Comarch ERP Optima — konfiguracja komisu

Sprzedaż komisowa w Comarch ERP Optima wymaga odpowiedniej konfiguracji, żeby prawidłowo rozliczać się z komitentami.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Comarch ERP Optima obsługi sprzedaży komisowej wraz z rozliczeniami z komitentami.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Comarch ERP Optima, które prowadzą sprzedaż w modelu komisowym.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi komisu mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Struktura modułu komisowego w Comarch ERP Optima

Prawidłowe wdrożenie sprzedaży komisowej w oprogramowaniu Comarch ERP Optima wymaga stworzenia spójnej struktury powiązań między kartotekami towarowymi, rejestrami magazynowymi oraz bazą kontrahentów. W modelu komisowym występują dwie główne strony transakcji: komitent (podmiot powierzający swój towar w celu jego dalszej odsprzedaży) oraz komisant (przedsiębiorca przyjmujący towar i prowadzący jego sprzedaż na rzecz komitenta). Z punktu widzenia ewidencji magazynowej towar powierzony w komis nie stanowi własności komisanta aż do momentu jego zbycia na rzecz klienta końcowego lub rozliczenia okresowego.

Podstawą konfiguracji jest wydzielenie dedykowanego magazynu komisowego (magazynu depozytowego przeznaczonego wyłącznie do ewidencjonowania towarów obcych znajdujących się w dyspozycji firmy). W systemie Comarch ERP Optima magazyn ten może funkcjonować równolegle do magazynów towarów własnych. Każda pozycja asortymentowa przyjmowana w komis może zostać powiązana z atrybutami towarowymi (dodatkowymi polami informacyjnymi przypisanymi do kartoteki), które określają komitenta, minimalną cenę zbytu, wysokość prowizji oraz numer umowy komisowej.

W przypadku wdrożeń na instalacjach wyposażonych w moduł Handel Plus możliwe jest wykorzystanie funkcjonalności partii towarowych (cech zasobów pozwalających na śledzenie konkretnych dostaw i numerów seryjnych). Umożliwia to precyzyjne przypisanie konkretnego egzemplarza towaru do umowy z danym komitentem oraz rozliczanie zapasów według metody FIFO (zasada pierwsze przyszło, pierwsze wyszło, oznaczająca wydawanie towaru z najstarszej dostawy) lub ręczne wskazanie konkretnej partii podczas wystawiania dokumentu sprzedaży.

Proces wdrożenia i parametryzacji komisu krok po kroku

Wdrożenie obsługi komisu rozpoczyna się od analizy procesów biznesowych i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Następnie przeprowadzana jest bezpośrednia konfiguracja parametrów w bazie danych Comarch ERP Optima opartej o silnik Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające relacyjnymi bazami danych). Proces wdrożeniowy obejmuje kilka powiązanych ze sobą etapów.

Pierwszym krokiem jest utworzenie i parametryzacja magazynu komisowego w module Handel. Magazyn ten zostaje skonfigurowany w taki sposób, aby przyjmowane towary nie powiększały księgowej wartości zapasów własnych firmy przed ich faktyczną sprzedażą. Ustala się także uprawnienia użytkowników do wystawiania dokumentów w tym rejestrze.

Drugim etapem jest definicja schematów numeracji i typów dokumentów magazynowych oraz handlowych. W ramach systemu konfigurowane są dokumenty PZ (Przyjęcie Zewnętrzne, służące do ewidencji dostarczenia towaru przez komitenta), dokumenty WZ (Wydanie Zewnętrzne, rejestrujące wydanie towaru kupującemu), a także dedykowane schematy fakturowania sprzedaży i późniejszego rozliczenia zakupu od komitenta.

Trzecim krokiem jest konfiguracja mechanizmów naliczania marży i prowizji komisanta (wynagrodzenia za pośrednictwo w sprzedaży). W zależności od przyjętego modelu prowizja może być naliczana jako stała kwota, procent od uzyskanej ceny sprzedaży lub różnica między ceną sprzedaży dla klienta a ceną gwarantowaną dla komitenta. W systemie można zdefiniować automatyczne wyliczanie tych wartości na poziomie pozycji dokumentu handlowego.

Czwartym etapem jest integracja z modułem Kasa/Bank (modułem odpowiedzialnym za rejestrowanie przepływów pieniężnych i rozrachunków z kontrahentami). Konfiguracja zapewnia automatyczne powstawanie zobowiązań wobec komitentów po zatwierdzeniu raportu sprzedaży komisowej, z uwzględnieniem ustalonych terminów płatności oraz form rozliczenia w postaci przelewu bankowego lub wypłaty gotówkowej z kasy.

Piątym krokiem jest skonfigurowanie schematów księgowych w module Księga Handlowa (module do pełnej księgowości) lub odpowiednie zmapowanie kolumn w module Księga Podatkowa (module do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Prawidłowa dekretacja (przypisanie kwot z dokumentu do odpowiednich kont księgowych) pozwala na automatyczne księgowanie przychodu z prowizji oraz rozrachunków z komitentami bez konieczności ręcznego wprowadzania danych przez dział księgowości.

Warianty obsługi sprzedaży komisowej w Comarch ERP Optima

W zależności od branży i formy prawnej transakcji sprzedaż komisowa może przybierać różne formy ewidencyjne. System Comarch ERP Optima pozwala na skonfigurowanie kilku wariantów dostosowanych do profilu działalności firmy.

Pierwszym wariantem jest klasyczny komis towarów nowych. W tym modelu komisant wystawia dla klienta końcowego standardową fakturę sprzedaży lub paragon. W momencie sprzedaży następuje rozchód towaru z magazynu komisowego. Następnie w ustalonym cyklu, na przykład na koniec miesiąca, generowane jest zbiorcze zestawienie sprzedaży, na podstawie którego komitent wystawia fakturę na rzecz komisanta lub komisant generuje dokument FZ (Faktura Zakupu) potwierdzający nabycie sprzedanych wcześniej towarów.

Drugim wariantem jest komis towarów używanych z zastosowaniem procedury marży (szczególna procedura opodatkowania podatkiem od towarów i usług, gdzie podstawą opodatkowania jest marża pomniejszona o kwotę podatku należnego). W Comarch ERP Optima konfiguruje się wówczas specjalne serie dokumentów sprzedaży z oznaczeniem procedury marży oraz odpowiednie kody procedur dla plików JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny przesyłany do organów podatkowych). W tym wariancie system automatycznie wylicza marżę i należny podatek na podstawie ceny nabycia od komitenta oraz ceny zbytu.

Trzecim wariantem jest sprzedaż komisowa z mechanizmem samofakturowania (procedura, w której nabywca towaru wystawia fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy na podstawie wcześniejszej umowy). Comarch ERP Optima umożliwia skonfigurowanie szablonów dokumentów FZ wystawianych w imieniu komitenta po zatwierdzeniu raportu sprzedaży, co eliminuje konieczność oczekiwania na dokumenty od osób fizycznych lub podmiotów zewnętrznych.

Czwartym wariantem jest obsługa składu konsygnacyjnego (magazynu, w którym towary dostawcy pozostają jego własnością do momentu ich pobrania do produkcji lub sprzedaży przez odbiorcę). Konfiguracja tego modelu skupia się na precyzyjnym ewidencjonowaniu momentu przeniesienia prawa własności na podstawie dokumentów przesunięć międzymagazynowych MMW i MMP (Magazyn Move Wydanie oraz Magazyn Move Przyjęcie).

Typowe błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji

Próby samodzielnej konfiguracji komisu w Comarch ERP Optima bez szczegółowej znajomości powiązań między modułami często prowadzą do błędów ewidencyjnych i podatkowych. Do najczęstszych problemów należą:

Mieszanie zasobów własnych i obcych w ramach jednego magazynu. Brak fizycznego lub logicznego rozdzielenia magazynów powoduje, że towary komisowe zawyżają wartość magazynu w raportach bilansowych, co zaburza wynik finansowy przedsiębiorstwa i wprowadza błędy w deklaracjach podatkowych.

Błędne określenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Wprowadzanie przyjęcia komisowego standardowym dokumentem zakupu zamiast dokumentem o charakterze depozytowym skutkuje przedwczesnym wykazaniem kosztu uzyskania przychodów oraz podatku naliczonego, zanim towar zostanie faktycznie sprzedany.

Ręczne wprowadzanie korekt magazynowych przy zwrotach towarów niesprzedanych. Gdy komitent decyduje się na wycofanie niesprzedanego towaru, niepoprawne użycie dokumentów rozchodu wewnętrznego zamiast dedykowanego zwrotu komisowego zaburza historię partii towarowej i uniemożliwia wygenerowanie rzetelnego protokołu zwrotu.

Brak spójności między modułem handlowym a finansowym. Pominięcie automatycznego tworzenia rozrachunków sprawia, że płatności na rzecz komitentów muszą być ewidencjonowane ręcznie, co zwiększa ryzyko dublowania przelewów lub nieterminowego regulowania należności.

Nieprawidłowa konfiguracja oznaczeń GTU (Grup Towarów i Usług) oraz procedur w strukturze JPK_V7. Brak powiązania kartotek komisowych z wymaganymi prawem znacznikami podatkowymi generuje błędy walidacji podczas comiesięcznego generowania plików raportowych dla urzędu skarbowego.

Kiedy standardowy moduł komisu nie jest wystarczający

W niektórych modelach biznesowych podstawowa konfiguracja sprzedaży komisowej w Comarch ERP Optima wymaga rozszerzenia o dodatkowe narzędzia lub integracje. Rozróżnienie rodzaju działalności jest kluczowe dla doboru właściwego rozwiązania technicznego.

W przypadku pośrednictwa handlowego w modelu agencyjnym (gdzie przedsiębiorca jedynie kojarzy strony transakcji, a faktura sprzedaży jest wystawiana bezpośrednio przez właściciela towaru do klienta końcowego) nie stosuje się ewidencji magazynu komisowego. W takim procesie konfiguruje się wyłącznie rejestrację prowizji agencyjnej za pośrednictwem faktur za usługi pośrednictwa.

Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi magazyn wysokiego składu z obsługą logistyki na rzecz wielu podmiotów zewnętrznych, konieczne może być wdrożenie systemu WMS (Warehouse Management System, oprogramowanie do zaawansowanego zarządzania procesami magazynowymi) zintegrowanego z Comarch ERP Optima za pośrednictwem interfejsu Comarch ERP Optima API lub mechanizmów Comarch ERP Optima Serwis Operacji.

W sytuacji, gdy rozliczenia z komitentami opierają się na niestandardowych algorytmach wielopoziomowych (na przykład prowizje zmienne zależne od łącznego wolumenu sprzedaży w kwartale), standardowa parametryzacja programu jest uzupełniana o dedykowane skrypty SQL, procedury składowane lub dodatki programistyczne w technologii Comarch ERP Optima Plug-in.

Często zadawane pytania dotyczące konfiguracji komisu w Optima

Jak system Comarch ERP Optima radzi sobie z częściową sprzedażą partii towaru komisowego?

System w pełni obsługuje częściowe rozchody z przyjętych partii towarowych. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży pobierana jest tylko wskazana liczba sztuk towaru z magazynu komisowego. Na dokumencie rozliczeniowym z komitentem, takim jak raport sprzedaży lub faktura zakupu, uwzględniana jest wyłącznie ilość faktycznie zbyta, natomiast pozostała część partii pozostaje na stanie magazynu komisowego do momentu kolejnej sprzedaży lub zwrotu.

Czy można automatycznie wygenerować zbiorczą fakturę zakupu dla komitenta za dany okres?

Tak, w module Handel Comarch ERP Optima możliwe jest generowanie zbiorczych dokumentów rozliczeniowych. Na podstawie zarejestrowanych w danym miesiącu wydań i sprzedaży system pozwala na automatyczne utworzenie jednego dokumentu FZ obejmującego wszystkie sprzedane pozycje powierzone przez konkretnego komitenta, co znacząco skraca czas pracy administracyjnej.

W jaki sposób ewidencjonowane są przeceny towarów komisowych, które nie sprzedają się przez dłuższy czas?

Przecena towaru w komisie wymaga zmiany ustalonej ceny zbytu na karcie towaru lub bezpośrednio na dokumencie sprzedaży, jeśli pozwala na to aneks do umowy komisowej. W przypadku konieczności zmiany ceny rozliczeniowej z komitentem aktualizuje się atrybuty przypisane do danej partii towaru lub rejestruje stosowny aneks w module CRM (Customer Relationship Management, module do zarządzania relacjami z kontrahentami), co zapewnia zgodność kwot na przyszłym dokumencie rozliczeniowym.

Jak przebiega obsługa zwrotu towaru komisowego przez klienta po rozliczeniu z komitentem?

Gdy klient zwraca zakupiony wcześniej towar komisowy, wystawiana jest korekta do dokumentu sprzedaży, a towar powraca na stan magazynu. Jeżeli rozliczenie z komitentem zostało już zamknięte i opłacone, generowana jest korekta do dokumentu zakupu FZ lub kompensata rozrachunków przy kolejnym okresie rozliczeniowym z danym komitentem.

Czy do obsługi komisu konieczny jest moduł Handel Plus, czy wystarczy moduł Handel Standard?

Podstawowy model sprzedaży komisowej można zrealizować w module Handel Standard poprzez odpowiednie wydzielenie magazynów i kartotek towarowych. Jednak w przypadku chęci precyzyjnego śledzenia partii, numerów seryjnych, dat przyjęcia oraz przypisywania unikalnych cech do każdego egzemplarza towaru zalecane jest wykorzystanie modułu Handel Plus, który udostępnia zaawansowaną obsługę zasobów.

Realizacja wdrożenia i wsparcie techniczne na miejscu

Konfiguracja modułów handlowych i magazynowych w Comarch ERP Optima jest realizowana podczas bezpośredniej wizyty serwisanta w siedzibie przedsiębiorstwa. Dojeżdżamy do firm na terenie całej Warszawy oraz w promieniu do 40 kilometrów, obejmując powiaty grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. Dojazd na miejsce wykonywania prac jest bezpłatny.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji konfiguracji bazy danych przeprowadzana jest wstępna diagnoza i archiwizacja bieżących zbiorów danych na serwerze Microsoft SQL Server. Wykonanie kopii zapasowej gwarantuje pełne bezpieczeństwo informacji firmowych. Wdrożenie i testy procesów komisowych mogą zostać przeprowadzone na kopii testowej bazy danych, co pozwala na sprawdzenie całego cyklu obiegu dokumentów bez zakłócania bieżącej pracy personelu.

Na życzenie klienta przed rozpoczęciem prac podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement), chroniąca dane handlowe, osobowe i finansowe zgromadzone w systemie ERP. Po zakończeniu konfiguracji i weryfikacji poprawności generowania raportów oraz rozliczeń zapewniane jest wsparcie techniczne po wdrożeniu do 30 dni, pozwalające na bieżąco wyjaśniać pytania operatorów systemu.

Prawidłowe rozliczanie komitenta jako fundament stabilnego handlu

Właściwie skonfigurowana sprzedaż komisowa w Comarch ERP Optima eliminuje błędy w stanach magazynowych, zapewnia przejrzyste raportowanie dla komitentów oraz gwarantuje zgodność ewidencji z przepisami podatkowymi. Precyzyjne zautomatyzowanie obiegu dokumentów od przyjęcia depozytowego po końcową dekretację księgową pozwala skupić się na rozwoju sprzedaży i budowaniu trwałych relacji z dostawcami towarów.

22 378 48 09