Subiekt GT pozwala zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności administracyjnych — od wystawiania kolejnych dokumentów w łańcuchu sprzedaży, po przypomnienia o niezapłaconych fakturach.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm ręcznie wystawiających kolejne dokumenty powiązane z jedną transakcją, ręcznie śledzących zaległości płatnicze klientów, oraz wykonujących powtarzalne czynności administracyjne, które dałoby się zautomatyzować.

Możliwe przyczyny

Zamiast typowej usterki, ten punkt opisuje sytuacje, w których automatyzacja workflow ma sens: rosnąca liczba dokumentów generowanych ręcznie dla każdej transakcji, brak systematycznego przypominania klientom o zaległych płatnościach, oraz powtarzalne zadania cykliczne — jak generowanie raportów na koniec miesiąca — wykonywane wciąż ręcznie.

Co robimy

Konfigurowane jest automatyczne wystawianie dokumentów powiązanych — na przykład faktury generowanej automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu WZ. Wdrażane jest powiązanie statusów płatności z działaniami systemu, w tym automatyczna blokada klienta po przekroczeniu terminu płatności lub limitu zaległości. Ustawiane są automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach oraz harmonogramy zadań cyklicznych, wykonywanych przez system bez potrzeby ręcznego uruchamiania.

Ile to trwa

Wdrożenie automatyzacji workflow zależy od liczby i złożoności procesów do zautomatyzowania — od jednego dnia przy prostych regułach, do kilku dni przy bardziej rozbudowanych scenariuszach.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto spisać, które czynności administracyjne wykonywane są dziś ręcznie i regularnie się powtarzają — to naturalni kandydaci do automatyzacji w pierwszej kolejności.

Czego nie robić: nie warto wdrażać automatycznej blokady klientów bez wcześniejszego ustalenia jasnych zasad z działem sprzedaży — zbyt agresywna automatyzacja może zablokować stałego klienta przy drobnym, incydentalnym opóźnieniu.

Warunki

Konfiguracja automatyzacji wyceniana jest indywidualnie, zależnie od liczby i złożoności wdrażanych procesów.

Kluczowe obszary procesowe podatne na automatyzację w programie

Wdrożenie zautomatyzowanego przepływu pracy (ang. workflow, czyli usystematyzowanego ciągu czynności realizowanych automatycznie według określonych reguł) w systemie Subiekt GT (program do obsługi sprzedaży i magazynu) przynosi największe korzyści w powtarzalnych operacjach handlowych, magazynowych i księgowych. W codziennej pracy przedsiębiorstwa można wyróżnić kilka głównych obszarów, w których automatyzacja eliminuje pomyłki i przyspiesza obsługę klientów:

Obsługa łańcucha dokumentów handlowych i magazynowych — proces przekształcania zamówień od klientów (dokument ZK) w dokumenty wydania magazynowego (dokument WZ), a następnie w faktury sprzedaży (dokument FS). Ręczne przepisywanie lub klikanie każdego etapu przy dużej liczbie transakcji zajmuje wiele godzin. Automatyzacja pozwala na natychmiastowe tworzenie dokumentów wynikowych w momencie zmiany statusu zamówienia lub po zatwierdzeniu kompletacji towaru.
Kontrola limitu kupieckiego i blokady kontrahentów — limit kupiecki (maksymalna dopuszczalna kwota zadłużenia kontrahenta z tytułu nieopłaconych faktur) pozwala chronić płynność finansową. System automatycznie sprawdza sumę nierozliczonych należności oraz liczbę dni po terminie płatności. W przypadku przekroczenia zdefiniowanego progu Subiekt GT może automatycznie zablokować wystawienie nowego dokumentu z odroczonym terminem płatności lub skierować zamówienie do akceptacji kierownika sprzedaży.
Automatyzacja powiadomień i windykacji przedsądowej — moduł powiadomień może automatycznie wysyłać wiadomości e-mail lub komunikaty SMS do odbiorców. Wiadomości mogą być generowane z wyprzedzeniem (np. na trzy dni przed terminem płatności z przypomnieniem o fakturze) lub po upływie terminu z wezwaniem do uregulowania salda.
Zarządzanie zaopatrzeniem i stanami minimalnymi — stan minimalny (zdefiniowana w kartotece towaru najmniejsza liczba sztuk, jaka musi znajdować się na magazynie) jest stale monitorowany przez system. W momencie, gdy stan magazynowy po wystawieniu dokumentów sprzedaży spadnie poniżej wartości progowej, system może automatycznie wygenerować dokument zamówienia do dostawcy (dokument ZD) z uwzględnieniem dotychczasowej rotacji towaru.
Automatyczna wysyłka dokumentów elektronicznych — generowanie plików w formacie PDF (cyfrowy format zapisu dokumentu zachowujący układ graficzny) i ich automatyczne wysyłanie na adres poczty elektronicznej kontrahenta zaraz po zatwierdzeniu faktury w systemie.

Warianty technologiczne automatyzacji procesów w Subiekcie GT

W zależności od skali działalności firmy oraz złożoności procesów biznesowych, automatyzacja może być zrealizowana na kilka różnych sposobów. Dobór metody decyduje o stabilności całego systemu informatycznego oraz bezpieczeństwie zgromadzonych danych:

Wbudowane mechanizmy konfiguracyjne systemu — podstawowa automatyzacja oparta na standardowych parametrach programu Subiekt GT. Obejmuje automatyczne nadawanie numeracji dokumentów, domyślne powiązania magazynów z typami sprzedaży, automatyczne ściąganie towaru z magazynu przy zapisie faktury oraz definiowanie domyślnych form płatności dla poszczególnych grup kontrahentów.
Rozwiązania oparte o Sferę dla Subiekta GT — Sfera (oficjalny dodatek programistyczny firmy InsERT dostarczający interfejs programistyczny API) to jedyny w pełni bezpieczny i wspierany przez producenta sposób na tworzenie zaawansowanych automatyzacji. Zewnętrzny program lub usługa systemowa komunikuje się z bazą danych wyłącznie poprzez obiekty biznesowe Sfery, co gwarantuje zachowanie wszystkich reguł walidacji, przeliczania cen, sprawdzania uprawnień oraz poprawnego zapisu powiązań między tabelami.
Usługi systemowe Windows działające w tle — dedykowane aplikacje typu worker (proces wykonujący powierzone zadania w tle bez interfejsu graficznego), które uruchamiane są jako usługa systemowa. Tego typu oprogramowanie może stale nasłuchiwać zmian w bazach danych sklepów internetowych lub platform sprzedażowych, przetwarzać zamówienia i wprowadzać je do Subiekta GT w czasie rzeczywistym.
Zadania cykliczne w harmonogramie zadań — Harmonogram zadań Windows (narzędzie systemowe służące do uruchamiania programów o określonych porach) pozwala na cykliczne wywoływanie skryptów raportujących, wysyłkę zestawień do księgowości, synchronizację cenników czy tworzenie nocnych archiwizacji bazy danych.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach automatyzacji

Nieprawidłowo zaprojektowane lub nieumiejętnie wdrożone procesy automatyczne mogą doprowadzić do poważnych zakłóceń w pracy firmy, a w skrajnych wypadkach do uszkodzenia integralności bazy danych. Podczas prac serwisowych najczęściej diagnozowane są następujące błędy:

Bezpośrednia modyfikacja bazy danych przez zapytania SQL — próby ominięcia mechanizmów programu i ręczne wstawianie rekordów do bazy Microsoft SQL Server (oprogramowanie serwerowe zarządzające bazą danych) za pomocą instrukcji T-SQL (język zapytań bazodanowych). Bezpośrednie wpisywanie danych do tabel bez użycia obiektów biznesowych programu prowadzi do uszkodzenia relacji między tabelami, błędów w rozrachunkach, niespójności stanów magazynowych oraz bezpowrotnej utraty wsparcia technicznego producenta oprogramowania.
Tworzenie nieoptymalnych wyzwalaczy (triggerów) bazodanowych — trigger (kod wykonywany przez serwer SQL automatycznie po dodaniu, edycji lub usunięciu wiersza w tabeli) może drastycznie obniżyć wydajność systemu. Skomplikowane zapytania w wyzwalaczach prowadzą do powstawania blokad (ang. lock) na kluczowych tabelach, co objawia się zawieszaniem programu na wszystkich stanowiskach pracy w sieci lokalnej.
Brak mechanizmów transakcyjnych i obsługi błędów — proces automatyczny, który nie posiada zaimplementowanej transakcyjności (zasada atomowości operacji, gwarantująca, że wszystkie etapy procesu wykonają się pomyślnie albo żaden z nich nie zostanie zapisany), może w razie błędu sieci zapisać dokument częściowo. Skutkiem jest np. wystawiona faktura, która nie utworzyła powiązanego dokumentu magazynowego ani pozycji w rozrachunkach.
Niewłaściwa konfiguracja limitów blokad sprzedaży — zbyt rygorystyczne parametry automatycznej blokady mogą zatrzymać sprzedaż stałym partnerom handlowym z powodu drobnych różnic groszowych lub nierozliczonych korekt. Przed uruchomieniem reguł konieczne jest precyzyjne ustalenie progów tolerancji i procedur awaryjnego odblokowania.
Wykonywanie ciężkich zadań w godzinach pracy personelu — uruchamianie automatycznej synchronizacji cenników lub generowania złożonych raportów wielomagazynowych w trakcie szczytu sprzedaży powoduje zjawisko deadlock (zakleszczenie procesów w bazie danych, gdy dwie operacje wzajemnie blokują sobie dostęp do zasobów). Zadania obciążające procesor i dyski serwera powinny być przenoszone na godziny nocne.

Wymagania infrastrukturalne i optymalizacja serwera bazy danych

Automatyzacja procesów wiąże się ze zwiększoną liczbą operacji wejścia i wyjścia (ang. I/O, czyli odczytów i zapisów na dyskach serwera) oraz stałym obciążeniem silnika Microsoft SQL Server. Aby procesy działały płynnie i bez zakłóceń dla użytkowników pracujących na stanowiskach handlowych, konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków technicznych:

Dedykowany użytkownik systemowy dla automatyzacji — procesy działające w tle powinny łączyć się z bazą danych na osobnym koncie użytkownika Subiekta GT oraz serwera SQL. Ułatwia to identyfikację operacji w dziennikach zdarzeń (logach) i pozwala na precyzyjne ograniczenie uprawnień wyłącznie do niezbędnych modułów.
Konfiguracja pamięci RAM i dysków serwera — silnik bazodanowy wymaga odpowiedniej ilości pamięci operacyjnej RAM (pamięć o dostępie swobodnym wykorzystywana do buforowania zapytań) oraz szybkich dysków SSD (półprzewodnikowy nośnik pamięci masowej o wysokiej przepustowości). Zapewnia to szybkie wykonywanie zapytań automatycznych bez spowalniania pracy sprzedawców.
Regularna konserwacja bazy danych — intensywny workflow generuje dużą liczbę nowych wpisów, co prowadzi do fragmentacji indeksów (rozproszenia struktur danych przyspieszających wyszukiwanie). Wdrożenie automatyzacji powinno iść w parze z harmonogramem regularnej odbudowy indeksów, aktualizacji statystyk oraz automatycznego sprawdzania integralności bazy danych (polecenie DBCC CHECKDB w serwerze SQL).
Bezpieczna konfiguracja poczty wychodzącej — automatyczna wysyłka faktur i powiadomień wymaga poprawnej konfiguracji protokołu SMTP (standardowy protokół przesyłania poczty elektronicznej) z uwzględnieniem limitów wysyłkowych nałożonych przez operatora serwera pocztowego, aby zapobiec trafieniu domeny firmy na listy spamowe.

Często zadawane pytania dotyczące automatyzacji w Subiekcie GT

Czy każda automatyzacja wymaga zakupu dodatkowej licencji Sfera dla Subiekta GT?

Nie wszystkie modyfikacje wymagają modułu Sfery. Podstawowe automatyzacje, takie jak generowanie dokumentów powiązanych, domyślne reguły fiskalizacji czy powiadomienia e-mail oparte na standardowych wzorcach wydruku, są dostępne w ramach standardowej licencji programu. Zakup Sfery staje się konieczny w sytuacji, gdy wdrażane są zaawansowane reguły biznesowe, niestandardowe integracje z zewnętrznymi bazami danych, dedykowane panele pakowania lub automatyczne zaczytywanie zamówień z zewnętrznych platform e-commerce.

Co dzieje się z procesami automatycznymi w przypadku utraty połączenia internetowego?

Prawidłowo zaprojektowany system automatyzacji posiada mechanizm buforowania zadań (kolejkę operacji oczekujących na wykonanie). W przypadku chwilowego braku łączności z zewnętrznym serwerem, sklepem internetowym lub bramką SMS, proces nie powoduje błędu krytycznego, lecz wstrzymuje wykonanie operacji. Po przywróceniu stabilnego połączenia sieciowego zadania z kolejki są automatycznie wznawiane i realizowane w odpowiedniej kolejności chronologicznej.

Czy można zautomatyzować generowanie i wysyłkę faktur w formacie PDF do klientów?

Tak, jest to jedna z najczęściej wdrażanych procedur. Po zmianie statusu zamówienia lub zatwierdzeniu dokumentu wydania z magazynu, system może automatycznie wygenerować dokument faktury sprzedaży, zapisać go jako plik PDF przy użyciu wirtualnej drukarki lub mechanizmów eksportu, a następnie wysłać wiadomość e-mail z załącznikiem na adres wskazany w kartotece kontrahenta.

Jak bezpiecznie przeprowadza się wdrożenie nowych procesów automatycznych?

Wszelkie prace konfiguracyjne i programistyczne przeprowadzane są na kopii roboczej bazy danych (tzw. środowisku testowym), która stanowi dokładne odzwierciedlenie stanu firmy. Dopiero po przeprowadzeniu testów scenariuszy brzegowych, weryfikacji poprawności księgowań i upewnieniu się, że procesy nie obciążają bazy danych, konfiguracja jest przenoszona na środowisko produkcyjne.

Czy automatyzacja może działać na wielu magazynach jednocześnie?

Tak, reguły workflow mogą uwzględniać strukturę wielomagazynową. Możliwe jest skonfigurowanie automatycznego tworzenia przesunięć międzymagazynowych (dokumenty MM), rozdzielania pozycji z jednego zamówienia na dokumenty wydań z różnych magazynów lokalnych, a także automatycznego bilansowania zapasów między magazynem głównym a magazynami pomocniczymi.

Wdrożenie zoptymalizowanego przepływu pracy w przedsiębiorstwie

Prawidłowo skonfigurowany workflow w Subiekcie GT eliminuje rutynowe, czasochłonne czynności personelu, obniża ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych i skraca czas realizacji zamówień od momentu ich złożenia do wysyłki towaru. W przypadku potrzeby zoptymalizowania procesów handlowo-magazynowych, konfiguracji integracji lub przygotowania dedykowanych skryptów automatyzujących, zapewniamy bezpośredni dojazd do siedziby firmy na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów. Wszelkie prace realizowane są z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych oraz ciągłości bieżącej sprzedaży.

22 378 48 09

Automatyzacja procesów (workflow) w Subiekcie GT