Integracja sklepu internetowego ze Streamsoft Pro pozwala automatycznie synchronizować zamówienia, stany magazynowe i ceny.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między sklepem internetowym a systemem Streamsoft Pro oraz przetestowanie synchronizacji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających ze Streamsoft Pro, które chcą zautomatyzować obsługę zamówień ze sklepu internetowego.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączenia i obsługiwane platformy e-commerce

Wdrożenie synchronizacji polega na zbudowaniu stabilnego kanału komunikacji pomiędzy bazą danych systemu Streamsoft Pro a silnikiem sklepu internetowego. W zależności od technologii stosowanej przez platformę handlową konfiguracja może opierać się na bezpośrednim połączeniu poprzez interfejs API (Application Programming Interface, czyli zbiór reguł programistycznych umożliwiających wymianę informacji między aplikacjami), dedykowane usługi sieciowe Web Services (usługi internetowe przesyłające dane w ustandaryzowanych formatach sieciowych) lub cykliczną wymianę ustrukturyzowanych plików w formacie XML (rozszerzalny język znaczników służący do bezpiecznego transferu danych) oraz CSV (format zapisu danych w postaci tekstu z separatorami pól).

Konfigurujemy i wdrażamy integracje dla popularnych platform handlu elektronicznego:

WooCommerce (rozszerzenie e-commerce dla systemu zarządzania treścią WordPress),
PrestaShop (samodzielny system sklepowy o otwartym kodzie źródłowym),
Magento oraz Adobe Commerce (rozbudowane platformy handlowe przeznaczone do obsługi dużych katalogów produktowych oraz intensywnego ruchu sieciowego),
Shopify (platforma sklepowa działająca w modelu chmurowym SaaS, czyli oprogramowania udostępnianego jako usługa w chmurze),
IdoSell (kompleksowa platforma dla sklepów internetowych z wbudowanymi narzędziami logistycznymi),
Dedykowane panele B2B (Business-to-Business, systemy internetowe zaprojektowane do obsługi klientów hurtowych i zamówień kontraktowych).

W przypadku sprzedaży wielokanałowej konfigurujemy również połączenia z systemami zarządzania sprzedażą wieloplatformową, takimi jak Baselinker (narzędzie integrujące systemy ERP z wieloma portalami aukcyjnymi i sklepami internetowymi jednocześnie), co pozwala na centralne sterowanie procesami z poziomu programu Streamsoft Pro.

Kluczowe obszary synchronizacji danych

Właściwie zaplanowana integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji pomiędzy panelem administracyjnym sklepu a systemem ERP (Enterprise Resource Planning, czyli zintegrowanym systemem do planowania zasobów i zarządzania przedsiębiorstwem). Proces synchronizacji obejmuje kilka kluczowych obszarów danych, które dopasowujemy do specyfiki obiegu dokumentów w firmie.

Pierwszym obszarem jest zarządzanie kartotekami towarowymi. Z systemu Streamsoft Pro do sklepu internetowego przesyłane są podstawowe parametry asortymentu, takie jak nazwy produktów, opisy techniczne, kody kreskowe EAN (European Article Number, czyli znormalizowany kod kreskowy jednoznacznie identyfikujący towar), unikalne kody SKU (Stock Keeping Unit, identyfikator pozycji magazynowej używany w logistyce), przypisania do kategorii oraz cechy wariantowe (na przykład rozmiary, kolory lub wersje materiałowe). Dzięki temu modyfikacja danych w programie magazynowym jest automatycznie odzwierciedlana w katalogu sklepu.

Drugim obszarem jest kontrola stanów magazynowych oraz obsługa magazynów wielooddziałowych. Integracja monitoruje stany rzeczywiste oraz stany dyspozycyjne (ilość towaru na magazynie pomniejszona o aktywne rezerwacje złożone przez innych kupujących). W momencie złożenia zamówienia w sklepie internetowym program zakłada rezerwację w buforze Streamsoft Pro, co zapobiega zjawisku oversellingu (sytuacji, w której ten sam egzemplarz towaru zostaje sprzedany dwóm różnym klientom w krótkim odstępie czasu). Mechanizm pozwala na sumowanie stanów z wybranych magazynów lub przypisanie konkretnego magazynu fizycznego do wybranego kanału sprzedaży.

Trzecim elementem jest polityka cenowa i obsługa rabatów. Z poziomu Streamsoft Pro do sklepu przesyłane są cenniki podstawowe, cenniki promocyjne oraz indywidualne poziomy cenowe przypisane do grup kontrahentów w sprzedaży hurtowej B2B. System dba o właściwe mapowanie stawek podatku od towarów i usług dla poszczególnych grup asortymentowych i rynków docelowych.

Czwartym obszarem jest automatyczna obsługa zamówień i dokumentów sprzedaży. Informacje o nowym zakupie, wybranej metodzie płatności, sposobie dostawy oraz danych odbiorcy trafiają bezpośrednio do bufora zamówień w Streamsoft Pro. Po skompletowaniu przesyłki system magazynowy może automatycznie wygenerować dokument handlowy (fakturę, paragon lub dokument wydania zewnętrznego WZ, czyli potwierdzenie wydania towaru z magazynu) i odesłać numer listu przewozowego wraz ze zmianą statusu zamówienia z powrotem do panelu sklepu internetowego.

Bezpieczeństwo bazy danych i zachowanie ciągłości pracy

Prace wdrożeniowe realizujemy z zachowaniem procedur bezpieczeństwa, aby nie zakłócić bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Połączenia sieciowe zabezpieczamy protokołami szyfrowania TLS/SSL (Transport Layer Security / Secure Sockets Layer, standardy bezpiecznego szyfrowania połączeń sieciowych), które chronią przesyłane pakiety danych przed przechwyceniem w sieci.

Przed wprowadzeniem jakichkolwiek modyfikacji tworzymy pełną kopię zapasową bazy danych Streamsoft Pro oraz bazy danych sklepu internetowego. Wszelkie testy wymiany informacji przeprowadzamy najpierw w odizolowanym środowisku testowym (tzw. sandbox, bezpieczne środowisko do weryfikacji działania skryptów i reguł integracji), co wyklucza ryzyko uszkodzenia danych produkcyjnych lub błędnego wystawienia dokumentów handlowych.

W relacjach z klientami dbamy o poufność informacji handlowych i danych osobowych. Na życzenie podpisujemy umowę o zachowaniu poufności NDA (Non-Disclosure Agreement, dokument prawny gwarantujący ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa). Domyślnie nie prosimy o hasła do głównych kont administracyjnych – tworzymy dedykowane konto integracyjne o uprawnieniach ściśle ograniczonych do tabel i widoków niezbędnych do wymiany danych.

Najczęstsze błędy przy próbach samodzielnej integracji

Samodzielne próby łączenia sklepu internetowego z systemem Streamsoft Pro przy użyciu uniwersalnych wtyczek lub nieoptymalnych skryptów często prowadzą do problemów logistycznych i rozbieżności magazynowych.

Częstym błędem jest brak spójności jednostek miar pomiędzy systemem ERP a sklepem. Jeżeli w systemie Streamsoft Pro towar ewidencjonowany jest w opakowaniach zbiorczych, a w sklepie sprzedawany na sztuki, niewłaściwie skonfigurowany przelicznik prowadzi do błędnego prezentowania dostępności lub nieprawidłowego naliczania cen podczas finalizacji koszyka.

Kolejnym problemem jest powstawanie zduplikowanych kartotek kontrahentów. Brak prawidłowo zdefiniowanego klucza unikalnego (na przykład adresu poczty elektronicznej lub numeru NIP w przypadku podmiotów gospodarczych) sprawia, że każde kolejne zamówienie od tego samego klienta tworzy nowy rekord w bazie Streamsoft Pro, co utrudnia późniejsze analizy sprzedaży i zarządzanie rozrachunkami.

Poważnym utrudnieniem bywa również przeciążenie serwera bazodanowego. Niewłaściwie zaprojektowane skrypty synchronizujące potrafią przy każdej iteracji odpytywać całą bazę towarową zamiast danych zmodyfikowanych (tzw. mechanizm delta, przesyłający wyłącznie rekordy zmienione od momentu ostatniej synchronizacji). Prowadzi to do blokowania tabel w bazie danych, spowolnienia pracy stanowisk handlowych w firmie oraz zawieszania się serwera sklepu internetowego.

Etapy wdrożenia i weryfikacji synchronizacji

Proces integracji realizujemy według uporządkowanego harmonogramu, który zapewnia stabilność i przewidywalność działania całego ekosystemu informatycznego.

Pierwszym krokiem jest audyt technologiczny. Analizujemy strukturę bazy danych Streamsoft Pro, wersję oprogramowania, układ magazynów oraz architekturę sklepu internetowego. Na tym etapie ustalamy precyzyjny schemat przepływu danych i reguły biznesowe, według których mają być mapowane statusy zamówień, metody płatności oraz cenniki.

Drugim etapem jest konfiguracja mostka integracyjnego. Konfigurujemy połączenia sieciowe, definiujemy konta dostępowe oraz ustawiamy reguły powiązań dla kategorii, cech towarowych, stawek podatkowych i magazynów źródłowych.

Trzecim krokiem są testy w środowisku odizolowanym. Wykonujemy serię kontrolowanych operacji, w tym przesłanie nowych produktów, aktualizację stanów magazynowych, złożenie zamówień testowych z różnymi wariantami dostawy oraz wygenerowanie dokumentów handlowych. Weryfikujemy poprawność wpisów w dziennikach zdarzeń (plikach rejestrujących historię operacji i komunikaty systemowe).

Czwartym etapem jest wdrożenie produkcyjne oraz konfiguracja harmonogramu zadań (mechanizm cron, czyli usługa systemowa uruchamiająca zaplanowane procesy w tle w określonych odstępach czasu). Uruchamiamy automatyczną synchronizację i monitorujemy pierwsze rzeczywiste transakcje. Po zakończeniu wdrożenia zapewniamy bezpłatne wsparcie techniczne do 30 dni, pomagając w bieżącej weryfikacji poprawności działania wymiany danych.

Kiedy problem leży poza konfiguracją integracji

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w przepływie informacji istotne jest prawidłowe zdiagnozowanie źródła problemu, ponieważ przyczyna może leżeć poza samym mechanizmem łączącym programy.

Zakłócenia w przesyłaniu danych mogą wynikać z ograniczeń serwera hostingowego obsługującego sklep internetowy. Należą do nich zbyt restrykcyjne limity czasu wykonywania skryptów (dyrektywa max_execution_time w konfiguracji środowiska PHP, określająca maksymalny czas trwania pojedynczego zadania) lub limity pamięci operacyjnej (parametr memory_limit), które przerywają transmisję dużych pakietów danych.

Inną przyczyną bywają blokady sieciowe po stronie zapory sieciowej (firewall, czyli oprogramowanie filtrujące ruch sieciowy i chroniące serwer przed nieautoryzowanym dostępem) lub wygaśnięcie certyfikatu SSL, co uniemożliwia nawiązanie bezpiecznego połączenia pomiędzy serwerem ERP a sklepem.

Niekiedy źródłem błędów jest uszkodzenie indeksów w relacyjnej bazie danych lub brak wolnego miejsca na dyskach twardych serwera firmowego, co uniemożliwia zapisanie nowych rekordów w buforze zamówień. W takich sytuacjach weryfikujemy stan całego środowiska systemowego i wskazujemy właściwe kroki naprawcze.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wdrożenie integracji wymaga przerwy w pracy działu handlowego?

Nie ma konieczności przerywania bieżącej pracy firmy. Główne prace konfiguracyjne i testowe prowadzimy w odizolowanym środowisku testowym. Przełączenie na synchronizację produkcyjną odbywa się płynnie i nie wpływa na bieżące wystawianie dokumentów czy obsługę sprzedaży stacjonarnej.

Jak często odbywa się wymiana informacji o stanach i zamówieniach?

Częstotliwość synchronizacji jest parametrem konfigurowalnym. Zamówienia ze sklepu internetowego mogą być pobierane w czasie zbliżonym do rzeczywistego (co kilkadziesiąt sekund lub kilka minut), natomiast stany magazynowe i ceny mogą być aktualizowane w krótkich odstępach czasu lub w interwałach zależnych od intensywności sprzedaży i wydajności serwera.

Co dzieje się w sytuacji, gdy serwer sklepu internetowego chwilowo nie odpowiada?

Prawidłowo skonfigurowana integracja posiada mechanizm kolejkowania zapytań i obsługi błędów połączenia. W razie chwilowego braku łączności skrypt podejmuje ponowne próby transmisji w kolejnym cyklu harmonogramu, dzięki czemu żadne zamówienie ani zmiana stanu magazynowego nie zostają utracone.

Czy integracja obsługuje sprzedaż wielomagazynową i różne punkty odbioru?

Tak, konfiguracja pozwala na uwzględnienie struktury wielu magazynów w Streamsoft Pro. Możliwe jest zdefiniowanie, z których magazynów stany mają być sumowane i prezentowane w sklepie, a także do którego magazynu mają trafiać rezerwacje dla poszczególnych form dostawy lub odbioru osobistego.

Czy możliwa jest synchronizacja niestandardowych cech towarów?

Tak, konfigurujemy mapowanie pól dodatkowych, takich jak specyficzne parametry techniczne, producenci, serie produktowe, kody CN (Nomenklatura Scalona, czyli znormalizowana klasyfikacja towarów stosowana w obrocie handlowym) czy informacje o terminach ważności partii asortymentu.

Wdrożenie integracji Streamsoft Pro z dojazdem do przedsiębiorstwa

Automatyzacja procesów handlowych pomiędzy sklepem internetowym a systemem Streamsoft Pro pozwala na optymalizację kosztów obsługi zamówień i ograniczenie ryzyka pomyłek magazynowych. Nasi specjaliści realizują prace wdrożeniowe z bezpośrednim dojazdem do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów: grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego i wołomińskiego. Wszystkie usługi konfiguracji i weryfikacji środowiska objęte są gwarancją do 12 miesięcy.

22 378 48 09

Integracja sklepu internetowego ze Streamsoft Pro