Podział kontrahentów na grupy cenowe w Subiekcie GT pozwala automatycznie stosować odpowiednie warunki cenowe podczas sprzedaży.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Subiekcie GT grup cenowych kontrahentów oraz przypisanych do nich cenników.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Subiekta GT, które stosują zróżnicowane ceny wobec różnych grup kontrahentów.

Ile to trwa

Konfiguracja grup cenowych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Mechanizm poziomów cen i kategoryzacji kontrahentów w Subiekcie GT

System sprzedaży Subiekt GT opiera zarządzanie polityką cenową na dwóch powiązanych ze sobą modułach: poziomach cen kartotekowych oraz kategoryzacji odbiorców w kartotece kontrahentów. Prawidłowe zrozumienie relacji między tymi elementami jest kluczowe dla bezbłędnej automatyzacji sprzedaży.

Domyślnie program oferuje trzy predefiniowane poziomy cen kartotekowych: cenę detaliczną, cenę hurtową oraz cenę specjalną. Każdy z tych poziomów reprezentuje odrębną wartość sprzedaży przypisaną do konkretnej pozycji towarowej w kartotece asortymentu. W razie potrzeby konfiguracja systemu umożliwia zdefiniowanie do dziesięciu niezależnych poziomów cenowych, co pozwala na precyzyjne odzwierciedlenie wielopoziomowej struktury dystrybucyjnej przedsiębiorstwa.

Każdy poziom cenowy może być wyliczany na podstawie zdefiniowanego algorytmu matematycznego. Do wyboru pozostaje narzut (procentowy stosunek zysku do ceny zakupu towaru) oraz marża (procentowy udział zysku w końcowej cenie sprzedaży). Poziom cenowy może być również powiązany z ceną bazową lub ostatnią ceną zakupu wprowadzoną na dokumencie przyjęcia zewnętrznego PZ.

Z punktu widzenia ewidencji klientów, Subiekt GT udostępnia pole grupy kontrahenta. W odróżnieniu od cech kontrahentów (znaczników wielokrotnego wyboru służących do filtrowania danych), grupa jest atrybutem jednoznacznym — każdy podmiot może należeć w danym momencie tylko do jednej grupy. W zakładce płatności na kartotece klienta określa się domyślny poziom cen oraz domyślny rabat procentowy. W momencie wystawiania dokumentu handlowego (faktura sprzedaży FS, paragon PA, zamówienie od klienta ZK) system automatycznie weryfikuje przynależność kontrahenta i podstawia przypisaną mu stawkę cenową.

Warianty konfiguracji polityki cenowej w przedsiębiorstwie

W zależności od profilu działalności handlowej, struktury asortymentu oraz kanałów sprzedaży, wdraża się zróżnicowane modele obsługi cenników w Subiekcie GT.

Wariant 1: Sztywne poziomy cen kartotekowych

Rozwiązanie stosowane w przedsiębiorstwach prowadzących sprzedaż wielokanałową (B2C oraz B2B). W systemie tworzy się odrębne poziomy cen, na przykład: Detaliczna, Hurtowa Mała, Hurtowa Duża oraz Dystrybutor. Każdy towar posiada sztywno wyliczone kwoty dla każdego z tych progów. Kontrahent zaklasyfikowany do grupy dystrybutorów otrzymuje automatycznie najniższy poziom cen bez konieczności kalkulowania dodatkowych upustów na pozycji dokumentu.

Wariant 2: Poziom cenowy połączony ze stałym rabatem kontrahenta

Model hybrydowy, w którym baza cenowa jest pobierana z określonego poziomu (na przykład ceny hurtowej), a następnie pomniejszana o indywidualny rabat przypisany bezpośrednio do kartoteki danego klienta. Taka konfiguracja sprawdza się przy obsłudze stałych partnerów handlowych, którzy wynegocjowali dodatkowy upust procentowy na cały asortyment ze względu na wolumen obrotów lub terminowość płatności.

Wariant 3: Matryca rabatowa dla grup towarowych

Zaawansowany schemat polityki cenowej, w którym wysokość rabatu zależy jednocześnie od grupy kontrahenta oraz grupy towarowej kupowanego asortymentu. Przykładowo odbiorca z grupy instalatorów może otrzymać 20 procent rabatu na osprzęt montażowy, 10 procent na urządzenia główne oraz zero procent na materiały eksploatacyjne o niskiej marży bazowej. Mechanizm ten zabezpiecza przedsiębiorstwo przed niekontrolowaną sprzedażą towarów niskomarżowych ze zbyt wysokim upustem.

Wariant 4: Cenniki walutowe dla kontrahentów zagranicznych

W przypadku obsługi transakcji wewnątrzwspólnotowych lub eksportowych, system pozwala na zdefiniowanie poziomów cen w walutach obcych (na przykład EUR lub USD). Ceny mogą być powiązane z tabelami kursów Narodowego Banku Polskiego (NBP), co umożliwia automatyczne przeliczanie wartości transakcji na walutę bazową według kursu z odpowiedniego dnia roboczego.

Procedura wdrożenia i parametryzacji cenników krok po kroku

Wdrożenie spójnego systemu cenników i grup kontrahentów wymaga metodycznego podejścia, aby uniknąć zakłóceń w bieżącej sprzedaży oraz błędów w wyliczaniu marży.

Audyt danych bazowych: Weryfikacja poprawności bazy danych Microsoft SQL Server pod kątem ewidencji cen zakupu (ceny magazynowej oraz ostatniej ceny zakupu) oraz czyszczenie zduplikowanych kartotek kontrahentów.
Definiowanie poziomów cen: Wprowadzenie wymaganych poziomów cenowych w module parametrów towarów i usług, ustalenie ich nazw, walut oraz domyślnych narzutów lub marż.
Ustalenie reguł zaokrąglania: Konfiguracja matematycznych zasad zaokrąglania wyliczonych cen (zaokrąglanie do pełnych groszy, dziesiątek groszy lub stosowanie końcówek marketingowych).
Strukturyzacja grup kontrahentów: Utworzenie przejrzystego drzewa grup odbiorców oraz masowe przypisanie klientów do odpowiednich kategorii za pomocą operacji zbiorczych w module kontrahentów.
Konfiguracja parametrów dokumentów: Ustalenie sposobu wyliczania cen na dokumentach handlowych (kalkulacja od cen netto dla transakcji B2B lub od cen brutto dla odbiorców detalicznych) oraz określenie priorytetów pobierania rabatów.
Audyt uprawnień użytkowników: Ograniczenie uprawnień personelu handlowego w module administracyjnym. Blokada możliwości nieautoryzowanej zmiany ceny na dokumencie oraz aktywacja blokady sprzedaży poniżej minimalnej marży.
Testy weryfikacyjne: Wystawienie próbnych dokumentów dla każdej z grup odbiorców w celu sprawdzenia poprawności naliczania cen, rabatów oraz stawek podatkowych.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnego konfigurowania cenników

Samodzielne próby modyfikacji polityki cenowej bez pełnej znajomości mechanizmów Subiekta GT często prowadzą do problemów ewidencyjnych i strat finansowych.

Częstym błędem jest mylenie grup kontrahentów z cechami kontrahentów. Cechy są znacznikami wielokrotnego wyboru i nie posiadają wbudowanego powiązania z domyślnym poziomem cen. Przypisanie klienta do kilku cech naraz bez zdefiniowania jednoznacznej grupy uniemożliwia automatyczne podpowiadanie cennika na fakturze.

Kolejną nieprawidłowością jest brak automatycznej aktualizacji cen sprzedaży po przyjęciu nowej dostawy towaru. W przypadku wzrostu cen u dostawcy na dokumencie PZ, ceny sprzedaży w kartotekach towarowych pozostają na dotychczasowym poziomie, jeśli nie uruchomiono mechanizmu automatycznej kalkulacji lub okresowej przeceny. W efekcie przedsiębiorstwo realizuje sprzedaż z drastycznie obniżoną marżą lub ze stratą.

Poważnym zagrożeniem jest również nieprawidłowe zarządzanie priorytetami rabatowania. Jeśli w systemie jednocześnie funkcjonuje rabat domyślny kontrahenta, promocja okresowa oraz rabat na grupę towarową, brak precyzyjnej hierarchii może doprowadzić do zsumowania wszystkich upustów na jednej pozycji dokumentu.

Wielu przedsiębiorców zapomina także o zabezpieczeniu uprawnień w module użytkowników. Pozostawienie domyślnych uprawnień pozwala sprzedawcom na ręczną modyfikację wyliczonych cen na dokumencie sprzedaży, co utrudnia późniejszą kontrolę rentowności handlowców oraz rozliczanie prowizji.

Kiedy problem wynika z bazy danych lub integracji zewnętrznych

Nieprawidłowe naliczanie cen na dokumentach nie zawsze jest spowodowane błędną konfiguracją parametrów w programie. Istnieją sytuacje, w których źródło problemu leży na poziomie infrastruktury bazy danych lub zewnętrznych narzędzi zintegrowanych z systemem.

W środowiskach wielostanowiskowych uszkodzenia indeksów tabel bazy Microsoft SQL Server mogą powodować, że program odczytuje nieaktualne wartości z pamięci podręcznej zamiast bieżących danych kartotekowych. Sytuacja taka występuje najczęściej po awariach zasilania serwera lub nieprawidłowym zamknięciu procesów bazy danych.

Drugim źródłem rozbieżności bywają zewnętrzne integracje z platformami e-commerce (takimi jak BaseLinker, sklepy internetowe czy systemy marketplace). Jeżeli mechanizm synchronizacji posiada błędnie skonfigurowany kierunek wymiany danych, może cyklicznie nadpisywać zdefiniowane w Subiekcie GT poziomy cen danymi pobieranymi z platformy sprzedażowej.

Trzecią przyczyną są niestandardowe rozwiązania programistyczne oparte na dodatku Sfera dla Subiekta GT (interfejsie programistycznym umożliwiającym modyfikację logiki biznesowej). Błędnie napisany zewnętrzny skrypt lub wyzwalacz bazodanowy może ingerować w zdarzenia przed zapisem dokumentu, modyfikując wyliczoną cenę końcową w sposób niewidoczny dla operatora.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące cenników w Subiekcie GT

Czy zmiana grupy kontrahenta spowoduje automatyczne przeliczenie cen na wystawionych wcześniej fakturach?

Nie. Wszystkie dokumenty sprzedaży zatwierdzone i zapisane w systemie (FS, PA, WZ) zachowują historyczne wartości z momentu ich wystawienia. Zmiana grupy kontrahenta lub przypisanego poziomu cen wpływa wyłącznie na dokumenty tworzone po wprowadzeniu modyfikacji oraz na otwarte zamówienia od klientów (ZK), pod warunkiem ich ponownej edycji.

W jaki sposób uniemożliwić pracownikom sprzedaż towaru ze zbyt niską marżą?

W konfiguracji parametrów Subiekta GT oraz profilu użytkowników w module administracyjnym można włączyć kontrolę minimalnej marży. System uniemożliwi wówczas zatwierdzenie dokumentu, na którym marża na dowolnej pozycji spadła poniżej zdefiniowanej wartości progowej, wymagając autoryzacji przez użytkownika o uprawnieniach kierowniczych.

Co ma wyższy priorytet: cennik przypisany do grupy klienta czy promocja czasowa?

Standardowo moduł promocji okresowych w Subiekcie GT posiada wyższy priorytet niż domyślny poziom cen z kartoteki kontrahenta. Oznacza to, że jeśli dany towar znajduje się w aktywnej promocji, program zastosuje cenę promocyjną, o ile w regułach promocji nie wykluczono określonych grup odbiorców.

Czy można przypisać indywidualne ceny na wybrane towary dla jednego klienta bez tworzenia nowego poziomu cen dla całej bazy?

Tak. Do tego celu wykorzystuje się moduł promocji indywidualnych lub cenników dedykowanych. Pozwala to na zdefiniowanie specjalnych stawek na wybrane indeksy towarowe dla jednego, konkretnego kontrahenta, bez konieczności rozbudowywania ogólnej struktury poziomów cen w całym systemie.

Jak zaktualizować ceny sprzedaży dla wielu towarów jednocześnie po podwyżce cen u producenta?

Służy do tego narzędzie Przecena dostępne w menu narzędziowym programu. Umożliwia ono masowe przeliczenie cen kartotekowych dla wybranej grupy towarów w oparciu o nowe ceny zakupu, zadane wskaźniki narzutu lub import danych z zewnętrznego arkusza kalkulacyjnego.

Wdrożenie i optymalizacja systemu w siedzibie firmy

Prawidłowe zaplanowanie i wdrożenie polityki cenowej w Subiekcie GT pozwala wyeliminować straty marżowe, skrócić czas obsługi dokumentów handlowych oraz zabezpieczyć przedsiębiorstwo przed pomyłkami personelu. Spójna konfiguracja cenników zapewnia pełną kontrolę nad rentownością sprzedaży we wszystkich kanałach dystrybucji.

Wszelkie prace konfiguracyjne, audyty baz danych oraz szkolenia personelu realizowane są bezpośrednio na miejscu w siedzibie firmy. Dojazd specjalisty obejmuje cały obszar Warszawy oraz okoliczne powiaty w promieniu 40 kilometrów, w tym powiat grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. Każda realizacja wsparta jest bezpłatną diagnozą wstępną, gwarancją do 12 miesięcy oraz opieką techniczną po wdrożeniu do 30 dni.

22 378 48 09

Subiekt GT — konfiguracja cennika zależnego od grupy cenowej kontrahenta