Moduł kadrowo-płacowy enova365 obsługuje pełen zakres spraw pracowniczych firmy — od ewidencji czasu pracy po naliczanie wynagrodzeń i przygotowanie deklaracji do ZUS.

Na czym polega ta usługa

Wdrożenie obejmuje konfigurację modułu pod strukturę zatrudnienia firmy, ustawienie zasad naliczania wynagrodzeń zgodnych z obowiązującymi umowami oraz integrację z modułem księgowym enova365. Serwis bieżący obejmuje wsparcie przy comiesięcznym naliczaniu płac i rozwiązywanie problemów technicznych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm korzystających z enova365, które chcą prowadzić kadry i płace w tym samym systemie co pozostałe procesy biznesowe, bez przenoszenia danych między osobnymi programami.

Ile to trwa

Wdrożenie mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Szczegółowy zakres konfiguracji modułu kadrowo-płacowego

Konfiguracja modułu Kadry i Płace w systemie enova365 wymaga precyzyjnego odwzorowania struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz zasad wynagradzania wynikających z regulaminów pracy i przepisów prawa. Prace wdrożeniowe i serwisowe obejmują kilka kluczowych obszarów funkcjonalnych.

Pierwszym elementem jest ewidencja danych osobowych i historii zatrudnienia. Obejmuje to przygotowanie kartotek pracowniczych, rejestrowanie umów o pracę, aneksów, umów zleceń, umów o dzieło oraz kontraktów menedżerskich (B2B, czyli umów cywilnoprawnych między podmiotami gospodarczymi). W systemie definiuje się działy, stanowiska, stawki zaszeregowania, a także ewidencjonuje badania lekarskie, uprawnienia zawodowe oraz szkolenia BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy) z automatycznym monitorowaniem terminów ich ważności.

Drugim obszarem jest konfiguracja kalendarzy oraz czasu pracy. W enova365 ustawia się normy i wymiary czasu pracy, harmonogramy wielozmianowe, pracę w systemie równoważnym oraz zasady rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych (nadgodziny dobowe i średniotygodniowe z dodatkami 50% lub 100%). System umożliwia również ewidencję dyżurów, pracy w porze nocnej, niedziele i dni świąteczne.

Trzecim etapem jest parametryzacja składników płacowych i algorytmów naliczania wynagrodzeń. Konfiguracja obejmuje dodatki stałe, premie regulaminowe, prowizje uzależnione od wyników, dodatki funkcyjne i stażowe. Wdrażana jest także obsługa potrąceń komorniczych, spłat pożyczek z ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czyli funduszu pracodawcy przeznaczonego na cele socjalne) oraz rozliczenia wpłat na PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe, czyli dobrowolny system długoterminowego oszczędzania dla pracowników).

Czwartym elementem jest ewidencja nieobecności i rozliczanie świadczeń. Obejmuje to automatyczne wyliczanie limitów urlopów wypoczynkowych, urlopów na żądanie, urlopów okolicznościowych i opiekuńczych. Konfigurowana jest obsługa zwolnień lekarskich w formie e-ZLA (elektronicznych zwolnień lekarskich przesyłanych przez platformę PUE ZUS) oraz mechanizmy ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

Integracja enova365 Kadry i Płace z zewnętrznymi systemami i modułami

Prawidłowe funkcjonowanie działu kadr i płac wymaga sprawnej wymiany informacji między systemem ERP (systemem do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) a instytucjami zewnętrznymi, bankami oraz pozostałymi modułami programu.

Współpraca z programem Płatnik i ZUS (Zakładem Ubezpieczeń Społecznych) polega na konfiguracji automatycznego generowania dokumentów zgłoszeniowych (formularze ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA) oraz deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA). Pliki generowane są w formacie KDU lub XML (strukturyzowanym języku znaczników), co pozwala na bezpośredni import do programu Płatnik bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Obsługa deklaracji podatkowych PIT (podatku dochodowego od osób fizycznych) obejmuje bieżące naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek oraz masowe generowanie deklaracji rocznych (PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R). System enova365 umożliwia elektroniczną wysyłkę deklaracji do systemu e-Deklaracje Ministerstwa Finansów przy użyciu podpisu kwalifikowanego (elektronicznego podpisu mającego moc prawną podpisu własnoręcznego).

Integracja z bankowością elektroniczną (systemy Homebanking) pozwala na generowanie paczek przelewów wynagrodzeń, podatków i składek ZUS w formatach akceptowanych przez polskie banki komercyjne (w tym formaty Elixir, MultiCash oraz standard ISO 20022 XML). Rozwiązanie to przyspiesza realizację comiesięcznych wypłat i ogranicza ryzyko pomyłek w numerach rachunków bankowych.

Połączenie z modułem Księga Handlowa lub Księga Podatkowa enova365 zapewnia automatyczną dekretację list płac. Konfiguracja schematów księgowych pozwala na precyzyjny podział kosztów wynagrodzeń i narzutów na składki pracodawcy według MPK (Miejsc Powstawania Kosztów, czyli wyodrębnionych jednostek analitycznych w przedsiębiorstwie), projektów, zleceń lub lokalizacji.

Wdrożenie rejestracji czasu pracy (RCP) umożliwia pobieranie danych o wejściach i wyjściach pracowników ze stacjonarnych czytników zbliżeniowych RFID (technologii identyfikacji radiowej za pomocą kart lub breloków) i automatyczne nanoszenie rzeczywistego czasu pracy na grafiki w enova365.

Uruchomienie Pulpitu Pracownika oraz Pulpitu Kierownika dostarcza interfejs webowy (dostępny przez przeglądarkę internetową), w którym pracownicy mogą składać wnioski urlopowe, sprawdzać stan limitów urlopowych i pobierać paski płacowe, a przełożeni mogą akceptować wnioski i zarządzać czasem pracy podległego zespołu.

Typowe problemy techniczne podczas eksploatacji modułu

W trakcie comiesięcznej obsługi kadrowo-płacowej mogą wystąpić usterki techniczne lub nieprawidłowości konfiguracyjne, które blokują poprawne naliczenie wynagrodzeń lub wysyłkę deklaracji.

Niezgodności kwot w deklaracjach ZUS i błędy weryfikacji w programie Płatnik. Najczęściej wynikają one z różnic w regułach zaokrągleń poszczególnych składek ubezpieczeniowych na poziomie pojedynczych wypłat w stosunku do sumy zbiorczej w deklaracji ZUS DRA. Wymaga to dostrojenia parametrów naliczania składek w konfiguracji definicji wypłat.

Błędne naliczanie podstawy do chorobowego lub urlopowego. Problem pojawia się, gdy nowo utworzone składniki płacowe nie zostały prawidłowo przypisane do baz naliczania świadczeń za czas niezdolności do pracy. W efekcie program może pominąć premie regulaminowe lub dodatki przy wyliczaniu średniej z ostatnich 12 miesięcy.

Blokady bazy danych i spadek wydajności serwera SQL (Microsoft SQL Server, czyli relacyjnej bazy danych obsługującej system). Podczas jednoczesnego przeliczania rozbudowanych list płac przez wielu użytkowników może dochodzić do zjawiska zakleszczenia transakcji (deadlock). W takich przypadkach konieczna jest optymalizacja indeksów bazy danych oraz weryfikacja planów zapytań serwera.

Błędy dekretacji po dodaniu nowych elementów płacy. Jeśli w firmie wprowadzono nowy dodatek lub potrącenie, a nie zaktualizowano powiązanego wzorca księgowania, próba zaksięgowania listy płac zakończy się komunikatem o braku zbilansowania dekretu lub braku wskazanego konta w planie kont.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach naprawy i konfiguracji

Nieprawidłowe działania administracyjne na bazie danych mogą prowadzić do uszkodzenia historii płacowej i konieczności korygowania dokumentów za wiele miesięcy wstecz.

Modyfikacja parametrów składnika płacowego bez tworzenia nowej wersji historycznej. Zmiana właściwości składnika (na przykład zasad opodatkowania czy wliczania do składek ZUS) bezpośrednio w istniejącym rekordzie sprawia, że każda ponowna próba przeliczenia starej listy płac zastosuje nowe reguły, zniekształcając wcześniejsze rozliczenia.

Ręczna edycja pól kwotowych na zamkniętych dokumentach wypłat. Wprowadzanie wartości z pominięciem mechanizmów wyliczeniowych enova365 powoduje brak spójności między kartą wynagrodzeń, ewidencją czasu pracy a raportami imiennymi ZUS RCA, co uniemożliwia prawidłowe wygenerowanie deklaracji PIT-11 na koniec roku.

Wykonywanie aktualizacji programu enova365 bez kopii bezpieczeństwa (backupu bazy MS SQL). W przypadku przerwania procesu konwersji bazy danych lub wystąpienia błędu spójności struktur brak aktualnej kopii zapasowej uniemożliwia szybkie przywrócenie bazy do stanu roboczego i grozi utratą ostatnich wpisów.

Błędne przypisywanie kodów tytułu ubezpieczenia w kartotece kadrowej. Samodzielna zmiana kodów bez uwzględnienia daty zmiany prawa do emerytury, stopnia niepełnosprawności czy przekroczenia wieku 26 lat skutkuje odrzuceniem raportów przez system weryfikacyjny ZUS.

Kiedy źródło trudności leży poza modułem enova365

Nie każde zakłócenie w pracy działu kadr wynika z błędu samego modułu enova365. Diagnoza techniczna musi obejmować całe środowisko informatyczne przedsiębiorstwa.

Niestabilność sieci lokalnej lub połączenia z serwerem bazodanowym. Chwilowe przerwy w transmisji danych w sieci LAN (Local Area Network, sieci lokalnej w biurze) lub na łączu VPN (Virtual Private Network, szyfrowanym połączeniu zdalnym) mogą powodować zerwanie sesji podczas zatwierdzania dokumentów i pozostawienie w bazie zawieszonych blokad rekordów.

Problemy z oprogramowaniem Płatnik i bazą danych Access. Błędy podczas importu plików KDU z enova365 często są spowodowane uszkodzeniem pliku bazy mdb programu Płatnik lub brakiem aktualizacji komponentów weryfikacyjnych programu ZUS.

Brak wymaganych komponentów środowiska Windows na stanowiskach roboczych. Nieaktualne pakiety Microsoft .NET Framework lub brak bibliotek do obsługi raportów Crystal Reports czy DevExpress mogą uniemożliwić uruchomienie modułu kadrowego lub wygenerowanie wydruku paska płacowego.

Wygasłe certyfikaty i błędy sterowników czytników kart kryptograficznych. Niemożność podpisania deklaracji podatkowych PIT lub zestawów ZUS często wynika z nieaktualnego oprogramowania karty kryptograficznej lub braku uprawnień użytkownika w systemie Windows do magazynu certyfikatów.

Dodatkowe pytania o obsługę enova365 Kadry i Płace

Jak przebiega przeniesienie danych kadrowych z innego programu?

Przeniesienie danych (migracja) polega na wyeksportowaniu danych z dotychczasowego programu (np. Płatnik, Symfonia, WAPRO Gang, InsERT Gratyfikant) do plików wymiany (CSV lub XML) i zaimportowaniu ich do enova365. Przenoszone są kartoteki osobowe pracowników, historia umów o pracę, aktualne bilanse urlopowe, informacje o zgłoszonych członkach rodziny oraz dane płacowe z ostatnich 12 miesięcy, które są niezbędne do ciągłego wyliczania podstawy zasiłków chorobowych.

Czy aktualizacja wskaźników prawnych wymaga interwencji technicznej?

Standardowe wskaźniki (np. minimalne wynagrodzenie, ograniczenie podstawy składek emerytalno-rentowych, stawki diet, kwota wolna od podatku) pobierane są automatycznie przez wbudowany mechanizm aktualizacji online enova365. Interwencja serwisowa jest wskazana, gdy zmiany ustawowe wprowadzają nowe struktury deklaracji, zmieniają algorytmy podatkowe lub wymagają modyfikacji dotychczasowych schematów księgowych w module finansowo-księgowym.

Czy moduł Kadry i Płace może pracować w środowisku rozproszonym lub przez pulpit zdalny?

Tak. System enova365 jest przystosowany do pracy w architekturze wielostanowiskowej, w chmurze prywatnej oraz za pośrednictwem protokołu zdalnego pulpitu RDP (Remote Desktop Protocol, narzędzia umożliwiającego pracę na serwerze z poziomu komputera lokalnego). Dodatkowo Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika działają w przeglądarce internetowej i umożliwiają bezpieczny dostęp do wniosków urlopowych i grafików z dowolnego urządzenia.

Co zrobić w sytuacji, gdy podczas edycji pracownika pojawia się komunikat o zablokowanym rekordzie?

Komunikat o blokadzie oznacza, że kartoteka pracownika lub powiązany dokument wypłaty jest otwarty do edycji na innym stanowisku roboczym albo poprzednia sesja użytkownika została nieprawidłowo przerwana (np. w wyniku awarii zasilania lub restartu komputera). Rozwiązaniem jest zamknięcie otwartych okien na pozostałych stacjach lub usunięcie zawieszonej sesji z poziomu konsoli administracyjnej enova365.

Czy w module enova365 można skonfigurować nietypowe dodatki branżowe?

Tak, mechanizm definicji elementów wynagrodzeń w enova365 pozwala na budowanie zaawansowanych algorytmów z wykorzystaniem cech i pól użytkownika. Możliwe jest skonfigurowanie dodatków za pracę w warunkach szkodliwych, dodatków stażowych z uwzględnieniem okresów pracy w innych zakładach, rozliczeń akordowych oraz wielopoziomowych prowizji handlowych.

Przebieg prac wdrożeniowych i serwisowych w siedzibie klienta

Wszystkie prace wdrożeniowe, konfiguracyjne i serwisowe realizowane są z dojazdem bezpośrednio do siedziby zamawiającego na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km, obejmując powiaty: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. Zapewnia to bezpośredni kontakt z zespołem kadrowym i bieżącą weryfikację poprawności działania systemu na firmowej infrastrukturze IT.

Typowy proces wdrożenia i opieki nad modułem Kadry i Płace obejmuje:

Audyt dotychczasowych zasad wynagradzania, regulaminów pracy oraz wzorców umów funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
Instalację i parametryzację bazy danych na serwerze Microsoft SQL Server oraz konfigurację stacji roboczych działu kadr i płac.
Import lub ręczne wprowadzenie danych osobowych, bilansów urlopowych oraz historii wynagrodzeń z poprzednich okresów rozliczeniowych.
Odwzorowanie struktury składników płacowych, premii, potrąceń i zasad rozliczania czasu pracy.
Konfigurację i testy eksportu deklaracji do programu Płatnik, e-Deklaracji oraz systemów bankowości elektronicznej.
Zdefiniowanie schematów księgowania list płac w porozumieniu z działem księgowości.
Asystę techniczną podczas pierwszego comiesięcznego zamknięcia list płac i naliczenia wynagrodzeń w nowo skonfigurowanym systemie.

Na życzenie klienta przed rozpoczęciem prac podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli umowa gwarantująca pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych i płacowych). Zapewnione jest także wsparcie po wykonaniu usługi do 30 dni, co pozwala na bieżące wyjaśnianie pytań i dopasowywanie parametrów systemu w trakcie codziennej pracy.

22 378 48 09

enova365 — moduł kadry i płace