Microsoft Viva Insights dostarcza wgląd w sposób pracy zespołu, pomagając równoważyć produktywność i dobrostan pracowników.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie Microsoft Viva Insights oraz dostosowanie ustawień prywatności zgodnie z polityką firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, którym zależy na lepszym zrozumieniu sposobu pracy zespołu.

Ile to trwa

Konfiguracja Viva Insights mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty wdrożenia Viva Insights

Microsoft Viva Insights nie jest jednym, jednolitym modułem — w praktyce firma wybiera, które poziomy funkcji chce uruchomić, i to od tego wyboru zależy zakres prac konfiguracyjnych. Pierwszy wariant to Personal Insights, czyli wgląd indywidualny, widoczny wyłącznie dla samego pracownika w aplikacji Viva Insights w Teams lub w Outlooku — pokazuje na przykład czas spędzony na spotkaniach, liczbę godzin bez przerwy między spotkaniami czy sugestie dotyczące planowania „focus time" (czasu zarezerwowanego na pracę bez przerywników). Ten wariant wymaga najmniej ustawień administracyjnych, bo dane nie są nikomu udostępniane poza samym użytkownikiem.

Drugi wariant, Manager Insights, udostępnia agregowane (zbiorcze, nie jednostkowe) dane przełożonemu zespołu — na przykład rozkład czasu na spotkania kontra pracę własną w całym zespole. Tu konfiguracja obejmuje ustalenie progu minimalnej liczby osób w grupie, poniżej którego dane nie są pokazywane, żeby nie dało się odtworzyć wyniku pojedynczej osoby. Trzeci wariant to Advanced Insights (dawniej Workplace Analytics), czyli analiza na poziomie całej organizacji, wykorzystywana głównie przez dział HR lub zarząd do analizy trendów, np. obciążenia pracą w poszczególnych działach na przestrzeni miesięcy. Ten wariant wymaga zwykle osobnej licencji dodatkowej i najdłuższego etapu ustaleń dotyczących tego, kto i do jakich raportów ma dostęp.

Częste błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje uruchomić Viva Insights samodzielnie, korzystając z domyślnych ustawień w centrum administracyjnym Microsoft 365, i to bywa źródłem problemów trudniejszych do naprawienia niż brak samej usługi. Najczęstszy błąd to włączenie funkcji Manager Insights bez wcześniejszej konsultacji z działem HR lub prawnym — dane o czasie pracy zespołu, nawet zagregowane, mogą podlegać przepisom o ochronie danych osobowych i wymagają jasnej podstawy prawnej oraz poinformowania pracowników, zanim raporty zaczną być widoczne dla przełożonych.

Drugi typowy błąd to pozostawienie domyślnego, zbyt niskiego progu agregacji danych w grupach — jeśli zespół jest mały, a próg anonimizacji ustawiony nieprawidłowo, raport menedżerski może w praktyce pokazywać dane pojedynczej osoby, co podważa sens zabezpieczeń wbudowanych w usługę. Trzeci częsty problem to brak synchronizacji struktury organizacyjnej w Azure Active Directory (usłudze katalogowej Microsoft, która przechowuje m.in. informację, kto komu podlega) — jeśli struktura zespołów jest nieaktualna, raporty menedżerskie trafiają do niewłaściwych osób albo w ogóle się nie generują. Czwarty błąd to włączanie wszystkich dostępnych wskaźników naraz, bez ustalenia, które z nich faktycznie mają znaczenie dla firmy — skutkuje to nadmiarem danych, które nikt potem nie analizuje, i zniechęceniem zespołu, który czuje się nadmiernie monitorowany.

Kiedy to nie jest ta usługa

Viva Insights bywa mylony z innymi narzędziami raportowania w ekosystemie Microsoft 365, co czasem prowadzi do błędnego zamówienia usługi. Jeśli celem jest tworzenie własnych, w pełni dostosowanych wykresów i pulpitów na podstawie dowolnych danych firmowych (np. sprzedażowych czy finansowych), właściwym narzędziem jest Power BI, nie Viva Insights — te dwa produkty można ze sobą łączyć, ale to osobne konfiguracje. Jeśli chodzi wyłącznie o statystyki użycia samego Teams, takie jak liczba połączeń czy jakość audio/wideo, odpowiednim miejscem jest panel administracyjny Teams (Call Quality Dashboard), a nie Viva Insights. Z kolei jeśli firma potrzebuje monitorować aktywność na poszczególnych aplikacjach lub stronach internetowych w celach bezpieczeństwa, to zakres należy do rozwiązań typu Microsoft Purview lub Endpoint Manager, a nie do modułu produktywności zespołu. Rozróżnienie tych narzędzi na wstępnym etapie pozwala uniknąć sytuacji, w której po wdrożeniu okazuje się, że dane, których firma potrzebowała, nie są w ogóle zbierane przez Viva Insights.

Wymagania licencyjne i techniczne

Podstawowy poziom Viva Insights (Personal Insights) jest zwykle dostępny w ramach standardowych planów Microsoft 365 obejmujących Outlooka i Teams, natomiast funkcje na poziomie zespołu i organizacji wymagają z reguły dodatkowej licencji Viva Insights lub pakietu Viva Suite — dokładny zakres licencji zależy od aktualnej oferty Microsoft i bywa aktualizowany, dlatego jednym z pierwszych kroków konfiguracji jest sprawdzenie, jakie licencje firma już posiada w ramach subskrypcji Microsoft 365 lub Azure Active Directory. Konfiguracja wymaga też uprawnień administratora globalnego lub administratora Viva w centrum administracyjnym Microsoft 365, ponieważ ustawienia prywatności i progi agregacji danych są zarządzane centralnie, a nie przez pojedynczych użytkowników.

Dodatkowe pytania klientów

Czy pracownicy widzą, że ich dane trafiają do raportów menedżerskich?

Ustawienia prywatności Viva Insights można skonfigurować tak, aby pracownicy otrzymywali informację o włączeniu funkcji Manager Insights, a dane w raportach zespołowych są z założenia zagregowane, nie pokazują aktywności pojedynczej osoby. Dokładny sposób informowania zespołu ustala się w porozumieniu z działem HR firmy, usługa obejmuje samą konfigurację techniczną ustawień prywatności.

Czy Viva Insights działa bez Teams?

Część funkcji, np. sugestie dotyczące czasu na pracę własną, korzysta głównie z danych kalendarza w Outlooku i może działać przy ograniczonym użyciu Teams, natomiast pełny zakres wskaźników, w tym analiza czasu spotkań, wymaga aktywnego korzystania z Teams jako podstawowego narzędzia komunikacji w firmie.

Czy dane historyczne sprzed wdrożenia też są analizowane?

Nie — Viva Insights analizuje dane od momentu włączenia poszczególnych funkcji, nie odtwarza retrospektywnie aktywności sprzed konfiguracji. Jeśli firmie zależy na porównaniach względem wcześniejszego okresu, warto to uwzględnić już na etapie planowania wdrożenia.

Czy można wyłączyć tylko część wskaźników, zostawiając resztę?

Tak, poszczególne wskaźniki (np. dotyczące pracy poza godzinami czy liczby spotkań bez przerwy) można włączać i wyłączać niezależnie od siebie na poziomie ustawień administracyjnych, co pozwala dopasować zakres analizy do rzeczywistych potrzeb firmy, zamiast korzystać z pełnego, domyślnego zestawu.

Co się dzieje z konfiguracją, jeśli firma zmieni strukturę zespołów?

Raporty menedżerskie opierają się na strukturze organizacyjnej zapisanej w Azure Active Directory, więc po każdej istotnej zmianie w podległości służbowej warto zweryfikować, czy raporty nadal trafiają do właściwych osób — sama usługa Viva Insights nie aktualizuje struktury organizacyjnej automatycznie, korzysta z danych już tam zapisanych.

Bezpieczeństwo i przechowywanie danych

Dane wykorzystywane przez Viva Insights pochodzą z metadanych aktywności w Microsoft 365 — informacji o tym, kiedy odbyło się spotkanie, ile trwało lub kiedy wysłano wiadomość — nie z treści rozmów, maili czy dokumentów. Sama treść korespondencji ani zawartość spotkań nie jest analizowana przez ten moduł, co często trzeba wyjaśnić zespołowi na starcie wdrożenia, bo obawa o „podsłuchiwanie" treści bywa najczęstszym powodem nieufności wobec narzędzia. Okres przechowywania danych oraz zasady dostępu do nich są konfigurowane w centrum administracyjnym zgodnie z wewnętrzną polityką firmy dotyczącą retencji danych — usługa obejmuje ustawienie tych parametrów zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez klienta, nie narzuca gotowego schematu.

Warto też rozróżnić dostęp administracyjny od dostępu raportowego — administrator systemu, który konfiguruje Viva Insights, nie musi mieć wglądu w raporty menedżerskie, a osoby przeglądające raporty zespołowe nie muszą mieć uprawnień administracyjnych do samej platformy Microsoft 365. Rozdzielenie tych ról jest jednym z elementów, które ustala się na etapie konfiguracji, żeby dostęp do danych o zespole miały wyłącznie osoby faktycznie do tego uprawnione, zgodnie z wewnętrzną strukturą odpowiedzialności w firmie.

Wsparcie po wdrożeniu

Po skonfigurowaniu Viva Insights typowe potrzeby zgłaszane później dotyczą dostosowania progów agregacji po zmianie wielkości zespołu, dodania nowych menedżerów do grona odbiorców raportów albo wyłączenia wybranych wskaźników, które w praktyce okazały się mało przydatne. Tego rodzaju korekty są zwykle szybsze niż konfiguracja początkowa, ponieważ nie wymagają ponownego ustalania całej polityki prywatności, a jedynie dostrojenia pojedynczych ustawień w już działającym środowisku. Wsparcie po naprawie lub konfiguracji obejmuje pomoc przy tego typu korektach do 30 dni od zakończenia wdrożenia.

Podsumowanie wdrożenia

Skonfigurowanie Viva Insights sprowadza się do trzech elementów: ustalenia, który wariant funkcji (personalny, zespołowy czy organizacyjny) faktycznie odpowiada potrzebom firmy, dostosowania progów prywatności i agregacji danych zgodnie z jej polityką, oraz sprawdzenia, że struktura organizacyjna w Azure Active Directory jest aktualna, zanim raporty zaczną być udostępniane menedżerom. Dobrze przeprowadzona konfiguracja pozwala uniknąć sytuacji, w której narzędzie do wglądu w sposób pracy zespołu zamienia się w źródło nieporozumień zamiast realnej pomocy w organizacji czasu.

22 378 48 09

Microsoft Viva Insights — analiza produktywności zespołu