Cennik eksportowy w Comarch ERP Optima pozwala stosować odmienne warunki cenowe wobec klientów zagranicznych niż wobec klientów krajowych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Comarch ERP Optima odrębnego cennika eksportowego wraz z zasadami jego stosowania.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Comarch ERP Optima, które prowadzą sprzedaż eksportową na innych warunkach cenowych.

Ile to trwa

Konfiguracja cennika eksportowego mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty cennika eksportowego

W Comarch ERP Optima cennik eksportowy można skonfigurować na kilka sposobów, zależnie od tego, jak firma rozlicza się z kontrahentami zagranicznymi. Jeden wariant to osobny typ cennika przypisany do grupy kontrahentów oznaczonych jako zagraniczni, z cenami wyrażonymi w walucie obcej (np. EUR). Inny wariant to cennik w walucie krajowej, ale z odrębnym poziomem marży lub rabatu naliczanym automatycznie przy sprzedaży eksportowej. Możliwe jest też łączenie obu podejść — część towarów ma ceny sztywne w walucie obcej, a pozostałe przeliczane są według bieżącego kursu z tabeli kursowej. Wybór wariantu zależy od tego, czy firma fakturuje eksport w euro, dolarach czy w złotówkach po przeliczeniu, oraz od tego, jak często zmieniają się warunki handlowe z zagranicznymi odbiorcami.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część klientów próbuje skonfigurować cennik eksportowy samodzielnie, korzystając z dostępnej w Optimie funkcji kopiowania istniejącego cennika krajowego. Najczęstszy błąd to pozostawienie powiązania nowego cennika z tą samą grupą towarową i tym samym algorytmem przeliczania VAT, co prowadzi do błędnego naliczania stawki podatku na fakturach eksportowych (eksport towarów poza UE oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów rządzą się odrębnymi zasadami rozliczenia VAT niż sprzedaż krajowa). Innym częstym problemem jest ręczne wpisywanie kursu waluty przy każdej fakturze zamiast powiązania cennika z automatyczną tabelą kursów NBP, co przy większej liczbie dokumentów prowadzi do rozbieżności i utrudnia późniejszą weryfikację. Zdarza się też pomylenie priorytetów cenników — jeśli nowy cennik eksportowy nie zostanie ustawiony z odpowiednim priorytetem względem cennika ogólnego, system może w dalszym ciągu podpowiadać ceny krajowe przy wystawianiu dokumentów dla kontrahentów zagranicznych.

Kiedy to nie jest problem cennika eksportowego

Nieprawidłowe ceny na fakturach eksportowych bywają mylone z innymi usterkami konfiguracyjnymi w Comarch ERP Optima. Jeśli ceny są poprawne, ale nieprawidłowo przeliczana jest stawka VAT lub kod towaru na deklaracji Intrastat, przyczyną jest zwykle konfiguracja kartotek towarowych lub ustawień deklaracji, a nie sam cennik. Jeśli natomiast problem dotyczy różnic kursowych przy płatnościach, a nie samej ceny sprzedaży, sprawa leży po stronie modułu księgowego i rozliczeń różnic kursowych, nie modułu handlowego z cennikami. Warto to rozróżnić przed zgłoszeniem usterki, ponieważ każdy z tych obszarów wymaga innego zakresu prac.

Dodatkowe pytania klientów

Czy cennik eksportowy można ustawić dla wybranych kontrahentów, a nie dla całej grupy?

Tak, w Comarch ERP Optima cennik można powiązać zarówno z całą grupą kontrahentów, jak i z pojedynczym kontrahentem indywidualnie — konfiguracja jest dobierana do struktury sprzedaży eksportowej danej firmy.

Czy trzeba osobno konfigurować kursy walut dla cennika eksportowego?

Kursy walut w Optimie pobierane są zwykle z tabeli kursowej (np. kursów NBP) i nie wymagają odrębnej konfiguracji — w ramach usługi ustawiane jest jedynie powiązanie cennika z odpowiednią tabelą kursową.

Czy zmiana cennika eksportowego wpływa na już wystawione faktury?

Nie, zmiana konfiguracji cennika dotyczy wyłącznie dokumentów wystawianych po jej wprowadzeniu — wcześniej wystawione faktury pozostają bez zmian.

Czy usługa obejmuje też konfigurację stawek VAT dla eksportu?

Jeśli sprzedaż eksportowa wymaga dodatkowo poprawienia przypisania stawek VAT lub kodów towarowych, zakres prac jest ustalany łącznie z konfiguracją cennika, tak aby dokumenty sprzedażowe były spójne.

Czy konfigurację cennika eksportowego da się wykonać zdalnie?

Tak, prace tego rodzaju wykonywane są zdalnie na stanowisku z zainstalowanym Comarch ERP Optima, bez konieczności fizycznej wizyty przy sprzęcie.

Dobre praktyki po wdrożeniu cennika

Po skonfigurowaniu cennika eksportowego warto ustalić w firmie jedną osobę odpowiedzialną za jego aktualizację, zwłaszcza gdy ceny eksportowe zmieniają się niezależnie od cennika krajowego. Przydatne jest też okresowe sprawdzanie, czy priorytety cenników w systemie nie zostały przypadkowo zmienione przy okazji innych modyfikacji, np. dodawania nowych grup towarowych. Rekomendowane jest również przetestowanie nowej konfiguracji na kilku przykładowych dokumentach sprzedaży przed jej pełnym wdrożeniem do bieżącej pracy — pozwala to wychwycić ewentualne błędy przeliczeń zanim trafią one na faktury wysyłane do kontrahentów zagranicznych.

Podsumowanie

Odrębny cennik eksportowy w Comarch ERP Optima porządkuje rozliczenia z kontrahentami zagranicznymi i ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przeliczania cen czy kursów walut.

Integracja cennika eksportowego z dokumentami JPK i deklaracjami

Cennik eksportowy nie działa w Comarch ERP Optima w oderwaniu od pozostałych modułów systemu. Ceny wprowadzone na dokumentach sprzedaży eksportowej trafiają dalej do rejestru VAT, a stamtąd do jednolitego pliku kontrolnego (JPK_VAT, czyli ustandaryzowanego formatu raportowania ewidencji VAT do urzędu skarbowego). Jeśli cennik eksportowy jest powiązany z niewłaściwą stawką VAT lub złym kodem GTU (grupowanie towarów i usług używane w ewidencji JPK), błąd pojawi się dopiero na etapie generowania pliku, a nie przy samym wystawianiu faktury. Dlatego konfiguracja cennika eksportowego obejmuje zwykle także sprawdzenie, czy powiązane z nim kartoteki towarowe mają poprawnie ustawione atrybuty potrzebne do raportowania. Dotyczy to zarówno eksportu towarów poza Unię Europejską, jak i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) do kontrahentów unijnych — oba przypadki mają odrębne zasady dokumentowania i inne wymogi co do danych na fakturze.

Cennik eksportowy przy sprzedaży przez sklep internetowy

Firmy, które prowadzą sprzedaż zagraniczną również przez sklep internetowy lub platformy typu Allegro, często korzystają z integracji Comarch ERP Optima z zewnętrznym oprogramowaniem do zarządzania zamówieniami, na przykład z BaseLinkerem. W takiej sytuacji cennik eksportowy trzeba dodatkowo zsynchronizować z cennikiem widocznym w kanale sprzedażowym, tak aby ceny prezentowane klientowi zagranicznemu w sklepie odpowiadały cenom, które trafią później na fakturę wygenerowaną w Optimie. Rozjazd między tymi dwoma cennikami jest częstym źródłem reklamacji — klient widzi jedną cenę przy zamówieniu, a inną na dokumencie sprzedaży. Konfiguracja synchronizacji obejmuje ustalenie, który system jest źródłem cen (Optima czy platforma sprzedażowa) oraz jak często dane mają być odświeżane.

Migracja cennika eksportowego przy aktualizacji systemu

Przy przejściu na nowszą wersję Comarch ERP Optima lub przy zmianie planu kont i struktury towarowej, istniejący cennik eksportowy wymaga zwykle weryfikacji. Aktualizacja systemu sama w sobie nie usuwa konfiguracji cennika, ale zmiany w strukturze grup towarowych, nowe pola w kartotekach czy zmodyfikowane reguły przeliczania walut mogą wymagać ponownego dopasowania powiązań. W praktyce oznacza to krótki przegląd konfiguracji po każdej większej aktualizacji — sprawdzenie, czy priorytety cenników pozostały niezmienione i czy tabela kursów walut nadal jest poprawnie powiązana z cennikiem eksportowym.

Uprawnienia dostępu do cennika eksportowego

W firmach, w których za sprzedaż krajową i eksportową odpowiadają różne osoby, warto rozdzielić uprawnienia do edycji poszczególnych cenników w Comarch ERP Optima. System pozwala nadać dostęp do modyfikacji cennika eksportowego wyłącznie wybranym operatorom, co ogranicza ryzyko przypadkowej zmiany cen przez osobę nieznającą specyfiki rozliczeń zagranicznych. Warto też ograniczyć możliwość ręcznej zmiany ceny na pojedynczym dokumencie sprzedaży, jeśli firma chce, aby ceny eksportowe zawsze pochodziły z cennika, a nie były wpisywane doraźnie przez handlowca.

Czy jedna firma może mieć kilka cenników eksportowych, np. dla różnych krajów?

Tak, w Comarch ERP Optima można skonfigurować odrębne cenniki eksportowe dla różnych grup kontrahentów zagranicznych, na przykład osobno dla krajów Unii Europejskiej i osobno dla eksportu poza UE, jeśli warunki cenowe faktycznie się różnią.

Co się dzieje, jeśli kontrahent zagraniczny nie zostanie prawidłowo oznaczony w kartotece?

System zastosuje wtedy cennik przypisany domyślnie, zwykle krajowy, co prowadzi do błędnych cen i stawek VAT na fakturze — dlatego poprawne oznaczenie kontrahenta w kartotece jest warunkiem wstępnym działania cennika eksportowego, niezależnie od samej konfiguracji cennika.

Efekt wdrożenia cennika eksportowego

Po wdrożeniu cennik eksportowy działa w tle przy każdym wystawianiu dokumentu sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego, bez potrzeby ręcznego przeliczania cen czy pilnowania aktualnego kursu waluty. Dla firm rozliczających eksport i WDT w Comarch ERP Optima jest to rozwiązanie, które ogranicza liczbę pomyłek na fakturach i porządkuje dane wykorzystywane później w raportach VAT oraz zestawieniach sprzedaży zagranicznej.

22 378 48 09

Comarch ERP Optima — konfiguracja cennika eksportowego