Integracja sklepu z WF-Mag i Comarch ERP Optima

Poza Subiektem GT, wiele firm korzysta z WF-Mag albo Comarch ERP Optima — oba systemy równie dobrze integrują się ze sklepem internetowym, choć każdy ma swoją specyfikę techniczną.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm korzystających z WF-Mag lub Comarch ERP Optima, które chcą połączyć system magazynowy ze sklepem internetowym, żeby uniknąć ręcznego wprowadzania zamówień i aktualizowania stanów.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje: firma korzystająca z jednego z tych systemów jeszcze przed uruchomieniem sklepu i chcąca zachować ciągłość, albo zmiana systemu ERP wymagająca ponownej konfiguracji integracji, wcześniej działającej z innym oprogramowaniem.

Co robimy

Wdrażana jest synchronizacja asortymentu, cen i stanów magazynowych między wybranym systemem (WF-Mag lub Comarch ERP Optima) a sklepem internetowym. Konfigurowane jest automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu do systemu oraz generowanie dokumentów sprzedażowych. Ze względu na różnice techniczne między systemami, sposób integracji dostosowywany jest indywidualnie do możliwości konkretnego oprogramowania — nie każdy system oferuje identyczny zakres automatyzacji.

Ile to trwa

Czas wdrożenia zależy od systemu i zakresu integracji — zwykle kilka dni pracy, podobnie jak przy integracji z Subiektem GT.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować dostęp do obu systemów oraz listę produktów, żeby na etapie wdrożenia sprawdzić poprawność mapowania na wybranej próbce.

Czego nie robić: nie warto zakładać, że integracja z każdym systemem ERP wygląda identycznie — różnice w strukturze danych i dostępnym API wpływają na to, co realnie da się zautomatyzować.

Warunki

Wdrożenie integracji wyceniane jest indywidualnie, zależnie od systemu i zakresu synchronizacji.

Specyfika techniczna i warianty wdrożenia: WF-Mag oraz Comarch ERP Optima

Zarówno WF-Mag, znany obecnie pod marką WAPRO Mag, jak i Comarch ERP Optima to zaawansowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem, jednak ich architektura bazodanowa oraz sposoby komunikacji z zewnętrznymi aplikacjami znacząco się różnią. W przypadku oprogramowania WAPRO Mag, baza danych najczęściej funkcjonuje w środowisku lokalnym (serwer fizyczny zlokalizowany w siedzibie firmy). Komunikacja ze sklepem internetowym odbywa się w takich sytuacjach poprzez dedykowane programy pośredniczące, zwane potocznie integratorami, które instalowane są bezpośrednio na komputerze klienckim lub na serwerze głównym. Taki program cyklicznie łączy się z bazą Microsoft SQL Server, pobiera odpowiednie pakiety danych, a następnie wysyła je do sklepu internetowego za pomocą protokołu REST API (nowoczesny standard wymiany danych sieciowych) lub przy użyciu klasycznych plików strukturalnych XML.

Z kolei Comarch ERP Optima występuje w dwóch popularnych modelach wdrożeniowych: jako instalacja stacjonarna lub usługa utrzymywana w chmurze (Optima w modelu dostępu zdalnego). Integracja z wersją chmurową wymaga autoryzowanych mechanizmów wymiany danych udostępnianych przez producenta, ponieważ bezpośredni dostęp do bazy danych z zewnątrz jest z przyczyn bezpieczeństwa trwale zablokowany. W przypadku instalacji stacjonarnej proces przypomina integrację środowiska WF-Mag — wykorzystuje się zapytania kierowane bezpośrednio do bazy SQL lub oficjalne usługi sieciowe dostarczane przez Comarch. Wybór odpowiedniego rozwiązania pomostowego uzależniony jest nie tylko od samego systemu ERP, ale również od silnika bazowego, na którym oparty jest sklep (na przykład PrestaShop, WooCommerce czy oprogramowanie Shoper). Każdy z tych silników ma odmienną strukturę bazy produktów, co oznacza, że dane z Optimy lub WF-Mag muszą zostać w locie odpowiednio przekonwertowane (dostosowane do nowego formatu), aby po stronie witryny wyświetlały się jako poprawne kategorie, atrybuty oraz warianty produktowe.

Typowe błędy podczas samodzielnych prób konfiguracji pomostów integracyjnych

Konfiguracja wymiany danych między zaawansowanym systemem handlowym a platformą e-commerce to proces wieloetapowy, podczas którego nietrudno o pomyłki. Jednym z najczęstszych problemów jest błędne mapowanie produktów (proces precyzyjnego przypisywania towarów z bazy oprogramowania ERP do ich dokładnych odpowiedników w bazie sklepu). Jeśli identyfikatorem łączącym (tak zwanym kluczem głównym) zostanie wybrana nazwa produktu zamiast unikalnego kodu SKU (Stock Keeping Unit — systemowy identyfikator asortymentu) lub kodu kreskowego EAN, każda drobna zmiana w nazewnictwie po stronie programu magazynowego spowoduje natychmiastowe utworzenie nowego, zduplikowanego produktu w sklepie internetowym. Skutkuje to dezorganizacją w katalogu towarów oraz całkowicie błędnym wyświetlaniem dostępnych stanów magazynowych.

Kolejnym powszechnym błędem jest uruchamianie pełnej, dwukierunkowej synchronizacji opisów i zdjęć bez uprzedniego wykonania kopii zapasowej danych sklepu. W systemach klasy ERP nazwy towarów są często bardzo skrótowe i techniczne, podczas gdy w sklepie opisy bywają rozbudowane. Źle skonfigurowany integrator potrafi w kilka sekund nadpisać starannie przygotowane opisy w sklepie surowymi ciągami znaków z systemu magazynowego, co jest procesem nieodwracalnym w przypadku braku wcześniejszego backupu. Zdarzają się również pomyłki w konfiguracji poszczególnych stawek podatku VAT. Różnice w nazewnictwie lub przypisaniu stawek między systemem bazowym a e-commerce mogą skutkować masowym odrzucaniem zamówień przez system księgowy, który zwraca komunikat o krytycznym błędzie niezgodności generowanego dokumentu.

Szczegółowy zakres synchronizowanych danych

Prawidłowo wdrożona integracja obejmuje zazwyczaj cztery główne obszary ciągłego przepływu informacji. Pierwszym i zdecydowanie najważniejszym są stany magazynowe. Informacja o dostępnej ilości danego towaru musi być cyklicznie aktualizowana, aby skutecznie zapobiec sytuacji, w której klient kupuje w sklepie internetowym produkt, który kilkadziesiąt minut wcześniej został sprzedany stacjonarnie. Aktualizacje te opierają się na wewnętrznym harmonogramie zadań (mechanizm wyzwalający akcje nazywany cronem), który wymusza przesyłanie paczek danych z określoną częstotliwością.

Drugim obszarem jest spójna polityka cenowa. Systemy takie jak Comarch ERP Optima pozwalają na prowadzenie bardzo rozbudowanych cenników, z podziałem na grupy detaliczne oraz poszczególnych partnerów hurtowych. Integracja przenosi te ustalone reguły do silnika sklepu, przypisując odpowiednie ceny do konkretnych grup zalogowanych użytkowników. Trzeci filar to bezobsługowe pobieranie zamówień. Gdy użytkownik finalizuje zakup w koszyku, zamówienie jest automatycznie pobierane do programu magazynowego i zapisywane jako dokument rezerwacji lub standardowe zamówienie od klienta. Powoduje to natychmiastową i widoczną w systemie blokadę danego towaru na fizycznym magazynie. Ostatnim, czwartym elementem jest dwukierunkowa synchronizacja statusów. Gdy pracownik magazynu zapakuje paczkę i wygeneruje docelowy list przewozowy w systemie ERP, informacja zwrotna trafia do bazy sklepu, co zazwyczaj skutkuje automatycznym wysłaniem systemowej wiadomości pocztowej do kupującego o zmianie statusu realizacji zamówienia.

Kiedy brak komunikacji nie jest winą oprogramowania ERP

Brak przesyłu danych między programem magazynowym a oprogramowaniem e-commerce nie zawsze oznacza uszkodzenie samej konfiguracji integratora, programu WF-Mag lub Optimy. W bardzo wielu przypadkach techniczny problem leży wyłącznie po stronie infrastruktury sieciowej lub restrykcyjnej konfiguracji serwera, na którym hostowany jest sklep internetowy. Często spotykanym zjawiskiem jest na przykład blokowanie połączeń przychodzących przez zaporę sieciową (mechanizm firewall zabezpieczający serwer). Jeśli biuro firmy, z którego działa program synchronizujący dane, posiada dynamiczny adres IP (zmieniający się przy resecie urządzenia dostępowego), zapora może uznać dużą liczbę nagłych zapytań bazodanowych za celowy atak obciążeniowy i prewencyjnie zablokować ruch sieciowy.

Inną zewnętrzną przyczyną problemów bywa całkowite wyczerpanie przydzielonych zasobów serwera. Skrypty aplikacyjne odbierające dane ze środowiska Windows wymagają określonej ilości wolnej pamięci operacyjnej do przetworzenia zapytania (parametr memory_limit). Jeśli sklep obsługuje tysiące aktywnych produktów, a proces synchronizacji próbuje zaktualizować ich parametry jednocześnie w jednym wywołaniu, proces serwerowy zostanie natychmiast przerwany z powodu braku pamięci. Wymaga to technicznego dostosowania konfiguracji środowiska webowego poprzez podział wysyłanych danych na mniejsze, bezpieczniejsze dla stabilności partie.

Dodatkowe pytania związane z łączeniem systemów handlowych i e-commerce

Czy możliwa jest obsługa kilku sklepów internetowych za pomocą jednej bazy danych ERP?

Tak, architektura nowoczesnych systemów, takich jak Comarch ERP Optima oraz oprogramowanie WAPRO Mag, technicznie umożliwia realizację rozbudowanych wdrożeń. Wymaga to uruchomienia funkcji obsługi wielu sklepów po stronie platformy e-commerce lub instalacji osobnych instancji programu integrującego. Ważne jest w tym przypadku prawidłowe skonfigurowanie oddzielnych magazynów wirtualnych w systemie księgowym, aby precyzyjnie przypisać pule towarów do właściwych witryn sprzedażowych.

Co się dzieje ze spływającymi zamówieniami w przypadku awarii internetu w siedzibie firmy?

Jeśli stałe połączenie sieciowe w biurze, gdzie funkcjonuje serwer systemu magazynowego, ulegnie całkowitej awarii, synchronizacja zostaje tymczasowo i bezpiecznie wstrzymana. Zamówienia nowo składane przez klientów są gromadzone w niezależnej bazie danych sklepu internetowego. W momencie ponownego przywrócenia poprawnego dostępu do sieci, program pośredniczący wznawia swoją pracę, nawiązuje połączenie i sukcesywnie pobiera wszystkie zaległe transakcje bez modyfikowania ich pierwotnej treści.

Czy aktualizacja stanów magazynowych pomiędzy systemami odbywa się w czasie rzeczywistym?

Wymiana danych w tak zwanym czasie rzeczywistym jest w środowiskach integracyjnych rzadko praktykowana. Aby nie przeciążać głównej bazy danych licznymi zapytaniami w godzinach szczytu, wymiana informacji odbywa się w z góry ustalonych odstępach czasowych. Taka częstotliwość komunikacji jest rozwiązaniem gwarantującym kompromis pomiędzy stabilnością działania całej infrastruktury IT a jednoczesnym zapewnieniem maksymalnie wiarygodnych informacji o aktualnej dostępności poszczególnych towarów.

Czy wdrożenie pełnej integracji z systemem ERP zmusza do zakupu dodatkowych licencji?

Zależnie od aktualnie posiadanej wersji wykorzystywanego oprogramowania, prawidłowe uruchomienie pomostu integracyjnego może wiązać się z koniecznością wykupienia odpowiednich uprawnień dostępowych. W środowisku Comarch ERP Optima do komunikacji dwustronnej niezbędny jest często dedykowany moduł dostępowy, pozwalający zewnętrznym mechanizmom na odczyt rekordów. Oprogramowanie WF-Mag również sprzedawane jest w kilku zróżnicowanych wariantach, a specyficzne funkcje integracyjne bywają zablokowane w podstawowych wersjach licencyjnych.

Rozstrzygnięcia techniczne w środowisku e-commerce

Połączenie stacjonarnej infrastruktury sprzedażowej opartej na relacyjnych bazach danych z otwartym otoczeniem sklepu internetowego to proces wymagający analizy struktury przechowywanych informacji. Prawidłowe wdrożenie mechanizmów synchronizacji skutecznie minimalizuje ryzyko występowania błędów logistycznych i pozwala na bezpieczne przetwarzanie rosnącej liczby transakcji handlowych bez potrzeby ręcznej interwencji w proces wymiany dokumentów.

22 378 48 09