Subiekt GT pozwala nie tylko rejestrować sprzedaż, ale też zarządzać zamówieniami do dostawców — z propozycjami opartymi na rotacji towaru i automatycznym przyjęciem dostawy na magazyn po jej otrzymaniu.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie procesu tworzenia zamówień do dostawców na podstawie stanów minimalnych lub historii sprzedaży, powiązanie zamówień z dokumentami przyjęcia towaru oraz uporządkowanie kartotek dostawców z ich warunkami handlowymi.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm regularnie zamawiających towar u dostawców, które chcą, żeby proces zamawiania i przyjmowania dostaw był uporządkowany i częściowo zautomatyzowany w Subiekcie GT.

Ile to trwa

Konfiguracja procesu zamówień mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Struktura dokumentów w obiegu zaopatrzenia w Subiekcie GT

Prawidłowe zarządzanie procesem zaopatrzenia w programie Subiekt GT opiera się na powiązaniu kilku typów dokumentów magazynowych i handlowych. Podstawowym dokumentem inicjującym ten proces jest ZD (Zamówienie do dostawcy — dokument rejestrujący planowany zakup towarów wraz z przewidywanymi cenami i terminem realizacji). Dokument ZD nie wywołuje skutku magazynowego, co oznacza, że nie zwiększa fizycznego stanu ilościowego towaru na magazynie ani nie wpływa na wartość magazynu w zestawieniach finansowych.

W momencie fizycznego dostarczenia towaru przez kuriera lub transport dostawcy, zamówienie ZD jest przekształcane w dokument PZ (Przyjęcie zewnętrzne — dokument magazynowy potwierdzający przyjęcie określonej liczby sztuk towaru na stan magazynowy). System umożliwia realizację zamówienia w trybie pełnym lub częściowym, gdy dostawca nie posiada na stanie wszystkich zamówionych pozycji. Pozycje niezrealizowane pozostają wówczas otwarte na pierwotnym dokumencie ZD, co ułatwia kontrolę zaległych dostaw.

Ostatnim etapem jest rejestracja dokumentu handlowego, którym jest FZ (Faktura zakupu — dokument księgowy potwierdzający nabycie towaru i określający ostateczną wartość zobowiązania wobec kontrahenta). W programie Subiekt GT faktura zakupu może zostać wygenerowana bezpośrednio z jednego lub kilku dokumentów PZ. Prawidłowa konfiguracja powiązań między ZD, PZ oraz FZ zapewnia pełną kontrolę nad cenami zakupu, zapobiega powstawaniu rozbieżności magazynowych i pozwala na precyzyjne śledzenie historii każdej partii towaru.

Mechanizmy automatycznego wyliczania zapotrzebowania towarowego

Ręczne przygotowywanie listy brakujących produktów przy szerokim asortymencie jest czasochłonne i podatne na błędy. Subiekt GT posiada wbudowane mechanizmy automatycznego generowania zamówień do dostawców, które opierają się na parametrach zdefiniowanych w kartotekach towarowych oraz na bieżącym ruchu magazynowym.

Głównym parametrem sterującym zaopatrzeniem jest stan minimalny (minimalna liczba jednostek towaru, poniżej której system sugeruje konieczność złożenia zamówienia). Drugim parametrem jest stan optymalny (docelowy poziom zapasu, do którego system dopełnia ilość zamawianego asortymentu). Odpowiednie ustawienie tych wartości pozwala na automatyczne tworzenie zbiorczego dokumentu ZD za pomocą modułu zamówień do dostawców.

Kolejnym źródłem zapotrzebowania są dokumenty ZK (Zamówienie od klienta — dokument rezerwujący towar dla konkretnego odbiorcy). W przypadku zarejestrowania zamówienia na towar, którego aktualnie brakuje na magazynie, Subiekt GT tworzy rezerwację brakującej ilości. Funkcja generowania zamówień do dostawców potrafi uwzględnić rezerwacje ze wszystkich aktywnych dokumentów ZK, obliczając tak zwany stan dyspozycyjny (ilość fizycznie dostępna na magazynie pomniejszona o rezerwacje dla klientów). Dzięki temu zamówienie do dostawcy obejmuje dokładnie taką liczbę sztuk, jaka jest potrzebna do terminowej realizacji sprzedaży.

Konfiguracja kartotek towarowych i parametrów handlowych dostawców

Aby proces tworzenia zamówień przebiegał bez zakłóceń, konieczne jest właściwe uzupełnienie danych w kartotekach asortymentowych oraz w kartotece kontrahentów. W kartotece każdego towaru konfiguruje się przypisanie do głównego dostawcy, co pozwala systemowi na automatyczne grupowanie brakujących produktów w osobne dokumenty ZD dla poszczególnych hurtowni lub producentów.

Istotnym elementem jest zdefiniowanie symbolu towaru u dostawcy (kod obcy — unikalny numer artykułu stosowany przez hurtownię lub producenta). Umieszczenie kodu obcego na wydruku lub w pliku elektronicznym zamówienia eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji po stronie dostawcy. Subiekt GT umożliwia także przypisanie indywidualnego czasu realizacji dostawy (czas w dniach potrzebny dostawcy na zrealizowanie zamówienia), co ułatwia planowanie daty dostawy w dokumentach ZD.

Wdrożenie obejmuje również konfigurację jednostek miary zakupu i sprzedaży. W wielu branżach towar kupowany jest w opakowaniach zbiorczych (np. zgrzewki, kartony, palety), a sprzedawany na sztuki. Ustawienie przeliczników jednostek miary w kartotece towaru sprawia, że zamówienie ZD operuje na jednostkach handlowych dostawcy, natomiast przyjęcie PZ i późniejsza sprzedaż automatycznie przeliczają towar na jednostki podstawowe magazynu.

Warianty obsługi zamówień i scenariusze pracy magazynu

W zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa i rotacji asortymentu stosuje się różne modele obiegu dokumentów zaopatrzeniowych w Subiekcie GT:

Model zapasów buforowych — zamówienia ZD są generowane cyklicznie (np. raz w tygodniu) na podstawie przekroczenia stanów minimalnych. Model ten sprawdza się w firmach handlowych utrzymujących stałą dostępność standardowych produktów z półki.
Model sprzedaży pod zamówienie (Back-to-back) — zamówienia ZD tworzone są bezpośrednio z dokumentów ZK zarejestrowanych przez dział handlowy. Model ten minimalizuje koszty magazynowania i jest stosowany przy towarach gabarytowych, rzadko rotujących lub sprowadzanych na indywidualne życzenie klienta.
Model dostaw częściowych i skonsolidowanych — obsługa sytuacji, w których jedno zamówienie ZD jest realizowane przez dostawcę w kilku oddzielnych partiach (wielokrotne dokumenty PZ powiązane z jednym ZD) lub gdy kilka zamówień ZD od tego samego dostawcy jest przyjmowanych jednym zbiorczym dokumentem PZ.
Model z automatyczną korektą kosztów — konfiguracja procedury, w której przyjęcie magazynowe PZ następuje według cen szacunkowych z zamówienia ZD, a ostateczne rozliczenie kosztu własnego sprzedaży następuje po wprowadzeniu faktury FZ z rzeczywistymi cenami zakupu i kosztami transportu.

Błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji zamówień

Nieprawidłowe wdrożenie modułu zamówień w Subiekcie GT prowadzi do powstawania rozbieżności magazynowych, zaburzenia bilansu zapotrzebowania i niepotrzebnych strat finansowych. Do najczęstszych błędów należą:

Ręczne wprowadzanie dokumentów PZ bez powiązania z ZD — wprowadzanie przyjęcia zewnętrznego jako nowego, niezależnego dokumentu zamiast realizacji istniejącego ZD. Powoduje to, że pierwotne zamówienie w systemie pozostaje ze statusem otwartym, a algorytm wyliczania braków w kolejnym cyklu ponownie sugeruje zamówienie tych samych towarów.
Brak kontroli jednostek miary przy przyjęciu — pomyłkowe wprowadzenie ilości w opakowaniach zbiorczych jako sztuk (np. przyjęcie 10 kartonów zamiast 100 sztuk towaru), co prowadzi do drastycznych rozbieżności w stanach magazynowych i wartości magazynu.
Ignorowanie statusu rezerwacji towarowych — niepoprawna konfiguracja parametrów wyliczania stanów dyspozycyjnych, w wyniku której system pomija aktywne rezerwacje dla klientów i zamawia zbyt małą ilość towaru.
Pozostawianie przeterminowanych zamówień ZD — brak regularnego zamykania lub anulowania zamówień, które nie zostały zrealizowane przez dostawcę. Niezrealizowane pozycje widnieją w systemie jako towar w drodze, co blokuje automatyczne wyliczanie zapotrzebowania w kolejnych zamówieniach.
Niewłaściwa kolejność wprowadzania dokumentów — wystawianie faktur sprzedaży przed zaksięgowaniem dokumentu PZ, co przy wyłączonej blokadzie stanów ujemnych prowadzi do błędnego wyliczenia kosztu własnego sprzedaży (Wz) i zniekształcenia marży.

Kiedy rozbieżności wynikają z procesów magazynowych, a kiedy ze struktury bazy danych

Podczas codziennej pracy z modułem zaopatrzenia mogą wystąpić sytuacje, w których system zachowuje się niezgodnie z oczekiwaniami użytkownika. Ważne jest rozróżnienie pomiędzy błędem proceduralnym a usterką techniczną środowiska informatycznego.

Błędy proceduralne wynikają z niewłaściwej obsługi programu — na przykład z pominięcia powiązania dokumentu, błędnego wyboru magazynu docelowego lub pomyłki w cenie jednostkowej. W takich przypadkach rozwiązaniem jest korekta dokumentu w programie Subiekt GT lub modyfikacja uprawnień personelu, aby zablokować możliwość wykonywania nieprawidłowych operacji.

Z kolei problemy techniczne dotyczą integralności bazy danych Microsoft SQL Server (silnik relacyjnej bazy danych obsługujący system Subiekt GT). Do typowych usterek technicznych należą:

Blokady transakcyjne i zakleszczenia (deadlocki) — sytuacja, w której jednoczesna próba wystawienia ZD i automatycznego przyjęcia PZ na wielu stanowiskach zawiesza działanie programu z powodu braku optymalizacji zapytań SQL.
Uszkodzenia indeksów w tabelach dokumentów — objawiają się błędnym wyliczaniem stanów magazynowych w zestawieniach mimo prawidłowo wprowadzonych dokumentów źródłowych. Wymagają przeprowadzenia procedur konserwacyjnych w programie Program Serwisowy lub bezpośrednio w SQL Server Management Studio.
Niespójność powiązań między tabelami — rzadkie przypadki uszkodzenia relacji między tabelami dokumentów magazynowych (dok__Dokument) a tabelami pozycji (dok_Pozycja), uniemożliwiające zamknięcie lub edycję zamówienia ZD.

Pytania i odpowiedzi dotyczące zamówień do dostawców

Czy Subiekt GT potrafi automatycznie podzielić jedno zapotrzebowanie na kilku różnych dostawców?

Tak. Podczas korzystania z mechanizmu automatycznego generowania zamówień na podstawie braków magazynowych system analizuje przypisanie głównego dostawcy w kartotece każdego towaru. Jeżeli na liście braków znajdują się pozycje pochodzące od różnych dostawców, Subiekt GT automatycznie wygeneruje odpowiednią liczbę osobnych dokumentów ZD — po jednym dla każdego wskazanego kontrahenta.

Jak poprawnie zarejestrować dostawę, gdy dostawca przysłał inną liczbę sztuk niż na zamówieniu?

Podczas przekształcania dokumentu ZD w dokument magazynowy PZ należy ręcznie skorygować ilość w pozycji, która została dostarczona w niepełnym wymiarze. Subiekt GT zarejestruje przyjęcie faktycznie otrzymanej liczby sztuk na stan magazynowy, a pozostała część zamówienia zachowa status pozycji oczekującej. Przy kolejnej dostawie można wygenerować kolejny dokument PZ do tego samego zamówienia ZD, aż do jego całkowitego zrealizowania.

Czy można wysyłać zamówienia do dostawców bezpośrednio z programu w formacie PDF?

Tak, Subiekt GT posiada wbudowaną integrację z klientami poczty elektronicznej oraz modułem wydruków. Po skonfigurowaniu konta pocztowego w parametrach programu, wystawiony dokument ZD może zostać automatycznie wyeksportowany do pliku PDF i wysłany na adres e-mail przypisany do kartoteki dostawcy jednym kliknięciem myszy.

Co zrobić, gdy ceny na otrzymanej fakturze zakupu różnią się od cen na zamówieniu ZD?

W momencie przekształcania dokumentu PZ w fakturę zakupu FZ użytkownik ma możliwość wprowadzenia rzeczywistych cen z otrzymanego dokumentu księgowego. Subiekt GT dokona automatycznego przeliczenia kosztu magazynowego przyjętych towarów i zaktualizuje wartości magazynowe zgodnie z rzeczywistym kosztem zakupu.

Czy można zablokować pracownikom możliwość zamawiania towarów powyżej stanu optymalnego?

System pozwala na szczegółowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Możliwe jest ograniczenie uprawnień personelu w taki sposób, aby pracownicy mogli generować zamówienia wyłącznie na podstawie wyliczeń automatycznych lub aby edycja ilości na dokumencie ZD wymagała autoryzacji osoby o wyższym poziomie uprawnień w systemie.

Prawidłowe wdrożenie i utrzymanie modułu zaopatrzenia

Właściwa konfiguracja modułu zamówień do dostawców w Subiekcie GT eliminuje przestoje w sprzedaży spowodowane brakami magazynowymi, zapobiega zamrażaniu kapitału w nadmiernych zapasach oraz skraca czas potrzebny na obsługę dostaw. Uporządkowanie struktury dokumentów, parametrów asortymentu i procedur magazynowych zapewnia stabilną i przewidywalną pracę całego łańcucha dostaw w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Obsługa zamówień od dostawców w Subiekcie GT