Nie każdy pracownik potrzebuje dostępu do wszystkich funkcji Subiekta GT — sprzedawca przy kasie nie musi widzieć marż zakupowych, a magazynier nie potrzebuje dostępu do danych finansowych klientów.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie odpowiedniego poziomu dostępu dla każdego stanowiska pracy w firmie, ograniczenie widoczności wrażliwych danych (marż, danych finansowych) do uprawnionych osób oraz przetestowanie, czy ograniczenia nie utrudniają codziennej pracy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm z kilkoma pracownikami korzystającymi z Subiekta GT, które chcą ograniczyć dostęp do wrażliwych danych zgodnie z rzeczywistym zakresem obowiązków każdej osoby.

Ile to trwa

Konfiguracja uprawnień to zabieg realizowany zwykle do 24 godzin od przyjęcia zgłoszenia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Znaczenie prawidłowej segmentacji uprawnień w systemie sprzedaży

Wdrożenie przemyślanego podziału ról w programie Subiekt GT (systemie do obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowej z linii InsERT GT) stanowi fundament bezpieczeństwa danych handlowych oraz stabilności procesów operacyjnych. Domyślna konfiguracja programu po instalacji często pozostawia użytkownikom szeroki zakres swobody, co stwarza ryzyko przypadkowej modyfikacji wystawionych dokumentów, ujawnienia tajemnic handlowych lub niekontrolowanego udzielania rabatów. Prawidłowa segmentacja polega na przypisaniu każdemu pracownikowi indywidualnego konta o uprawnieniach precyzyjnie dopasowanych do zakresu jego codziennych obowiązków.

Podstawowym wymogiem bezpiecznej pracy jest całkowita rezygnacja z logowania wielu osób na wspólne konto o nazwie Szef (główne konto administracyjne w systemie InsERT GT o pełnych, nieograniczonych uprawnieniach). Gdy każdy pracownik korzysta z własnego identyfikatora zabezpieczonego unikalnym hasłem, program automatycznie zapisuje wszystkie operacje w module rejestru zdarzeń (wbudowanym mechanizmie audytowym rejestrującym tworzenie, edycję, drukowanie i usuwanie wpisów). Daje to pełną przejrzystość działań personelu, ułatwia wykrywanie pomyłek magazynowych oraz chroni firmę przed nieautoryzowanymi zmianami w cennikach czy kartotekach.

Kluczowe moduły i uprawnienia podlegające konfiguracji w Subiekcie GT

System Subiekt GT udostępnia rozbudowany zestaw uprawnień obiektowych (szczegółowych reguł dostępu określających możliwość wykonywania konkretnych operacji na modułach, widokach i dokumentach). Odpowiednie sparametryzowanie tych opcji chroni przedsiębiorstwo przed wyciekiem poufnych informacji oraz stratami finansowymi.

Najważniejsze obszary podlegające szczegółowej regulacji obejmują:

Ukrywanie cen zakupu, marży i narzutu: Marża oraz narzut (wskaźniki rentowności określające różnicę między ceną zakupu a ceną sprzedaży towaru) to informacje o znaczeniu strategicznym. Pracownicy działu sprzedaży bezpośredniej nie muszą znać stawek wynegocjowanych z dostawcami ani poziomu zysku firmy na pojedynczym produkcie. Konfiguracja uprawnień pozwala całkowicie wyłączyć widoczność kolumn z cenami magazynowymi i kalkulacjami na listach asortymentu oraz w pozycjach dokumentów handlowych.
Blokowanie modyfikacji i usuwania dokumentów: Zmiana zatwierdzonej faktury sprzedaży, paragonu czy dokumentu magazynowego po zakończeniu transakcji może wywołać niezgodności w stanach magazynowych oraz w deklaracjach podatkowych. W profilach użytkowników blokuje się możliwość edycji dokumentów zrealizowanych, usuwania pozycji z bazy oraz modyfikowania dat wystawienia i numeracji.
Limity rabatowe i kontrola cen minimalnych: Choć pracownicy handlowi potrzebują elastyczności podczas negocjacji z klientami, brak ograniczeń może prowadzić do sprzedaży ze stratą. W programie ustawia się maksymalny dopuszczalny rabat procentowy lub kwotowy, jakiego może udzielić dany pracownik, a także blokuje się możliwość wystawienia dokumentu z ceną niższą niż minimalna cena sprzedaży zdefiniowana w kartotece towarowej.
Kontrola limitów kredytu kupieckiego: Kredyt kupiecki (forma odroczonego terminu płatności przyznawana stałym odbiorcom) wiąże się z ryzykiem powstawania zatorów płatniczych. System umożliwia włączenie automatycznej blokady wystawiania dokumentów sprzedaży z odroczoną płatnością w sytuacji, gdy kontrahent przekroczył przyznany limit zadłużenia lub posiada przeterminowane należności.
Zarządzanie dostępem do modułów finansowych i operacji kasowych: Moduł finanse gromadzi dane o przepływach gotówki, bieżących stanach kasy oraz saldach rachunków bankowych. Zablokowanie dostępu do raportów kasowych, dokumentów KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda) oraz zestawień rozrachunków chroni wrażliwe dane finansowe przed wglądem osób nieupoważnionych.
Ochrona baz kontrahentów i cenników przed eksportem: Kradzież bazy teleadresowej klientów lub kompletnego cennika hurtowego to powszechne zagrożenie bezpieczeństwa. Subiekt GT umożliwia zablokowanie operacji eksportu danych z tabel do zewnętrznych arkuszy kalkulacyjnych oraz kopiowania zawartości widoków do schowka systemowego Windows.

Przykładowe profile stanowiskowe i zakresy dostępów

W celu sprawnego wdrożenia polityki bezpieczeństwa uprawnienia grupuje się w powtarzalne schematy odpowiadające konkretnym stanowiskom pracy w przedsiębiorstwie.

W typowej firmie handlowej lub usługowej wyróżnia się następujące profile użytkowników:

Sprzedawca / Kasjer: Profil przeznaczony dla personelu obsługującego stanowiska sprzedaży bezpośredniej. Uprawnienia obejmują wystawianie paragonów, faktur sprzedaży oraz przyjmowanie zapłaty gotówką lub kartą. Zablokowany pozostaje wgląd w ceny zakupu, edycja dokumentów z dni poprzednich, podgląd stanu kasy głównej, eksport bazy kontrahentów oraz dodawanie i usuwanie kartotek towarowych.
Magazynier: Pracownik magazynu odpowiada za ewidencję fizycznego przepływu asortymentu. Profil obejmuje wprowadzanie dokumentów PZ (przyjęcie zewnętrzne do magazynu), realizację dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne z magazynu), przesunięcia międzymagazynowe MM oraz wprowadzanie spisów z natury podczas inwentaryzacji. Magazynier nie ma wglądu w dane finansowe klientów, marże, faktury sprzedaży ani moduł rozrachunków.
Przedstawiciel handlowy: Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie zamówień i relacje z odbiorcami. Zakres uprawnień obejmuje tworzenie dokumentów ZK (zamówienia od klientów), przygotowywanie ofert oraz podgląd historii transakcji przypisanych klientów. Dostęp ograniczony jest limitem maksymalnego rabatu oraz blokadą podglądu wyników sprzedaży innych handlowców.
Kierownik sprzedaży / Księgowość: Stanowisko o szerokich uprawnieniach kontrolnych i analitycznych. Profil obejmuje dostęp do zestawień marżowości, raportów sprzedaży, modułu rozliczeń z kontrahentami oraz operacji wymiany danych z systemami księgowymi, takimi jak Rewizor GT (system finansowo-księgowy) czy Rachmistrz GT (program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji podatkowych).

Najczęstsze błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji uprawnień

Próby samodzielnego wdrażania uprawnień bez wcześniejszego audytu procesów w firmie często prowadzą do powstawania luk bezpieczeństwa lub problemów z płynnością codziennej pracy.

Do najczęściej spotykanych błędów należą:

Praca wielu pracowników na jednym koncie ogólnym: Logowanie kilku osób na wspólny login (np. pod nazwą "Sklep" lub "Biuro") uniemożliwia weryfikację, który pracownik wprowadził błędną pozycję na dokumencie lub dokonał nieautoryzowanej zmiany cen. W rejestrze zdarzeń widnieje wówczas tylko ogólny identyfikator konta.
Pozostawienie domyślnego konta administracyjnego bez hasła: Brak silnego hasła na koncie Szef sprawia, że dowolna osoba mająca fizyczny dostęp do komputera może zalogować się z pełnymi uprawnieniami i zdjąć nałożone wcześniej blokady.
Nadmierne ograniczenie funkcji operacyjnych: Zablokowanie zbyt wielu uprawnień bez przetestowania procedur roboczych potrafi sparaliżować bieżącą obsługę klientów, na przykład gdy kasjer nie może dokończyć sprzedaży z powodu braku uprawnień do fiskalizacji paragonu lub sprzedawca nie może sprawdzić dostępności towaru w innym magazynie.
Brak spójności uprawnień w programach powiązanych: Ograniczenie uprawnień w samym Subiekcie GT bywa nieskuteczne, jeżeli pracownik posiada dostęp do innych programów z pakietu InsERT GT, takich jak Gestor GT (system zarządzania relacjami z klientami CRM) czy Kasia GT (moduł konfiguracji urządzeń zewnętrznych). Konfiguracja musi obejmować wszystkie programy pracujące na wspólnej bazie danych.
Pominięcie blokady eksportu danych: Odebranie praw do podglądu wybranych modułów przy jednoczesnym pozostawieniu możliwości kopiowania zawartości tabel lub uruchamiania zestawień tabelarycznych pozwala na niekontrolowane skopiowanie bazy klientów na zewnętrzny nośnik danych.

Kiedy bezpieczeństwo danych wymaga działań poza Subiektem GT

Należy pamiętać, że ograniczenia nałożone wewnątrz interfejsu Subiekta GT nie stanowią pełnej ochrony, jeżeli infrastruktura serwerowa i system operacyjny pozostają niezabezpieczone. Dostęp do danych handlowych można uzyskać również z pominięciem samego programu sprzedażowego.

Do kluczowych obszarów wymagających dodatkowego zabezpieczenia należą:

Uprawnienia do bazy danych Microsoft SQL Server: Subiekt GT przechowuje dane w relacyjnej bazie danych obsługiwanej przez silnik Microsoft SQL Server. Jeżeli użytkownik w sieci lokalnej posiada bezpośredni dostęp administracyjny do instancji SQL Server, może odczytać zawartość tabel za pomocą zewnętrznych narzędzi bazodanowych z pominięciem mechanizmów autoryzacji Subiekta GT.
Ochrona plików kopii zapasowych: Plik archiwum .iar (skompresowany plik kopii podmiotu generowany przez program Archiwizator) oraz plik kopii bazy .bak (pełna kopia bazy danych tworzona przez silnik SQL Server) zawierają kompletne informacje o działalności przedsiębiorstwa. Dostęp do katalogów sieciowych z kopiami zapasowymi musi być ściśle ograniczony wyłącznie do uprawnionych administratorów sieci.
Pliki wymiany danych i e-faktur: Foldery robocze wykorzystywane do eksportu dokumentów w formacie EDI++, plików paczek przelewów bankowych czy integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) powinny posiadać odpowiednie uprawnienia na poziomie systemu Windows lub struktury domenowej Active Directory (usługi katalogowej Microsoft do zarządzania tożsamością i dostępem w sieci).
Polityka blokowania stacji roboczych: Pozostawienie niezablokowanego komputera na stanowisku kierowniczym umożliwia osobom postronnym wgląd w poufne dane pod nieobecność uprawnionego pracownika. Wprowadzenie automatycznego wygaszania i blokowania sesji w systemie Windows stanowi niezbędne uzupełnienie zabezpieczeń aplikacyjnych.

Pytania i odpowiedzi dotyczące zarządzania użytkownikami

Czy w Subiekcie GT można całkowicie ukryć ceny zakupu przed handlowcami?

Tak, program pozwala na wyłączenie widoczności cen zakupu, marży, narzutu oraz kalkulacji cenowych. Konfiguracja polega na odebraniu odpowiednich uprawnień w module zarządzania użytkownikami oraz dostosowaniu widoków list towarów i dokumentów handlowych, dzięki czemu pracownik ma wgląd wyłącznie w ceny sprzedaży oraz stany magazynowe.

Jak sprawdzić w programie, który użytkownik usunął lub zmodyfikował dany dokument?

Do tego celu służy moduł rejestru zdarzeń dostępny w menu administracyjnym. Narzędzie to rejestruje datę, godzinę, identyfikator zalogowanego pracownika, rodzaj wykonanej operacji oraz numer zmodyfikowanego dokumentu. Warunkiem skutecznego monitoringu jest bezwzględne logowanie każdego pracownika na indywidualne konto z własnym hasłem.

Czy można zablokować pracownikowi możliwość sprzedaży towaru ze stratą poniżej ceny minimalnej?

Tak, w konfiguracji uprawnień użytkownika znajduje się opcja blokująca zatwierdzenie dokumentu, na którym cena jednostkowa towaru jest niższa niż cena minimalna ustalona w kartotece asortymentu. Możliwe jest również całkowite zablokowanie edycji ceny sprzedaży, co wymusza stosowanie cen przypisanych do wybranego cennika głównego.

Czy po aktualizacji programu Subiekt GT do nowej wersji uprawnienia użytkowników zostają zachowane?

Tak, proces konwersji bazy danych podczas aktualizacji systemu zachowuje wszystkie istniejące konta użytkowników, ich hasła oraz przypisane role. W przypadku pojawienia się w nowej wersji programu dodatkowych funkcji lub modułów warto jednak zweryfikować domyślne uprawnienia do nowo dodanych opcji.

Co zrobić w sytuacji, gdy zapomniano hasła do konta głównego administratora (Szef)?

W przypadku utraty dostępu do konta administracyjnego konieczne jest przeprowadzenie procedury resetu hasła bezpośrednio w strukturze bazy danych Microsoft SQL Server przy użyciu procedur serwisowych. Operacja ta pozwala na bezpieczne przywrócenie dostępu do zarządzania podmiotem z zachowaniem pełnej integralności danych transakcyjnych.

Uporządkowanie struktury dostępów w systemie InsERT GT

Prawidłowe zaplanowanie i wdrożenie uprawnień użytkowników w Subiekcie GT pozwala pogodzić wygodę codziennej obsługi sprzedaży z ochroną poufnych danych handlowych i finansowych. Wdrożenie najlepiej realizować etapowo, przygotowując profile stanowiskowe, testując ich działanie w typowych scenariuszach sprzedażowych i magazynowych, a następnie zabezpieczając konto administratora oraz pliki kopii zapasowych. Taki model pracy eliminuje ryzyko pomyłek, zabezpiecza przed nieautoryzowanym kopiowaniem cenników i baz kontrahentów oraz zapewnia pełną przejrzystość rozliczeń w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Zarządzanie uprawnieniami pracowników w Subiekcie GT