Rozliczenie za wykonaną usługę następuje po zakończeniu naprawy i akceptacji przez klienta zakresu wykonanych prac.

Na czym polega ta usługa

Płatność następuje po zakończeniu naprawy, zgodnie z wcześniej zaakceptowanym kosztorysem, w formie ustalonej indywidualnie z klientem.

Dla kogo ma sens

Informacje są przydatne dla klientów planujących, w jaki sposób rozliczą się za wykonaną usługę.

Ile to trwa

Rozliczenie następuje bezpośrednio po zakończeniu naprawy.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, niezależnie od wybranej później formy rozliczenia.

Zasady rozliczenia w zależności od wybranego trybu obsługi

Koszty oraz sposób rozliczenia usługi serwisowej wynikają bezpośrednio z wybranego przez klienta modelu obsługi. Firma realizuje zlecenia w dwóch odrębnych trybach, które różnią się zasadami naliczania opłat wstępnych oraz zakresem prac wykonywanych na miejscu.

Pierwszym modelem jest obsługa w trybie door-to-door (odbiór i zwrot sprzętu przez kierowcę pod wskazanym adresem). Kierowca odbiera urządzenie z dowolnej lokalizacji na terenie Warszawy oraz okolicznych miejscowości w promieniu do 40 kilometrów, obejmującym 7 powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński). Wstępna diagnoza laboratoryjna oraz sporządzenie wyceny w tym trybie są całkowicie bezpłatne i wynoszą 0 zł, zarówno dla laptopów, jak i komputerów stacjonarnych (jednostek PC, stacji roboczych oraz serwerów). Jeśli klient po przedstawieniu kosztorysu nie zdecyduje się na realizację naprawy, sprzęt jest zwracany bez naliczania jakichkolwiek opłat za weryfikację usterki czy transport. Do każdego naprawianego laptopa wydawany jest bezpłatny laptop zastępczy z systemem Windows, bez konieczności wpłacania kaucji i bez ograniczeń czasowych.

Drugim modelem jest bezpośrednia wizyta serwisanta w siedzibie klienta lub w mieszkaniu prywatnym. W tym wariancie dojazd technika jest bezpłatny, natomiast czas pracy specjalisty na miejscu jest zawsze usługą płatną, niezależnie od ostatecznego rezultatu technicznego. Jeżeli usterka okazuje się niemożliwa do usunięcia w warunkach domowych lub biurowych (na przykład wymaga użycia specjalistycznej stacji lutowniczej BGA, czyli technologii montażu i wymiany układów scalonych z wyprowadzeniami sferycznymi, lub programatora kości BIOS w technologii EEPROM, czyli pamięci kasowalnej elektrycznie), serwisant pobiera opłatę za poświęcony czas pracy na miejscu, a sprzęt może zostać przekazany do dalszych prac laboratoryjnych w trybie door-to-door.

Brak ukrytych kosztów i jednolita taryfa całodobowa

Polityka finansowa opiera się na pełnej przejrzystości. Klienci zgłaszający awarię pod numerem telefonu 22 378 48 09 mogą liczyć na jednolite warunki cenowe przez 7 dni w tygodniu, przez całą dobę. Czas dojazdu ekipy, startującej z biura zlokalizowanego przy Al. Stanów Zjednoczonych 72 w Warszawie, wynosi zazwyczaj do 1 godziny.

W strukturze rozliczeń nie występują ukryte opłaty manipulacyjne, narzuty za pracę w godzinach nocnych, dopłaty weekendowe czy opłaty za dni świąteczne. Wszystkie stawki za robociznę pozostają niezmienne bez względu na porę realizacji zlecenia. Dodatkowo bezpłatnie realizowane są następujące usługi towarzyszące:

Telefoniczna konsultacja techniczna i wstępne omówienie objawów awarii.
Sporządzenie i podpisanie umowy o zachowaniu poufności (umowa NDA, czyli non-disclosure agreement — prawny dokument gwarantujący pełną ochronę przetwarzanych danych) na życzenie klienta biznesowego lub indywidualnego.
Podstawowy przegląd środowiska informatycznego dla firm (analiza stanu stacji roboczych, infrastruktury sieciowej oraz procedur tworzenia kopii zapasowych).
Wydanie sprzętu zastępczego na czas naprawy laptopa.

Wymieniane komponenty sprzętowe (np. fabrycznie nowe dyski półprzewodnikowe SSD NVMe, czyli nośniki pamięci flash podłączane do szybkiej magistrali PCIe, matryce ciekłokrystaliczne IPS, wentylatory układu chłodzenia czy moduły zasilania) są zawsze wyceniane przed montażem, a serwis korzysta wyłącznie z fabrycznie nowych części zamiennych.

Dokumentacja księgowa i status podatkowy

Istotnym elementem rozliczenia jest właściwe przygotowanie dokumentów księgowych. Przedsiębiorstwo działa na zasadach podmiotu zwolnionego z podatku od towarów i usług (podatku VAT) na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego. Z tego względu do zrealizowanych zleceń nie jest wystawiana faktura VAT z wyodrębnioną stawką podatkową.

Standardowym dokumentem sprzedaży wydawanym po każdej zakończonej usłudze jest faktura bez podatku VAT (faktura zwolniona z VAT). Dokument ten jest wystawiany w sposób sformalizowany dla każdego odbiorcy:

Dla przedsiębiorstw jednoosobowych, spółek prawa handlowego, instytucji publicznych i fundacji, stanowiąc pełnoprawny dowód księgowy pozwalający na zaliczenie wydatku w koszty uzyskania przychodów.
Dla osób prywatnych (konsumentów), jako urzędowe potwierdzenie zawarcia transakcji, poniesionych kosztów i podstawa do ochrony praw konsumenckich.

Wraz z fakturą klient otrzymuje protokół wykonania prac serwisowych (dokument zawierający specyfikację usuniętych usterek, listę zamontowanych podzespołów oraz wyniki testów diagnostycznych) oraz pisemną kartę gwarancyjną potwierdzającą ochronę serwisową na okres do 12 miesięcy.

Dostępne formy płatności i przebieg transakcji

Rozliczenie finansowe za wykonane prace następuje dopiero w momencie pełnego zakończenia procedury naprawczej i po osobistej weryfikacji działania sprzętu przez klienta. Dostępnych jest kilka wygodnych metod uregulowania należności, dopasowanych do potrzeb użytkowników prywatnych oraz instytucjonalnych.

Podstawową formą płatności w terenie jest rozliczenie bezgotówkowe. Zarówno kierowcy realizujący dostawy w trybie door-to-door, jak i technicy wykonujący usługi na miejscu, dysponują mobilnymi terminalami płatniczymi. Umożliwia to dokonanie opłaty przy użyciu karty płatniczej (zbliżeniowo lub chipowo), telefonu z modułem NFC (Near Field Communication — technologia bezprzewodowej komunikacji bliskiego zasięgu) lub polskiego systemu płatności mobilnych BLIK (poprzez wprowadzenie sześciocyfrowego kodu wygenerowanego w aplikacji bankowej).

Drugą metodą jest płatność gotówkowa realizowana bezpośrednio przy odbiorze naprawionego urządzenia od kierowcy lub po zakończeniu prac przez serwisanta. Po przyjęciu gotówki wystawiane jest natychmiastowe potwierdzenie zapłaty.

Dla klientów biznesowych, instytucji państwowych oraz stałych partnerów korporacyjnych dostępna jest forma płatności przelewem bankowym na podstawie wystawionej faktury z ustalonym terminem płatności (zazwyczaj 7 lub 14 dni). Zastosowanie płatności odroczonej wymaga wcześniejszego uzgodnienia przed przystąpieniem do realizacji zlecenia.

Przebieg zlecenia i zatwierdzanie kosztorysu krok po kroku

Procedura finansowa została opracowana w taki sposób, aby wyeliminować ryzyko nieoczekiwanych wydatków po stronie zleceniodawcy. Cały proces zamyka się w pięciu etapach:

Etap pierwszy to zgłoszenie usterki i transport urządzenia. Po kontakcie telefonicznym pod numerem 22 378 48 09 kierowca bezpłatnie odbiera sprzęt ze wskazanego adresu, przekazując jednocześnie — w przypadku laptopa — bezpłatny laptop zastępczy z systemem Windows i protokół przyjęcia sprzętu.

Etap drugi to diagnostyka sprzętowa i weryfikacja stabilności. W warunkach laboratoryjnych technicy sprawdzają stan podzespołów, lokalizują usterki zasilania, błędy magistrali PCIe (Peripheral Component Interconnect Express — złącze komunikacji podzespołów z płytą główną) czy uszkodzenia struktur pamięci, po czym sporządzają szczegółowy kosztorys.

Etap trzeci to przedstawienie kosztorysu klientowi. Serwisant kontaktuje się telefonicznie lub mailowo, omawiając przyczynę awarii, zakres niezbędnych czynności oraz łączny koszt części i robocizny. Czas potrzebny na naprawę wynosi z reguły do 3 dni roboczych, natomiast usługi takie jak optymalizacja oprogramowania czy czyszczenie układu chłodzenia realizowane są do 24 godzin. Na tym etapie klient podejmuje wiążącą decyzję o rozpoczęciu prac.

Etap czwarty to realizacja naprawy i testy powykonawcze. Po wymianie elementów na nowe podzespoły komputer przechodzi testy syntetyczne (m.in. test stabilności pamięci RAM w programie MemTest86 oraz weryfikację temperatur pod pełnym obciążeniem procesora i układu graficznego). Serwis domyślnie nie wymaga podawania haseł do kont użytkownika w systemie Windows, korzystając z niezależnych środowisk diagnostycznych uruchamianych z pamięci zewnętrznej (tzw. nośników Live USB).

Etap piąty to doręczenie sprzętu, zwrot laptopa zastępczego i finalne rozliczenie. Kierowca przywozi sprawny komputer pod wskazany adres, gdzie następuje uruchomienie sprzętu, sprawdzenie poprawności działania i uregulowanie kwoty zgodnej z zaakceptowanym wcześniej kosztorysem.

Rozliczenia przy obsłudze oprogramowania biznesowego i infrastruktury serwerowej

Oprócz standardowych napraw sprzętowych zakres usług obejmuje także wsparcie systemów zarządzania przedsiębiorstwem, baz danych oraz infrastruktury sieciowej. W takich przypadkach rozliczenie może obejmować opłatę ryczałtową za wdrożenie lub rozliczenie za faktycznie wykonany zakres prac administracyjnych.

Wycenie i rozliczeniu podlegają m.in. prace serwisowe związane z popularnymi systemami ERP (Enterprise Resource Planning — oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa) oraz programami finansowo-księgowymi, takimi jak:

Pakiety InsERT GT oraz InsERT nexo (w tym Subiekt, Rewizor, Rachmistrz, Gratyfikant, Gestor i Biuro).
Systemy WAPRO ERP (WF-Mag, WAPRO Fakir, WAPRO Kaper, WAPRO Gang, WAPRO JPK).
Środowiska Comarch ERP (Optima, XL, Altum) oraz Sage Symfonia.
System enova365, RAKS SQL, Płatnik ZUS oraz platformy chmurowe (iFirma, wFirma, Fakturownia).
Integracje ze środowiskami sprzedażowymi (systemy BaseLinker, integracje z platformą Allegro i sklepami internetowymi).

W przypadku prac na serwerach bazodanowych (Microsoft SQL Server, PostgreSQL, serwery NAS w środowisku Linux) lub kontrolerach domeny (Active Directory w systemie Windows Server) wycena jest zawsze ustalana przed rozpoczęciem migracji lub naprawy struktur danych. Klienci zyskują pełną ochronę poufności danych handlowych i osobowych dzięki bezpłatnej umowie NDA.

Najczęstsze błędy i nieporozumienia przy rozliczeniach serwisowych

Praktyka serwisowa wykazuje szereg powtarzających się nieporozumień po stronie klientów, które wynikają z błędnych założeń dotyczących procedur technicznych i organizacyjnych:

Mylenie darmowej diagnozy w trybie door-to-door z wizytą serwisanta na miejscu. Bezpłatna diagnostyka w kwocie 0 zł dotyczy wyłącznie urządzeń przekazanych kierowcy i badanych w warunkach laboratoryjnych. W przypadku bezpośredniego przyjazdu technika do biura lub mieszkania czas pracy specjalisty na miejscu jest zawsze płatny, niezależnie od stopnia skomplikowania awarii czy decyzji o dalszym postępowaniu.

Brak rozróżnienia pomiędzy fakturą bez podatku VAT a fakturą VAT. Klienci reprezentujący działy księgowe niekiedy oczekują dokumentu z wyszczególnioną kwotą podatku od towarów i usług (23%). Ponieważ firma korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, wystawiana faktura nie zawiera kwoty podatku VAT, co jest zgodne z polskim prawem podatkowym, ale wymaga uwzględnienia w planowaniu rozliczeń księgowych przedsiębiorstwa.

Podejmowanie prób samodzielnej naprawy przed wezwaniem serwisu. Próby samodzielnego lutowania elementów płyty głównej lub czyszczenia układów chłodzenia często doprowadzają do wtórnych uszkodzeń (np. zerwania elastycznych taśm sygnałowych FFC/FPC, uszkodzenia ścieżek drukowanych przez wkręcenie zbyt długich śrub montażowych czy zwarcia linii zasilania 19V). Zwiększa to liczbę uszkodzonych podzespołów, co bezpośrednio podnosi ostateczny koszt nowych części zamiennych niezbędnych do przeprowadzenia skutecznej naprawy.

Obawa przed ukrytymi kosztami za demontaż lub transport. W opisywanym modelu obsługa door-to-door w obrębie 40 km od Warszawy nie generuje żadnych ukrytych pozycji na rachunku za rozkręcenie obudowy, weryfikację czy dojazd.

Kiedy rozliczenie ulega zmianie, wstrzymaniu lub anulowaniu

W trakcie realizacji skomplikowanych napraw elektronicznych mogą wystąpić okoliczności techniczne wpływające na pierwotne założenia kosztorysowe. Zasady postępowania w takich przypadkach są ściśle określone.

Pierwszą sytuacją jest wykrycie uszkodzeń ukrytych po usunięciu usterki pierwotnej. Przykładem może być laptop po zalaniu cieczą, w którym usunięcie zwarcia w głównej gałęzi zasilania ujawnia uszkodzenie kontrolera wbudowanego KBC (Keyboard Controller — układ scalony zarządzający klawiaturą, pracą przetwornic i ładowaniem baterii) lub degradację struktury krzemowej procesora. W takim wypadku prace zostają natychmiast wstrzymane, a serwisant kontaktuje się z klientem w celu przedstawienia zaktualizowanego kosztorysu. Klient ma wówczas pełne prawo zrezygnować z dalszej naprawy bez ponoszenia kosztów za wstrzymaną procedurę.

Drugą sytuacją jest obsługa zgłoszenia gwarancyjnego. Każda wykonana usługa oraz wymieniony podzespół objęte są gwarancją na okres do 12 miesięcy. W przypadku ponownego wystąpienia tej samej usterki w okresie ochronnym naprawa reklamacyjna realizowana jest bezpłatnie, poza kolejnością standardowych zleceń. Na czas trwania procedury gwarancyjnej wydawany jest bezpłatny laptop zastępczy.

Trzecią sytuacją jest bezpłatne wsparcie techniczne po naprawie. Po wykonaniu usługi klient otrzymuje do 30 dni bezpośredniego wsparcia doradczego, w ramach którego może skonsultować funkcjonowanie zoptymalizowanego systemu lub skonfigurowanych urządzeń peryferyjnych bez ponoszenia dodatkowych opłat.

Dodatkowe pytania klientów dotyczące płatności

Czy kierowca pobiera opłatę za przyjazd i odbiór laptopa w miejscowościach podwarszawskich?

Nie, transport w trybie door-to-door jest bezpłatny na terenie całej Warszawy oraz w promieniu do 40 km od stolicy, obejmując m.in. Piaseczno, Pruszków, Legionowo, Otwock, Wołomin, Grodzisk Mazowiecki czy Ożarów Mazowiecki. Klient nie płaci za dojazd niezależnie od tego, czy zdecyduje się na naprawę.

Czy w przypadku rezygnacji z naprawy laptopa po diagnozie laboratoryjnej ponosi się jakiekolwiek koszty?

Nie, obsługa w trybie door-to-door obejmuje w pełni bezpłatną diagnozę (0 zł) zarówno dla laptopów, jak i komputerów stacjonarnych. Jeśli kosztorys nie zostanie zaakceptowany, sprzęt wraca do właściciela bez żadnych opłat.

Czy wydanie bezpłatnego laptopa zastępczego wymaga wpłacenia kaucji zwrotnej?

Nie, laptop zastępczy z zainstalowanym środowiskiem Windows jest udostępniany bez pobierania kaucji, bez opłat dobowych i bez limitu czasu. Urządzenie służy do zachowania ciągłości pracy lub nauki przez cały okres oczekiwania na naprawę własnego sprzętu.

W jaki sposób firmy mogą rozliczyć wydatek bez faktury VAT?

Wystawiana faktura bez podatku VAT (faktura zwolniona z VAT) jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Księgowość przedsiębiorstwa wprowadza całą kwotę z faktury bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, co obniża podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT lub CIT).

Czy za naprawę zrealizowaną w godzinach nocnych lub w niedzielę doliczana jest dodatkowa prowizja?

Nie, stawki za usługi serwisowe są stałe przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Zgłoszenia realizowane w nocy, w weekendy oraz w dni ustawowo wolne od pracy rozliczane są według standardowego cennika robocizny i części, bez żadnych narzutów procentowych.

Przejrzyste procedury finansowe gwarancją bezpiecznego serwisu

Jasne zasady płatności, brak opłat wstępnych za diagnozę laptopa w trybie door-to-door oraz stały kosztorys przedstawiany przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac montażowych stanowią gwarancję pełnego bezpieczeństwa finansowego. Dzięki eliminacji ukrytych kosztów, bezpłatnemu transportowi w promieniu 40 kilometrów wokół Warszawy oraz bezwarunkowemu udostępnieniu bezpłatnego laptopa zastępczego proces rozliczenia przebiega w sposób przewidywalny i w pełni kontrolowany przez zleceniodawcę.

22 378 48 09

Rozliczenie zlecenia — moment i sposób płatności