Integracja Insert GT ze sklepem internetowym pozwala automatycznie synchronizować zamówienia, stany magazynowe i ceny bez ręcznego przepisywania danych.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje połączenie Insert GT z platformą sklepową, ustawienie automatycznej synchronizacji zamówień i stanów oraz przetestowanie poprawności działania integracji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących sprzedaż internetową, które chcą połączyć sklep z systemem Insert GT.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji ze sklepem mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane platformy sklepowe i kanały sprzedaży e-commerce

Prawidłowo skonfigurowane środowisko InsERT GT (pakiet zintegrowanych programów do zarządzania przedsiębiorstwem, którego trzonem magazynowym jest Subiekt GT) może współpracować z różnorodnymi platformami handlu elektronicznego. Integracja obejmuje zarówno samodzielnie utrzymywane sklepy internetowe na silnikach open-source (otwarte oprogramowanie instalowane na własnym serwerze), jak i platformy chmurowe działające w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa subskrypcyjna).

Wśród najczęściej integrowanych środowisk handlowych znajdują się:

WooCommerce (WordPress): popularny silnik e-commerce, w którym konfiguracja wymaga precyzyjnego mapowania atrybutów, wariantów produktowych, stanów magazynowych oraz statusów płatności i zamówień.
PrestaShop: rozbudowane oprogramowanie sklepowe, gdzie synchronizacja obejmuje wielopoziomowe kategorie, grupy klientów, indywidualne poziomy cenowe oraz stany magazynowe w podziale na kombinacje cech.
Magento / Adobe Commerce: platforma dedykowana dla dużych sklepów internetowych, w przypadku której kluczowe znaczenie ma optymalizacja zapytań bazodanowych i wydajna obsługa dużych wolumenów zamówień.
Platformy SaaS (Shoper, IdoSell, Shopify): systemy sklepowe zintegrowane za pośrednictwem dedykowanych aplikacji mostkujących lub oficjalnych interfejsów API (zestaw reguł i protokołów umożliwiających bezpośrednią wymianę informacji między programami).
Marketplace (Allegro, Erli, Amazon, eBay): integracja wielokanałowa realizowana bezpośrednio przez program Sello (aplikacja firmy InsERT do obsługi serwisów aukcyjnych) lub za pośrednictwem zewnętrznych platform integracyjnych, takich jak BaseLinker czy Sellasist.

Szczegółowy zakres przesyłanych i synchronizowanych danych

Wdrożenie automatycznego mostu danych eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania dokumentów, co pozwala wykluczyć pomyłki w adresach wysyłkowych, symbolach towarów czy kwotach rozliczeń. Prawidłowo zaprojektowany mechanizm synchronizacyjny obsługuje wszystkie kluczowe strumienie informacji pomiędzy silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server (relacyjna baza danych przechowująca wszystkie dane systemu InsERT GT) a bazą danych platformy e-commerce.

Synchronizacja obejmuje następujące obszary operacyjne:

Kartoteki towarowe i opisy: przenoszenie symboli towarów, kodów kreskowych EAN-13 (trzynastocyfrowy znormalizowany kod kreskowy), nazw fiskalnych, pełnych opisów w formacie tekstowym lub HTML, zdjęć produktów oraz przypisań do grup towarowych i cech.
Stany magazynowe i dostępność: przesyłanie rzeczywistego stanu magazynowego z uwzględnieniem rezerwacji towarowych. System wylicza tak zwany stan dyspozycyjny (ilość fizyczna w magazynie pomniejszona o towary zarezerwowane na poczet wcześniej złożonych, ale jeszcze niezrealizowanych zamówień), zapobiegając sprzedaży brakującego asortymentu.
Poziomy cenowe i cenniki: automatyczna aktualizacja cen podstawowych, hurtowych, promocyjnych oraz walutowych. Integrator pilnuje poprawności mapowania stawek podatku od towarów i usług oraz przeliczania wartości netto i brutto.
Pobieranie i przetwarzanie zamówień: importowanie zamówień ze sklepu internetowego do Subiekta GT w postaci dokumentów ZK (zamówienie od klienta) z automatyczną rezerwacją towaru lub bezpośrednio jako dokumenty magazynowe WZ (wydanie zewnętrzne) i dokumenty handlowe FS (faktura sprzedaży) oraz PAi (paragon imienny).
Baza kontrahentów: automatyczne zakładanie kartotek klientów w systemie InsERT GT na podstawie danych podanych w formularzu zamówienia, z weryfikacją numeru NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) i adresu e-mail, co zapobiega dublowaniu klientów w bazie.
Numery przesyłek i statusy zamówień: wysyłanie zwrotnej informacji ze zintegrowanego systemu logistycznego o numerze listu przewozowego (kod śledzenia przesyłki kurierskiej) oraz zmiana statusu zamówienia w sklepie na zrealizowane po wystawieniu dokumentu końcowego w Subiekcie GT.

Warianty technologiczne integracji ze środowiskiem InsERT GT

W zależności od architektury serwerowej, skali sprzedaży oraz specyfiki procesów magazynowych, integracja może zostać wdrożona w jednym z kilku wariantów technologicznych:

1. Integracja poprzez biblioteki Sfera dla Subiekta GT: jest to najbardziej stabilna i bezpieczna metoda wymiany danych, wykorzystująca oficjalny interfejs programistyczny udostępniony przez producenta oprogramowania. Sfera dba o zachowanie pełnej spójności logicznej bazy danych, automatycznie uruchamia procedury walidacyjne, sprawdza poprawność numeracji dokumentów oraz egzekwuje uprawnienia użytkowników. Zapobiega to uszkodzeniu struktury bazy podczas zapisu danych z zewnątrz.

2. Integratory oparte na dedykowanych agentach lokalnych: rozwiązania wykorzystujące aplikację pośredniczącą działającą w tle jako usługa systemowa Windows na serwerze firmy. Agent ten cyklicznie odpytuje bazę SQL o zmiany w kartotekach i stanach magazynowych, a następnie przesyła je przez bezpieczne połączenie do API sklepu internetowego. Pobiera również nowe zamówienia i zapisuje je w strukturze InsERT.

3. Integracja w chmurze z mostkiem lokalnym (np. BaseLinker + Asystent): model, w którym centrala zarządzania zamówieniami znajduje się w chmurze, natomiast na lokalnym komputerze lub serwerze z Subiektem GT uruchomiona jest lekka aplikacja pośrednicząca. Rozwiązanie to sprawdza się w firmach łączących sprzedaż z wielu niezależnych sklepów internetowych oraz portali marketplace.

4. Synchronizacja przyrostowa (delta) a synchronizacja pełna: w profesjonalnych konfiguracjach stosuje się synchronizację przyrostową (przesyłanie wyłącznie tych pozycji, które uległy zmianie od ostatniego cyklu). Pozwala to na aktualizację stanów magazynowych nawet co kilkadziesiąt sekund bez obciążania procesora i pamięci operacyjnej serwera.

Typowe błędy i problemy przy samodzielnej konfiguracji

Próby samodzielnego wdrażania integratorów przez osoby bez doświadczenia w administracji bazami Microsoft SQL Server i strukturą InsERT GT niosą za sobą ryzyko wystąpienia poważnych awarii operacyjnych. Do najczęstszych problemów należą:

Tworzenie zduplikowanych kartotek towarowych: brak precyzyjnego mapowania pól jednoznacznie identyfikujących towar (takich jak symbol towaru w Subiekcie oraz pole SKU, czyli unikalny kod magazynowy w sklepie) prowadzi do powstawania setek podwójnych kartotek z zerowymi stanami.
Zjawisko oversellingu (nadmiernej sprzedaży): niepoprawna konfiguracja synchronizacji stanów, w której integrator pobiera ogólny stan magazynowy zamiast stanu dyspozycyjnego pomniejszonego o rezerwacje, skutkuje sprzedażą produktów, których fizycznie nie ma już w magazynie.
Błędy fiskalne i zaokrągleń podatkowych: różnice w algorytmach wyliczania kwot netto i brutto pomiędzy silnikiem sklepu a Subiektem GT mogą powodować rozbieżności groszowe na dokumentach sprzedaży, uniemożliwiając ich automatyczne zafiskalizowanie.
Blokowanie bazy danych i zawieszanie pracy personelu: nieoptymalne zapytania SQL wysyłane przez tanie lub źle skonfigurowane wtyczki potrafią zablokować tabele bazy danych (zjawisko deadlock, czyli zakleszczenie transakcji), co paraliżuje pracę magazynierów i handlowców korzystających z Subiekta GT w sieci lokalnej.
Utrata historii zmian i brak kopii bezpieczeństwa: uruchomienie integracji na działającej bazie bez wcześniejszego wykonania pełnego zrzutu danych (kopii zapasowej bazy SQL) może doprowadzić do nadpisania prawidłowych cen lub opisów produktowych niekompletnymi danymi ze sklepu.
Mieszanie form płatności i metod dostawy: brak właściwego powiązania bramek płatności internetowych z rejestrami kasowymi i rachunkami bankowymi w Subiekcie GT utrudnia późniejsze uzgadnianie rozliczeń księgowych.

Wymagania techniczne i optymalizacja serwera bazy danych

Prawidłowe działanie integracji e-commerce wymaga stabilnego środowiska sprzętowego i systemowego. Przed przystąpieniem do konfiguracji weryfikowane są parametry stacji roboczej lub serwera, na którym zainstalowana jest baza danych.

W pierwszej kolejności sprawdzana jest wersja silnika Microsoft SQL Server. Wersje bezpłatne Express posiadają ograniczenia dotyczące maksymalnego rozmiaru pliku bazy danych (do 10 GB) oraz ilości wykorzystywanej pamięci RAM (pamięć o dostępie swobodnym). Przy intensywnej wymianie danych ze sklepem internetowym konieczne jest monitorowanie wielkości bazy oraz ustawienie automatycznej archiwizacji starych logów transakcyjnych.

Dla zapewnienia bezpiecznej komunikacji pomiędzy serwerem firmowym a sklepem internetowym konfigurujemy bezpieczne kanały łączności z wykorzystaniem certyfikatów SSL/TLS (protokoły kryptograficzne zapewniające bezpieczną transmisję danych) lub zestawiamy szyfrowane tunele VPN (wirtualna sieć prywatna). Dzięki temu wrażliwe dane klientów oraz bazy handlowe są w pełni chronione przed niepowołanym dostępem z sieci publicznej.

Każde wdrożenie poprzedzamy wykonaniem pełnej kopii zapasowej środowiska InsERT GT, a na życzenie przedsiębiorstwa podpisujemy umowę o zachowaniu poufności (NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności danych handlowych i osobowych).

Kiedy to NIE jest problem z samym integratorem

W codziennej praktyce serwisowej spotykamy się z sytuacjami, w których brak synchronizacji danych ze sklepem nie wynika z uszkodzenia samego modułu integracyjnego, lecz z usterek w infrastrukturze towarzyszącej. Prawidłowe rozróżnienie źródła awarii pozwala na szybkie przywrócenie spójności systemu:

Awarie łącza internetowego lub zmienne publiczne IP: brak komunikacji bywa spowodowany przerwą w dostawie Internetu w siedzibie firmy lub zmianą adresu IP przez dostawcę sieci, co uniemożliwia połączenie zdalnego sklepu z serwerem lokalnym.
Zablokowane porty przez oprogramowanie antywirusowe lub zaporę: aktualizacja zapory sieciowej (firewall) w systemie Windows lub zmiana ustawień pakietu antywirusowego potrafi odciąć ruch na porcie bazy danych SQL (domyślnie port 1433) lub porcie agenta synchronizacji.
Zawieszona usługa SQL Server Browser lub silnika bazy danych: brak możliwości pobrania danych może wynikać z zatrzymania usług systemowych Microsoft SQL po nieudanej aktualizacji systemu operacyjnego Windows.
Wyczerpanie limitów zapytań API po stronie platformy e-commerce: niektóre platformy SaaS wprowadzają limity na liczbę zapytań wykonywanych w ciągu minuty. Przekroczenie tego limitu powoduje tymczasowe odrzucanie żądań integratora.
Brak wolnego miejsca na dysku serwera: zapełnienie partycji systemowej uniemożliwia zapis plików tymczasowych oraz rozrost plików dziennika transakcji bazy danych, co wstrzymuje wszelkie operacje zapisu w programie Subiekt GT.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy do zintegrowania sklepu internetowego z Subiektem GT niezbędna jest licencja Sfera dla Subiekta GT?

To zależy od wybranego mechanizmu integracji. Część integratorów zewnętrznych wymaga posiadania licencji Sfera dla Subiekta GT, ponieważ wykorzystuje oficjalne obiekty biznesowe programu do bezpiecznego tworzenia dokumentów i kartotek. Istnieją jednak również rozwiązania, które komunikują się z bazą danych za pośrednictwem dedykowanych zapytań SQL lub gotowych mostków producenta integratora, nie wymagając zakupu dodatku Sfera. Dobór technologii dopasowujemy do budżetu oraz wielkości sprzedaży w firmie.

Co dzieje się ze stanami magazynowymi w przypadku jednoczesnego zakupu tego samego produktu w sklepie i na marketplace?

Kluczem do uniknięcia konfliktów jest odpowiednia częstotliwość pętli synchronizacyjnej oraz praca na stanach dyspozycyjnych. Po zarejestrowaniu zakupu na dowolnej platformie, integrator natychmiast tworzy rezerwację w Subiekcie GT, a zaktualizowany, pomniejszony stan magazynowy jest bezzwłocznie wysyłany do wszystkich pozostałych kanałów sprzedaży. W przypadku bardzo szybkiej sprzedaży oferujemy również konfigurację bufora magazynowego (sztuczne zaniżenie stanu prezentowanego w internecie o określoną liczbę sztuk w celu ochrony przed jednoczesnym wykupieniem towaru).

Czy prace konfiguracyjne i testy integracji wymagają wstrzymania bieżącej pracy firmy?

Nie, konfiguracja oraz wstępne testy synchronizacji przeprowadzane są bez zakłócania codziennej pracy handlowców i magazynierów. Wdrażanie integratora realizujemy na kopii roboczej lub w środowisku testowym (sandbox, czyli izolowane środowisko do bezpiecznego sprawdzania poprawności oprogramowania). Przełączenie na tryb produkcyjny następuje w ustalonym oknie serwisowym po wcześniejszym zweryfikowaniu poprawności mapowania danych.

W jaki sposób integrator radzi sobie z zamówieniami od klientów, którzy nie podali numeru NIP?

System można skonfigurować na dwa sposoby: poprzez tworzenie w Subiekcie GT indywidualnej kartoteki kontrahenta jednorazowego dla każdego kupującego lub poprzez przypisywanie wszystkich zamówień detalicznych bez NIP do jednej zbiorczej kartoteki (np. Klient Sklepu Internetowego). Druga metoda zapobiega nadmiernemu rozrostowi bazy kontrahentów i ułatwia zarządzanie dokumentami kasowymi.

Czy konfiguracja obejmuje również automatyczne wystawianie faktur i paragonów?

Tak, w ramach wdrożenia ustawiamy reguły automatyzacji obiegu dokumentów. W zależności od preferencji firmy zamówienia mogą automatycznie przekształcać się w dokumenty ZK (zamówienia od klienta), z których personel jednym kliknięciem generuje dokumenty magazynowe WZ, lub proces może być w pełni zautomatyzowany – zamówienie opłacone automatycznie generuje fakturę sprzedaży lub paragon imienny gotowy do wydruku na drukarce fiskalnej.

Obsługa wdrożeń i konfiguracji w siedzibie klienta

Prace związane z integracją systemów InsERT GT z platformami e-commerce realizujemy w formie dojazdu bezpośrednio do siedziby firmy lub w formule bezpiecznego połączenia zdalnego. Nasz zespół techniczny wyjeżdża z biura przy Al. Stanów Zjednoczonych 72, obsługując całą Warszawę oraz okoliczne miejscowości w promieniu 40 kilometrów (w tym powiaty: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński).

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w obsłudze infrastruktury IT, większość problemów konfiguracyjnych i integracyjnych rozwiązujemy sprawnie podczas pierwszej wizyty serwisowej. Każde wdrożenie obejmuje pełną diagnostykę środowiska, instalację niezbędnych modułów pośredniczących, mapowanie parametrów handlowych, testy spójności danych oraz wsparcie powdrożeniowe do 30 dni po uruchomieniu synchronizacji.

W przypadku pytań dotyczących integracji sklepu internetowego z systemem Subiekt GT zachęcamy do kontaktu telefonicznego pod numerem 22 378 48 09, gdzie dyżur techniczny prowadzony jest przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.

22 378 48 09

Insert GT — integracja z e-commerce i sklepem internetowym