Sprzedaż na próbę, w której klient otrzymuje towar do wyboru przed ostateczną zapłatą, wymaga w Subiekcie GT odpowiedniej ścieżki dokumentów.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Subiekcie GT procesu obsługi sprzedaży na próbę wraz z odpowiednimi dokumentami wydania i rozliczenia.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Subiekta GT, które oferują klientom możliwość zakupu na próbę.

Ile to trwa

Konfiguracja obsługi sprzedaży na próbę mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Pojęcie sprzedaży na próbę i specyfika ewidencji w systemie handlowo-magazynowym

Sprzedaż na próbę (określana w prawie cywilnym jako sprzedaż z zastrzeżeniem zbadania rzeczy przez kupującego) jest konstrukcją handlową, w której zawarcie umowy lub przejście własności towaru zależy od uznania rzeczy przez odbiorcę za odpowiednią. W praktyce rynkowej przedsiębiorstwa przekazują potencjalnym kontrahentom urządzenia, asortyment handlowy lub specjalistyczne materiały, dając im ustalony czas na weryfikację właściwości produktu w warunkach docelowych.

Standardowy program magazynowo-sprzedażowy, taki jak Subiekt GT, operuje na sztywnych relacjach między stanem magazynowym a dokumentami handlowymi. Wyprowadzenie towaru z magazynu bez jednoczesnego zafakturowania i bez zamknięcia transakcji rodzi szereg wyzwań ewidencyjnych. Towar fizycznie opuszcza siedzibę przedsiębiorstwa, jednak z prawnego punktu widzenia pozostaje własnością sprzedawcy aż do momentu złożenia oświadczenia o akceptacji lub upływu terminu próby. Prawidłowa konfiguracja systemu musi pogodzić dwa sprzeczne wymagania: zabezpieczenie stanów magazynowych przed przypadkową podwójną sprzedażą tego samego egzemplarza oraz uniknięcie przedwczesnego powstawania obowiązku podatkowego i rozrachunków z tytułu niezrealizowanej definitywnie sprzedaży.

Warianty obsługi sprzedaży na próbę w Subiekcie GT

Wdrożenie procedury wydania towaru do testów w programie Subiekt GT można zrealizować kilkoma odmiennymi metodami. Wybór konkretnej ścieżki zależy od wolumenu wydań, struktury magazynów w firmie oraz stopnia kontroli nad numerami seryjnymi.

Wariant 1: Wykorzystanie dedykowanego magazynu depozytowego

Metoda oparta na osobnym magazynie polega na utworzeniu w strukturze Subiekta GT dodatkowej jednostki magazynowej, na przykład o nazwie Magazyn Towarów na Próbę lub Magazyn Depozytowy. W tym modelu obieg dokumentów przebiega następująco:

Towar pobierany z magazynu głównego zostaje przesunięty na magazyn depozytowy za pomocą dokumentu MM (Przesunięcie Międzymagazynowe). Dokument ten zmniejsza stan na magazynie głównym i zwiększa stan na magazynie depozytowym, nie generując przy tym dokumentu handlowego ani rozrachunku.
W opisie lub polu własnym dokumentu MM odnotowywany jest identyfikator kontrahenta, u którego towar przebywa, oraz uzgodniony termin zakończenia testów.
Gdy klient podejmuje decyzję o zakupie, w magazynie depozytowym wystawiany jest dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) oraz powiązana z nim faktura sprzedaży lub paragon.
W przypadku rezygnacji i zwrotu towaru wystawiany jest zwrotny dokument MM z magazynu depozytowego na magazyn główny, co przywraca pełną dostępność asortymentu w sprzedaży bieżącej.

Wariant 2: Wydania zewnętrzne ze statusem odłożonym lub rezerwacją

W mniejszych przedsiębiorstwach, które nie chcą zarządzać wieloma magazynami, stosuje się obieg oparty bezpośrednio na dokumentach wydania z magazynu głównego. Wykorzystuje się w nim dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) z odłożonym skutkiem magazynowym lub ze standardowym skutkiem magazynowym oznaczonym specjalną kategorią.

Wystawienie dokumentu WZ z kategorią Sprzedaż na próbę powoduje natychmiastowe zdjęcie ilości ze stanu magazynowego, co zapobiega zaoferowaniu wydanego egzemplarza innemu odbiorcy.
Do momentu decyzji klienta dokument WZ pozostaje bez wystawionego dokumentu handlowego (faktury).
Po zatwierdzeniu zakupu na podstawie dokumentu WZ generowana jest końcowa faktura sprzedaży.
W razie rezygnacji klienta system rejestruje dokument WZk (Korekta Wydania Zewnętrznego), który formalnie przyjmuje towar z powrotem na stan magazynowy bez konieczności ingerencji w zamknięte rozliczenia podatkowe.

Wariant 3: Obieg oparty na Zamówieniach od Klientów (ZK) z rezerwacją

Trzecim podejściem jest rejestracja dokumentu ZK (Zamówienie od Klienta) ze statusem rezerwacji towaru (rezerwacja stanów lub rezerwacja dostaw). Do zamówienia dopisywana jest kaucja lub wydanie próbne rejestrowane w module dokumentów niefiskalnych. Model ten sprawdza się w branżach, w których towar na próbę jest przygotowywany lub konfigurowany pod specyficzne wymagania odbiorcy przed jego wysłaniem.

Konfiguracja programu krok po kroku

Prawidłowe przygotowanie Subiekta GT do sprawnej ewidencji towarów wydawanych do testów wymaga przejścia przez określone etapy konfiguracyjne w module administracyjnym:

Definicja magazynu pomocniczego: W module Słowniki dodawany jest nowy magazyn. Określa się w nim domyślne parametry wyceny magazynowej oraz blokady dla użytkowników, którzy nie powinni wystawiać dokumentów sprzedaży bezpośrednio z tej jednostki.
Konfiguracja kategorii dokumentów: W słowniku kategorii tworzone są pozycje takie jak Próba u klienta, Prezentacja handlowa oraz Wypożyczenie testowe. Przypisanie kategorii do dokumentów magazynowych pozwala na ich natychmiastowe filtrowanie w tabelach oraz generowanie zestawień.
Wdrożenie flag własnych: Zastosowanie flag kolorystycznych w modułach dokumentów magazynowych umożliwia operatorom szybką identyfikację statusu sprawy (na przykład kolor żółty dla testów trwających, zielony dla transakcji zaakceptowanej, czerwony dla terminu przekroczonego).
Dostosowanie wzorców wydruków: Standardowy wzorzec wydruku WZ lub MM zostaje powielony i zmodyfikowany w module Wzorce wydruków. Na dokumencie umieszcza się klauzulę informującą o tym, że towar pozostaje własnością sprzedawcy do czasu uregulowania płatności, a także określa się termin, do którego odbiorca zobowiązany jest zwrócić sprzęt w stanie nienaruszonym lub dokonać zakupu.
Raportowanie i zestawienia kontrolne: W module Zestawienia konfigurowane są filtry lub zestawienia SQL wyliczające towary przebywające poza firmą dłużej niż ustalona liczba dni.

Najczęstsze błędy przy samodzielnej organizacji sprzedaży na próbę

Brak sformalizowanego obiegu dokumentów w programie Subiekt GT prowadzi do powtarzających się problemów organizacyjnych, magazynowych i podatkowych. Do najpoważniejszych nieprawidłowości należą:

Przedwczesne wystawianie faktury sprzedaży: Niektóre firmy wystawiają fakturę w dniu wysyłki towaru do testów z założeniem, że w razie zwrotu wystawiona zostanie faktura korygująca. Generuje to niepotrzebne zobowiązania podatkowe, wymusza obieg dokumentów korygujących, zaciemnia statystyki handlowe i komplikuje ewidencję JPK.
Wydawanie towaru bez ewidencji systemowej: Prowadzenie wydań na próbę w zewnętrznych arkuszach kalkulacyjnych lub na odręcznych notatkach handlowców sprawia, że stany w Subiekcie GT nie odpowiadają stanowi faktycznemu na półkach. Zwiększa to ryzyko strat magazynowych i utraty kontroli nad majątkiem firmy.
Pominięcie numerów seryjnych: Przy asortymencie elektronicznym, narzędziowym lub maszynowym brak powiązania dokumentu wydania z konkretnym numerem fabrycznym (SN - Serial Number) stwarza ryzyko, że odbiorca zwróci inny, zużyty lub uszkodzony egzemplarz urządzenia.
Zaburzenie kolejki wyceny magazynowej (FIFO/LIFO): Niekontrolowane wycofywanie i ponowne wprowadzanie pozycji na stan poprzez dokumenty korygujące lub bilansowe może zniekształcić koszt własny sprzedaży (KWS) w późniejszych okresach rozliczeniowych.
Brak kontroli nad terminami: Pozostawienie otwartych dokumentów wydań bez nadzoru terminowego skutkuje sytuacją, w której towary pozostają u klientów przez wiele miesięcy bez żadnej reakcji ze strony działu sprzedaży.

Kiedy procedura sprzedaży na próbę nie ma zastosowania

Dla zachowania porządku w kartotekach Subiekta GT istotne jest odróżnienie sprzedaży na próbę od innych typów wydań magazynowych:

Wynajem i wypożyczenie odpłatne: Jeżeli sprzęt jest udostępniany w zamian za cykliczne opłaty za korzystanie, nie mamy do czynienia z towarem handlowym, lecz ze świadczeniem usługi. W takim przypadku sprzęt powinien znajdować się w ewidencji środków trwałych lub wyposażenia, a w systemie wystawia się cykliczne faktury za usługę najmu.
Umowa komisu: Wydanie towaru komisantowi w celu dalszej odsprzedaży na rzecz osób trzecich wymaga odrębnej ścieżki rozliczeniowej i osobnego modułu rozliczeń komisowych, a nie procedury testowej u ostatecznego konsumenta.
Ustawowe odstąpienie od umowy w sprzedaży na odległość: Zwrot towaru zakupionego przez konsumenta przez Internet w terminie 14 dni jest realizacją prawa do odstąpienia od umowy już zawartej i zafakturowanej, co wymaga standardowej procedury korekty sprzedaży, a nie wstrzymywania fakturowania na etapie wydania.
Prezentacja handlowa z udziałem przedstawiciela: Jeśli towar jest prezentowany u klienta w obecności pracownika firmy i powraca do siedziby w tym samym dniu, operacja nie wymaga tworzenia dokumentów rozchodu zewnętrznego, lecz ewidencji sprzętu demonstracyjnego w ramach majątku przedsiębiorstwa.

Pytania i odpowiedzi dotyczące konfiguracji Subiekta GT

Jak w Subiekcie GT rozliczyć sytuację, gdy klient decyduje się na zakup tylko części testowanego asortymentu?

W przypadku gdy klient otrzymał na próbę kilka pozycji (na przykład trzy różne modele urządzeń) i decyduje się na pozostawienie jednego, procedura zależy od wybranego wariantu ewidencyjnego. W modelu z magazynem depozytowym wystawia się dokument WZ i fakturę sprzedaży wyłącznie na wybrany egzemplarz, natomiast pozostałe dwie pozycje wracają na magazyn główny dokumentem MM. W modelu opartym na jednym dokumencie WZ wystawia się dokument korygujący WZk zmniejszający pozycje odrzucone do zera, po czym wystawia się fakturę do skorygowanego wydania WZ.

Czy do wdrożenia obsługi wydań na próbę niezbędne są dodatkowe pakiety rozszerzeń z linii PLUS?

Podstawowy obieg oparty na osobnym magazynie depozytowym, kategoriach oraz flagach jest w pełni wykonalny w standardowej wersji Subiekta GT bez konieczności dokupowania płatnych rozszerzeń. Pakiety rozszerzeń (takie jak zielony lub czerwony PLUS dla InsERT GT) stają się pomocne, gdy zachodzi potrzeba dodania zaawansowanych pól własnych do dokumentów, definiowania własnych algorytmów blokad lub automatycznego pilnowania terminów zwrotu przez zewnętrzne skrypty i mechanizmy bazy danych Microsoft SQL Server.

W jaki sposób personel może kontrolować terminy zwrotu towarów wydanych do testów?

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest skonfigurowanie dedykowanego widoku w module dokumentów magazynowych z aktywnym filtrowaniem po kategorii Sprzedaż na próbę oraz włączenie kolumny z opisem lub datą aplikacji. W połączeniu z systemem flag kolorystycznych pracownik odpowiedzialny za gospodarkę magazynową może jednym spojrzeniem ocenić, które dokumenty zbliżają się do ustalonej daty granicznej. Dodatkowo istnieje możliwość wdrożenia zestawienia SQL, które generuje listę przeterminowanych wydań wraz z danymi teleadresowymi kontrahentów.

Co zrobić w systemie, gdy towar zwrócony z testów nosi ślady użytkowania lub uległ uszkodzeniu?

Jeżeli zwrócony przedmiot nie może zostać sprzedany jako towar pełnowartościowy, nie powinien trafiać z powrotem na magazyn główny z pierwotną ceną ewidencyjną. Po przyjęciu na magazyn depozytowy towar może zostać przesunięty dokumentem MM na magazyn towarów przecenionych lub ekspozycyjnych, gdzie następuje zmiana ceny ewidencyjnej, albo zdjęty ze stanu dokumentem RW (Rozchód Wewnętrzny) na straty firmowe. Jeśli kosztami uszkodzenia obciążany jest klient zgodnie z umową próby, wystawiana jest stosowna nota obciążeniowa lub dokument sprzedaży za naprawę czy amortyzację sprzętu.

Czy obieg sprzedaży na próbę można powiązać z modułem rozrachunków?

Sam dokument wydania magazynowego (WZ lub MM) nie generuje należności w module Rozrachunki. Jeżeli jednak polityka firmy wymaga pobrania kaucji gwarancyjnej na czas trwania próby, w Subiekcie GT rejestruje się wpłatę kasową KP (Kasa Przyjmie) lub bankową z tytułem kaucji. Środki te są następnie zwracane dokumentem wypłaty po zwrocie nienaruszonego towaru lub zaliczane na poczet należności z faktury końcowej, jeżeli klient zdecyduje się na finalizację zakupu.

Prawidłowy obieg dokumentów testowych jako ochrona płynności i majątku firmy

Uporządkowanie ścieżki dokumentowej dla sprzedaży na próbę w Subiekcie GT eliminuje ryzyko powstawania luk w stanach magazynowych oraz zabezpiecza firmę przed nieuzasadnionymi obciążeniami podatkowymi. Precyzyjne rozgraniczenie przesunięć magazynowych, wydań zewnętrznych i finalnych dokumentów sprzedaży pozwala handlowcom na elastyczną obsługę klientów testujących asortyment, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli księgowej i magazynowej nad każdym wydanym egzemplarzem towaru.

22 378 48 09

Subiekt GT — obsługa sprzedaży na próbę (towar do wyboru)