Faktury z odroczonym terminem płatności bywają zapominane, jeśli nikt systematycznie nie pilnuje terminów — Subiekt GT pozwala zautomatyzować część tego procesu.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie monitorowania terminów płatności wystawionych faktur, przygotowanie automatycznych przypomnień wysyłanych do kontrahentów zbliżających się do terminu lub już zalegających z płatnością, oraz przygotowanie zestawień należności dla osoby odpowiedzialnej za windykację.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm sprzedających z odroczonym terminem płatności, które chcą ograniczyć liczbę zapomnianych, przeterminowanych faktur bez ręcznego śledzenia każdej z osobna.

Ile to trwa

Konfiguracja monitorowania należności mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Narzędzia windykacyjne w systemie Subiekt GT

System Subiekt GT zawiera zestaw wbudowanych mechanizmów pozwalających na bieżącą kontrolę spływu należności oraz prowadzenie uporządkowanych działań upominawczych. Podstawą całego procesu jest moduł rozrachunków (ewidencja wzajemnych należności i zobowiązań finansowych powiązana bezpośrednio z wystawianymi dokumentami sprzedaży i wprowadzanymi dokumentami kasowymi lub bankowymi). Na bazie zarejestrowanych rozrachunków program umożliwia wykonywanie szeregu operacji dyscyplinujących płatności kontrahentów.

Pierwszym elementem jest generator wezwań do zapłaty (formalnych dokumentów wzywających dłużnika do uregulowania powstałej zaległości). Subiekt GT pozwala na tworzenie wezwań o różnym stopniu formalności, od wstępnych przypomnień o minięciu terminu płatności, poprzez wezwania standardowe, aż po ostateczne wezwania przedsądowe. Każdy typ dokumentu może korzystać z dedykowanego wzorca wydruku (szablonu graficznego dokumentu określającego jego układ, treść pouczeń prawnych oraz dane rachunku bankowego do wpłaty).

Drugim narzędziem jest moduł naliczania not odsetkowych (dokumentów księgowych obciążających kontrahenta kosztami odsetek za zwłokę w uregulowaniu należności). W programie definiuje się tabele odsetek, w tym odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, odsetki kapitałowe lub indywidualne stopy procentowe uzgodnione w umowach handlowych. Program automatycznie wylicza liczbę dni spóźnienia oraz należną kwotę odsetek od każdej niezapłaconej faktury.

Trzecim elementem jest obsługa rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (zryczałtowanej kwoty wynoszącej równowartość 40, 70 lub 100 euro, przysługującej wierzycielowi na mocy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Subiekt GT pobiera aktualne kursy walut z tabel Narodowego Banku Polskiego i pozwala wystawić odpowiedni dokument obciążeniowy dla dłużnika będącego przedsiębiorcą.

Czwartym filarem jest moduł wysyłki elektronicznej (mechanizm generowania i wysyłania wiadomości e-mail oraz powiadomień SMS bezpośrednio z poziomu programu). Pozwala on na zautomatyzowane dostarczanie przypomnień o płatnościach wraz z załączonymi dokumentami w formacie PDF (elektronicznym formacie dokumentów przenośnych) na adresy poczty elektronicznej osób odpowiedzialnych za finanse po stronie kontrahenta.

Warianty wdrożenia i poziomy kontroli należności

Wdrażanie procedur monitorowania i windykacji w przedsiębiorstwie dzieli się na kilka etapów, w zależności od profilu działalności firmy oraz specyfiki relacji z odbiorcami towarów i usług. Podczas konfiguracji systemu dobiera się odpowiedni stopień automatyzacji i restrykcyjności działań.

Wariant podstawowy obejmuje powiadomienia prewencyjne oraz miękką windykację. W tym modelu konfiguruje się szablony wiadomości wysyłane przed upływem terminu płatności (na przykład na 3 dni przed wymagalnością faktury) z informacją o zbliżającym się terminie oraz numerze rachunku bankowego. Po przekroczeniu terminu program generuje pierwsze upomnienie o charakterze informacyjnym. Taki model sprawdza się w firmach obsługujących stałych klientów, gdzie celem jest wyeliminowanie przypadkowych opóźnień wynikających z przeoczenia faktury.

Wariant rozszerzony wprowadza automatyzację dokumentów windykacyjnych i naliczanie kosztów ubocznych. W przypadku braku reakcji na przypomnienia elektroniczne system generuje formalne wezwania do zapłaty z określonym terminem ostatecznym oraz nalicza noty odsetkowe i ustawową rekompensatę kosztów odzyskiwania należności. Dokumenty te mogą być automatycznie numerowane w osobnym rejestrze księgowym i wysyłane listownie lub drogą elektroniczną z potwierdzeniem odbioru.

Wariant zaawansowany łączy działania upominawcze z automatycznymi blokadami sprzedaży i limitami kupieckimi (maksymalnymi dopuszczalnymi kwotami zadłużenia handlowego przyznawanymi odbiorcom). Program zostaje skonfigurowany w taki sposób, aby automatycznie blokować możliwość wystawienia nowej faktury sprzedaży lub dokumentu wydania zewnętrznego (dokumentu magazynowego WZ) w sytuacji, gdy kontrahent posiada nieuregulowane faktury przeterminowane o więcej niż określoną liczbę dni lub gdy wartość bieżącego zamówienia przekracza przyznany limit kredytowy.

Wariant analityczny koncentruje się na raportowaniu i wiekowaniu należności (zestawieniu rozrachunków podzielonych na przedziały czasowe, na przykład: do terminu, 1-14 dni po terminie, 15-30 dni, 31-60 dni oraz powyżej 60 dni). Konfiguracja obejmuje przygotowanie czytelnych raportów dla zarządu oraz działu finansowego, co ułatwia podejmowanie decyzji o skierowaniu spraw do zewnętrznych kancelarii prawnych lub firm windykacyjnych.

Integracja z bankowością elektroniczną a spójność rozrachunków

Skuteczność i bezpieczeństwo automatycznych przypomnień o płatnościach zależą od bieżącej aktualizacji stanu rozrachunków. Wysłanie monitu do klienta, który dokonał już wpłaty, negatywnie wpływa na relacje handlowe i podważa zaufanie do firmy. Z tego względu kluczowym elementem konfiguracji jest połączenie modułu rozrachunków z bankowością elektroniczną.

Wykorzystuje się do tego moduł homebanking (funkcję elektronicznej wymiany danych między systemem ERP a bankowością internetową). W ramach wdrożenia konfigurujemy parsery (programowe mechanizmy interpretacji danych) obsługujące format MT940 (międzynarodowy standard elektronicznego wyciągu bankowego) lub formaty plików CSV i XML generowane przez banki obsługujące przedsiębiorstwo.

Dzięki prawidłowej konfiguracji importu wyciągów bankowych proces uzgadniania wpłat staje się w znacznej mierze automatyczny. Subiekt GT analizuje tytuły przelewów, numery faktur oraz numery NIP (Numery Identyfikacji Podatkowej) kontrahentów, automatycznie tworząc dokumenty bankowe i łącząc je z odpowiednimi należnościami. Rozwiązanie to zapewnia, że przed wygenerowaniem porannej partii przypomnień wszystkie wpłaty zaksięgowane przez bank na początku dnia są już odnotowane w systemie.

Konfiguracja obejmuje również prawidłową obsługę wpłat częściowych oraz kompensat (wzajemnych bezgotówkowych potrąceń wierzytelności między podmiotami będącymi jednocześnie swoimi odbiorcami i dostawcami). W takich przypadkach system precyzyjnie wylicza kwotę pozostałą do zapłaty i umieszcza w treści wezwania wyłącznie rzeczywistą wartość aktualnego zadłużenia.

Typowe błędy popełniane przy samodzielnej konfiguracji

Samodzielne próby wdrożenia mechanizmów windykacyjnych w programie Subiekt GT często prowadzą do problemów technicznych lub organizacyjnych, które utrudniają codzienną pracę działu handlowego. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Nieprawidłowa konfiguracja serwera SMTP (protokołu sieciowego służącego do wysyłania poczty elektronicznej) — brak ustawienia bezpiecznego szyfrowania TLS (protokołu kryptograficznego chroniącego transmisję danych) oraz brak autoryzacji domeny przez rekordy SPF i DKIM (wpisy w systemie DNS weryfikujące uprawnienia serwera do wysyłki poczty w danej domenie). W efekcie generowane przypomnienia masowo trafiają do folderów ze spamem u odbiorców lub są całkowicie odrzucane przez serwery pocztowe kontrahentów.
Brak powiązania wpłat z rozrachunkami — wprowadzanie operacji bankowych bez ich rozliczenia z konkretnymi fakturami sprzedaży powoduje, że w kartotece rozrachunków faktury wciąż widnieją jako niezapłacone, co prowadzi do wysyłania bezpodstawnych wezwań do zapłaty do rzetelnych kontrahentów.
Zbyt rygorystyczne blokady handlowe bez procedury awaryjnej — całkowite zablokowanie możliwości wystawienia dokumentu bez skonfigurowania uprawnień nadrzędnych (praw dostępu dla kierowników pozwalających na warunkowe zwolnienie blokady) paraliżuje pracę handlowców w sytuacjach, gdy kontrahent dokonał wpłaty w drodze szybkiego przelewu, a wyciąg bankowy nie został jeszcze zaimportowany do systemu.
Nieuwzględnienie bufora dokumentów (stanu roboczego dokumentu przed jego zatwierdzeniem) — generowanie wezwań w oparciu o dokumenty niezatwierdzone lub pomijanie korekt sprzedaży zmniejszających wartość należności, co skutkuje żądaniem zapłaty nieprawidłowej kwoty.
Brak aktualizacji parametrów prawnych — naliczanie odsetek w oparciu o nieaktualne stawki procentowe lub błędne stosowanie stawek rekompensaty 40, 70 lub 100 euro w relacjach z osobami prywatnymi (konsumentami), gdzie przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nie mają zastosowania.
Pomijanie archiwizacji podmiotu (tworzenia pełnej kopii zapasowej bazy danych programu) — wykonywanie masowych operacji kasowania lub generowania setek wezwań i not bez wcześniejszego zabezpieczenia bazy danych uniemożliwia szybki powrót do stanu poprzedniego w razie pomyłki operatora.

Kiedy problem leży poza konfiguracją modułu windykacji

W części przypadków trudności z prawidłowym funkcjonowaniem powiadomień i rozrachunków nie wynikają z błędnych ustawień samego modułu windykacji, lecz z problemów leżących na poziomie infrastruktury informatycznej, bazy danych lub oprogramowania integrującego.

Jedną z przyczyn bywają uszkodzenia indeksów i struktur logicznych w bazie Microsoft SQL Server (relacyjnym systemie zarządzania bazą danych, na którym pracuje Subiekt GT). Przy intensywnej pracy wielostanowiskowej i dużej liczbie dokumentów handlowych może dochodzić do niespójności między tabelami rozrachunków a tabelami dokumentów sprzedaży. W takich sytuacjach konieczne jest przeprowadzenie konserwacji bazy danych, w tym wykonanie poleceń kontroli spójności (polecenia DBCC CHECKDB) oraz odbudowy indeksów.

Innym źródłem problemów są blokady nakładane przez oprogramowanie antywirusowe i zapory sieciowe (firewalle). Mogą one blokować porty komunikacyjne wykorzystywane do komunikacji z zewnętrznymi serwerami pocztowymi lub bramkami SMS, co skutkuje zawieszaniem się programu podczas próby seryjnej wysyłki wiadomości.

Problemy pojawiają się także przy współpracy z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi i sklepami internetowymi. Jeśli zewnętrzny program integrujący pobiera zamówienia i tworzy dokumenty końcowe bez jednoczesnego tworzenia powiązanych dokumentów płatności elektronicznych, w Subiekcie GT powstaje pozorne zadłużenie dla transakcji, które w rzeczywistości zostały opłacone przez bramki płatności online w momencie zakupu.

Najczęściej zadawane pytania o windykację w Subiekcie GT

Czy Subiekt GT pozwala na w pełni automatyczne wysyłanie wiadomości bez klikania przez pracownika?

Standardowo program umożliwia seryjne przygotowanie i wysłanie wiadomości po wywołaniu odpowiedniej funkcji przez operatora. Aby proces wysyłki odbywał się w pełni bezobsługowo (na przykład codziennie o wyznaczonej godzinie bez udziału człowieka), wdraża się rozwiązania oparte na harmonogramie zadań oraz module Sfera dla Subiekta GT (programistycznym interfejsie API systemu InsERT GT umożliwiającym tworzenie automatycznych procesów w tle).

W jaki sposób zabezpieczyć kluczowych klientów przed otrzymaniem automatycznego upomnienia?

W kartotece kontrahenta w zakładce dotyczącej płatności można zdefiniować indywidualne warunki współpracy. Możliwe jest wyłączenie sprawdzania limitu kupieckiego, wydłużenie standardowego terminu płatności, przypisanie klienta do grupy wyłączonej z masowej wysyłki monitów lub ustawienie indywidualnego szablonu komunikacji o łagodniejszym tonie.

Czy do wysyłania wiadomości e-mail z programu potrzebny jest zewnętrzny klient pocztowy?

Nie ma konieczności korzystania z zewnętrznych programów pocztowych. Subiekt GT posiada wbudowanego klienta poczty elektronicznej, który łączy się bezpośrednio z serwerem pocztowym firmy za pośrednictwem protokołu SMTP. W przypadku posiadania pakietu Gestor GT (systemu zarządzania relacjami z klientami z linii InsERT GT) możliwa jest jeszcze głębsza integracja z pełną historią korespondencji widoczną w kartotece klienta.

Jak system radzi sobie z rozliczaniem walutowych faktur i naliczaniem odsetek?

Program w pełni obsługuje rozrachunki walutowe. Przy rozliczaniu faktur wystawionych w walutach obcych (na przykład EUR lub USD) system automatycznie wylicza różnice kursowe (dodatnie lub ujemne różnice wynikające ze zmiany kursu waluty między dniem wystawienia faktury a dniem zapłaty) oraz pozwala na naliczanie odsetek zgodnie z warunkami transakcji międzynarodowych.

Co zrobić, gdy kontrahent twierdzi, że uregulował fakturę, a system nadal nalicza odsetki?

Należy zweryfikować moduł rozrachunków i sprawdzić, czy wpłata została powiązana z dokumentem źródłowym. Częstą przyczyną jest wprowadzenie wpłaty jako operacji zaliczkowej bez skojarzenia jej z konkretną fakturą sprzedaży. Po ręcznym lub automatycznym skojarzeniu wpłaty z fakturą zadłużenie oraz naliczone odsetki zostają skorygowane.

Bezpieczne wdrożenie procedur windykacyjnych w przedsiębiorstwie

Prawidłowe skonfigurowanie monitoringu płatności i windykacji w Subiekcie GT pozwala na skrócenie średniego czasu oczekiwania na zapłatę oraz zabezpiecza płynność finansową przedsiębiorstwa bez konieczności angażowania pracowników w żmudne, ręczne sprawdzanie każdego dokumentu. Całość prac konfiguracyjnych realizujemy bezpośrednio w siedzibie firmy klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów, dostosowując parametry systemu do specyfiki branży oraz dbając o pełną spójność danych i bezpieczeństwo relacji z kontrahentami.

22 378 48 09

Windykacja należności i przypomnienia o płatnościach w Subiekcie GT