Biura rachunkowe i grupy powiązanych firm często potrzebują obsługiwać kilka podmiotów z poziomu jednej instalacji WAPRO Mag.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie oddzielnych baz danych dla poszczególnych firm w ramach jednej instalacji programu oraz uporządkowanie dostępu do nich.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla biur rachunkowych i grup firm obsługujących kilka podmiotów w systemie WAPRO Mag.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi wielu firm mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura wielofirmowa w środowisku WAPRO Mag i silniku Microsoft SQL Server

System magazynowo-sprzedażowy WAPRO Mag realizuje obsługę wielu niezależnych podmiotów gospodarczych w oparciu o relacyjną bazę danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające strukturami danych na serwerze). W modelu wielofirmowym struktura opiera się na rozdzieleniu danych na poziomie logicznym i fizycznym. Istnieje jedna nadrzędna baza administracyjna programu, która zarządza konfiguracją licencji, rejestrem podmiotów oraz centralną listą operatorów, podczas gdy każda zarejestrowana firma posiada własną, autonomiczną bazę danych.

Wszystkie tabele zawierające kartoteki towarowe, dokumenty magazynowe, rejestry sprzedaży, rozrachunki z kontrahentami oraz cenniki są fizycznie odseparowane w dedykowanych plikach MDF (główny plik danych przechowujący schematy i rekordy) oraz LDF (plik dziennika transakcji rejestrujący chronologiczny przebieg modyfikacji). Dzięki temu dane finansowe i handlowe poszczególnych spółek nie mieszają się ze sobą, co eliminuje ryzyko przypadkowego wystawienia faktury z danymi innego podmiotu lub nieprawidłowego zaksięgowania dokumentu magazynowego. Operator systemu może przełączać się między zdefiniowanymi firmami bezpośrednio z menu programu bez konieczności ponownego uruchamiania aplikacji czy przelogowywania sesji w systemie Windows.

Warianty wdrożenia konfiguracji wielofirmowej

Zapotrzebowanie na pracę wielopodmiotową w systemie WAPRO Mag wynika z różnych modeli biznesowych, co wymaga dobrania odpowiedniego sposobu konfiguracji środowiska bazodanowego:

Biura rachunkowe i centra usług wspólnych — konfiguracja zakłada utworzenie od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu odrębnych baz danych dla obsługiwanych klientów. Każda baza posiada indywidualny plan numeracji dokumentów, odrębne parametry podatkowe oraz własne słowniki kontrahentów. Głównym celem jest maksymalne skrócenie czasu przełączania kontekstu pracy przez księgowych oraz pełna izolacja danych poszczególnych zleceniodawców.
Grupy kapitałowe i podmioty powiązane — w strukturach powiązanych kapitałowo często zachodzi potrzeba ujednolicenia kartotek asortymentowych przy jednoczesnym zachowaniu odrębności księgowej i podatkowej. W takim scenariuszu wdraża się mechanizmy synchronizacji słowników towarowych lub schematy ułatwiające przesunięcia międzymagazynowe i fakturowanie wzajemne pomiędzy powiązanymi spółkami.
Prowadzenie równoległych działalności gospodarczych — sytuacja, w której jeden przedsiębiorca prowadzi jednocześnie jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Konfiguracja pozwala na bezkolizyjne wystawianie dokumentów dla obu form prawnych z tego samego stanowiska komputerowego.
Przekształcenia podmiotów i archiwizacja historyczna — w przypadku zmiany formy prawnej firmy dotychczasowa baza danych zostaje przekształcona w bazę archiwalną z prawami wyłącznie do odczytu w celu weryfikacji danych historycznych, a bieżąca sprzedaż i gospodarka magazynowa są uruchamiane w nowo utworzonej bazie podmiotu przekształconego.

Zarządzanie uprawnieniami operatorów i ochrona poufności danych

Wielopodmiotowa instalacja systemu WAPRO Mag wymaga precyzyjnego podziału ról i uprawnień użytkowników (operatorów systemu). Brak właściwej segmentacji praw dostępu stwarza ryzyko wglądu pracowników jednej firmy w poufne dane handlowe, marże, warunki rabatowe oraz dane kontrahentów innego podmiotu.

Prawidłowe wdrożenie obejmuje konfigurację ról w module WAPRO Administrator (narzędzie administracyjne do zarządzania uprawnieniami i strukturami baz danych). Uprawnienia są przypisywane w sposób selektywny:

Dostęp do wybranych baz firmowych — użytkownik logujący się do programu widzi na liście wyboru wyłącznie te podmioty, do których administrator nadał mu wyraźne uprawnienia dostępowe.
Zróżnicowanie ról wewnątrz poszczególnych podmiotów — ten sam pracownik może posiadać pełne uprawnienia kierownicze w spółce A, natomiast w spółce B mieć dostęp ograniczony wyłącznie do wystawiania dokumentów wydań zewnętrznych (WZ) bez podglądu cen zakupu.
Centralne zarządzanie kontami — tworzenie i blokowanie kont pracowników odbywa się w jednym punkcie administracyjnym, co ułatwia zarządzanie personelem w przypadku rotacji kadrowej.
Rejestr zdarzeń i audyt operacji — włączenie dziennika audytu umożliwia weryfikację, który operator, o której godzinie i w jakiej firmie dokonywał modyfikacji dokumentów handlowych lub stanów magazynowych.

Podczas realizacji prac wdrożeniowych na środowisku zawierającym dane przedsiębiorstwa na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA, formalne zobowiązanie prawne do ochrony informacji poufnych).

Licencjonowanie i wymagania techniczne modułów wielofirmowych WAPRO ERP

Możliwość obsługi wielu podmiotów w ramach jednej instalacji WAPRO Mag jest bezpośrednio powiązana z posiadanym wariantem licencji programu. Podstawowe wersje jednostanowiskowe i jednozakładowe (np. linia START) są zoptymalizowane pod obsługę pojedynczej działalności gospodarczej. Pełna wielofirmowość jest dostępna w wyższych pakietach oprogramowania, takich jak wersje BIZNES, PRESTIŻ oraz dedykowane pakiety dla biur rachunkowych.

Wdrożenie wielopodmiotowe wiąże się z odpowiednim skonfigurowaniem menedżera licencji:

Aktywacja numerów seryjnych — wprowadzenie kluczy licencyjnych w module administracyjnym oraz przypisanie dostępnych stanowisk roboczych (licencji jednoczesnych lub nazwanych) do poszczególnych baz danych.
Zarządzanie limitami stanowisk — konfiguracja mechanizmu współdzielenia puli stanowisk między firmami, co zapobiega blokowaniu dostępu przez użytkowników pracujących w innej bazie.
Wymagania sprzętowe serwera bazodanowego — uruchomienie wielu baz na jednym serwerze zwiększa zapotrzebowanie na pamięć operacyjną RAM (przestrzeń buforowa serwera baz danych) oraz wydajność podsystemu dyskowego. Zaleca się stosowanie dysków SSD w technologii NVMe (protokół szybkiego przesyłu danych przez magistralę PCIe) oraz właściwe skonfigurowanie limitów alokacji pamięci dla instancji Microsoft SQL Server.

Polityka tworzenia kopii zapasowych w strukturze wielopodmiotowej

Bezpieczeństwo danych w instalacji wielofirmowej wymaga odmiennej strategii archiwizacji niż w przypadku pojedynczej bazy. Uszkodzenie nośnika, awaria zasilania czy błąd logiczny w jednej z baz nie mogą zagrażać ciągłości pracy pozostałych podmiotów.

Prawidłowo skonfigurowany system archiwizacji wielobazowej opiera się na następujących zasadach:

Niezależne harmonogramy kopii zapasowych — każda baza danych posiada własny zrzut do pliku archiwum BAK (plik pełnej kopii zapasowej bazy SQL). Dzięki temu w razie potrzeby można odtworzyć dane tylko jednej firmy z wybranego momentu w czasie bez naruszania aktualnych transakcji w pozostałych spółkach.
Automatyzacja procesów za pomocą harmonogramu zadań — wykorzystanie modułu WAPRO Archiwizator lub usługi SQL Server Agent (komponent serwera bazy danych odpowiedzialny za wykonywanie zadań w tle) do regularnego wykonywania kopii pełnych w nocy oraz kopii różnicowych lub logów transakcyjnych w ciągu dnia roboczego.
Separacja nośników — pliki archiwów są zapisywane na dedykowanej macierzy dyskowej lub sieciowym zasobie pamięci masowej NAS (urządzenie pamięci masowej podłączone bezpośrednio do sieci lokalnej), fizycznie odseparowanym od serwera produkcyjnego.
Weryfikacja integralności sum kontrolnych — regularne testowe odtwarzanie wybranych baz na środowisku testowym pozwala upewnić się, że utworzone pliki kopii są kompletne i zdatne do użycia w sytuacji awaryjnej.

Błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji wielu firm

Próby samodzielnego uruchomienia obsługi kolejnych podmiotów bez znajomości architektury WAPRO Mag i silnika SQL Server często prowadzą do poważnych problemów spójności danych oraz błędów w sprawozdawczości. Do najczęściej spotykanych nieprawidłowości należą:

Tworzenie podmiotów w ramach jednej bazy za pomocą serii numeracyjnych — próba rozróżniania firm jedynie poprzez prefiksy w numerach faktur w tej samej bazie danych. Prowadzi to do całkowitego wymieszania stanów magazynowych, wspólnego salda rozrachunków kontrahentów oraz błędów przy generowaniu plików JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny dla podatku od towarów i usług).
Kopiowanie bazy produkcyjnej bez usunięcia historii transakcji — próba utworzenia nowej firmy poprzez wykonanie kopii bazy spółki A i zmianę samych danych teleadresowych. W nowej bazie pozostają wówczas historyczne dokumenty magazynowe, salda kasowe i operacje bankowe, co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie nowego podmiotu.
Nadawanie wszystkim użytkownikom uprawnień administratora bazy — przydzielenie operatorom pełnych uprawnień w celu uniknięcia komunikatów o braku dostępu. Skutkuje to możliwością przypadkowego skasowania bazy innej firmy lub wglądu w zastrzeżone dane finansowe.
Niespójność wersji struktur po aktualizacji oprogramowania — zaktualizowanie aplikacji WAPRO Mag na stanowisku roboczym i przeprowadzenie konwersji struktury tylko dla jednej, wybranej bazy danych. Pozostałe firmy stają się wówczas niedostępne dla użytkowników z powodu niezgodności wersji schematu bazy danych.
Wspólna ścieżka archiwizacji z nadpisywaniem plików — ustawienie identycznej nazwy pliku kopii zapasowej dla wszystkich podmiotów, przez co każda kolejna baza nadpisuje zrzut poprzedniej, pozostawiając w archiwum wyłącznie dane ostatniej firmy.

Kiedy konfiguracja wielofirmowa to nie jest ta usługa

Przed przystąpieniem do prac konfiguracyjnych istotne jest prawidłowe zdiagnozowanie potrzeb przedsiębiorstwa. Nie każda potrzeba rozbudowy systemu wymaga tworzenia odrębnych baz firmowych:

Wiele magazynów w ramach jednej firmy — jeżeli przedsiębiorstwo posiada magazyn centralny, magazyny podręczne lub oddziałowe, ale wszystkie one należą do tego samego podmiotu prawnego (jeden NIP), właściwym rozwiązaniem jest konfiguracja modułu wielomagazynowego w ramach jednej bazy danych, a nie tworzenie osobnych firm.
Prowadzenie sprzedaży w wielu punktach handlowych — obsługa kilku kas fiskalnych lub stanowisk sprzedaży detalicznej w ramach jednej działalności gospodarczej wymaga wdrożenia modułu sprzedaży detalicznej (POS) lub konfiguracji synchronizacji oddziałowej, a nie struktury wielobazowej.
Uszkodzenie istniejącej bazy danych — w sytuacji, gdy program wyświetla błędy integralności lub nie pozwala się zalogować do istniejącego podmiotu, konieczne jest przeprowadzenie naprawy bazy za pomocą procedur diagnostycznych silnika SQL, takich jak DBCC CHECKDB (instrukcja weryfikująca poprawność logiczną i fizyczną alokacji tabel), a nie wdrażanie nowej instalacji wielofirmowej.
Wdrożenie pełnej księgi handlowej — jeżeli celem jest prowadzenie pełnej księgowości (plany kont, bilans, rachunek zysków i strat), właściwym krokiem jest wdrożenie i spięcie systemu WAPRO Fakir (system finansowo-księgowy) z modułem WAPRO Mag, a nie wyłącznie konfiguracja magazynu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy obsługa wielu firm wymaga zakupu osobnego serwera dla każdego podmiotu?

Nie ma potrzeby inwestowania w osobne serwery fizyczne. Wszystkie bazy danych poszczególnych podmiotów są obsługiwane przez jedną instancję silnika Microsoft SQL Server zainstalowaną na serwerze głównym. Kluczowe jest jedynie zapewnienie odpowiedniej ilości pamięci operacyjnej RAM oraz przestrzeni dyskowej dostosowanej do sumarycznego rozmiaru wszystkich baz danych.

W jaki sposób generuje się pliki JPK dla wielu firm w jednej instalacji?

Generowanie plików JPK_V7 oraz JPK_MAG (Jednolity Plik Kontrolny dla dokumentów magazynowych, takich jak PZ, WZ, RW, PW, MM) odbywa się w pełni niezależnie dla każdego podmiotu. Po zalogowaniu się do wybranej bazy system pobiera dane wyłącznie z przypisanego do niej rejestru transakcji, co gwarantuje pełną zgodność sum kontrolnych z ewidencją podatkową danej firmy.

Czy można zintegrować wiele baz firmowych z osobnymi sklepami internetowymi?

Tak. Każda baza podmiotu w systemie WAPRO Mag może posiadać indywidualne połączenie z zewnętrznymi platformami handlowymi lub integratorem sprzedaży wielokanałowej (np. BaseLinker). Pozwala to na automatyczne pobieranie zamówień i aktualizację stanów magazynowych do właściwych spółek bez ryzyka pomylenia asortymentu.

Czy pracownicy serwisu potrzebują haseł administracyjnych użytkowników?

Domyślnie nie prosimy o hasła prywatne użytkowników ani hasła administratora domeny. Wszelkie prace konfiguracyjne i instalacyjne na serwerze bazodanowym są wykonywane z poziomu dedykowanych kont serwisowych lub w bezpośredniej obecności osoby odpowiedzialnej za infrastrukturę IT w firmie klienta.

Co dzieje się z bazą danych, gdy jedna ze spółek kończy działalność?

Baza zamykanego podmiotu zostaje odłączona od bieżącego rejestru operacyjnego lub przełączona w tryb archiwalny z prawem wyłącznie do odczytu. Pozwala to na zachowanie pełnego dostępu do historii dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej przez wymagany ustawowo okres archiwizacji, bez zajmowania aktywnych licencji stanowiskowych w programie.

Optymalizacja wydajności i stabilność środowiska wielobazowego

Wraz ze wzrostem liczby podmiotów gospodarczych i dokumentów rejestrowanych w systemie WAPRO Mag kluczowe staje się regularne wykonywanie prac konserwacyjnych na poziomie silnika bazodanowego. Brak cyklicznej optymalizacji prowadzi do spowolnienia operacji wystawiania faktur, długiego generowania raportów magazynowych oraz opóźnień podczas przełączania firm.

W ramach kompleksowego wdrożenia i utrzymania środowiska wielofirmowego konfiguruje się automatyczne plany konserwacyjne w Microsoft SQL Server. Obejmują one cykliczną defragmentację i przebudowę indeksów (uporządkowanie struktur ułatwiających szybkie wyszukiwanie danych w tabelach), aktualizację statystyk optymalizatora zapytań oraz monitorowanie przyrostu plików dziennika transakcji. Prawidłowo zaprojektowana i wdrożona architektura wielofirmowa w WAPRO Mag zapewnia stabilne środowisko pracy, pełne bezpieczeństwo danych handlowych oraz komfortową obsługę wielu spółek z poziomu jednego, spójnego systemu informatycznego.

22 378 48 09

WAPRO Mag — obsługa wielu firm w jednej instalacji