Microsoft Copilot Studio pozwala stworzyć własnego bota, odpowiadającego na pytania pracowników lub klientów w oparciu o firmowe dane.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje zaprojektowanie i skonfigurowanie w Microsoft Copilot Studio bota dopasowanego do potrzeb firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, które chcą stworzyć własnego bota wspierającego pracowników lub klientów.

Ile to trwa

Zakres i czas realizacji ustalane są indywidualnie w zależności od złożoności bota.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Rodzaje botów możliwych do zbudowania

Microsoft Copilot Studio pozwala zbudować kilka różnych typów bota, a wybór zależy od tego, jaki problem ma rozwiązywać. Bot wewnętrzny (dla pracowników) najczęściej odpowiada na pytania dotyczące procedur firmowych, urlopów, regulaminów czy zasobów wskazanych w dokumentacji wewnętrznej — korzysta wtedy z danych przechowywanych w SharePoint, OneDrive lub innych źródłach dostępnych w ramach Microsoft 365. Bot skierowany do klientów działa zwykle jako pierwsza linia kontaktu — odpowiada na najczęstsze pytania, kieruje do odpowiedniego działu lub zbiera podstawowe informacje przed przekazaniem sprawy konsultantowi. Możliwe jest też połączenie bota z konkretnym procesem biznesowym, na przykład zgłaszaniem usterek sprzętu, rezerwacją sali czy wnioskowaniem o dostęp do systemu — w takim wariancie bot nie tylko odpowiada na pytania, ale też uruchamia zdefiniowany wcześniej przepływ pracy (workflow) w Power Automate. Dobór wariantu zależy od tego, jakie dane firma posiada w uporządkowanej formie i jak bardzo powtarzalne są zapytania, które ma obsługiwać bot.

Częste błędy przy samodzielnej konfiguracji

Firmy, które próbują skonfigurować bota samodzielnie, najczęściej napotykają te same trudności. Pierwszym błędem jest podłączenie do bota zbyt szerokiego i nieuporządkowanego zbioru dokumentów — bot wtedy udziela odpowiedzi niespójnych albo cytuje fragmenty nieaktualnych plików, ponieważ mechanizm wyszukiwania nie potrafi ocenić, który dokument jest wersją obowiązującą. Drugim częstym problemem jest brak jasno zdefiniowanego zakresu tematycznego — bot bez ograniczeń próbuje odpowiadać na każde pytanie, również takie, do którego nie ma danych, co prowadzi do odpowiedzi zmyślonych (tzw. halucynacji) zamiast informacji, że dany temat wykracza poza jego kompetencje. Trzecim błędem jest pomijanie testów na rzeczywistych pytaniach pracowników lub klientów — konfiguracja, która wygląda poprawnie w panelu administracyjnym, często zawodzi przy pytaniach sformułowanych potocznie, z błędami literowymi albo w innej kolejności niż zakładał twórca bota. Czwartym powtarzającym się problemem są nieprawidłowo ustawione uprawnienia dostępu do źródeł danych — bot może wtedy albo nie widzieć potrzebnych informacji, albo, co gorsza, ujawniać dane, do których dana grupa użytkowników nie powinna mieć dostępu. Samodzielna konfiguracja bez wcześniejszego zaplanowania architektury bota zwykle kończy się koniecznością budowania go od nowa.

Kiedy Copilot Studio to nie jest odpowiednie narzędzie

Warto odróżnić bota budowanego w Microsoft Copilot Studio od prostego widżetu czatu osadzanego na stronie internetowej, który działa według sztywnego drzewa pytań i odpowiedzi zdefiniowanego z góry — takie rozwiązanie nie wymaga integracji z Microsoft 365 i sprawdza się przy bardzo wąskim, niezmiennym zakresie tematów. Copilot Studio ma sens tam, gdzie bot ma korzystać z rzeczywistych, aktualizowanych danych firmowych i rozumieć pytania zadane swobodnym językiem, a nie tylko z listy gotowych przycisków. Innym przypadkiem, w którym to narzędzie się nie sprawdzi, jest sytuacja, w której firma nie ma żadnych uporządkowanych danych ani dokumentacji — wtedy najpierw potrzebne jest uporządkowanie i opisanie zasobów firmowych, a dopiero potem sensowne staje się budowanie bota, który miałby z nich korzystać. Nie jest to też narzędzie do w pełni autonomicznej obsługi spraw wymagających decyzji uznaniowej — na przykład rozpatrywania reklamacji czy negocjacji warunków — bot może wspierać taki proces informacyjnie, ale ostateczna decyzja powinna pozostać po stronie osoby odpowiedzialnej.

Dodatkowe pytania klientów

Czy bot będzie działał wyłącznie w Microsoft Teams, czy też na stronie internetowej firmy?

Bota zbudowanego w Microsoft Copilot Studio można opublikować w kilku kanałach jednocześnie — najczęściej w Microsoft Teams, jako widżet na stronie internetowej firmy oraz, w zależności od potrzeb, w innych kanałach obsługiwanych przez platformę. Wybór kanałów ustalany jest na etapie planowania, przed rozpoczęciem konfiguracji.

Czy bot może korzystać z danych spoza Microsoft 365, na przykład z systemu ERP używanego w firmie?

Tak, o ile system ten udostępnia odpowiednie połączenie (konektor) obsługiwane przez Power Platform, na której oparty jest Microsoft Copilot Studio. Zakres takiej integracji zależy od konkretnego oprogramowania firmowego i wymaga wcześniejszej weryfikacji technicznej.

Co się dzieje, gdy bot nie zna odpowiedzi na zadane pytanie?

Bota konfiguruje się tak, aby w sytuacji braku wystarczających danych informował o tym wprost, zamiast zgadywać odpowiedź, oraz — w zależności od ustawień — przekierowywał rozmowę do właściwej osoby lub działu.

Czy trzeba mieć własny zespół IT, żeby utrzymywać bota po jego wdrożeniu?

Nie jest to konieczne — po wdrożeniu bota jego bieżące zasilanie w nowe dane (na przykład zaktualizowane dokumenty czy procedury) może odbywać się bez specjalistycznej wiedzy programistycznej, choć wprowadzanie większych zmian w logice bota zwykle wymaga wsparcia osoby, która zna konfigurację platformy.

Czy dane, z których korzysta bot, pozostają wyłącznie wewnątrz firmy?

Bot korzysta z tych źródeł danych, które zostaną mu wskazane w ramach środowiska Microsoft 365 danej firmy, zgodnie z uprawnieniami przypisanymi poszczególnym użytkownikom i grupom — zakres dostępu ustalany jest indywidualnie na etapie konfiguracji.

Co obejmuje przygotowanie bota w praktyce

Przed uruchomieniem bota konieczne jest ustalenie, jakie pytania ma obsługiwać i jakie źródła danych będą jego podstawą. Kolejnym krokiem jest wskazanie i uporządkowanie dokumentów lub baz wiedzy, z których bot ma czerpać odpowiedzi, a następnie skonfigurowanie samego bota w Microsoft Copilot Studio wraz z ustawieniem jego zakresu tematycznego i tonu odpowiedzi. Ostatnim etapem jest weryfikacja działania na realnych przykładach pytań, jakie mogą pojawić się ze strony pracowników lub klientów, oraz poprawki wynikające z tych testów. Dopiero po takiej weryfikacji bot jest publikowany w wybranym kanale.

Konfiguracja bota nie kończy się w dniu jego uruchomienia. Wraz ze zmianami w firmie — nowymi procedurami, aktualizacją regulaminów czy zmianą oferty — zmieniają się też dane, na których bot powinien się opierać. Bez regularnego uzupełniania źródeł bot z czasem zaczyna udzielać odpowiedzi nieaktualnych, mimo że sama konfiguracja techniczna pozostaje sprawna. Dlatego przy wdrożeniu warto od razu ustalić, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wskazywanie botowi nowych lub zaktualizowanych materiałów.

Stworzenie bota w Microsoft Copilot Studio to proces, w którym najwięcej czasu zajmuje nie sama konfiguracja techniczna, lecz uporządkowanie danych firmowych i przetestowanie bota na rzeczywistych pytaniach — od tego etapu zależy, czy bot faktycznie odciąży pracowników lub klientów, czy stanie się kolejnym narzędziem wymagającym stałych poprawek.

Bezpieczeństwo i kontrola nad botem po wdrożeniu

Bot działający w oparciu o dane firmowe ma dostęp do informacji, które nie zawsze powinny trafiać do każdego użytkownika. Dlatego istotnym elementem konfiguracji jest dopasowanie zakresu widoczności danych do tego, kto faktycznie korzysta z bota — inny zestaw informacji powinien być dostępny dla pracowników działu kadr, inny dla całego zespołu, a jeszcze inny dla klientów zewnętrznych. Konfiguracja uprawnień odbywa się na poziomie źródeł danych podłączonych do bota, zgodnie z zasadami dostępu obowiązującymi już w środowisku Microsoft 365 danej firmy — bot nie omija tych zasad, tylko z nich korzysta. Warto też zaplanować, w jaki sposób bot ma reagować na próby wyłudzenia informacji poprzez nietypowo sformułowane pytania — dobrze skonfigurowany bot rozpoznaje takie próby i odmawia udzielenia odpowiedzi wykraczającej poza jego zakres, zamiast szukać sposobu na spełnienie polecenia użytkownika za wszelką cenę.

Po wdrożeniu warto też zachować możliwość podglądu, jakie pytania są zadawane botowi najczęściej i w jakich sytuacjach nie potrafi on udzielić odpowiedzi. Taka informacja pozwala świadomie rozwijać zakres bota — uzupełniać źródła danych tam, gdzie rzeczywiście brakuje odpowiedzi, zamiast zgadywać, czego użytkownicy mogą potrzebować. Bez takiego przeglądu bot z czasem przestaje nadążać za pytaniami, które faktycznie pojawiają się w firmie, mimo że jego konfiguracja techniczna pozostaje niezmieniona.

Koszty utrzymania i licencjonowanie

Microsoft Copilot Studio wymaga odpowiedniej licencji w ramach środowiska Microsoft 365, a jej dobór zależy od tego, jak intensywnie bot będzie wykorzystywany oraz z ilu źródeł danych ma korzystać. Ustalenie właściwego modelu licencyjnego jest jednym z elementów wstępnej, bezpłatnej diagnozy — dopiero po analizie potrzeb firmy można wskazać, jaki wariant licencji będzie wystarczający, a którego rozszerzenia warto uniknąć jako zbędnego kosztu. Błędem, który zdarza się firmom konfigurującym bota samodzielnie, jest wykupienie licencji o szerszym zakresie niż faktycznie potrzebny, wynikające z niepewności co do tego, które funkcje będą używane.

22 378 48 09

Microsoft Copilot Studio — tworzenie własnego bota