Microsoft Forms pozwala szybko tworzyć ankiety i formularze firmowe, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie Microsoft Forms oraz przygotowanie pierwszych formularzy lub ankiet dla firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, które chcą zbierać dane za pomocą formularzy online.

Ile to trwa

Konfiguracja Forms mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Scenariusze wykorzystania Microsoft Forms w przedsiębiorstwie

Microsoft Forms (aplikacja chmurowa wchodząca w skład pakietu biurowego Microsoft 365, służąca do tworzenia ankiet, formularzy rejestracyjnych i testów) znajduje zastosowanie w wielu działach firmy. Wdrożenie tego narzędzia pozwala wyeliminować papierowe dokumenty oraz nieuporządkowane wiadomości e-mail, zastępując je ustandaryzowanymi formularzami cyfrowymi.

Najczęściej wdrażane rozwiązania obejmują:

Badanie satysfakcji klientów (ankiety posprzedażowe, ocena jakości obsługi serwisowej, wskaźnik rekomendacji NPS).
Formularze zgłoszeniowe i kontaktowe (zbieranie zapytań ofertowych, rejestracja uczestników na szkolenia, webinary i wydarzenia firmowe).
Wewnętrzne procesy administracyjne (wnioski o sprzęt komputerowy, zapotrzebowanie na materiały biurowe, zgłaszanie usterek technicznych do działu IT).
Procesy kadrowe (ankiety onboardingu nowych pracowników, zbieranie preferencji dotyczących benefitów, wstępna selekcja kandydatów w rekrutacji).
Testy wiedzy i quizy (weryfikacja znajomości procedur bezpieczeństwa, testy po szkoleniach wewnętrznych z automatycznym naliczaniem punktów).
Protokoły i checklisty operacyjne (zbieranie informacji przez pracowników mobilnych na tabletach lub laptopach).

Konfiguracja techniczna i zaawansowane mechanizmy platformy

Prawidłowe przygotowanie formularza wymaga skonfigurowania parametrów technicznych, które zapewniają intuicyjną obsługę przez respondentów oraz poprawność zbieranych danych. Konfiguracja obejmuje dostosowanie struktury pytań, typów pól oraz mechanizmów kontroli wprowadzanych informacji.

W ramach prac wdrożeniowych uruchamiane są następujące funkcje:

Logika rozgałęzień (mechanizm warunkowy, który wyświetla kolejne pytania w zależności od odpowiedzi udzielonej w poprzednim kroku).
Dostosowanie wizualne (dodanie logotypu przedsiębiorstwa, ustawienie kolorystyki zgodnej z identyfikacją wizualną firmy oraz spersonalizowany komunikat końcowy z podziękowaniem).
Weryfikacja poprawności wprowadzanych danych (wymuszanie formatu liczb, ograniczenia długości tekstu, wymagalność kluczowych pól).
Harmonogramowanie dostępności (ustawienie dokładnej daty i godziny otwarcia oraz zamknięcia formularza, a także limitu liczby zgłoszeń).
Wielojęzyczność (konfiguracja tłumaczeń pytań, co pozwala jednemu formularzowi obsługiwać respondentów posługujących się różnymi językami).
Obsługa przesyłania plików (konfiguracja pól umożliwiających respondentom załączanie dokumentów, zdjęć lub plików PDF z zachowaniem limitów rozmiaru).

Bezpieczeństwo danych, uprawnienia i zgodność z politykami firmy

Bezpieczeństwo informacji to kluczowy element wdrażania formularzy w środowisku biznesowym. Microsoft Forms działa w ramach zabezpieczonego środowiska Microsoft 365 (zabezpieczona infrastruktura chmurowa przedsiębiorstwa), co umożliwia precyzyjne sterowanie dostępem do danych i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych RODO.

Konfiguracja uprawnień obejmuje rozróżnienie dwóch podstawowych modeli dostępu:

Formularze wewnętrzne — dostępne wyłącznie dla zalogowanych pracowników w ramach domeny firmowej. System może automatycznie rejestrować imię, nazwisko oraz adres e-mail osoby wypełniającej lub zbierać odpowiedzi w sposób anonimowy, jeśli wymaga tego specyfika ankiety.
Formularze publiczne — otwarte dla każdego respondenta posiadającego link, bez konieczności logowania do konta Microsoft. W tym wariancie dane kontaktowe zbierane są poprzez dedykowane pola tekstowe w formularzu.

Ważnym aspektem jest zarządzanie własnością formularzy. Formularze tworzone na indywidualnych kontach użytkowników niosą ryzyko utraty dostępu po zakończeniu współpracy z danym pracownikiem. W ramach wdrożenia formularze firmowe są konfigurowane w ramach Microsoft 365 Groups (grupy robocze współdzielące zasoby) lub zespołów w Microsoft Teams (platforma do komunikacji i pracy grupowej). Dzięki temu dostęp do wyników i edycji formularza zachowują wszyscy uprawnieni członkowie zespołu, niezależnie od zmian personalnych.

Automatyzacja procesów z użyciem Power Automate i Excel Online

Samodzielny formularz zbiera odpowiedzi w chmurze, jednak pełną efektywność biznesową osiąga się dzięki integracji z innymi narzędziami Microsoft 365. Standardowy arkusz kalkulacyjny Excel Online (wersja chmurowa arkusza zapisana na platformie SharePoint) aktualizuje się w czasie rzeczywistym przy każdym nowym zgłoszeniu.

W celu wyeliminowania ręcznego przepisywania danych wdrażane są automatyzacje z wykorzystaniem usługi Power Automate (narzędzie chmurowe do tworzenia automatycznych przepływów pracy między aplikacjami):

Powiadomienia natychmiastowe — wysyłanie wiadomości e-mail do osoby odpowiedzialnej lub alertu na wybranym kanale Microsoft Teams w momencie nadesłania nowej odpowiedzi.
Potwierdzenia dla respondenta — automatyczna wysyłka wiadomości z podsumowaniem przesłanych informacji na adres e-mail podany w formularzu.
Tworzenie zadań i wpisów — automatyczne generowanie zadań w aplikacji Microsoft Planner (narzędzie do zarządzania zadaniami w zespole) lub dodawanie wierszy do Microsoft Lists (aplikacja do ewidencji i śledzenia informacji).
Generowanie dokumentów — tworzenie plików PDF z podsumowaniem zgłoszenia i automatyczny zapis w odpowiednim folderze w bibliotece dokumentów SharePoint.

Typowe błędy przy samodzielnym wdrażaniu Microsoft Forms

Samodzielne tworzenie ankiet i formularzy bez znajomości specyfiki środowiska Microsoft 365 często prowadzi do problemów organizacyjnych, technicznych lub naruszenia bezpieczeństwa danych. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Tworzenie formularzy na kontach osobistych — przypisanie kluczowego formularza firmowego do prywatnego profilu pracownika powoduje, że po odejściu tej osoby lub wyłączeniu jej licencji nikt w firmie nie może zarządzać ankietą ani pobrać nowych wyników.
Niewłaściwa konfiguracja przesyłania plików — próba dodania pola przesyłania plików w formularzu publicznym. Microsoft Forms ze względów bezpieczeństwa zezwala na przesyłanie plików tylko użytkownikom zalogowanym w tej samej organizacji. W przypadku formularzy otwartych dla klientów zewnętrznych konieczne jest zastosowanie alternatywnych mechanizmów zbierania załączników.
Udostępnianie pełnego arkusza zamiast formularza — omyłkowe przesłanie linku do edycji wyników lub całego skoroszytu Excel zamiast linku do samego formularza, co prowadzi do ujawnienia odpowiedzi innych osób.
Brak logiki warunkowej — tworzenie długich, skomplikowanych ankiet z dziesiątkami pytań widocznymi dla każdego respondenta, co drastycznie obniża odsetek osób kończących wypełnianie formularza.
Brak automatyzacji powiadomień — pozostawienie formularza bez mechanizmu alertów, w wyniku czego nadesłane zapytania handlowe lub zgłoszenia serwisowe leżą niezauważone przez wiele dni.

Kiedy Microsoft Forms jest optymalnym wyborem, a kiedy potrzebne są inne narzędzia

Microsoft Forms jest doskonałym rozwiązaniem do szybkiego zbierania ustrukturyzowanych danych, ankietowania i prostych rejestracji. Istnieją jednak sytuacje, w których wymagania biznesowe przekraczają możliwości tego narzędzia i wskazane jest zastosowanie bardziej zaawansowanych aplikacji z ekosystemu Microsoft:

Microsoft Forms — idealny do jednorazowych i cyklicznych ankiet, formularzy kontaktowych, quizów, prostych rejestracji oraz nieskomplikowanych zgłoszeń wewnętrznych. Cechuje się prostotą obsługi na urządzeniach mobilnych i komputerach.
Microsoft Lists — właściwy wybór, gdy dane muszą być stale edytowane przez wielu pracowników, wymagają złożonych widoków tabelarycznych, historii zmian dla każdego wpisu lub zaawansowanego formatowania kolumn.
Power Apps (platforma do tworzenia dedykowanych aplikacji biznesowych low-code) — niezbędna, gdy formularz musi pobierać dane z zewnętrznych baz SQL, systemów ERP (zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak Comarch ERP Optima, InsERT nexo czy WAPRO ERP), walidować NIP w bazach zewnętrznych lub realizować wieloetapowe obiegi akceptacji z wieloma poziomami uprawnień.

Najczęściej zadawane pytania

Czy osoby spoza firmy mogą wypełniać formularz bez konta Microsoft?

Tak. Formularz można skonfigurować w trybie publicznym, dzięki czemu każda osoba posiadająca bezpośredni link może udzielić odpowiedzi z poziomu przeglądarki internetowej na komputerze, laptopie lub telefonie, bez konieczności logowania się ani posiadania konta w usłudze Microsoft.

Gdzie zapisywane są odpowiedzi i załączniki przesyłane przez formularz?

Odpowiedzi tekstowe gromadzone są w usłudze chmurowej Forms oraz automatycznie synchronizowane z powiązanym plikiem Excel. W przypadku formularzy osobistych plik Excel i ewentualne załączniki trafiają do przestrzeni OneDrive (indywidualny dysk chmurowy użytkownika). W przypadku formularzy utworzonych w ramach grupy Microsoft 365 lub kanału Teams pliki i skoroszyt zapisywane są bezpośrednio w bibliotece dokumentów na platformie SharePoint, do której dostęp mają wszyscy uprawnieni członkowie zespołu.

Czy można ograniczyć liczbę wypełnień formularza do jednego razu na osobę?

Tak, funkcja ta jest dostępna dla formularzy wewnętrznych, w których użytkownicy logują się swoimi kontami firmowymi w domenie Microsoft 365. System weryfikuje tożsamość respondenta i blokuje możliwość ponownego przesłania ankiety z tego samego konta. W przypadku ankiet publicznych ograniczenie to nie działa ze względu na brak uwierzytelniania, jednak można zastosować blokadę czasową lub ręczne zamykanie formularza.

Czy po wdrożeniu formularza można dodawać nowe pytania bez utraty dotychczasowych odpowiedzi?

Tak, edycja pytań, zmiana ich kolejności lub dodanie nowych pozycji w aktywnym formularzu nie kasuje wcześniej zebranych danych. Dotychczasowe odpowiedzi pozostają zachowane w historii oraz w powiązanym pliku Excel, a nowe kolumny zostaną uzupełnione dla kolejnych zgłoszeń.

Jakie są limity dotyczące liczby pytań i odpowiedzi w Microsoft Forms?

W ramach licencji biznesowych Microsoft 365 pojedynczy formularz może pomieścić do 200 pytań (lub do 400 pytań w zależności od typu licencji i złożoności struktury). Limit liczby zebranych odpowiedzi dla kont firmowych wynosi do 5 000 000 odpowiedzi na formularz, co w zupełności wystarcza dla standardowych zastosowań w przedsiębiorstwach.

Profesjonalna konfiguracja i integracja formularzy Microsoft Forms

Prawidłowe wdrożenie Microsoft Forms w środowisku firmowym pozwala na usprawnienie komunikacji z klientami oraz automatyzację rutynowych zadań biurowych. Dostosowanie logiki pytań, zabezpieczenie uprawnień dostępu oraz połączenie formularzy z arkuszami SharePoint i powiadomieniami Teams zapewnia płynny przepływ informacji bez ryzyka utraty istotnych zgłoszeń.

22 378 48 09

Microsoft 365 — konfiguracja Forms do ankiet i formularzy firmowych