Aplikacja mobilna Insert Mobile pozwala na dostęp do wybranych funkcji Subiekta GT bezpośrednio z urządzenia mobilnego, poza stanowiskiem komputerowym.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje instalację i połączenie aplikacji mobilnej z bazą danych Subiekta GT oraz przetestowanie jej działania w terenie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, których pracownicy potrzebują dostępu do danych sprzedażowych lub magazynowych poza stanowiskiem komputerowym.

Ile to trwa

Konfiguracja aplikacji mobilnej mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zasada działania i architektura połączenia z bazą danych

Integracja aplikacji mobilnej z systemem Subiekt GT wymaga stworzenia bezpiecznego pomostu komunikacyjnego pomiędzy urządzeniem przenośnym a serwerem bazy danych. Sercem systemu Subiekt GT jest relacyjna baza danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające strukturami danych, tabelami dokumentów, kartotekami towarowymi i rozrachunkami). Standardowo serwer ten pracuje w sieci lokalnej firmy i nie jest bezpośrednio widoczny z zewnątrz.

Aby pracownik mobilny mógł pobierać stany magazynowe czy zapisywać nowe zamówienia, konieczne jest wdrożenie bezpiecznego kanału transmisji. Najczęściej stosowanym i zalecanym rozwiązaniem jest tunel VPN (Virtual Private Network, czyli szyfrowane połączenie sieciowe zestawiające bezpieczny tunel między telefonem a siecią firmową). Dzięki temu smartfon lub tablet zachowuje się tak, jakby był podłączony bezpośrednio do firmowej sieci Wi-Fi, a cała transmisja danych handlowych jest chroniona przed niepowołanym dostępem.

Alternatywnym rozwiązaniem są dedykowane usługi sieciowe (web services, czyli programy pośredniczące zainstalowane na serwerze, które odbierają zapytania z aplikacji mobilnej i przekazują je do bazy danych). W zależności od wybranego rozwiązania, do zapisu i odczytu danych wykorzystywane są bezpośrednie zapytania SQL lub interfejs programistyczny Sfera dla Subiekta GT (dodatkowy moduł programistyczny producenta, który czuwa nad poprawnością logiki biznesowej, wyliczaniem cen i zachowaniem spójności bazy).

Praktyczne zastosowanie w sprzedaży terenowej i logistyce

Dostęp mobilny do danych handlowych usprawnia pracę przedsiębiorstwa w kilku kluczowych obszarach operacyjnych:

Obsługa handlowców i przedstawicieli w terenie – pracownik podczas wizyty u kontrahenta ma wgląd w pełną kartotekę klienta, historię dotychczasowych zakupów, indywidualnie przypisane cenniki, rabaty oraz aktualny stan rozrachunków (nieopłacone faktury i zaległości płatnicze). Może na miejscu wystawić zamówienie od klienta (dokument ZK) lub fakturę sprzedaży (dokument FS), które natychmiast trafiają do centralnej bazy w biurze.
Zarządzanie magazynem i logistyką – pracownicy magazynu mogą weryfikować stany magazynowe bezpośrednio przy regałach, przeprowadzać inwentaryzację cząstkową, rejestrować przyjęcia zewnętrzne (dokumenty PZ) oraz wydania magazynowe (dokumenty WZ) bez konieczności drukowania dokumentów papierowych czy podchodzenia do stacjonarnego komputera.
Wgląd dla kadry zarządzającej – osoby odpowiedzialne za nadzór nad sprzedażą mogą w czasie rzeczywistym kontrolować poziom realizacji zamówień, bieżący obrót oraz dostępność kluczowych towarów z dowolnego miejsca poza biurem.

Warianty wdrożenia i konfiguracji systemu mobilnego

W zależności od profilu działalności firmy oraz specyfiki pracy personelu stosuje się różne modele wdrożeniowe:

Model pracy w czasie rzeczywistym (online przez VPN) – aplikacja stale utrzymuje połączenie z serwerem firmowym. Wszystkie operacje, takie jak rezerwacja towaru czy sprawdzenie limitu kupieckiego klienta, są natychmiast odzwierciedlane w bazie głównej. Rozwiązanie to sprawdza się w warunkach stabilnego zasięgu sieci komórkowej i eliminuje ryzyko zdublowania sprzedaży tego samego towaru przez dwóch różnych handlowców.

Model z synchronizacją okresową (tryb hybrydowy online/offline) – aplikacja pobiera bazę towarów i kontrahentów do pamięci podręcznej urządzenia. Pracownik może rejestrować zamówienia nawet w miejscach pozbawionych zasięgu sieci komórkowej (np. w magazynach podziemnych czy halach żelbetowych). Po odzyskaniu łączności zebrane dane są przesyłane do serwera centralnego, a stany magazynowe w telefonie ulegają aktualizacji.

Integracja z mobilnymi drukarkami i skanerami – konfiguracja obejmuje również sparowanie aplikacji mobilnej z przenośnymi drukarkami termicznymi (łączność bezprzewodowa Bluetooth) do drukowania potwierdzeń zamówień lub dokumentów WZ w terenie oraz z czytnikami kodów kreskowych, co przyspiesza wprowadzanie pozycji asortymentowych do dokumentu.

Błędy przy samodzielnych próbach uruchomienia dostępu mobilnego

Próby samodzielnego wdrażania dostępu zdalnego do bazy Subiekta GT bez odpowiedniego przygotowania sieciowego i administracyjnego niosą poważne zagrożenia dla bezpieczeństwa i stabilności systemu:

Wystawienie portu bazy danych na świat – jednym z najpoważniejszych błędów jest bezpośrednie przekierowanie portu Microsoft SQL Server (domyślnie port 1433) na routerze brzegowym bez zastosowania tunelu VPN. Baza danych staje się wówczas widoczna dla skanerów internetowych, co prowadzi do nieustannych ataków słownikowych (brute-force, czyli automatyczne próby odgadnięcia hasła administratora bazy) oraz infekcji oprogramowaniem typu ransomware (złośliwe oprogramowanie szyfrujące pliki bazy danych w celu wymuszenia okupu).
Brak separacji uprawnień użytkowników – logowanie wszystkich urządzeń mobilnych na wspólne konto administracyjne bazy danych (np. domyślne konto sa). Pracownik mobilny powinien posiadać dedykowane konto w Subiekcie GT z precyzyjnie ograniczonymi uprawnieniami (np. wyłącznie do dodawania dokumentów ZK, bez możliwości modyfikacji cen zakupu, wglądu w marże czy kasowania dokumentów).
Ignorowanie blokad i konfliktów transakcyjnych – nieprawidłowo skonfigurowane oprogramowanie synchronizujące może powodować zjawisko blokowania tabel w bazie danych (deadlock, czyli sytuacja, w której dwa procesy wzajemnie oczekują na zwolnienie zasobów), co paraliżuje pracę stacjonarnych stanowisk w biurze.
Brak automatycznych kopii zapasowych – instalowanie niesprawdzonych skryptów i aplikacji integracyjnych bezpośrednio na działającej bazie produkcyjnej bez wcześniejszego wykonania pełnego zrzutu danych (backupu bazy danych MSSQL). Błąd integratora może doprowadzić do uszkodzenia indeksów lub naruszenia relacji między tabelami.
Nieprawidłowa konfiguracja zapory sieciowej (firewall) – całkowite wyłączanie zapory sieciowej w systemie Windows w celu uzyskania połączenia zamiast precyzyjnego dodania reguł zezwalających wyłącznie dla wybranych adresów IP i portów usługowych.

Kiedy aplikacja mobilna nie jest optymalnym rozwiązaniem

Mimo dużej wygody, prosta aplikacja mobilna do Subiekta GT nie zastąpi każdego systemu informatycznego. Istnieją sytuacje, w których konieczne jest zastosowanie innych narzędzi:

Zaawansowane zarządzanie magazynem wysokiego składu (systemy WMS) – jeśli przedsiębiorstwo zarządza wielopoziomowym magazynem z podziałem na strefy, regały, półki i gniazda magazynowe, standardowa aplikacja mobilna jest niewystarczająca. W takich warunkach niezbędny jest dedykowany system WMS (Warehouse Management System, czyli zaawansowany program do zarządzania procesami magazynowymi i ścieżkami zbiórki), zintegrowany z Subiektem GT za pośrednictwem Sfery.

Złożona obsługa księgowa i kadrowa poza biurem – moduły takie jak Rewizor GT (pełna księgowość) czy Gratyfikant GT (kadry i płace) nie posiadają mobilnych odpowiedników na smartfony z uwagi na specyfikę i złożoność formularzy. W przypadku konieczności zdalnej pracy księgowej stosuje się bezpieczne połączenia terminalowe (RDP, czyli Remote Desktop Protocol umożliwiający zdalną pracę na pulpicie serwera) przez szyfrowany tunel VPN.

Masowa sprzedaż internetowa i marketplace – w przypadku obsługi setek zamówień dziennie z platform aukcyjnych i sklepów internetowych wprowadzanie danych z telefonu jest nieefektywne. Wówczas wdraża się automatyczne integratory wielokanałowe (np. BaseLinker), które synchronizują stany i zamówienia automatycznie w tle.

Wymagania sprzętowe i sieciowe do stabilnego działania

Do prawidłowego i bezawaryjnego funkcjonowania środowiska mobilnego niezbędne jest przygotowanie odpowiedniej infrastruktury technicznej:

Serwer bazy danych – stabilna jednostka pracująca pod kontrolą systemu Windows z zainstalowanym silnikiem Microsoft SQL Server. Komputer pełniący rolę serwera powinien posiadać szybkie dyski SSD lub NVMe oraz odpowiedni zapas pamięci RAM, aby zapytania generowane przez urządzenia mobilne nie spowalniały pracy użytkowników lokalnych.

Infrastruktura sieciowa w siedzibie firmy – stały publiczny adres IP od dostawcy internetu lub skonfigurowana usługa DDNS (Dynamic Domain Name System, czyli mechanizm przypisujący stałą nazwę domenową do zmiennego adresu IP łącza internetowego). Niezbędny jest router z obsługą bezpiecznych protokołów VPN (np. WireGuard, OpenVPN lub IPsec).

Urządzenia mobilne – smartfony, tablety lub przemysłowe terminale danych z systemem Android, wyposażone w stabilny moduł łączności bezprzewodowej (LTE/5G/Wi-Fi) oraz odpowiednią ilość pamięci operacyjnej do płynnego przetwarzania kartotek towarowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy aplikacja mobilna pozwala na wystawianie dokumentów bez dostępu do internetu?

Wszystko zależy od wybranego wariantu oprogramowania i trybu konfiguracji. W przypadku aplikacji działających w trybie hybrydowym możliwa jest praca w trybie offline (bez połączenia z siecią). Pracownik może przeglądać pobrany wcześniej cennik oraz tworzyć dokumenty zamówień (ZK) w pamięci urządzenia. W momencie odzyskania zasięgu internetu aplikacja automatycznie synchronizuje zgromadzone dane z serwerem głównym Subiekta GT w biurze.

Czy pracownik terenowy widzi marże i ceny zakupu towarów?

Nie, jeśli uprawnienia zostaną prawidłowo skonfigurowane. W systemie Subiekt GT oraz w konfiguracji aplikacji mobilnej można precyzyjnie zdefiniować poziom dostępu dla każdego użytkownika z osobna. Możliwe jest całkowite ukrycie cen zakupu, marż, stanów innych magazynów czy danych finansowych innych klientów, pozostawiając pracownikowi jedynie wgląd w ceny sprzedaży i stany magazynowe przypisane do jego rejonu.

Co dzieje się w sytuacji, gdy telefon z aplikacją zostanie zgubiony lub skradziony?

Prawidłowo wdrożona konfiguracja minimalizuje ryzyko wycieku danych. Dostęp do samej aplikacji zabezpieczony jest indywidualnym kodem PIN lub biometrią. Dodatkowo administrator systemu w firmie może w dowolnym momencie natychmiast zablokować konto danego użytkownika w Subiekcie GT lub cofnąć certyfikat dostępowy VPN na routerze, co odcina urządzenie od bazy danych firmy bez wpływu na pozostałych pracowników.

Czy uruchomienie aplikacji mobilnej wymaga przerwania pracy w biurze?

Większość prac wdrożeniowych, w tym konfiguracja usług sieciowych, tunelu VPN oraz uprawnień użytkowników, przeprowadzana jest w sposób bezinwazyjny dla bieżącej pracy firmy. Krótka przerwa techniczna może być wymagana jedynie w momencie instalacji komponentów serwerowych lub wykonywania kopii zapasowej, co zazwyczaj planuje się w ustalonym oknie serwisowym.

Czy do działania aplikacji mobilnej wymagana jest licencja Sfera dla Subiekta GT?

Zależy to od wybranej aplikacji i sposobu jej integracji. Niektóre prostsze aplikacje mobilne odczytują dane bezpośrednio przez zapytania SQL, jednak do bezpiecznego dodawania nowych dokumentów zalecane jest wykorzystanie licencji Sfera dla Subiekta GT. Sfera gwarantuje, że tworzone dokumenty przejdą pełną kontrolę logiczną systemu InsERT, zachowując spójność numeracji, blokad magazynowych i rozrachunków.

Procedura wdrożenia podczas wizyty serwisowej

Prawidłowe przygotowanie systemu do pracy mobilnej wymaga rzetelnego audytu i wdrożenia na miejscu u klienta. Całość prac realizujemy w ramach bezpośredniego dojazdu do siedziby firmy na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km w okolicznych powiatach (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Procedura obejmuje następujące kroki techniczne:

W pierwszej kolejności wykonywana jest pełna kopia zapasowa bazy danych Microsoft SQL Server, co gwarantuje całkowite bezpieczeństwo danych handlowych przedsiębiorstwa. Następnie serwisant przeprowadza audyt infrastruktury sieciowej, konfiguruje router, zestawia szyfrowany tunel VPN oraz przygotowuje dedykowane konta użytkowników w Subiekcie GT z odpowiednio ograniczonymi uprawnieniami.

Kolejnym etapem jest instalacja i konfiguracja aplikacji na urządzeniach mobilnych pracowników, sparowanie urządzeń z bazą danych oraz przeprowadzenie kompleksowych testów poprawności zapisu i odczytu dokumentów handlowych. Na koniec weryfikowana jest stabilność połączenia w warunkach zmiennego zasięgu sieci komórkowej, a także wydajność serwera podczas jednoczesnej pracy użytkowników lokalnych i zdalnych.

Bezpieczeństwo danych handlowych i stabilność systemu Subiekt GT

Wdrożenie mobilnego dostępu do Subiekta GT stanowi istotny krok w modernizacji procesów sprzedażowych i logistycznych firmy, jednak kluczem do stabilnej pracy pozostaje bezwzględne zachowanie bezpieczeństwa poufnych danych handlowych oraz integralności bazy danych. Właściwie dobrana architektura sieciowa, zabezpieczenie połączeń szyfrowanym tunelem VPN, restrykcyjna polityka uprawnień użytkowników oraz regularnie wykonywane kopie bezpieczeństwa pozwalają w pełni wykorzystać potencjał mobilności bez narażania przedsiębiorstwa na przestój czy utratę cennych informacji.

22 378 48 09

Insert Mobile — aplikacja mobilna do Subiekta GT