Firmy prowadzące sprzedaż w kilku sklepach internetowych albo z kilku magazynów potrzebują konfiguracji Subiekta GT dopasowanej do tej struktury, żeby dane każdego punktu były prowadzone przejrzyście i osobno.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm rozwijających się o kolejne sklepy internetowe lub magazyny, które potrzebują rozdzielić stany, ceny i dokumenty między poszczególnymi punktami, zamiast prowadzić wszystko jako jeden, wspólny zbiór danych.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje: uruchomienie drugiego sklepu internetowego sprzedającego ten sam asortyment po innych cenach, otwarcie nowego magazynu regionalnego wymagającego osobnej ewidencji stanów, albo sprzedaż w różnych językach i walutach dla różnych rynków.

Co robimy

Konfigurowane są wiele magazynów i oddziałów przypisanych do poszczególnych e-sklepów, z osobnym asortymentem i cennikami dla każdego z nich. Wdrażana jest obsługa wielu języków i walut, jeśli firma sprzedaje na różnych rynkach, oraz dedykowane serie dokumentów pozwalające jednoznacznie rozróżnić, z którego sklepu lub magazynu pochodzi dany dokument sprzedażowy.

Ile to trwa

Konfiguracja wielu magazynów i sklepów to zwykle kilka dni pracy, zależnie od liczby punktów i stopnia ich odrębności.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować dokładny opis struktury firmy — ile sklepów i magazynów ma zostać skonfigurowanych, oraz czy asortyment i ceny mają być wspólne, czy odrębne dla każdego punktu.

Czego nie robić: nie warto łączyć stanów magazynowych różnych, faktycznie niezależnych punktów sprzedaży w jedną wspólną pulę — prowadzi to do sprzedaży towaru, którego fizycznie nie ma w danej lokalizacji.

Warunki

Konfiguracja wyceniana jest indywidualnie, zależnie od liczby magazynów i sklepów objętych wdrożeniem.

Warianty struktury wielosklepowej

Nie każda firma z kilkoma punktami sprzedaży potrzebuje tej samej konfiguracji. Pierwszy wariant to kilka sklepów internetowych korzystających ze wspólnego magazynu — tu najważniejsze jest poprawne pilnowanie jednego, wspólnego stanu towaru, żeby nie doszło do sprzedaży tej samej sztuki w dwóch miejscach jednocześnie. Drugi wariant to osobne magazyny fizyczne, np. sklep stacjonarny i magazyn wysyłkowy, gdzie stany muszą być rozdzielone, bo towar rzeczywiście leży w różnych lokalizacjach. Trzeci wariant to sprzedaż na różnych rynkach zagranicznych, gdzie oprócz podziału magazynowego dochodzi kwestia różnych walut, stawek podatkowych i języka dokumentów. Czwarty, rzadszy przypadek to franczyza lub kilka niezależnych podmiotów gospodarczych korzystających z jednej instalacji Subiekta GT — tu rozdzielenie musi być najbardziej rygorystyczne, bo każdy punkt rozlicza się osobno. Rozpoznanie, który z tych wariantów odpowiada faktycznej strukturze firmy, jest pierwszym krokiem konfiguracji, bo od niego zależy, czy magazyny mają być całkowicie niezależne, czy tylko rozdzielone na poziomie raportowania.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji wielu magazynów

Część firm próbuje samodzielnie dodać kolejny magazyn lub sklep w Subiekcie GT, zanim zdecyduje się na wsparcie serwisu, i to bywa źródłem problemów trudniejszych do naprawienia niż brak konfiguracji. Najczęstszy błąd to tworzenie nowego magazynu bez ustalenia zasad przenoszenia towaru między punktami — skutkuje to dokumentami przesunięć międzymagazynowych wystawianymi ręcznie i niespójnie, co po kilku miesiącach utrudnia odtworzenie rzeczywistego stanu. Drugi błąd to przypisywanie tego samego cennika do wszystkich sklepów, mimo że ceny w poszczególnych kanałach sprzedaży powinny się różnić — prowadzi to do sprzedaży ze stratą w jednym z kanałów, gdy zmiana ceny w jednym miejscu automatycznie nadpisuje cenę w drugim. Trzeci, powtarzający się problem to wspólna numeracja dokumentów sprzedażowych dla różnych sklepów, przez co księgowość traci możliwość szybkiego rozdzielenia przychodów z poszczególnych punktów bez ręcznego przeglądania każdej faktury. Czwarty błąd to próba rozdzielenia magazynów już po imporcie kilku tysięcy pozycji asortymentowych z jednym, wspólnym kodem — cofnięcie takiego importu i przypisanie towaru do właściwych magazynów zajmuje więcej czasu niż zrobienie tego od razu poprawnie.

Czy dane z obu sklepów da się potem rozdzielić w raportach?

Tak, pod warunkiem że od początku dokumenty sprzedażowe każdego sklepu mają osobną serię numeracji i są powiązane z właściwym magazynem — wtedy raporty sprzedaży, zysku i rotacji towaru można wygenerować osobno dla każdego punktu albo zbiorczo dla całej firmy.

Czy jeden magazyn główny może zasilać kilka sklepów internetowych bez podziału stanów?

Tak, to jeden z możliwych wariantów konfiguracji — sprawdza się, gdy wszystkie sklepy sprzedają z tego samego, fizycznie wspólnego zapasu towaru, a rozróżnienie potrzebne jest tylko na poziomie cen i dokumentów, nie stanów magazynowych.

Co się dzieje ze stanami, jeśli dwa sklepy internetowe mają wspólny magazyn, a jeden z nich się zawiesza na chwilę z synchronizacją?

Przy wspólnym magazynie stan towaru w Subiekcie GT pozostaje spójny niezależnie od tego, czy synchronizacja z jednym ze sklepów działa poprawnie — problem dotyczy wtedy wyłącznie tego jednego kanału sprzedaży, a nie samej ewidencji magazynowej.

Czy po skonfigurowaniu wielu magazynów trzeba osobno prowadzić inwentaryzację dla każdego z nich?

Tak, inwentaryzacja w Subiekcie GT jest przypisana do konkretnego magazynu, więc przy kilku punktach spis z natury wykonuje się i rozlicza osobno dla każdego z nich, co zresztą jest zgodne z rzeczywistym rozmieszczeniem towaru.

Czy istniejący asortyment trzeba wprowadzać od nowa przy dodawaniu kolejnego magazynu?

Nie, istniejąca kartoteka towarowa pozostaje wspólna dla całej firmy — dodanie magazynu polega na przypisaniu do niego odpowiednich stanów i cen, a nie na ponownym tworzeniu kartotek towarów.

Cenniki i rabaty przy kilku sklepach

Osobny wątek, często pomijany na etapie planowania, to sposób zarządzania cennikami i rabatami, gdy sklepów jest więcej niż jeden. Subiekt GT pozwala tworzyć kilka niezależnych cenników przypisanych do różnych kanałów sprzedaży, dzięki czemu ten sam towar może mieć inną cenę w sklepie internetowym B2C, inną w sklepie hurtowym B2B, a jeszcze inną w sprzedaży stacjonarnej. Przy takiej konfiguracji zmiana ceny bazowej towaru nie musi automatycznie przenosić się na wszystkie cenniki — zależy to od tego, czy dany cennik jest ustawiony jako powiązany procentowo z ceną bazową, czy jako wartość stała, ustalana ręcznie. Firmy planujące kilka sklepów powinny na starcie ustalić, które cenniki mają się przeliczać automatycznie, a które wymagają ręcznej korekty, bo od tego zależy, ile pracy zajmie później zarządzanie promocjami w poszczególnych kanałach. Rabaty stałe dla grup kontrahentów też można różnicować między punktami sprzedaży, co bywa istotne przy sprzedaży hurtowej prowadzonej równolegle z detaliczną.

Integracje z platformami sklepowymi

Przy kilku sklepach internetowych istotne jest też to, w jaki sposób każdy z nich wymienia dane z Subiektem GT. Typowe rozwiązanie to osobna integracja dla każdej platformy sklepowej, zestawiona tak, by synchronizowała stany, ceny i zamówienia tylko z przypisanym do niej magazynem i cennikiem. Błędne skonfigurowanie tego etapu — na przykład podłączenie dwóch sklepów do tej samej integracji bez rozróżnienia magazynu docelowego — prowadzi do sytuacji, w której zamówienie złożone w jednym sklepie zdejmuje towar ze stanu przypisanego do drugiego. Przy rozbudowanej strukturze, obejmującej też sprzedaż przez zewnętrzne platformy marketplace, każda z nich powinna mieć osobno zdefiniowane mapowanie na magazyn i cennik w Subiekcie GT, żeby uniknąć pomyłek przy dużej liczbie równoległych zamówień.

Czy da się przenieść istniejący, jeden sklep na strukturę wielomagazynową bez przerwy w sprzedaży?

Tak, migrację da się zaplanować etapami, tak żeby sklep działał przez cały czas — najpierw konfigurowany jest nowy magazyn i cennik, a dopiero po ich sprawdzeniu przełączana jest integracja i przenoszone bieżące zamówienia.

Czy każdy dodatkowy magazyn w Subiekcie GT wymaga osobnej licencji programu?

Nie, liczba magazynów obsługiwanych w ramach jednej instalacji Subiekta GT nie jest ograniczona licencją stanowiskową — ograniczeniem jest liczba stanowisk, z których program jest jednocześnie uruchamiany, a nie liczba skonfigurowanych magazynów czy sklepów.

Kiedy to nie jest kwestia wielu magazynów

Zgłoszenia dotyczące „rozdzielenia sklepów" bywają mylone z innymi problemami, które wymagają innego podejścia. Jeśli firma ma jeden magazyn i jeden sklep, ale chce jedynie prowadzić osobną analitykę sprzedaży według kategorii towarowych czy grup klientów, to nie jest kwestia konfiguracji wielu magazynów, tylko odpowiedniego oznaczania dokumentów i towarów w ramach istniejącej struktury. Podobnie, gdy problemem jest wolne działanie programu przy dużej liczbie dokumentów, przyczyną zwykle nie jest brak podziału na magazyny, tylko wydajność bazy danych i warto to zdiagnozować osobno, zanim zdecyduje się o rozbudowie struktury magazynowej. Osobny przypadek to firmy, które mylą wielość magazynów z wielością kas fiskalnych lub stanowisk sprzedaży — konfiguracja kas jest odrębnym zagadnieniem od podziału stanów towarowych i nie wymaga tworzenia nowych magazynów w programie.

Podsumowanie

Rozdzielenie sklepów i magazynów w Subiekcie GT to praca, którą łatwiej zaplanować poprawnie od razu, niż porządkować po fakcie, gdy stany i dokumenty kilku punktów sprzedaży są już ze sobą wymieszane. Im wcześniej firma ustali docelową strukturę magazynów, cenników i serii dokumentów, tym mniej pracy zajmie później rozdzielenie danych, które przez pierwsze miesiące działalności wielosklepowej rosły razem, bez wyraźnego podziału.

22 378 48 09

Wiele sklepów i magazynów w jednym Subiekcie GT