Zmiana struktury organizacyjnej firmy czasami wymaga przeniesienia danych z jednego konta BaseLinker na drugie.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje zaplanowanie i przeprowadzenie migracji danych między kontami BaseLinker wraz z zachowaniem historii zamówień.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm zmieniających strukturę organizacyjną, które potrzebują przenieść dane między kontami BaseLinker.

Ile to trwa

Migracja danych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od zakresu.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Przyczyny migracji konta przy zmianach organizacyjnych i prawnych

Zmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej, taka jak przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, fuzja podmiotów, wydzielenie spółki zależnej lub sprzedaż zorganizowanej części przedsiębiorstwa, stawia przed firmą konieczność uporządkowania środowiska informatycznego. System BaseLinker (oprogramowanie w modelu chmurowym integrujące kanały sprzedaży wielokanałowej z magazynami i kurierami) wiąże profil rozliczeniowy bezpośrednio z numerem identyfikacji podatkowej oraz nazwą rejestrową podmiotu gospodarczego.

W wielu sytuacjach formalnych i księgowych kontynuowanie pracy na dotychczasowej instancji nie jest wskazane ze względu na konieczność rozdzielenia bilansów, archiwizacji dokumentów sprzedażowych pod starym podmiotem oraz wymogi audytowe. Nowo utworzona spółka potrzebuje odrębnego profilu operacyjnego, w którym serie numeracji dokumentów, umowy z przewoźnikami oraz bramki płatności będą zarejestrowane na nowe dane rejestrowe. Jednocześnie przedsiębiorstwo nie może pozwolić sobie na utratę wypracowanej bazy produktów, wielopoziomowych reguł automatyzacji ani powiązań z aktywnymi ofertami na portalach handlowych.

Przeniesienie konfiguracji między instancjami BaseLinker pozwala na zachowanie ciągłości operacyjnej bez konieczności ponownego, ręcznego konfigurowania setek parametrów. Nasz zespół, dysponujący wieloletnim doświadczeniem w pracy ze złożonymi środowiskami informatycznymi, przeprowadza ten proces w sposób kontrolowany, eliminując ryzyko przestojów w obsłudze bieżących zamówień.

Zakres przenoszonych danych i elementów konfiguracji

Kompleksowy transfer środowiska BaseLinker wymaga uwzględnienia wszystkich warstw systemu, od bazy asortymentowej po zaawansowaną logikę biznesową. Podczas realizacji procedury przenoszone są następujące elementy:

Katalog produktów i struktura magazynowa – przenosimy bazę towarową z uwzględnieniem kodów SKU (unikalny identyfikator jednostki magazynowej, ang. Stock Keeping Unit), kodów EAN (znormalizowany kod kreskowy służący do identyfikacji towaru), wariantów produktów, parametrów technicznych, opisów wielojęzycznych oraz powiązanych galerii zdjęć.
Integracje z platformami handlowymi – konfigurujemy połączenia z kanałami typu marketplace (zewnętrzne platformy handlowe łączące wielu sprzedawców, takie jak Allegro, Amazon, eBay, Erli czy Kaufland) oraz odtwarzamy powiązania trwających ofert z nowym katalogiem produktów.
Integracje ze sklepami internetowymi i systemami magazynowo-księgowymi – podłączamy platformy sklepowe (między innymi WooCommerce, PrestaShop, Shopify, Magento) oraz systemy ERP (zintegrowane oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, w tym Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Mag, Enova365 oraz Symfonia).
Reguły automatycznych akcji – przenosimy zdefiniowane scenariusze automatyzacji (zestawy warunków i zdarzeń wykonujących czynności bez udziału pracownika, na przykład wysyłanie wiadomości, zmiana statusów, generowanie przesyłek).
Szablony dokumentów i korespondencji – odtwarzamy szablony wiadomości e-mail oraz powiadomień SMS, wzory faktur, dokumentów magazynowych, protokołów przekazania oraz etykiet adresowych.
Profile kurierskie i logistyczne – wprowadzamy nowe konfiguracje umów z operatorami logistycznymi (takimi jak InPost, DPD, DHL, GLS, Poczta Polska, FedEx) oraz ustawienia punktów odbioru i gabarytów paczek.
Statusy zamówień i serie numeracji – tworzymy spójne drzewo statusów operacyjnych, grupy zamówień oraz nowe serie numeracyjne dostosowane do wymagań księgowych nowo powstałego podmiotu.
Baza historyczna zamówień – dokonujemy kontrolowanego transferu zrealizowanych zamówień w celu zachowania możliwości weryfikacji gwarancji, zwrotów i historii zakupowej stałych klientów.

Warianty i scenariusze migracji między kontami

W zależności od skali sprzedaży, liczby kanałów dystrybucji oraz specyfiki zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie, dobierany jest optymalny model przeprowadzenia transferu danych.

Wariant 1: Migracja bezpośrednia w oknie serwisowym

Model ten polega na przygotowaniu pełnej konfiguracji nowego konta w tle, a następnie wykonaniu ostatecznej synchronizacji i przepięciu tokenów autoryzacyjnych (kluczy programistycznych służących do bezpiecznego uwierzytelniania połączeń) w wyznaczonym oknie serwisowym poza godzinami szczytu sprzedażowego. Jest to rozwiązanie rekomendowane dla firm, które muszą dokonać precyzyjnego odcięcia operacji starego podmiotu z końcem miesiąca lub kwartału rozliczeniowego.

Wariant 2: Migracja stopniowa kanał po kanale

W tym scenariuszu poszczególne platformy marketplace lub sklepy internetowe są przenoszone sekwencyjnie w odstępach kilkudniowych. Pozwala to na weryfikację stabilności każdego strumienia zamówień z osobna i stopniowe wdrażanie personelu magazynowego w obsługę nowego konta. W okresie przejściowym oba konta BaseLinker funkcjonują równolegle, obsługując odrębne kanały sprzedaży.

Wariant 3: Podział konta przy separacji spółek lub marek

Gdy restrukturyzacja polega na wydzieleniu części asortymentu do niezależnej spółki lub sprzedaży wybranej marki, migracja polega na selektywnym wyodrębnieniu określonych kategorii produktów, powiązanych z nimi aukcji oraz dedykowanych integracji kurierskich. Nowe konto otrzymuje wyłącznie ten wycinek danych, który wchodzi w skład wydzielanego podmiotu gospodarczego.

Etapy procedury technicznej transferu danych

Prawidłowe przeprowadzenie migracji wymaga rygorystycznego przestrzegania harmonogramu technicznego, co zapobiega utracie spójności danych oraz błędom synchronizacji stanów magazynowych.

Krok 1: Audyt i inwentaryzacja dotychczasowego środowiska

Prace rozpoczynają się od szczegółowej inwentaryzacji konta źródłowego. Spisywane są aktywne integracje, webhooki (mechanizmy przesyłania powiadomień o zdarzeniach w czasie rzeczywistym między serwerami), niestandardowe modyfikatory cen, zdarzenia własne oraz wykorzystywane tokeny API (interfejsu programistycznego aplikacji, ang. Application Programming Interface). Na tym etapie identyfikujemy powiązania z zewnętrznymi bazami danych i systemami ERP.

Krok 2: Przygotowanie i strukturyzacja nowego profilu

Na nowym koncie tworzona jest docelowa architektura: definiowane są grupy zamówień, statusy, dodatkowe pola formularzy oraz konta użytkowników. Dostęp do środowiska jest konfigurowany za pomocą subkont pracowniczych o ściśle określonych rolach, dzięki czemu nie ma konieczności przekazywania haseł głównych do profilu administracyjnego.

Krok 3: Transfer bazy towarowej i parametrów magazynowych

Katalog asortymentowy jest przenoszony za pomocą zautomatyzowanych skryptów wykorzystujących oficjalne API BaseLinker oraz ustrukturyzowane pliki wymiany danych w formatach CSV (plik z danymi tabelarycznymi rozdzielanymi przecinkami lub średnikami) i XML (rozszerzalny język znaczników przeznaczony do ustrukturyzowanego zapisu informacji). Proces uwzględnia mapowanie (przyporządkowanie odpowiedników pól z jednej bazy do drugiej) kategorii, cech, wariantów oraz powiązań z dostawcami.

Krok 4: Odtworzenie logiki biznesowej i automatyzacji

W nowej instancji implementowane są reguły automatycznych akcji, filtry zamówień oraz szablony komunikacji. Weryfikowana jest poprawność działania warunków logicznych, takich jak sprawdzanie formy płatności, wybranego sposobu dostawy, kraju doręczenia czy gabarytów zamówionych towarów.

Krok 5: Przepięcie kanałów sprzedaży i powiązań ofert

Konta marketplace oraz sklepy internetowe są autoryzowane w nowej instancji przy użyciu protokołu OAuth (standard bezpiecznej autoryzacji pozwalający aplikacjom na dostęp do zasobów bez konieczności wprowadzania haseł). Następuje proces ponownego powiązania trwających ofert z produktami w nowym katalogu, co zapobiega dublowaniu ofert lub ich niezamierzonemu zamknięciu.

Krok 6: Podłączenie systemów ERP i bramek logistycznych

Konfigurowane są integratory łączące BaseLinker z nowym podmiotem w systemie magazynowo-księgowym. Ustawiane są parametry synchronizacji stanów magazynowych, rezerwacji towarowych oraz automatycznego pobierania i wystawiania dokumentów handlowych.

Krok 7: Testy integracyjne i weryfikacja poprawności

Przed pełnym uruchomieniem przeprowadzana jest seria testów sprawdzających. Składane są zamówienia testowe, generowane próbne etykiety kurierskie oraz weryfikowana poprawność fiskalizacji i wysyłki powiadomień transakcyjnych.

Błędy i zagrożenia przy próbach samodzielnej migracji

Próby przenoszenia konfiguracji bez odpowiedniego przygotowania technicznego niosą ze sobą ryzyko zakłóceń w sprzedaży internetowej. Do najczęstszych problemów należą:

Utrata powiązań z aktywnymi ofertami na portalach handlowych – nieprawidłowe powiązanie identyfikatorów ofert skutkuje utratą automatycznej synchronizacji stanów magazynowych i cen, co może doprowadzić do zjawiska oversellingu (sprzedaży większej liczby sztuk towaru niż faktycznie znajduje się w magazynie).
Zdublowanie wystawionych ofert – błędna konfiguracja modułu wystawiania może spowodować masowe wystawienie duplikatów ofert, co generuje niepotrzebne prowizje i narusza regulaminy platform handlowych.
Zablokowanie limitów zapytań API – masowe operacje eksportu i importu wykonywane bez kontroli tempa zapytań mogą wywołać blokadę typu rate limiting (mechanizm bezpieczeństwa ograniczający liczbę zapytań do serwera w jednostce czasu), co unieruchamia komunikację między systemami.
Błędy w logice automatycznych akcji – pominięcie drobnego warunku w regule automatyzacji może skutkować wysyłaniem błędnych powiadomień do kupujących, generowaniem etykiet na niewłaściwy adres lub nieprawidłowym księgowaniem wpłat.
Rozbieżności w stanach magazynowych – brak precyzyjnego zamrożenia stanów na czas transferu bazy danych prowadzi do rozbieżności między fizycznym stanem magazynu a informacjami widocznymi dla kupujących.

Kiedy pełna migracja na nowe konto nie jest konieczna

Przed rozpoczęciem prac zawsze warto zweryfikować, czy utworzenie nowego konta jest bezwzględnie wymagane. Istnieją sytuacje, w których cele biznesowe można osiągnąć prostszymi metodami.

Jeżeli zmiana w firmie dotyczy wyłącznie przekształcenia jednoosobowej działalności w jednoosobową spółkę z o.o., w której następuje pełna sukcesja prawna, a historia transakcji nie musi być odseparowywana, wystarczająca może okazać się formalna zmiana danych rozliczeniowych i numeru identyfikacji podatkowej w panelu dostawcy usługi oraz rekonfiguracja kont bankowych i umów kurierskich.

Podobnie w przypadku dołączenia nowego sklepu internetowego lub nowej marki w ramach tej samej grupy kapitałowej, BaseLinker umożliwia tworzenie odrębnych katalogów magazynowych, serii numeracji oraz kont integracji wewnątrz jednego, istniejącego profilu. Pełna migracja jest nieodzowna wówczas, gdy wymagana jest całkowita separacja prawna, księgowa, organizacyjna lub gdy następuje zbycie praw do marki na rzecz zewnętrznego podmiotu.

Dodatkowe pytania dotyczące procedury przenoszenia konta

Co dzieje się z trwającymi ofertami na portalach handlowych podczas migracji?

Aktywne oferty nie są zamykane ani usuwane. Podczas migracji przenosimy powiązania ofert z poziomu starego konta na nowe, łącząc je z odpowiednimi produktami w nowym katalogu magazynowym. Dzięki temu zachowywana jest pełna historia sprzedaży, trafność ofert, opinie oraz pozycja aukcji w rankingach platform sprzedażowych.

Czy możliwy jest transfer pełnej historii zamówień z poprzednich lat?

Tak, historia zamówień może zostać przeniesiona przy użyciu dedykowanych procedur importowych i interfejsu programistycznego. Zamówienia historyczne są oznaczane odpowiednim statusem archiwalnym, co pozwala na zachowanie wglądu w dane klientów, reklamacje oraz numery listów przewozowych bez zakłócania bieżącego procesu realizacji nowych zleceń.

Jak przekazywane są uprawnienia i dane dostępowe na czas prac?

Zgodnie z naszymi procedurami bezpieczeństwa nie prosimy o podawanie głównych haseł administracyjnych do konta. Właściciel konta tworzy dedykowane subkonto techniczne z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do sekcji niezbędnych do wykonania transferu danych lub udostępnia klucze API. Po zakończeniu wdrożenia uprawnienia te mogą zostać natychmiast odwołane.

Czy podczas trwania migracji należy wstrzymać bieżącą sprzedaż?

W większości przypadków nie ma konieczności wstrzymywania sprzedaży ani wyłączania ofert. Prace przygotowawcze, transfer bazy produktowej, tworzenie szablonów i reguł automatycznych akcji odbywają się w tle na nowym koncie. Jedyny moment wymagający wzmożonej kontroli to samo przełączenie synchronizacji i pobierania zamówień, które planujemy w godzinach o najniższym natężeniu ruchu zakupowego.

Jak przebiega połączenie nowego konta z programem magazynowo-księgowym ERP?

Wdrażamy dedykowane integratory łączące nową instancję BaseLinker z programem ERP wskazanym przez przedsiębiorstwo (na przykład Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch Optima, WAPRO Mag). Ustawiamy mapowanie stawek podatku, magazynów źródłowych, form płatności oraz schematy automatycznego generowania dokumentów handlowych zgodnie z wytycznymi działu księgowości nowego podmiotu.

Niezawodność procesów e-commerce po reorganizacji

Prawidłowo przeprowadzona migracja konta BaseLinker pozwala przedsiębiorstwu wejść w nową strukturę prawną bez strat w przychodach i bez zakłóceń w obsłudze klientów. Zapewniamy pełne wsparcie techniczne po wdrożeniu do 30 dni, podczas którego monitorujemy poprawność synchronizacji stanów magazynowych, przepływ zamówień oraz prawidłowość działania automatycznych akcji. Wykonane prace objęte są gwarancją do 12 miesięcy, co daje pewność stabilnego i bezpiecznego funkcjonowania wielokanałowej sprzedaży internetowej.

22 378 48 09

BaseLinker — migracja z jednego konta na drugie przy zmianie struktury firmy