), co zapobiega przeciążeniu bazy danych podczas intensywnego ruchu w sklepie.
Shopify oraz Shoper – integracja przez chmurowe interfejsy API, zapewniająca automatyczne mapowanie pól kontrahentów, rozliczanie płatności elektronicznych oraz przekazywanie informacji o zmianach statusów zamówień do klienta końcowego.
Platformy marketplace (Allegro, Amazon, Erli) oraz systemy zarządzania sprzedażą wielokanałową (BaseLinker) – połączenie bazy Comarch ERP Optima z agregatorami zamówień, co umożliwia centralne zarządzanie stanami magazynowymi ze wszystkich kont aukcyjnych i sklepów z poziomu jednego programu ERP (oprogramowanie do kompleksowego planowania zasobów przedsiębiorstwa).

Architektura integracji i mechanizmy przepływu danych

Comarch ERP Optima przechowuje wszystkie dane handlowe, magazynowe i księgowe w relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server (system zarządzania bazami danych). Prawidłowo zaprojektowana integracja nie może dokonywać bezpośrednich zapisów w tabelach SQL za pomocą prostych zapytań modyfikujących, gdyż prowadzi to do naruszenia integralności danych i utraty spójności bazy. Wdrożenie opiera się na oficjalnych i bezpiecznych warstwach pośredniczących:

Comarch WebAPI oraz komponenty COM (Component Object Model) – oficjalne biblioteki programistyczne udostępniane przez producenta oprogramowania, które przed zapisaniem jakiegokolwiek rekordu weryfikują poprawność reguł biznesowych dokładnie tak samo, jak robi to użytkownik pracujący w programie Optima.
Usługi systemowe Windows (Windows Services) – aplikacje pracujące stale w tle serwera lokalnego, które w trybie ciągłym lub w określonych interwałach czasowych monitorują nowe zamówienia w sklepie internetowym i natychmiast rejestrują je w systemie ERP.
Harmonogram zadań Windows (Task Scheduler) – mechanizm systemowy wyzwalający cykliczne skrypty synchronizujące, na przykład szybką aktualizację stanów magazynowych co kilka minut oraz pełną synchronizację kartotek towarowych i cenników raz na dobę w godzinach najmniejszego obciążenia serwera.
Bufor tabel pośrednich – struktura przechowująca pobrane ze sklepu zamówienia przed ich ostatecznym przetworzeniem na dokumenty handlowe, co chroni przed utratą danych w przypadku chwilowej niedostępności bazy głównej lub błędu walidacji danych klienta.

Warianty wdrożenia synchronizacji w środowisku firmowym

Struktura wymiany informacji jest dostosowywana do specyfiki procesów magazynowych i logistycznych przedsiębiorstwa. Konfiguracja może obejmować następujące scenariusze:

Synchronizacja jednopoziomowa z jednym magazynem – podstawowy model pracy, w którym stan widoczny w sklepie internetowym odzwierciedla stan wybranego magazynu w Comarch ERP Optima pomniejszony o bieżące rezerwacje.
Obsługa wielu magazynów (multi-warehouse) – konfiguracja umożliwiająca sumowanie stanów z magazynów fizycznych i wirtualnych lub przypisanie konkretnych magazynów do oddzielnych kanałów sprzedaży (np. osobny magazyn dla sprzedaży internetowej i osobny dla salonu stacjonarnego).
Automatyzacja obiegu dokumentów handlowych – konfiguracja reguł tworzenia dokumentów w Optimie: zamówienie ze sklepu może być rejestrowane jako RO (Rezerwacja Odbiorcy) blokujące stan magazynowy, a po zatwierdzeniu automatycznie przekształcane w dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne), paragon fiskalny (PA) lub fakturę sprzedaży (FA).
Obsługa sprzedaży międzynarodowej i procedury OSS – mapowanie stawek podatku VAT w ramach unijnej procedury OSS (One Stop Shop – procedura uproszczonego rozliczania podatku VAT w sprzedaży transgranicznej dla konsumentów w UE) oraz automatyczne pobieranie tabel kursowych NBP (Narodowy Bank Polski) dla transakcji wielowalutowych.
Synchronizacja cech, atrybutów i załączników – przesyłanie z Optimy do sklepu kodów EAN (europejski kod kreskowy), numerów katalogowych SKU (unikalny identyfikator magazynowy towaru), atrybutów technicznych, opisów formatowanych oraz zdjęć produktów zapisanych w bazie danych lub na dysku serwera.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach integracji

Nieprawidłowo przeprowadzona konfiguracja lub stosowanie amatorskich skryptów integrujących niesie ryzyko poważnych zakłóceń w sprzedaży i ewidencji magazynowej. Do najczęściej spotykanych problemów należą:

Bezpośredni zapis do bazy SQL z pominięciem interfejsu API – ręczne wprowadzanie zamówień do tabel bazy danych bez zachowania logiki programu Optima. Skutkuje to uszkodzeniem relacji bazodanowych, błędami w numeracji dokumentów oraz brakiem możliwości aktualizacji oprogramowania Comarch do nowszych wersji.
Nieuwzględnianie stanów dyspozycyjnych (zjawisko nadsprzedaży) – przesyłanie do sklepu ogólnego stanu magazynowego zamiast stanu dyspozycyjnego (ilość magazynowa pomniejszona o rezerwacje z niezrealizowanych zamówień). Prowadzi to do sytuacji, w której klient kupuje w sklepie internetowym towar, który fizycznie znajduje się na półce, ale został już zarezerwowany dla innego kontrahenta.
Brak synchronizacji różnicowej (delta sync) – pobieranie całego katalogu towarów przy każdym cyklu synchronizacji zamiast przesyłania wyłącznie rekordów zmienionych od czasu ostatniej wymiany danych. Wywołuje to niepotrzebne obciążenie łącza internetowego i prowadzi do spowolnienia pracy wszystkich stacji roboczych podłączonych do bazy Optimy.
Błędne mapowanie jednostek miary – sytuacja, w której towar w systemie ERP ewidencjonowany jest w opakowaniach zbiorczych (np. kartony lub palety), a w sklepie sprzedawany na sztuki. Brak właściwych przeliczników w integratorze skutkuje generowaniem błędnych rozchodów magazynowych.
Brak mechanizmów ponawiania prób przy błędach sieciowych – w przypadku chwilowego zerwania połączenia internetowego zamówienia złożone w sklepie nie trafiają do Optimy, a brak kolejki zadań sprawia, że zamówienie zostaje pominięte bez wiedzy pracowników działu handlowego.

Kiedy problem leży po stronie infrastruktury, a nie integratora

Zatrzymanie wymiany danych lub pojawianie się błędów w logach synchronizacji często wynika z ograniczeń lub awarii infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie, a nie z wad samego mechanizmu integracji:

Ograniczenia darmowej wersji silnika bazodanowego (Microsoft SQL Server Express) – darmowa edycja posiada narzucone przez producenta limity: wykorzystanie maksymalnie 1 GB pamięci RAM na instancję silnika, ograniczenie do 4 rdzeni procesora oraz maksymalny rozmiar pojedynczej bazy danych do 10 GB. Przy dużej liczbie zapytań generowanych przez sklep baza osiąga szczyt wydajności, co powoduje zjawisko przekroczenia limitu czasu odpowiedzi (timeout).
Niestabilne łącze internetowe lub brak stałego adresu IP – jeśli serwer bazy danych Optima znajduje się w lokalnej sieci firmy, brak stałego publicznego adresu IP lub niestabilne łącze uniemożliwia zestawienie stałego i bezpiecznego tunelu VPN (wirtualna sieć prywatna szyfrująca ruch między oddziałami lub serwerami).
Blokady ze strony oprogramowania antywirusowego i zapory sieciowej (firewall) – nadgorliwe moduły ochrony w czasie rzeczywistym skanujące pliki bazy danych w trakcie transakcji lub blokujące porty komunikacyjne mogą zrywać połączenia integratora.
Niekontrolowane aktualizacje silnika sklepu lub środowiska PHP – automatyczna aktualizacja platformy e-commerce na zewnętrznym hostingu może spowodować utratę kompatybilności wtyczek integrujących z bazą ERP.

Procedury bezpieczeństwa i ochrona danych handlowych

Prace nad konfiguracją połączeń między systemem ERP a sklepem internetowym wymagają bezpośredniego dostępu do struktury danych firmy. Wszystkie czynności techniczne realizowane są z zachowaniem ścisłych reguł bezpieczeństwa:

Kopia zapasowa przed rozpoczęciem prac (backup) – przed jakąkolwiek modyfikacją parametrów konfiguracyjnych tworzona jest pełna kopia bezpieczeństwa bazy danych Comarch ERP Optima oraz plików konfiguracyjnych sklepu, co zapewnia stuprocentową odwracalność wprowadzanych zmian.
Dedykowane konta techniczne o ograniczonych uprawnieniach – tworzone są oddzielne profile użytkowników w systemie Optima oraz na platformie e-commerce z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do operacji odczytu i zapisu niezbędnych dokumentów, bez konieczności udostępniania głównych haseł administratora.
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – przed przystąpieniem do analizy struktury bazy i konfiguracji systemów, na życzenie klienta podpisywana jest formalna umowa o zachowaniu poufności (Non-Disclosure Agreement), gwarantująca pełne bezpieczeństwo danych handlowych, baz klientów i cenników.
Weryfikacja na miejscu w siedzibie klienta – konfiguracja, testy poprawności przepływu dokumentów oraz weryfikacja obciążenia serwera wykonywane są w siedzibie firmy klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów.

Najczęstsze pytania dotyczące synchronizacji Comarch ERP Optima ze sklepami

Czy komputer z bazą Optima musi być włączony przez całą dobę?

Aby synchronizacja stanów magazynowych i cen odbywała się na bieżąco, serwer lub komputer pełniący funkcję serwera bazy danych Microsoft SQL Server musi pracować i mieć stały dostęp do sieci internetowej. Jeżeli komputer zostanie wyłączony, zamówienia ze sklepu internetowego nie przepadną – zostaną zgromadzone w kolejce na serwerze sklepu i automatycznie pobrane do programu Optima zaraz po ponownym uruchomieniu środowiska w firmie.

Jak system zapobiega jednoczesnemu zakupowi ostatniego egzemplarza stacjonarnie i przez Internet?

Zabezpieczeniem jest mechanizm rezerwacji stanów magazynowych. W momencie wystawienia dokumentu w sklepie stacjonarnym lub zatwierdzenia zamówienia ze sklepu internetowego w Optimie tworzony jest dokument rezerwacji (RO). Integrator przesyła do platformy e-commerce wyłącznie stan dyspozycyjny (ilość fizyczna pomniejszona o aktywne rezerwacje), dzięki czemu oferta w sklepie online zostaje natychmiast zaktualizowana lub wyłączona.

Czy możliwa jest synchronizacja indywidualnych cenników i rabatów dla klientów B2B?

Tak, Comarch ERP Optima posiada rozbudowany moduł definiowania cenników standardowych, walutowych oraz rabatów przypisanych do konkretnych kontrahentów (B2B – transakcje między przedsiębiorstwami). Prawidłowa konfiguracja integracji pozwala na przypisanie cenników z Optimy do odpowiednich grup klientów w sklepie internetowym, dzięki czemu po zalogowaniu kontrahent widzi swoje indywidualne ceny zakupu.

Jak obsługiwane są produkty z wieloma wariantami (np. odzież w różnych rozmiarach i kolorach)?

W zależności od struktury kartotek w Optimie produkty wariantowe mogą być prowadzone jako oddzielne pozycje towarowe powiązane atrybutami lub jako kartoteki zdefiniowane w module wielomagazynowym. Integrator łączy kody EAN lub kody SKU wariantów ze sklepu z odpowiadającymi im pozycjami w bazie ERP, co gwarantuje precyzyjne rozliczanie stanów każdego rozmiaru i koloru.

Czy do wdrożenia integracji potrzebne są dodatkowe licencje Comarch?

Zależy to od wybranego modelu połączenia. W przypadku stosowania zewnętrznych integratorów wykorzystujących bezpośrednie mosty komunikacyjne lub biblioteki dostępu często wystarczają standardowe licencje modułów handlowo-magazynowych Optimy. Jeżeli wdrożenie wymaga oficjalnych modułów Comarch WebAPI lub usług w chmurze producenta, konieczność zakupu dodatkowych licencji określana jest podczas bezpłatnej diagnozy wstępnej przed rozpoczęciem prac.

Stabilna komunikacja między magazynem a platformą sprzedażową

Właściwie skonfigurowana integracja Comarch ERP Optima ze sklepem internetowym eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych, przyspiesza realizację zamówień i zabezpiecza firmę przed sprzedażą towarów niedostępnych na magazynie. Wszystkie prace wdrożeniowe, audyty środowiska serwerowego oraz testy poprawności realizowane są z bezpłatnym dojazdem do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 kilometrów (w tym na terenie powiatów: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni i wołomiński), a wdrożone procedury objęte są gwarancją do 12 miesięcy.

22 378 48 09

Integracja Comarch ERP Optima ze sklepem internetowym