Moduł Sales w Microsoft Dynamics 365 pozwala firmie zarządzać procesem sprzedaży i relacjami z klientami w jednym środowisku.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje wdrożenie i podstawową konfigurację modułu Sales w Microsoft Dynamics 365.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm chcących wdrożyć rozbudowany system CRM zintegrowany z ekosystemem Microsoft.

Ile to trwa

Zakres i czas realizacji ustalane są indywidualnie w zależności od skali wdrożenia.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty wdrożenia modułu Sales

W praktyce wdrożenie modułu Sales przebiega różnie w zależności od punktu startowego firmy. Najprostszy wariant to konfiguracja od podstaw w organizacji, która wcześniej nie korzystała z żadnego systemu CRM (customer relationship management, czyli system do zarządzania relacjami z klientami) — wtedy praca polega głównie na ustawieniu struktury lejka sprzedaży, ról użytkowników i szablonów ofert. Drugi wariant to migracja z innego systemu CRM (np. arkuszy kalkulacyjnych, prostszego narzędzia typu freeware albo konkurencyjnej platformy) — tu dochodzi etap eksportu i czyszczenia danych, żeby do nowego środowiska nie trafiły zduplikowane kontakty czy nieaktualne szanse sprzedaży. Trzeci wariant, najbardziej złożony, to rozbudowa istniejącego, ale niedokończonego wdrożenia Dynamics 365 Sales — zdarza się, że firma kupiła licencje i uruchomiła podstawową wersję samodzielnie, po czym utknęła na etapie integracji z pocztą lub raportowaniem. W takim przypadku część pracy to najpierw audyt tego, co już zostało skonfigurowane, a dopiero potem dalsza rozbudowa.

Etapy typowego wdrożenia

Wdrożenie modułu Sales zwykle dzieli się na kilka etapów następujących po sobie. Na początku odbywa się analiza procesu sprzedaży w firmie — jakie etapy przechodzi szansa sprzedaży (lead), kto podejmuje decyzje, jakie dokumenty towarzyszą ofertowaniu. Na tej podstawie konfigurowany jest lejek sprzedaży (sales pipeline) i role dostępowe poszczególnych użytkowników, tak by handlowiec widział tylko swoich klientów, a kierownik zespołu — całość. Kolejny etap to migracja danych z dotychczasowego źródła (arkusza, starego systemu, poczty) do nowej bazy — obejmuje mapowanie pól, np. dopasowanie kolumn arkusza do standardowych i niestandardowych pól w Dynamics 365. Następnie konfigurowane są integracje — najczęściej z pocztą Outlook, kalendarzem oraz Microsoft Teams, tak aby korespondencja z klientem automatycznie zapisywała się przy odpowiednim rekordzie. Na końcu odbywa się krótkie szkolenie zespołu z obsługi systemu oraz okres wsparcia powdrożeniowego, w którym poprawiane są drobne niedociągnięcia konfiguracji zauważone dopiero w codziennej pracy.

Integracje z innymi systemami

Moduł Sales rzadko działa w oderwaniu od reszty środowiska informatycznego firmy. Najczęściej spotykana integracja to połączenie z Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) — dzięki niej maile i spotkania z klientem widoczne są bezpośrednio przy jego karcie w CRM, bez ręcznego przepisywania. Druga częsta integracja to połączenie z Power BI, czyli narzędziem do wizualizacji danych — pozwala budować raporty sprzedażowe aktualizowane automatycznie na podstawie danych z Dynamics 365, zamiast ręcznie zestawiać liczby w arkuszu. W firmach korzystających równolegle z systemu ERP (enterprise resource planning, system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) — na przykład Comarch ERP Optima, WAPRO Mag czy InsERT nexo — sensowne bywa też ustawienie wymiany danych o zamówieniach i fakturach, choć zakres takiej integracji ustalany jest indywidualnie i zależy od tego, jakie moduły ERP firma już eksploatuje. Integracja z Active Directory (usługą katalogową Microsoft odpowiadającą za konta i uprawnienia pracowników) pozwala z kolei na logowanie do CRM tymi samymi danymi, którymi pracownik loguje się do komputera.

Błędy przy próbie samodzielnego wdrożenia

Część firm próbuje wdrożyć moduł Sales własnymi siłami, korzystając z materiałów dostępnych w dokumentacji producenta. Najczęstszy błąd to pominięcie etapu analizy procesu sprzedaży i przejście od razu do klikania w panelu konfiguracyjnym — efektem jest lejek sprzedaży, który formalnie działa, ale nie odzwierciedla tego, jak firma faktycznie sprzedaje, więc handlowcy po kilku tygodniach wracają do arkuszy kalkulacyjnych. Drugi typowy problem to migracja danych bez wcześniejszego czyszczenia — przeniesienie do systemu zduplikowanych kontaktów czy nieaktualnych adresów mailowych, co potem trzeba poprawiać ręcznie, rekord po rekordzie. Trzeci błąd to nadawanie wszystkim użytkownikom takich samych, zbyt szerokich uprawnień — brak podziału ról sprawia, że każdy handlowiec widzi dane wszystkich klientów firmy, co bywa problematyczne zarówno organizacyjnie, jak i z punktu widzenia ochrony danych. Czwarty częsty problem to brak konfiguracji integracji z pocztą na starcie — użytkownicy zaczynają pracować w dwóch oddzielnych systemach (poczta i CRM), co szybko prowadzi do porzucenia nowego narzędzia.

Kiedy to nie jest ta usługa

Wdrożenie modułu Sales warto odróżnić od kilku pokrewnych, ale innych usług. Jeśli firma potrzebuje głównie obsługi zgłoszeń serwisowych i helpdesku, właściwym modułem Dynamics 365 jest Customer Service, nie Sales — moduły te częściowo się przenikają, ale mają inny cel: Sales wspiera proces sprzedażowy, Customer Service — obsługę posprzedażową. Jeśli natomiast celem jest pełna księgowość, magazyn i produkcja, mowa raczej o wdrożeniu Dynamics 365 Business Central lub integracji z odrębnym systemem ERP, a nie o samym module Sales, który skupia się na relacjach z klientem i procesie ofertowania, a nie na księgowaniu dokumentów. Zdarza się też, że klient zgłasza się z prośbą o „naprawę CRM”, mając na myśli usterkę techniczną — np. brak dostępu do systemu po awarii komputera czy problem z synchronizacją poczty — a nie właściwe wdrożenie czy rekonfigurację modułu; w takim przypadku pomoc dotyczy raczej diagnostyki sprzętu lub konta użytkownika niż projektu wdrożeniowego.

Dostęp i bezpieczeństwo danych

Przy konfiguracji modułu Sales dostęp do systemu ustalany jest w porozumieniu z administratorem po stronie klienta, zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania — hasła do kont użytkowników nie są domyślnie wymagane, a jeśli jakiś etap prac faktycznie tego wymaga, każdorazowo wyjaśniane jest, do czego dany dostęp jest potrzebny. W środowiskach opartych o Active Directory konfiguracja kont i uprawnień odbywa się zwykle z poziomu konta administracyjnego wskazanego przez firmę, bez konieczności przekazywania haseł prywatnych pracowników. Warto też pamiętać, że dane w module Sales — kontakty klientów, historia korespondencji, wartości ofert — mają charakter poufny, dlatego konfiguracja ról i uprawnień dostępu jest traktowana jako integralna część wdrożenia, a nie opcjonalny dodatek na końcu projektu.

Dodatkowe pytania klientów

Czy trzeba mieć wcześniej licencje Microsoft 365, żeby wdrożyć moduł Sales?

Same licencje Dynamics 365 Sales można kupić niezależnie od pakietu Microsoft 365, natomiast pełna integracja z pocztą Outlook i kalendarzem wymaga posiadania kont w tym środowisku. Zakres licencji dobierany jest do konkretnej sytuacji firmy podczas wstępnej, bezpłatnej diagnozy.

Czy da się przenieść dane z Excela do modułu Sales?

Tak, migracja danych z arkuszy kalkulacyjnych to jeden z częstszych scenariuszy wdrożenia. Wymaga wcześniejszego uporządkowania danych źródłowych — usunięcia duplikatów i ujednolicenia formatu kolumn — zanim trafią do nowego systemu.

Czy moduł Sales działa offline, bez stałego dostępu do internetu?

Dynamics 365 to system chmurowy, więc do pełnej pracy potrzebne jest połączenie z internetem. Aplikacja mobilna oferuje ograniczony tryb offline dla wcześniej wczytanych danych, ale synchronizacja zmian wymaga ponownego połączenia z siecią.

Co się dzieje, jeśli po wdrożeniu coś przestanie działać poprawnie?

Usterki konfiguracyjne zgłoszone w okresie gwarancji (do 12 miesięcy) są naprawiane poza kolejnością, bez dodatkowych opłat za samą naprawę usterki wynikającej z pierwotnego wdrożenia.

Czy wdrożenie obejmuje szkolenie pracowników?

Tak, standardowy zakres wdrożenia obejmuje krótkie szkolenie zespołu z podstawowej obsługi systemu — poruszania się po lejku sprzedaży, tworzenia rekordów klientów i ofert oraz korzystania z integracji z pocztą.

Rozwinięcie: konfiguracja lejka sprzedaży

Sam lejek sprzedaży (sales pipeline) w module Sales można skonfigurować na wiele sposobów, w zależności od tego, jak długi i złożony jest proces decyzyjny u klientów danej firmy. Dla prostszej sprzedaży, gdzie decyzja zapada szybko, wystarcza kilka etapów — np. pierwszy kontakt, oferta, negocjacje, zamknięcie. Dla sprzedaży B2B o dłuższym cyklu, obejmującym np. przetargi czy wieloetapowe akceptacje budżetowe po stronie klienta, lejek bywa rozbudowany o dodatkowe etapy pośrednie i pola opisujące np. osobę decyzyjną czy planowany termin decyzji. Dobrze skonfigurowany lejek pozwala też na automatyczne przypomnienia dla handlowca, gdy szansa sprzedaży zbyt długo nie zmienia etapu — co bywa pomocne przy większych zespołach sprzedażowych, gdzie trudno ręcznie pilnować każdego wątku.

Podsumowanie

Wdrożenie modułu Sales to projekt złożony z kilku powiązanych ze sobą etapów — od analizy procesu sprzedaży, przez migrację danych i integracje z pocztą czy systemem ERP, po szkolenie zespołu i wsparcie w pierwszych tygodniach użytkowania. Dobrze przeprowadzone wdrożenie ogranicza ryzyko, że system po miesiącu zostanie porzucony na rzecz starych arkuszy, a jego zakres i harmonogram warto każdorazowo dopasować do skali i specyfiki konkretnej firmy.

22 378 48 09

Microsoft Dynamics 365 — wdrożenie modułu Sales