Microsoft Power Apps pozwala tworzyć proste aplikacje firmowe bez pisania kodu, przyspieszając realizację wewnętrznych potrzeb.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje zaprojektowanie i zbudowanie prostej aplikacji firmowej w Power Apps, odpowiadającej na konkretną potrzebę firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, które potrzebują prostego narzędzia bez zatrudniania programisty.

Ile to trwa

Zakres i czas realizacji ustalane są indywidualnie w zależności od złożoności aplikacji.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Rodzaje aplikacji, które można zbudować w Power Apps

Power Apps oferuje kilka różnych podejść do budowy aplikacji, a wybór zależy od tego, jaki problem firma chce rozwiązać. Aplikacja typu canvas (płótno) pozwala samodzielnie ułożyć każdy ekran, przycisk i pole na wzór projektowania w edytorze graficznym — sprawdza się przy prostych formularzach, listach kontroli czy narzędziach do rejestrowania zgłoszeń. Aplikacja typu model-driven (sterowana modelem danych) generuje interfejs automatycznie na podstawie struktury danych i relacji między nimi — jest wygodniejsza, gdy dane są bardziej rozbudowane, na przykład ewidencja sprzętu firmowego z historią napraw i przypisaniami do pracowników. Trzecia droga to Power Pages, czyli portal internetowy oparty na tej samej platformie, przydatny wtedy, gdy z aplikacji ma korzystać ktoś spoza organizacji, na przykład klient wypełniający formularz zgłoszeniowy. Dobór typu aplikacji do rzeczywistej potrzeby ma bezpośredni wpływ na to, jak łatwo będzie ją później rozbudowywać i utrzymywać.

Skąd aplikacja bierze dane

Najprostsze aplikacje korzystają z arkusza Excel przechowywanego w usłudze OneDrive lub SharePoint — to rozwiązanie wystarcza przy niewielkiej liczbie rekordów i jednym lub kilku użytkownikach jednocześnie. Przy większej skali lepiej sprawdza się lista SharePoint, która lepiej radzi sobie z równoczesnym zapisem przez wielu pracowników i pozwala na bardziej rozbudowane reguły dostępu. Aplikacje o większych wymaganiach, na przykład obsługujące wiele powiązanych ze sobą tabel danych, mogą korzystać z usługi Dataverse, czyli wbudowanej bazy danych platformy Power Platform, zaprojektowanej z myślą o relacjach, regułach biznesowych i historii zmian. Power Apps potrafi też łączyć się z zewnętrznymi systemami, w tym z bazami SQL Server czy usługami takimi jak SharePoint Online, Outlook lub Teams, dzięki gotowym złączom (konektorom) udostępnianym przez Microsoft. Wybór właściwego źródła danych na starcie projektu pozwala uniknąć kosztownej przebudowy aplikacji, gdy firma zacznie z niej intensywniej korzystać.

Typowe zastosowania w małej i średniej firmie

W praktyce najczęściej powstają aplikacje do rejestrowania i śledzenia zgłoszeń wewnętrznych, na przykład usterek sprzętu, wniosków urlopowych czy zamówień materiałów biurowych. Popularne są też proste narzędzia inwentaryzacyjne, pozwalające skanować kod kreskowy telefonem i sprawdzać stan magazynowy bez papierowych list. Kolejna grupa to aplikacje do checklist i protokołów, na przykład karty kontrolne przy odbiorze sprzętu od klienta lub listy czynności przy wdrażaniu nowego pracownika. Zdarzają się też aplikacje raportujące, zbierające dane z terenu — na przykład formularze wypełniane przez pracowników mobilnych, których wyniki trafiają od razu do wspólnego arkusza widocznego dla całego zespołu. Wspólną cechą tych rozwiązań jest to, że zastępują one rozproszone arkusze, maile i papierowe formularze jednym, spójnym narzędziem dostępnym z komputera i telefonu.

Błędy przy próbie samodzielnego wdrożenia

Firmy, które próbują zbudować aplikację we własnym zakresie, najczęściej zaczynają od razu od budowy ekranów, pomijając etap zaplanowania struktury danych. Skutkuje to koniecznością przebudowy aplikacji od podstaw, gdy okazuje się, że brakuje pola albo relacji między tabelami. Drugim częstym błędem jest wybór arkusza Excel jako źródła danych dla aplikacji, z której ma korzystać jednocześnie kilkanaście osób — Excel nie jest przystosowany do jednoczesnego zapisu przez wielu użytkowników i po pewnym czasie zaczynają pojawiać się błędy zapisu lub utrata danych. Trzeci problem to brak przemyślanych uprawnień — aplikacja bywa udostępniana wszystkim pracownikom z tymi samymi prawami do edycji i usuwania danych, co prowadzi do przypadkowego kasowania rekordów. Zdarza się też, że po odejściu osoby, która zbudowała aplikację jako pasję poboczną, nikt w firmie nie wie, jak ją utrzymać ani zmienić, bo cała logika działania nie została nigdzie opisana.

Kiedy Power Apps nie jest właściwym rozwiązaniem

Nie każda potrzeba firmowa nadaje się do realizacji w Power Apps. Jeśli aplikacja ma obsługiwać bardzo dużą liczbę użytkowników jednocześnie, ma wysokie wymagania co do wydajności lub musi integrować się z rozbudowanym systemem klasy ERP na poziomie głębokiej logiki biznesowej, lepszym rozwiązaniem bywa dedykowana aplikacja pisana od podstaw albo moduł wbudowany w istniejący system ERP. Podobnie, gdy firma potrzebuje zaawansowanej automatyzacji procesów księgowych czy magazynowych ściśle powiązanych z systemem takim jak Comarch ERP, InsERT GT/nexo czy WAPRO ERP, często sensowniejsza jest integracja z istniejącym oprogramowaniem niż budowa równoległej aplikacji w Power Apps. Power Apps sprawdza się najlepiej jako narzędzie uzupełniające — do zbierania danych, prostych formularzy i checklist — a nie jako zamiennik głównego systemu firmowego.

Dodatkowe pytania klientów

Czy aplikacja będzie działać na telefonie?

Tak, aplikacje Power Apps typu canvas są responsywne i można je uruchamiać zarówno w przeglądarce na komputerze, jak i w aplikacji mobilnej Power Apps na telefonie z systemem Windows lub Android. Warunkiem jest zalogowanie się kontem Microsoft 365 przypisanym do organizacji.

Czy trzeba mieć dodatkową licencję Microsoft, żeby korzystać z aplikacji?

Podstawowe funkcje Power Apps są objęte częścią pakietów Microsoft 365, natomiast bardziej zaawansowane scenariusze, na przykład korzystanie z usługi Dataverse lub niektórych złączy premium, mogą wymagać osobnej licencji Power Apps. Kwestię licencjonowania ustala się indywidualnie na etapie diagnozy, w zależności od tego, jakie dane i integracje ma obsługiwać aplikacja.

Co się dzieje, gdy po jakimś czasie okaże się, że aplikacja potrzebuje nowej funkcji?

Aplikacje w Power Apps można rozbudowywać etapami — dodawanie nowego ekranu, pola czy reguły logiki zwykle nie wymaga przebudowy całości, o ile struktura danych została zaplanowana z pewnym zapasem na rozwój. Rozbudowa istniejącej aplikacji jest traktowana jako odrębne zlecenie, z osobną wyceną dopasowaną do zakresu zmian.

Czy dane wprowadzane w aplikacji są bezpieczne?

Dane przechowywane są w usługach Microsoft, takich jak SharePoint czy Dataverse, objętych tymi samymi mechanizmami zabezpieczeń i uprawnień, co reszta środowiska Microsoft 365 danej firmy. Dostęp do aplikacji i do danych konfiguruje się na poziomie kont użytkowników, więc możliwe jest ograniczenie widoczności danych tylko do wybranych osób lub działów.

Czy da się przenieść dane z istniejącego arkusza Excel do nowej aplikacji?

Tak, to jeden z typowych punktów wyjścia — istniejący arkusz można wykorzystać jako źródło danych początkowych albo zaimportować jego zawartość do docelowego miejsca przechowywania danych, na przykład listy SharePoint, tak aby historia dotychczasowych wpisów nie została utracona.

Utrzymanie i rozwój aplikacji po wdrożeniu

Po uruchomieniu aplikacji pojawia się pytanie o jej dalsze utrzymanie — kto poprawia drobne błędy, kto dodaje nowe pola, kto reaguje, gdy zmieni się proces w firmie. W ramach usługi możliwe jest ustalenie zasad wsparcia po wdrożeniu, obejmujących poprawki i drobne modyfikacje przez określony czas od zakończenia prac, zgodnie z warunkami gwarancji do 12 miesięcy. Warto też, aby podstawowa logika działania aplikacji — czyli to, jakie reguły nią rządzą i skąd pochodzą dane — została opisana w prostej dokumentacji, dostępnej dla osoby, która w przyszłości przejmie odpowiedzialność za narzędzie w firmie. Dzięki temu aplikacja pozostaje użyteczna nawet wtedy, gdy zmienia się skład zespołu odpowiedzialnego za jej stronę techniczną.

Jak wygląda etap zbierania wymagań przed budową aplikacji

Zanim powstanie pierwszy ekran aplikacji, ustalany jest zakres tego, co narzędzie ma faktycznie robić. Rozmowa dotyczy zwykle kilku obszarów: jakie dane mają być gromadzone, kto będzie z aplikacji korzystał i z jakiego urządzenia, czy potrzebne są różne poziomy uprawnień dla różnych stanowisk oraz czy aplikacja ma się z czymś integrować, na przykład wysyłać powiadomienia mailowe albo zapisywać wpisy w kalendarzu zespołu. Na tej podstawie powstaje uproszczony schemat struktury danych i lista ekranów, który stanowi punkt wyjścia do dalszych prac. Taki wstępny etap pozwala uniknąć sytuacji, w której aplikacja jest już częściowo zbudowana, a dopiero wtedy okazuje się, że pominięto istotny element procesu, na przykład potrzebę zatwierdzania wniosków przez przełożonego przed ich finalizacją. Im więcej konkretnych przykładów rzeczywistych sytuacji dostarczy firma na tym etapie, tym trafniej dobrana zostaje struktura aplikacji.

Różnica między aplikacją firmową a gotowym programem z rynku

Firmy rozważające budowę własnej aplikacji często zastanawiają się, czy nie prościej byłoby kupić gotowe oprogramowanie z rynku. Gotowe programy bywają rozbudowane funkcjonalnie, ale narzucają sztywny sposób pracy, do którego trzeba dostosować istniejące procesy w firmie. Aplikacja zbudowana w Power Apps pod konkretną potrzebę działa odwrotnie — odwzorowuje sposób pracy, jaki już funkcjonuje w firmie, bez zbędnych funkcji, których nikt nie używa. Ma to znaczenie zwłaszcza tam, gdzie proces jest nietypowy albo łączy elementy z kilku różnych obszarów działalności, na przykład rejestrację zgłoszeń serwisowych połączoną z ewidencją sprzętu przekazanego pracownikom. Wadą własnej aplikacji jest to, że jej rozwój zależy od dostępności osoby lub firmy, która ją utrzymuje — dlatego istotne jest, aby zakres odpowiedzialności za dalsze zmiany był ustalony od początku współpracy.

Budowa aplikacji w Power Apps to proces, który najlepiej sprawdza się jako odpowiedź na konkretny, dobrze zdefiniowany problem organizacyjny — im dokładniej opisana jest potrzeba na starcie, tym mniej niespodzianek pojawia się w trakcie realizacji i tym dłużej gotowe narzędzie służy firmie bez konieczności przebudowy.

22 378 48 09

Microsoft Power Apps — tworzenie prostej aplikacji firmowej bez kodu