Portal WAPRO B2B pozwala kontrahentom firmy samodzielnie przeglądać ofertę i składać zamówienia, bez konieczności kontaktu telefonicznego czy mailowego przy każdym zamówieniu.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje uruchomienie portalu WAPRO B2B, połączenie go z danymi z WAPRO Mag oraz ustawienie dostępu dla poszczególnych kontrahentów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm sprzedających do stałych kontrahentów, które chcą umożliwić im samoobsługowe składanie zamówień.

Ile to trwa

Konfiguracja portalu B2B mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura rozwiązania i sposób wymiany danych z systemem WAPRO Mag

Portal WAPRO B2B funkcjonuje jako aplikacja internetowa zintegrowana z główną bazą danych systemu sprzedaży WAPRO Mag (program magazynowo-fakturowy). Całość opiera się na silniku relacyjnej bazy danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie do zarządzania strukturami danych i transakcjami handlowymi). Prawidłowo wdrożona platforma tworzy bezpośredni most komunikacyjny pomiędzy bazą towarową i rozrachunkową a przeglądarką internetową kontrahenta.

Wymiana danych pomiędzy portalem a systemem magazynowym może odbywać się w trybie bezpośrednim lub za pośrednictwem dedykowanej usługi synchronizującej pracującej jako usługa systemowa Windows (program działający w tle bez konieczności logowania użytkownika). W momencie złożenia zamówienia przez klienta w portalu internetowym, informacja jest przekazywana do bufora zamówień (tymczasowej przestrzeni roboczej w systemie WAPRO Mag) lub bezpośrednio tworzy dokument ZO, czyli Zamówienie od Odbiorcy (dokument rezerwujący towar w magazynie). Dzięki temu pracownicy działu handlowego nie muszą ręcznie przepisywać danych z wiadomości e-mail ani notatek telefonicznych.

Architektura rozwiązania obejmuje również mechanizm dwukierunkowej synchronizacji kartotek. Zmiany wprowadzone przez magazynierów lub handlowców w programie stacjonarnym, takie jak korekta stanów magazynowych, wprowadzenie nowej dostawy dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) czy modyfikacja cennika podstawowego, są niemal natychmiast odzwierciedlane w interfejsie przeglądarkowym dostępnym dla partnerów handlowych.

Scenariusze wdrożeniowe i warianty konfiguracji portalu

W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa, struktury sieci komputerowej oraz wymagań w zakresie bezpieczeństwa, konfiguracja platformy WAPRO B2B może przyjmować różne formy architektoniczne.

Pierwszym wariantem jest wdrożenie w środowisku sieci lokalnej lub poprzez bezpieczny tunel VPN (Virtual Private Network, czyli szyfrowane połączenie punkt-punkt zestawiane przez Internet). Jest to rozwiązanie wybierane przez firmy, które udostępniają portal wyłącznie wyselekcjonowanej grupie kluczowych partnerów handlowych, przedstawicielom handlowym pracującym w terenie lub własnym oddziałom zamiejscowym. Taka konfiguracja zapewnia wysoki poziom ochrony danych, ponieważ serwer bazy danych nie jest bezpośrednio wystawiony na publiczne adresy internetowe.

Drugim wariantem jest udostępnienie portalu w publicznej sieci Internet z wykorzystaniem serwera WWW IIS (Internet Information Services, czyli systemowy serwer usług sieciowych Microsoft) oraz bezpiecznego protokołu HTTPS (szyfrowany protokół przesyłania dokumentów hipertekstowych). W tym scenariuszu niezbędne jest wdrożenie certyfikatu SSL (Secure Sockets Layer, cyfrowy certyfikat potwierdzający tożsamość domeny i szyfrujący przesyłane dane), precyzyjne przekierowanie portów na routerze brzegowym (mechanizm port forwarding) oraz odseparowanie ruchu w ramach wydzielonej podsieci DMZ (strefa zdemilitaryzowana, czyli izolowany segment sieci chroniący zasoby wewnętrzne firmy).

Trzeci wariant dotyczy przedsiębiorstw wielooddziałowych, w których portal WAPRO B2B musi współpracować z kilkoma magazynami jednocześnie. Konfiguracja obejmuje wówczas precyzyjne reguły widoczności towarów, dzięki którym kontrahent zamawiający asortyment widzi stany magazynowe przypisane do jego domyślnego regionu lub może dokonywać zamówień z magazynu centralnego z uwzględnieniem zróżnicowanych czasów realizacji.

Zarządzanie uprawnieniami, cennikami i limitami kupieckimi

Jednym z kluczowych elementów wdrożenia systemu WAPRO B2B jest precyzyjne odwzorowanie warunków handlowych zdefiniowanych w kartotekach programu WAPRO Mag. Każdy kontrahent po zalogowaniu do portalu powinien widzieć ofertę dopasowaną do indywidualnych ustaleń biznesowych.

Konfiguracja obejmuje przypisanie odpowiednich poziomów cenowych (np. cena hurtowa, cena detaliczna, cennik specjalny) oraz indywidualnych siatek rabatowych. W systemie WAPRO Mag można zdefiniować upusty procentowe na całe grupy asortymentowe, ceny stałe dla wybranych pozycji towarowych oraz promocje ograniczone czasowo. Portal B2B pobiera te reguły w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zalogowany odbiorca widzi wyłącznie swoje ceny netto i brutto po naliczeniu wszystkich przysługujących mu rabatów.

Równie istotnym aspektem jest kontrola limitu kupieckiego (maksymalnej dopuszczalnej kwoty zadłużenia kontrahenta z tytułu nieopłaconych faktur) oraz weryfikacja przeterminowanych płatności. System można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie blokował możliwość złożenia nowego zamówienia w sytuacji, gdy odbiorca posiada nieuregulowane dokumenty handlowe po przekroczeniu terminu płatności lub gdy wartość nowego koszyka przekracza przyznany limit kredytu kupieckiego. Zamiast blokady całkowitej można również zastosować tryb ostrzegawczy, w którym zamówienie trafia do bufora ze statusem wymagającym ręcznej akceptacji przez kierownika działu sprzedaży.

W ramach uprawnień użytkowników ustala się również sposób prezentacji stanów magazynowych. Firma może zdecydować, czy kontrahenci widzą dokładne liczby sztuk dostępnych na stanie, wartości zaokrąglone, czy jedynie wskaźniki słowne, takie jak wysoka dostępność, mała ilość lub towar na zamówienie. Taka elastyczność zapobiega ujawnianiu wrażliwych danych handlowych konkurencji.

Typowe błędy podczas samodzielnej konfiguracji platformy

Próby uruchomienia i integracji portalu WAPRO B2B bez odpowiedniego przygotowania technicznego często prowadzą do problemów z wydajnością, błędów synchronizacji lub zagrożeń bezpieczeństwa całej sieci firmowej.

Częstym błędem jest wykorzystanie systemowego konta administratora bazy danych 'sa' (system administrator w Microsoft SQL Server) do połączenia portalu z bazą danych. W przypadku jakiejkolwiek luki w konfiguracji serwera WWW, takie uprawnienia otwierają nieautoryzowany dostęp do wszystkich struktur bazy danych, w tym do danych finansowych, płacowych i księgowych innych modułów WAPRO ERP. Prawidłowa procedura wymaga utworzenia dedykowanego użytkownika SQL o minimalnych uprawnieniach (zasada najmniejszych przywilejów), który posiada dostęp wyłącznie do tabel i procedur niezbędnych do funkcjonowania modułu B2B.

Kolejną trudnością jest brak optymalizacji indeksów w relacyjnej bazie danych oraz brak okresowej konserwacji tabel transakcyjnych. Ciągłe odpytywanie bazy danych przez dziesiątki logujących się jednocześnie kontrahentów przy braku odpowiednich indeksów prowadzi do zjawiska blokowania rekordów (tzw. deadlocks) oraz znacznego spowolnienia pracy stacjonarnych stanowisk programu WAPRO Mag w biurze i na magazynie.

Błędem o poważnych konsekwencjach jest również wystawienie serwera aplikacji bezpośrednio do sieci Internet na standardowych portach bez włączonego szyfrowania SSL i bez ochrony przed atakami typu brute-force (próby odgadnięcia haseł metodą wielokrotnych powtórzeń). Niezabezpieczone formularze logowania narażają firmę na przejęcie kont kontrahentów i wyciek bazy danych osobowych oraz historii transakcji.

Występują także błędy logiczne w konfiguracji schematów numeracji dokumentów oraz mapowania stawek podatku VAT i jednostek miary. W efekcie zamówienia generowane z poziomu portalu B2B trafiają do programu magazynowego z nieprawidłowymi wartościami, co uniemożliwia automatyczne przekształcenie ich w dokumenty WZ (Wydanie Zewnętrzne) lub faktury sprzedaży bez czasochłonnej ręcznej korekty.

Kiedy usterka nie wynika z działania samego portalu B2B

W przypadku zgłoszeń dotyczących nieprawidłowego działania samoobsługowej platformy dla kontrahentów, źródło problemu często znajduje się w innych warstwach infrastruktury informatycznej.

Problemy z brakiem możliwości zalogowania lub powolnym ładowaniem oferty bywają spowodowane ograniczeniami serwera bazy danych Microsoft SQL Server. Brak wolnego miejsca na dyskach twardych, nadmierny rozrost pliku dziennika transakcji (plik LDF rejestrujący wszystkie operacje na bazie danych) lub niedobór pamięci operacyjnej RAM na serwerze głównym powodują zawieszanie się zapytań SQL generowanych przez portal internetowy.

Inną przyczyną są zakłócenia w komunikacji sieciowej po stronie dostawcy Internetu w siedzibie firmy. Jeśli firma nie posiada stałego publicznego adresu IP i korzysta z mechanizmów dynamicznego DNS (usługa przypisująca zmienny adres IP do stałej nazwy domenowej), awaria klienta aktualizującego adres IP uniemożliwia kontrahentom odnalezienie serwera w sieci.

Zdarzają się również sytuacje, w których brak widoczności produktów w portalu wynika z niepoprawnej konfiguracji kartotek w samym programie WAPRO Mag. Towary mogą mieć odznaczoną opcję publikacji w module internetowym, znajdować się w nieaktywnej grupie asortymentowej lub mieć przypisany cennik ze statusem archiwalnym. W takich przypadkach platforma B2B działa w sposób prawidłowy, a naprawa wymaga jedynie uporządkowania danych w kartotekach programu handlowego.

Wymagania infrastrukturalne i przygotowanie środowiska serwerowego

Stabilna i bezpieczna praca platformy WAPRO B2B wymaga odpowiedniego przygotowania środowiska serwerowego w przedsiębiorstwie.

Serwer obsługujący bazę danych oraz usługi internetowe powinien pracować pod kontrolą stabilnego systemu operacyjnego z rodziny Windows Server. Kluczowe znaczenie ma wydajność podsystemu dyskowego. Zaleca się stosowanie szybkich dysków półprzewodnikowych NVMe lub SSD skonfigurowanych w macierz dyskową RAID (technologia łączenia wielu dysków fizycznych w jedną przestrzeń logiczną w celu zapewnienia odporności na awarie sprzętowe). Podział dyskowy powinien wyraźnie separować pliki bazy danych (pliki MDF) od plików dziennika transakcji (pliki LDF) oraz systemu operacyjnego.

W konfiguracji zapory sieciowej (firewall) należy ograniczyć ruch przychodzący wyłącznie do niezbędnych portów obsługujących ruch szyfrowany HTTPS oraz wdrożyć reguły inspekcji pakietów. Warto również skonfigurować automatyczne skrypty konserwacyjne w środowisku SQL Server Agent (moduł harmonogramu zadań bazy danych), które regularnie odbudowują indeksy, aktualizują statystyki optymalizatora zapytań oraz wykonują spójne kopie bezpieczeństwa (backup) bez przerywania pracy użytkowników.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące portalu WAPRO B2B

Czy złożenie zamówienia w portalu B2B automatycznie blokuje stany magazynowe?

Tak, sposób rezerwacji towaru zależy od wybranej konfiguracji systemu. Dokument Zamówienia od Odbiorcy (ZO) generowany w programie WAPRO Mag może od razu tworzyć rezerwację twardą (blokującą fizyczną dostępność towaru dla innych handlowców) lub rezerwację miękką (wskazującą zapotrzebowanie bez natychmiastowej blokady). Ustawienie to dobiera się zgodnie z polityką magazynową firmy.

Czy kontrahenci widzą ceny bazowe innych klientów lub marżę firmy?

Nie, architektura uprawnień gwarantuje całkowitą separację danych handlowych. Kontrahent po zalogowaniu na swoje konto ma wgląd wyłącznie w przypisany do niego indywidualny poziom cenowy oraz własne rabaty. Nie ma możliwości podejrzenia cen zakupu, marż narzuconych przez hurtownię ani warunków handlowych ustalonych z innymi odbiorcami.

Jak portal radzi sobie z obsługą plików i załączników do towarów?

Platforma WAPRO B2B umożliwia prezentację zdjęć produktów, kart charakterystyki, certyfikatów technicznych oraz instrukcji obsługi w formacie PDF. Pliki te mogą być pobierane bezpośrednio z bazy danych WAPRO Mag lub z wydzielonego katalogu na serwerze WWW, co pozwala na udostępnienie kontrahentom pełnej dokumentacji produktowej bez konieczności wysyłania jej pocztą elektroniczną.

Co dzieje się w sytuacji chwilowego braku połączenia serwera z siecią Internet?

W przypadku utraty łączności internetowej w siedzibie firmy portal staje się chwilowo niedostępny dla odbiorców zewnętrznych, jednak baza danych WAPRO Mag w sieci lokalnej pozostaje w pełni nienaruszona. Po przywróceniu stabilnego połączenia internetowego i weryfikacji usług systemowych portal automatycznie wznawia komunikację, a kontrahenci mogą kontynuować składanie zamówień.

Czy portal WAPRO B2B wymaga instalowania dedykowanego oprogramowania na komputerach klientów?

Nie, platforma jest rozwiązaniem w pełni przeglądarkowym (aplikacja webowa dostępna przez standardowe przeglądarki internetowe). Kontrahent loguje się do systemu z poziomu dowolnego komputera, laptopa czy urządzenia mobilnego podając unikalny login i hasło, bez konieczności instalowania jakichkolwiek wtyczek czy dodatkowych programów.

Bezpieczne wdrożenie i stabilna obsługa zamówień hurtowych

Prawidłowo skonfigurowany i zabezpieczony portal WAPRO B2B znacząco usprawnia procesy sprzedażowe w przedsiębiorstwie, eliminując pomyłki przy wprowadzaniu zamówień i redukując obciążenie personelu biurowego. Nasza pomoc techniczna obejmuje pełną diagnostykę środowiska serwerowego, optymalizację baz danych Microsoft SQL Server, wdrożenie certyfikatów bezpieczeństwa oraz precyzyjne ustawienie uprawnień i cenników dla kontrahentów w Warszawie oraz okolicznych powiatach. Wszelkie prace konfiguracyjne realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta lub w ramach bezpiecznego połączenia zdalnego, dbając o zachowanie ciągłości sprzedaży i pełną integralność danych handlowych.

22 378 48 09

WAPRO B2B — portal dla kontrahentów