Integracja sklepu internetowego z WAPRO Mag pozwala automatycznie synchronizować zamówienia, stany magazynowe i ceny bez ręcznego przepisywania danych.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje połączenie sklepu z WAPRO Mag, ustawienie automatycznej synchronizacji zamówień i stanów oraz przetestowanie poprawności działania integracji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z WAPRO Mag, które prowadzą lub uruchamiają sprzedaż internetową.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia i warianty techniczne integracji

Połączenie platformy e-commerce z systemem magazynowo-sprzedażowym WAPRO Mag (oprogramowaniem do ewidencji towarowo-finansowej firmy Asseco) może zostać zrealizowane na kilka sposobów technicznych. Dobór odpowiedniej architektury zależy od specyfiki działalności handlowej, liczby przetwarzanych zamówień, struktury asortymentu oraz wykorzystywanych kanałów sprzedaży.

Pierwszym wariantem jest integracja bezpośrednia, która łączy silnik sklepu internetowego bezpośrednio z relacyjną bazą danych Microsoft SQL Server programu WAPRO Mag lub korzysta z interfejsu programistycznego WebAPI (zestawu gotowych funkcji do komunikacji między programami przez sieć). W tym modelu komunikacja odbywa się bez udziału zewnętrznych platform pośredniczących. Moduł integrujący odpytuje bazę danych o aktualne stany magazynowe oraz ceny i bezpośrednio przekazuje je do sklepu, a nowe zamówienia zapisuje w strukturach systemu handlowego.

Drugim popularnym rozwiązaniem jest zastosowanie integratora wielokanałowego, takiego jak BaseLinker, Apilo lub Sellasist. Tego typu oprogramowanie pełni rolę centralnego węzła komunikacyjnego. Integrator pośredniczy między WAPRO Mag a wieloma platformami e-commerce, w tym WooCommerce, PrestaShop, Magento, Shopify, Shoper, IdoSell oraz serwisami aukcyjnymi i marketplace, takimi jak Allegro czy Amazon. Konfiguracja polega na uruchomieniu programu łączącego (agenta synchronizacji) na serwerze lokalnym z bazą WAPRO Mag, który wymienia informacje z chmurą integratora za pośrednictwem szyfrowanych protokołów.

Trzecim wariantem jest automatyczna wymiana plikowa, wykorzystująca harmonogram zadań systemu operacyjnego (usługę do cyklicznego uruchamiania skryptów w tle). System generuje pliki wymiany w formatach XML, CSV lub JSON, które są przesyłane na serwer sklepu przez bezpieczny protokół SFTP (protokół bezpiecznego transferu plików). To rozwiązanie jest stosowane w środowiskach o podwyższonych restrykcjach bezpieczeństwa sieciowego, gdzie bezpośredni dostęp do bazy danych SQL z zewnątrz jest całkowicie zablokowany.

Zakres synchronizowanych danych między sklepem a WAPRO Mag

Prawidłowo skonfigurowany mostek integracyjny zapewnia dwukierunkowy przepływ informacji, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych przez pracowników. Synchronizacja obejmuje kluczowe obszary operacyjne przedsiębiorstwa.

Synchronizacja kartotek towarowych polega na przenoszeniu informacji o produktach z WAPRO Mag do katalogu sklepu internetowego lub odwrotnie. Przesyłane są unikalne indeksy katalogowe, kody kreskowe EAN (Europejski Kod Towarowy), nazwy artykułów, szczegółowe opisy techniczne, jednostki miar, stawki podatku VAT oraz przypisanie do odpowiednich kategorii w drzewie asortymentowym. W przypadku rozbudowanych produktów konfigurowana jest również obsługa wariantów, takich jak rozmiary, kolory czy wersje materiałowe, powiązanych z polami dodatkowymi w systemie magazynowym.

Zarządzanie stanami magazynowymi i dostępnością gwarantuje, że klienci sklepu widzą wyłącznie faktycznie dostępny asortyment. Konfiguracja umożliwia pobieranie stanów z jednego wybranego magazynu lub sumowanie ilości z wielu magazynów fizycznych zdefiniowanych w WAPRO Mag. Istnieje możliwość zdefiniowania stanów minimalnych, bufora bezpieczeństwa (wartości zapobiegającej sprzedaży towaru, który został już zarezerwowany stacjonarnie) oraz automatycznego ukrywania produktów o zerowym stanie magazynowym.

Aktualizacja cenników i polityki rabatowej pozwala na automatyczne mapowanie poziomów cen zdefiniowanych w WAPRO Mag na ceny w sklepie internetowym. System może przekazywać ceny netto, brutto, ceny hurtowe dla zarejestrowanych odbiorców B2B (transakcje między przedsiębiorstwami) oraz ceny promocyjne. Zmiana ceny w kartotece WAPRO Mag jest natychmiast odzwierciedlana na platformie internetowej.

Obsługa zamówień i dokumentów handlowych to kluczowy element automatyzacji. Każde nowe zamówienie złożone przez klienta w sklepie jest automatycznie pobierane do WAPRO Mag jako zamówienie od klienta (dokument ZK) lub rezerwacja magazynowa. Mechanizm pobiera informacje o wybranych pozycjach, ilościach, cenach, kosztach dostawy, sposobie płatności oraz uwagach kupującego. W zależności od przyjętego modelu pracy, system może automatycznie generować dokumenty wydania zewnętrznego (WZ), paragony fiskalne lub faktury bez konieczności ich ręcznego wystawiania.

Wymiana danych kontrahentów obejmuje zakładanie nowych kartotek klientów w bazie WAPRO Mag na podstawie formularza zamówienia. Konfiguracja uwzględnia mechanizmy weryfikacji numeru NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej) oraz adresu e-mail, co zapobiega tworzeniu zduplikowanych wpisów w kartotece kontrahentów przy ponownych zakupach tego samego podmiotu.

Typowe błędy i problemy przy samodzielnym wdrażaniu integracji

Próby samodzielnego połączenia sklepu z systemem magazynowym bez odpowiedniego przygotowania środowiska bazodanowego często prowadzą do poważnych zakłóceń w bieżącej sprzedaży.

Jednym z najczęstszych problemów jest powstawanie duplikatów produktów i kontrahentów. Dzieje się tak, gdy w systemie WAPRO Mag oraz w sklepie internetowym te same towary posiadają różne kody identyfikacyjne lub brakuje w nich unikalnych kodów EAN. Program integracyjny traktuje wówczas istniejący produkt jako nową pozycję, tworząc zdublowane kartoteki i zaburzając ewidencję ilościową.

Kolejnym błędem jest nieprawidłowe mapowanie stawek podatku VAT i jednostek miar. Jeśli w sklepie internetowym stawka podatku jest oznaczona inaczej niż w tabelach słownikowych WAPRO Mag (na przykład brak zgodności między oznaczeniem procentowym a symbolem literowym), pobieranie zamówień zostaje zablokowane lub dokumenty tworzą się z błędnymi wartościami podatku, co wymaga późniejszych ręcznych korekt księgowych.

Poważnym zagrożeniem wydajnościowym jest nadmierne obciążenie bazy Microsoft SQL Server. Samodzielnie konfigurowane aplikacje synchronizujące bywają ustawione na ciągłe, agresywne odpytywanie bazy danych co kilka sekund bez mechanizmu kolejkowania i buforowania zapytań. Prowadzi to do blokowania tabel bazy danych (zjawisko deadlock, czyli wzajemnego blokowania zasobów przez dwa procesy), co uniemożliwia pracownikom stacjonarnym płynną obsługę sprzedaży i wystawianie dokumentów na stanowiskach handlowych.

Często spotykanym problemem są również rozbieżności stanów magazynowych w sprzedaży wielokanałowej (overselling, czyli sprzedaż towaru, którego fizycznie nie ma na stanie). Zjawisko to występuje, gdy synchronizacja stanów odbywa się ze zbyt dużym opóźnieniem lub gdy mechanizm nie rezerwuje towaru w WAPRO Mag natychmiast po złożeniu zamówienia na platformie aukcyjnej lub w sklepie.

Brak obsługi przerw w łączności sieciowej to kolejna wada niefachowych konfiguracji. W przypadku chwilowego braku dostępu do Internetu aplikacja synchronizująca może pominąć zamówienia złożone w tym okresie, zamiast zapisać je w lokalnej kolejce transakcji i przetworzyć automatycznie po wznowieniu połączenia.

Kiedy usterka i brak synchronizacji leżą poza systemem WAPRO Mag

Podczas eksploatacji zintegrowanego środowiska handlowego mogą wystąpić sytuacje, w których brak aktualizacji danych nie wynika z błędu samego programu WAPRO Mag, lecz z czynników zewnętrznych.

Pierwszym czynnikiem są ograniczenia i limity zapytań (mechanizm rate limiting) nakładane przez serwery platform e-commerce lub zewnętrzne serwisy aukcyjne. W przypadku przekroczenia dozwolonej liczby zapytań w określonej jednostce czasu serwer sklepu tymczasowo odrzuca połączenia z aplikacji integracyjnej.

Drugim źródłem problemów bywają nieprawidłowości w działaniu harmonogramu cron (programu do automatycznego uruchamiania zaplanowanych zadań) na hostingu sklepu internetowego. Jeśli zadania cykliczne odpowiedzialne za przetwarzanie kolejki importu i eksportu nie wykonują się regularnie z powodu przeciążenia serwera WWW lub błędnej konfiguracji środowiska PHP, dane nie trafiają do katalogu sklepu mimo prawidłowego ich wygenerowania przez WAPRO Mag.

Trzecią przyczyną są zmiany strukturalne po aktualizacjach silnika sklepu lub wtyczek zewnętrznych. Wprowadzenie nowej wersji platformy e-commerce może zmienić nazewnictwo tabel w bazie danych MySQL lub strukturę punktów końcowych API (interfejsu programistycznego aplikacji), co powoduje utratę kompatybilności dotychczas używanego modułu integrującego.

Czwartym elementem są restrykcje zapór sieciowych (firewall) oraz zmiany konfiguracji adresacji IP u dostawcy Internetu. Zablokowanie portów komunikacyjnych lub wygaśnięcie certyfikatu SSL (protokołu szyfrującego połączenie) uniemożliwia bezpieczną wymianę pakietów między serwerem lokalnym a serwerem chmurowym.

Wymagania techniczne i procedury wdrożeniowe

Prawidłowe przeprowadzenie integracji wymaga spełnienia określonych warunków technicznych oraz zachowania rygorystycznych procedur bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Przed przystąpieniem do konfiguracji weryfikowana jest wersja oprogramowania WAPRO Mag oraz edycja silnika Microsoft SQL Server. Konieczne jest posiadanie licencji umożliwiającej współpracę z modułami dodatkowymi lub dostępem do bazy danych. Sprawdzana jest stabilność łącza internetowego, konfiguracja sieci lokalnej oraz dostępność zasobów serwerowych.

Kluczowym etapem poprzedzającym jakiekolwiek zmiany konfiguracyjne jest wykonanie pełnej, zweryfikowanej kopii bezpieczeństwa (backupu) bazy danych WAPRO Mag oraz bazy danych i plików sklepu internetowego. Zabezpiecza to przedsiębiorstwo przed utratą spójności danych handlowych w razie nieprzewidzianych zakłóceń.

Wdrożenie realizowane jest według ustalonego schematu: wstępna analiza struktury kartotek, przygotowanie reguł mapowania kategorii, podatków i jednostek miar, konfiguracja konta technicznego w bazie danych, instalacja i parametryzacja oprogramowania integrującego oraz przeprowadzenie serii testów na próbnej partii danych. Dopiero po potwierdzeniu prawidłowego pobierania zamówień i aktualizacji stanów uruchamiany jest pełny harmonogram synchronizacji automatycznej.

Bezpieczeństwo danych i procedury poufności

Prace nad integracją systemów handlowych wiążą się z dostępem do wrażliwych danych biznesowych, bazy klientów oraz historii transakcji firmy.

Podczas realizacji usługi domyślnie nie prosimy o hasła do głównych kont administracyjnych. Do celów integracji tworzone jest dedykowane konto użytkownika bazy danych z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do operacji niezbędnych dla działania mostka synchronizującego. Dostęp do serwerów realizowany jest za pośrednictwem bezpiecznych, szyfrowanych połączeń tunelowych.

Na życzenie klienta przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement), która formalnie zabezpiecza wszystkie informacje handlowe, technologiczne i bazy kontrahentów. Wszystkie procedury są w pełni zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

Najczęściej zadawane pytania o integrację WAPRO Mag ze sklepem

Czy integracja działa całkowicie automatycznie w tle?

Tak. Prawidłowo wdrożona integracja funkcjonuje w formie usługi systemowej działającej w tle systemu Windows. Synchronizacja stanów magazynowych, cen oraz pobieranie zamówień odbywa się automatycznie według ustalonego harmonogramu czasowego (na przykład co kilka minut), bez potrzeby ręcznej ingerencji pracowników.

Co dzieje się z zamówieniami, jeśli w biurze nastąpi awaria Internetu?

Aplikacje integracyjne posiadają mechanizm kolejkowania zdarzeń. Zamówienia składane przez klientów w czasie braku łączności gromadzą się bezpiecznie w bazie sklepu internetowego. Po przywróceniu połączenia internetowego moduł automatycznie pobiera wszystkie zaległe zamówienia do WAPRO Mag z zachowaniem chronologii ich złożenia.

Czy można połączyć jeden program WAPRO Mag z kilkoma sklepami i kontami Allegro?

Tak. Architektura integracji pozwala na podłączenie wielu niezależnych kanałów sprzedaży internetowej do jednej centralnej bazy magazynowej WAPRO Mag. Każdy kanał sprzedaży może mieć przypisany osobny magazyn, inne cenniki domyślne oraz odrębne serie numeracji dokumentów handlowych.

Czy podczas wdrażania integracji trzeba wstrzymać sprzedaż stacjonarną?

Nie ma konieczności przerywania bieżącej pracy firmy. Większość prac analitycznych, przygotowanie reguł mapowania oraz konfiguracja agenta synchronizacji odbywa się równolegle z normalnym funkcjonowaniem sprzedaży stacjonarnej. Ewentualne testy obciążeniowe i końcowe przełączenie harmonogramu przeprowadzane są w sposób bezkolizyjny dla użytkowników systemu.

Czy integracja przenosi również zdjęcia i rozbudowane opisy produktów?

Tak, w zależności od wybranego wariantu integratora istnieje możliwość przesyłania zdjęć, załączników, plików PDF oraz sformatowanych opisów HTML zapisanych w kartotekach towarowych WAPRO Mag bezpośrednio na karty produktów w sklepie internetowym.

Wsparcie techniczne i optymalizacja wymiany danych

Prawidłowo skonfigurowane środowisko łączące sklep internetowy z WAPRO Mag wymaga okresowego nadzoru, zwłaszcza podczas sezonowych szczytów sprzedażowych oraz po aktualizacjach silników e-commerce. Zapewniamy profesjonalne wsparcie techniczne, diagnozę spójności struktur bazodanowych oraz optymalizację zapytań SQL w celu utrzymania maksymalnej wydajności całego systemu.

Wszystkie usługi realizowane są w modelu bezpośredniego dojazdu do siedziby firmy klienta lub za pośrednictwem bezpiecznego połączenia zdalnego. Działamy na obszarze całej Warszawy oraz w promieniu do 40 kilometrów w okolicznych powiatach: grodziskim, legionowskim, otwockim, piaseczyńskim, pruszkowskim, warszawskim zachodnim i wołomińskim. Zgłoszenia dotyczące konfiguracji, modyfikacji oraz usuwania problemów z synchronizacją WAPRO Mag ze sklepami internetowymi można przekazywać całodobowo pod numerem telefonu 22 378 48 09 przez siedem dni w tygodniu.

22 378 48 09

Integracja sklepu internetowego z WAPRO Mag