Rozliczenia prowizji z przedstawicielami handlowymi wymagają w Streamsoft Pro odpowiedniej konfiguracji, opartej na zrealizowanej sprzedaży.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Streamsoft Pro zasad naliczania prowizji dla przedstawicieli handlowych na podstawie ich sprzedaży.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających ze Streamsoft Pro, które rozliczają przedstawicieli handlowych prowizyjnie.

Ile to trwa

Konfiguracja rozliczeń mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty modeli prowizyjnych

W Streamsoft Pro reguły naliczania prowizji można oprzeć na kilku różnych modelach, w zależności od tego, jak firma faktycznie wynagradza przedstawicieli handlowych. Najprostszy wariant to prowizja procentowa liczona od wartości netto lub brutto zrealizowanej sprzedaży, przypisanej do konkretnego handlowca na dokumencie sprzedażowym (fakturze lub paragonie). Drugi wariant to prowizja progowa — stawka procentowa rośnie po przekroczeniu określonego poziomu obrotu w danym okresie rozliczeniowym, co wymaga zdefiniowania w systemie kolejnych progów i przypisanych im stawek. Trzeci wariant różnicuje prowizję według grup towarowych lub asortymentowych — inna stawka dla sprzętu, inna dla usług czy akcesoriów, co odzwierciedla różną marżowość poszczególnych kategorii. Możliwe jest też rozróżnienie prowizji za pozyskanie nowego klienta od prowizji za obsługę klienta stałego, a w firmach z zespołami sprzedażowymi — rozliczenie zespołowe, w którym prowizja dzielona jest między kilku handlowców według ustalonego klucza. Dobór właściwego wariantu (lub ich kombinacji) zależy od struktury sprzedaży i sposobu wynagradzania obowiązującego w danej firmie, dlatego konfiguracja poprzedzana jest rozmową o obowiązujących zasadach prowizyjnych.

Błędy przy próbie samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje ustawić reguły prowizyjne samodzielnie, korzystając z dostępnych w systemie opcji, i najczęściej napotyka podobny zestaw problemów. Pierwszy to niepełne przypisanie handlowca do dokumentu sprzedażowego — jeżeli na części faktur pole z przedstawicielem handlowym pozostaje puste albo wypełniane jest niekonsekwentnie (raz z poziomu zamówienia, raz ręcznie na fakturze), system nie ma podstawy do naliczenia prowizji od tej transakcji i sprzedaż „znika" z rozliczenia. Drugi częsty błąd to brak reguły dla zwrotów i korekt — bez odpowiedniej konfiguracji korekta faktury nie pomniejsza wcześniej naliczonej prowizji, co prowadzi do rozliczeń niezgodnych ze stanem faktycznym. Trzeci problem pojawia się przy kilku nakładających się regułach jednocześnie (np. próg obrotu i różne stawki dla grup towarowych) — jeśli reguły nie mają ustalonego priorytetu, system może zastosować niewłaściwą z nich albo obie naraz. Czwarty błąd to pozostawienie starych, nieaktualnych reguł prowizyjnych po zmianie zasad wynagradzania w firmie — nowa reguła dodawana jest obok starej zamiast ją zastępować, co prowadzi do podwójnego naliczania. Skutkiem tych pomyłek są zwykle rozbieżności między wyliczeniem systemowym a oczekiwaniami handlowca, które trzeba potem ręcznie korygować za kolejne okresy rozliczeniowe.

Dodatkowe pytania klientów

Czy konfiguracja obejmuje też historyczne dane sprzedażowe?

Nie w standardzie — konfiguracja dotyczy reguł naliczania prowizji na bieżąco i do przodu. Przeliczenie prowizji dla wcześniejszych okresów jest możliwe, ale traktowane jako odrębne zlecenie, ponieważ wymaga innego zakresu prac na już zaksięgowanych dokumentach.

Czy jedna reguła może obejmować kilku przedstawicieli handlowych naraz?

Tak, reguła prowizyjna może być przypisana do grupy handlowców, jeśli obowiązują ich te same warunki. Jeżeli poszczególne osoby mają różne stawki lub progi, konfigurowane są osobne reguły dla każdej z nich.

Co się dzieje z prowizją, gdy faktura zostaje anulowana?

Jeżeli reguła jest poprawnie skonfigurowana, anulowanie faktury lub wystawienie korekty automatycznie pomniejsza naliczoną prowizję w kolejnym rozliczeniu. To jeden z elementów, które sprawdzane są w ramach konfiguracji, aby uniknąć rozbieżności.

Czy zmiana cennika bazowego wpływa na już ustalone reguły prowizyjne?

Reguły prowizyjne odwołują się zwykle do wartości sprzedaży z dokumentu, a nie bezpośrednio do cennika, więc sama zmiana cen nie wymaga przebudowy reguł. Wyjątkiem są reguły oparte na marży — w takim przypadku zmiana cennika bazowego lub kosztu zakupu może wymagać sprawdzenia, czy próg nadal działa zgodnie z założeniem.

Czy da się wygenerować z systemu gotowe zestawienie prowizji do wypłaty?

Tak, po skonfigurowaniu reguł Streamsoft Pro pozwala wygenerować zestawienie naliczonych prowizji za wybrany okres, w podziale na poszczególnych przedstawicieli handlowych, gotowe do dalszego wykorzystania w rozliczeniach kadrowo-płacowych.

Kiedy to nie jest ta usługa

Konfigurację rozliczeń prowizyjnych warto odróżnić od kilku pokrewnych, ale innych zakresów prac. Jeżeli problemem jest wyłącznie błędny cennik sprzedażowy lub nieprawidłowe rabaty na dokumentach, a nie sposób naliczania prowizji, właściwym tematem jest korekta konfiguracji cenników, nie reguł prowizyjnych. Jeżeli firma dopiero wdraża Streamsoft Pro od zera i potrzebuje uruchomienia całego modułu sprzedaży wraz z kartoteką kontrahentów, dokumentami i integracjami, to szerszy temat wdrożeniowy, w którym konfiguracja prowizji jest tylko jednym z elementów końcowych. Odrębnym tematem jest też integracja Streamsoft Pro z zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym w celu automatycznego przekazywania wyliczonych kwot do wypłaty — to zagadnienie techniczne dotyczące wymiany danych między systemami, a nie samych reguł naliczania. Rozróżnienie tych zakresów pozwala uniknąć sytuacji, w której zgłoszenie trafia do niewłaściwego etapu prac i wydłuża czas realizacji.

Wsparcie po wdrożeniu reguł

Po skonfigurowaniu reguł prowizyjnych warto sprawdzić ich działanie na pierwszym pełnym okresie rozliczeniowym, zanim staną się podstawą do wypłat. W tym czasie możliwe jest zgłaszanie uwag i dostrajanie szczegółów — na przykład korekty progu, dodania wyjątku dla konkretnej grupy towarowej czy zmiany sposobu traktowania zwrotów — w ramach wsparcia po konfiguracji do 30 dni. Taki okres próbny pozwala wychwycić rozbieżności między założeniem a rzeczywistym działaniem reguł, zanim wpłyną one na wynagrodzenia handlowców.

Jak wygląda przebieg konfiguracji krok po kroku

Konfiguracja rozliczeń prowizyjnych zaczyna się od rozmowy o obowiązujących w firmie zasadach wynagradzania przedstawicieli handlowych — jakie stawki procentowe obowiązują, czy istnieją progi obrotu, czy prowizja różni się między grupami towarowymi oraz jak traktowane są zwroty i korekty. Na tej podstawie ustalany jest zakres reguł do zaprogramowania w systemie. Kolejny etap to sprawdzenie, czy kartoteka przedstawicieli handlowych oraz sposób przypisywania ich do dokumentów sprzedażowych są w systemie skonfigurowane spójnie — to warunek, bez którego żadna reguła prowizyjna nie będzie działać poprawnie, niezależnie od tego, jak dokładnie zostanie zdefiniowana. Następnie wprowadzane są same reguły naliczania, wraz z ustaleniem ich priorytetu w sytuacjach, gdy więcej niż jedna reguła mogłaby dotyczyć tej samej transakcji. Na końcu przeprowadzany jest test na przykładowych dokumentach sprzedażowych z bieżącego okresu, aby porównać wynik wyliczony przez system z oczekiwaniami — dopiero po takim sprawdzeniu reguły uznaje się za gotowe do stosowania w rozliczeniu z handlowcami. Cały ten proces mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, wskazanym już w sekcji o czasie realizacji.

Co warto przygotować przed rozpoczęciem prac

Konfiguracja przebiega sprawniej, jeśli firma z wyprzedzeniem przygotuje kilka informacji. Po pierwsze — spisane, aktualne zasady prowizyjne, najlepiej w formie, jaką stosuje dział kadr lub księgowość przy wyliczaniu wynagrodzeń, nawet jeśli to tylko notatka albo arkusz. Po drugie — listę przedstawicieli handlowych objętych rozliczeniem wraz z informacją, czy wszyscy mają te same zasady, czy różnią się stawkami bądź progami. Po trzecie — wskazanie, czy w rozliczeniu mają być uwzględniane wyłącznie faktury sprzedaży, czy również inne dokumenty, na przykład paragony lub zamówienia zafakturowane częściowo. Po czwarte — informację o tym, jak dotychczas (jeśli w ogóle) prowizje były liczone poza systemem, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym — to pozwala porównać nowy sposób wyliczenia z dotychczasową praktyką i szybciej wychwycić ewentualne rozbieżności. Im dokładniej te informacje są znane przed rozpoczęciem prac, tym mniej poprawek potrzeba na etapie testowania reguł na rzeczywistych dokumentach.

Dodatkowe pytania klientów — ciąg dalszy

Czy prowizję można naliczać od marży, a nie od wartości sprzedaży?

Tak, o ile system ma dostęp do danych o koszcie zakupu towaru na dokumencie sprzedażowym, regułę prowizyjną można oprzeć na marży zamiast na wartości obrotu. Wymaga to jednak dokładniejszej weryfikacji poprawności danych kosztowych w kartotece towarowej, ponieważ błędny koszt zakupu przełoży się bezpośrednio na błędnie wyliczoną prowizję.

Co się dzieje, gdy handlowiec zmienia stanowisko w trakcie okresu rozliczeniowego?

W takiej sytuacji reguła prowizyjna może zostać ograniczona datą obowiązywania, tak aby stara stawka lub próg stosowały się tylko do sprzedaży sprzed zmiany, a nowa reguła — od ustalonej daty. Tego typu przypadki warto zgłosić już na etapie ustalania zasad, aby uniknąć ręcznego dzielenia rozliczenia na dwa okresy.

Czy konfiguracja wymaga dostępu administracyjnego do systemu?

Konfiguracja reguł prowizyjnych wymaga uprawnień do modułu sprzedaży i kartotek powiązanych, jednak zwykle nie wymaga pełnych uprawnień administratora do całego systemu ani podawania haseł, które nie są niezbędne do wykonania tego konkretnego zadania.

Podsumowując, dobrze skonfigurowane reguły prowizyjne w Streamsoft Pro pozwalają zastąpić ręczne, podatne na pomyłki wyliczanie wynagrodzeń handlowców jednym, powtarzalnym mechanizmem — a to właśnie odróżnia poprawnie przeprowadzoną konfigurację od doraźnych obejść wprowadzanych samodzielnie w systemie.

22 378 48 09

Streamsoft Pro — konfiguracja rozliczeń z przedstawicielami handlowymi