Klienci o statusie VIP często korzystają z indywidualnych warunków cenowych, które warto skonfigurować bezpośrednio w Subiekcie GT.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Subiekcie GT odrębnego cennika dla wybranej grupy klientów VIP oraz przypisanie go do odpowiednich kontrahentów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Subiekta GT, które oferują indywidualne warunki cenowe swoim najlepszym klientom.

Ile to trwa

Konfiguracja cennika specjalnego mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Struktura poziomów cen i mechanizmy cenników specjalnych w Subiekcie GT

Subiekt GT, czyli popularny system sprzedaży i gospodarki magazynowej oparty na relacyjnej bazie Microsoft SQL Server, posiada rozbudowany moduł kształtowania polityki handlowej. Standardowo program udostępnia predefiniowane poziomy cen, do których należą cena kartotekowa (cena bazowa widoczna w kartotece towaru), cena detaliczna (domyślna cena dla odbiorców indywidualnych), cena hurtowa (stawka stosowana przy obrocie większymi wolumenami) oraz cena specjalna (dedykowany poziom dla wybranych kontrahentów). Dodatkowo w konfiguracji parametrów towarów i usług istnieje możliwość zdefiniowania własnych, nazwanych poziomów cenowych, co pozwala na precyzyjne odzwierciedlenie struktury klientów kluczowych, takich jak odbiorcy VIP, partnerzy strategiczni czy dystrybutorzy.

Kluczowym elementem prawidłowej konfiguracji cennika specjalnego jest określenie sposobu wyliczania cen sprzedaży. W Subiekcie GT ceny wylicza się na podstawie marży (procentowego udziału zysku w końcowej cenie sprzedaży netto) lub narzutu (procentowego stosunku zysku do ceny zakupu netto). Podstawą kalkulacji może być ostatnia cena zakupu (kwota z ostatniego zatwierdzonego dokumentu przyjęcia zewnętrznego PZ), cena magazynowa (średnia ważona cena przyjęcia towaru zalegającego na stanie) lub zadeklarowana cena kartotekowa. Prawidłowe powiązanie tych parametrów sprawia, że zmiana kosztu zakupu u dostawcy automatycznie aktualizuje cennik VIP zgodnie z przyjętymi założeniami rentowności.

Po zdefiniowaniu poziomu cenowego konieczne jest powiązanie go z konkretnymi podmiotami w kartotece kontrahentów (bazie danych gromadzącej informacje o klientach i dostawcach). W zakładce dotyczącej płatności przypisuje się domyślny poziom ceny, stały rabat procentowy, a także indywidualny termin płatności i limit kredytu kupieckiego (maksymalną dopuszczalną wartość nieopłaconych dokumentów). Dzięki temu podczas wystawiania faktury sprzedaży (FS), paragonu imiennego (PAi) lub zamówienia od klienta (ZK) program automatycznie pobiera właściwe stawki bez konieczności ręcznego pamiętania ustaleń handlowych przez pracowników.

Warianty konfiguracji polityki cenowej dla kluczowych odbiorców

Wdrożenie cenników specjalnych w Subiekcie GT można przeprowadzić na kilka różnych sposobów, w zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa, liczby asortymentu oraz stopnia złożoności umów handlowych.

Pierwszym wariantem jest stały poziom cen przypisany do kartoteki kontrahenta. Rozwiązanie to sprawdza się w sytuacjach, gdy klient o statusie VIP ma prawo do jednolitej, preferencyjnej stawki na cały asortyment firmy. Konfiguracja polega na utworzeniu nowego poziomu cenowego o stałym narzucie, a następnie masowym przypisaniu go do wyselekcjonowanej grupy kontrahentów.

Drugim wariantem jest połączenie poziomu cen ze stałym rabatem kontrahenta. Subiekt GT umożliwia zdefiniowanie ogólnego rabatu procentowego w danych klienta, który jest automatycznie naliczany od wybranego poziomu cenowego podczas tworzenia dokumentu. Pozwala to na elastyczne stopniowanie warunków wewnątrz samej grupy VIP bez konieczności mnożenia osobnych poziomów cen w parametrach programu.

Trzecim wariantem jest wykorzystanie modułu Promocje w Subiekcie GT. Jest to narzędzie pozwalające na tworzenie czasowych lub bezterminowych akcji rabatowych, w których reguły cenowe definiuje się dla konkretnych grup towarowych, cech towarów bądź pojedynczych pozycji asortymentowych, ograniczając działanie promocji wyłącznie do kontrahentów z przypisaną cechą VIP. Rozwiązanie to jest zalecane, gdy klient specjalny ma wynegocjowane zróżnicowane marże na poszczególne kategorie produktów, na przykład wysoki rabat na materiały eksploatacyjne przy zachowaniu standardowych cen na urządzenia główne.

Czwartym wariantem jest wdrożenie rozszerzeń funkcjonalnych z rodziny PLUS dla InsERT GT (np. zielony PLUS lub niebieski PLUS), które wprowadzają zaawansowane mechanizmy cenników indywidualnych, obsługę wielu walut w cennikach oraz zaawansowane siatki rabatowe zależne od wielkości jednorazowego zamówienia. W ramach zaawansowanych środowisk możliwe jest także przygotowanie automatycznych procedur w języku T-SQL (języku zapytań bazy danych Microsoft SQL Server), które przeliczają cenniki dedykowane na podstawie zewnętrznych zestawień kosztowych.

Typowe błędy i pułapki przy samodzielnej konfiguracji cenników

Samodzielne modyfikacje parametrów handlowych w pracującym systemie Subiekt GT często prowadzą do problemów z poprawnością rozliczeń oraz strat finansowych. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Błędny wybór podstawy kalkulacji cen: Ustawienie kalkulacji w oparciu o ręcznie wpisaną cenę kartotekową zamiast rzeczywistej ostatniej ceny zakupu powoduje, że przy wzroście cen u dostawców cennik VIP nie ulega zmianie, co prowadzi do sprzedaży towaru z zerową lub ujemną marżą.
Konflikty priorytetów rabatowania: W przypadku jednoczesnego zdefiniowania cennika specjalnego, rabatu domyślnego kontrahenta oraz aktywnej promocji okresowej, Subiekt GT stosuje ściśle określony algorytm priorytetów. Niewłaściwa konfiguracja powoduje podwójne naliczanie rabatów, w wyniku czego cena na dokumencie handlowym zostaje obniżona wielokrotnie.
Brak blokad uprawnień w module Administracja: Pozostawienie domyślnych uprawnień dla użytkowników pozwala sprzedawcom na ręczną modyfikację wyliczonej ceny specjalnej na dokumencie lub zmianę poziomu cen bez wiedzy kierownictwa. Prawidłowa konfiguracja wymaga wdrożenia blokad edycji cen poniżej określonego narzutu oraz zablokowania wglądu w marżę minimalną dla nieuprawnionego personelu.
Niepoprawne użycie modułu Kalkulacja cen: Próba masowego przeliczania stawek w module kalkulacji bez precyzyjnego filtrowania asortymentu może skutkować nadpisaniem indywidualnych wycen we wszystkich towarach w bazie danych, co jest trudne do odwrócenia bez odtwarzania kopii zapasowej.
Brak spójności z platformami zewnętrznymi: Przy współpracy Subiekta GT ze sklepami internetowymi, systemami B2B (platformami sprzedaży hurtowej) lub integratorami takimi jak BaseLinker, nieumiejętne dodanie nowego poziomu cenowego może zaburzyć synchronizację stanów i cen, uniemożliwiając klientom składanie zamówień online.

Kiedy zmiana poziomu cen to za mało, czyli alternatywne rozwiązania w ekosystemie InsERT

W praktyce gospodarczej potrzeby przedsiębiorstw bywają bardziej złożone niż standardowy podział na cennik hurtowy i detaliczny. Warto odróżnić sytuacje, w których wystarcza prosta konfiguracja parametrów Subiekta GT, od przypadków wymagających wdrożenia dedykowanych rozwiązań.

Jeżeli firma wymaga cenników zależnych od historii obrotów klienta w danym kwartale lub uzależnia cenę jednostkową od przekroczenia określonego progu ilościowego w obrębie jednej transakcji, standardowy poziom cenowy jest niewystarczający. W takich przypadkach stosuje się moduły promocji ilościowych lub rozszerzenia programistyczne oparte na Sferze dla Subiekta GT (interfejsie programistycznym COM umożliwiającym rozbudowę logiki biznesowej programu przez zewnętrzne aplikacje).

Innym scenariuszem jest obsługa kontraktów długoterminowych z gwarancją stałej ceny na wybrane pozycje asortymentowe, niezależnie od bieżących ruchów magazynowych. W takich okolicznościach konfiguruje się indywidualne cenniki w ramach modułu cenników zaawansowanych lub dedykowane mechanizmy rezerwacji dostaw z konkretnych partii towarowych (kodów dostaw), co pozwala na precyzyjne rozliczanie kosztu własnego sprzedaży.

Przebieg profesjonalnego wdrożenia polityki cenowej VIP podczas wizyty serwisanta

Wdrożenie zaawansowanych reguł cenowych realizowane jest bezpośrednio w siedzibie klienta na pracującym środowisku sieciowym. Prace przebiegają według ustrukturyzowanego schematu zapewniającego bezpieczeństwo danych handlowych:

Pierwszym krokiem jest sporządzenie pełnej kopii zapasowej bazy danych za pomocą modułu Archiwizator (narzędzia administracyjnego pakietu InsERT GT) lub bezpośrednio w środowisku Microsoft SQL Server Management Studio. Kopia ta stanowi gwarancję natychmiastowego powrotu do stanu wyjściowego w razie jakichkolwiek problemów.

Drugim etapem jest szczegółowy przegląd środowiska IT oraz weryfikacja spójności bazy danych. Serwisant analizuje aktualne kartoteki towarowe, grupy asortymentowe, dotychczasowe poziomy cen oraz powiązania z kontrahentami. Następnie konfigurowane są nowe parametry poziomów cen, formuły narzutu i marży oraz reguły zaokrąglania kwot netto i brutto (zaokrąglanie do pełnych groszy, dziesiątek groszy lub pełnych złotych).

Trzeci etap to masowa aktualizacja kartotek za pomocą bezpiecznych narzędzi wbudowanych w program lub dedykowanych skryptów SQL, co eliminuje konieczność ręcznego edytowania setek pozycji magazynowych. Równocześnie w module Użytkownicy wdrażana jest polityka bezpieczeństwa, ograniczająca uprawnienia sprzedawców do modyfikacji przypisanych stawek.

Czwarty etap obejmuje rygorystyczne testy wystawiania dokumentów handlowych. Sprawdzane jest zachowanie systemu przy wystawianiu faktur, korekt, zamówień zaliczkowych oraz wydań zewnętrznych (WZ), a także poprawność generowania plików JPK_V7 (Jednolitego Pliku Kontrolnego dla celów podatkowych). Po zakończeniu konfiguracji personel otrzymuje instruktaż z bieżącej obsługi i aktualizacji wprowadzonych cenników.

Często zadawane pytania dotyczące cenników w Subiekcie GT

Czy można przypisać różne poziomy cen do różnych grup asortymentowych dla jednego klienta?

Tak, taką funkcjonalność osiąga się poprzez połączenie domyślnego poziomu cen z modułem Promocje w Subiekcie GT. W module tym definiuje się reguły cenowe przypisane do konkretnych grup towarowych lub cech asortymentu i wskazuje grupę kontrahentów VIP jako jedynych beneficjentów warunków. Dzięki temu program automatycznie dobiera odpowiednią cenę w zależności od wybranej kategorii towaru.

Co się dzieje z cenami VIP, gdy rosną ceny zakupu towaru u dostawców?

Jeżeli poziom cen VIP został skonfigurowany w oparciu o automatyczny narzut lub marżę liczoną od ostatniej ceny zakupu, system po przyjęciu nowej dostawy dokumentem PZ automatycznie przelicza sugerowaną cenę sprzedaży. W przypadku cenników o stałych wartościach kwotowych konieczne jest uruchomienie operacji w module Kalkulacja cen, która masowo przeliczy stawki według zadanego wzoru.

Czy sprzedawca może ręcznie zmienić cenę specjalną podczas wystawiania faktury?

Zachowanie programu zależy od konfiguracji uprawnień użytkownika. W module Administracja możliwe jest odebranie danemu pracownikowi prawa do edycji cen na pozycjach dokumentu, zablokowanie możliwości wpisywania ręcznego rabatu lub ustawienie wymogu akceptacji przez kierownika w przypadku próby sprzedaży z marżą niższą niż dopuszczalna.

Czy konfiguracja cennika wymaga wyłączenia pracy innych stanowisk w sieci?

Większość prac konfiguracyjnych, takich jak dodawanie poziomów cen czy modyfikacja parametrów kontrahentów, może być prowadzona w trakcie normalnej pracy firmy. Jedynie etap tworzenia pełnej archiwizacji bazy danych oraz masowego przeliczania kartotek zaleca się wykonywać przy chwilowym ograniczeniu intensywnego wystawiania dokumentów, aby uniknąć blokad tabel w bazie Microsoft SQL Server.

Jak zabezpieczyć firmę przed wyciekiem bazy cenników specjalnych i danych kontrahentów?

Podstawą jest ograniczenie praw użytkowników do eksportu danych, blokada dostępu do modułów raportowych i zestawień SQL dla szeregowych pracowników oraz odpowiednia ochrona samej bazy Microsoft SQL Server silnym hasłem administratora (użytkownika SA). Podczas prac serwisowych istnieje także możliwość podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA), co zapewnia pełną ochronę informacji handlowych przedsiębiorstwa.

Rzetelna obsługa konfiguracji handlowej w Subiekcie GT

Prawidłowe wdrożenie cenników specjalnych dla klientów VIP w Subiekcie GT pozwala wyeliminować pomyłki personelu handlowego, zabezpieczyć marżę firmy i przyspieszyć codzienną obsługę zamówień. Wszystkie prace konfiguracyjne, audyt bazy danych oraz szkolenie stanowiskowe realizowane są bezpośrednio na miejscu u klienta w ramach dojazdu serwisanta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów (grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego i wołomińskiego). Usługa objęta jest bezpłatną poradą telefoniczną pod numerem 22 378 48 09, możliwością podpisania umowy NDA oraz gwarancją do 12 miesięcy na stabilność i poprawność wdrożonej konfiguracji.

22 378 48 09

Subiekt GT — obsługa cenników specjalnych dla klientów VIP