Ręczne wprowadzanie danych do systemu kurierskiego dla każdej przesyłki z osobna to jedna z bardziej czasochłonnych czynności magazynowych — integracja BaseLinkera z kurierami eliminuje ten krok.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm ręcznie wprowadzających dane przesyłek na stronach kurierów, problemów z generowaniem etykiet dla zamówień z kilku kanałów sprzedaży naraz, a także potrzeby obsługi kilku firm kurierskich jednocześnie.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje: firma korzystająca z kilku kurierów w zależności od typu przesyłki lub preferencji klienta, rosnąca liczba zamówień przekraczająca możliwości ręcznego generowania etykiet, albo potrzeba centralnego śledzenia statusu wszystkich wysyłanych paczek.

Co robimy

Konfigurowana jest integracja z wybranymi firmami kurierskimi — InPost, DPD, DHL, GLS, FedEx, Poczta Polska — oraz brokerami logistycznymi (Furgonetka, Apaczka, Sendit). Wdrażane jest automatyczne generowanie listów przewozowych na podstawie danych zamówienia, obsługa punktów nadawczych oraz etykiety zbiorcze przy większej liczbie przesyłek naraz. Konfigurowane są automatyczne zmiany statusów przesyłek widoczne zarówno w panelu BaseLinker, jak i przekazywane klientowi.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji z jednym kurierem to zwykle sprawa jednego dnia, przy kilku firmach kurierskich naraz proces trwa nieco dłużej.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto założyć konta u wybranych firm kurierskich z wyprzedzeniem oraz przygotować dane potrzebne do integracji — numery umów, dane nadawcy, preferowane punkty nadania.

Czego nie robić: nie warto integrować wszystkich dostępnych kurierów naraz bez realnej potrzeby — im więcej skonfigurowanych opcji, tym trudniej o przejrzysty proces wyboru sposobu dostawy przy każdym zamówieniu.

Warunki

Konfiguracja integracji wyceniana jest indywidualnie, zależnie od liczby obsługiwanych kurierów.

Warianty integracji i konfiguracji przesyłek

W zależności od skali działalności handlowej oraz podpisanych umów handlowych wdrażane są różne modele połączeń systemowych. Każdy wariant wymaga innego zestawu danych uwierzytelniających oraz odmiennej konfiguracji technicznej w panelu administracyjnym.

Pierwszym wariantem jest bezpośrednia integracja z przewoźnikami przy użyciu kluczy API (interfejs programistyczny aplikacji umożliwiający bezpośrednią wymianę danych między serwerami). W tym modelu wykorzystuje się indywidualną umowę firmy z kurierem, wprowadzając do systemu login, hasło, klucz autoryzacyjny oraz identyfikator klienta (numer ID nadany przez przewoźnika). Taka konfiguracja pozwala na pełne korzystanie z indywidualnego cennika, stałych podjazdów kurierskich oraz dedykowanych usług dodatkowych, takich jak przesyłki pobraniowe (płatność przy odbiorze) czy ubezpieczenie towaru do określonej wartości.

Drugim wariantem jest integracja z brokerami logistycznymi (platformami pośredniczącymi w nadawaniu przesyłek u wielu przewoźników na podstawie jednej zbiorczej umowy). Rozwiązanie to sprawdza się w przedsiębiorstwach, które nie posiadają wolumenu wymaganego do uzyskania korzystnych stawek bezpośrednich u każdego kuriera osobno. Konfiguracja polega na połączeniu konta brokerskiego z panelem BaseLinker za pomocą dedykowanego tokenu autoryzacyjnego (unikalnego ciągu znaków weryfikującego uprawnienia systemu). Z poziomu jednego interfejsu możliwy jest wówczas wybór różnych kurierów w zależności od wagi i gabarytu paczki.

Trzecim wariantem jest obsługa punktów odbioru oraz automatów paczkowych, określanych w branży logistycznej jako punkty PUDO (skrót od Pick Up Drop Off, czyli punktów nadań i odbiorów zlokalizowanych w placówkach handlowych i na stacjach paliw). W tym przypadku konfiguracja obejmuje poprawne mapowanie identyfikatorów punktów odbioru przekazywanych z kanałów sprzedaży, takich jak sklepy internetowe czy portale handlowe, aby system automatycznie przypisywał właściwy punkt docelowy bez konieczności ręcznego sprawdzania adresu.

Czwartym wariantem jest konfiguracja przesyłek paletowych i drobnicowych (ładunków o dużej masie i niestandardowych wymiarach umieszczanych na platformach ładunkowych). Wymaga to zdefiniowania w systemie specjalnych parametrów dotyczących wagi brutto (łącznej wagi towaru wraz z opakowaniem i paletą), wysokości ładunku oraz wyboru odpowiednich usług dodatkowych, na przykład windy rozładunkowej czy dostawy autem z hydraulicznym podnośnikiem.

Automatyzacja procesu wysyłki w panelu BaseLinker

Prawidłowo przeprowadzona integracja z kurierami pozwala na niemal całkowite wyeliminowanie ręcznej obsługi procesów logistycznych. Podstawowym narzędziem są w tym przypadku automatyczne akcje (reguły wykonujące określone operacje w systemie w odpowiedzi na zdefiniowane zdarzenia bez udziału pracownika).

W ramach automatyzacji konfigurowane jest tworzenie przesyłek w momencie zmiany statusu zamówienia. Przykładowo, gdy pracownik na magazynie zakończy zbieranie produktów i zmieni status na spakowane, BaseLinker wysyła zapytanie do serwera kuriera, pobiera wygenerowany numer nadawczy i przygotowuje plik etykiety do natychmiastowego wydruku. Cały proces trwa ułamek sekundy i eliminuje konieczność ręcznego kopiowania imienia, nazwiska, adresu oraz numeru telefonu odbiorcy.

Kolejnym elementem automatyzacji jest mapowanie gabarytów i wag (przypisywanie stałych lub dynamicznych wymiarów przesyłki na podstawie zawartości koszyka). W przypadku zamówień jednoprzedmiotowych system może automatycznie dobrać odpowiedni gabaryt, co zapobiega pomyłkom personelu pakującego i chroni firmę przed naliczaniem dodatkowych opłat weryfikacyjnych przez firmy kurierskie.

Wdrażane jest również automatyczne generowanie protokołów przekazania (dokumentów zbiorczych, zwanych manifestami nadawczymi, na których kurier składa podpis potwierdzający fizyczny odbiór określonej liczby paczek). Zamiast ręcznego drukowania pojedynczych potwierdzeń, system generuje jeden czytelny dokument podsumowujący wszystkie przesyłki z danego dnia dla konkretnego przewoźnika.

Ostatnim etapem automatyzacji jest zwrotne przekazywanie informacji o przesyłce. Po wygenerowaniu etykiety system automatycznie przesyła numer listu przewozowego do zewnętrznej platformy sprzedażowej, oznacza zamówienie jako wysłane oraz wysyła do klienta wiadomość e-mail lub powiadomienie SMS zawierające aktywny link do śledzenia drogi paczki na stronie przewoźnika.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji integracji kurierskich

Próby samodzielnego wdrażania modułów logistycznych bez odpowiedniego przygotowania technicznego często prowadzą do przestojów na magazynie oraz powstawania kosztownych pomyłek przy wysyłce towarów.

Najczęstszym błędem jest niepoprawne mapowanie metod dostawy (procesu przypisywania opcji wybranej przez klienta w sklepie do konkretnego kuriera i usługi w panelu integratora). Jeśli mapowanie zostanie pominięte lub skonfigurowane błędnie, zamówienia z wyborem przesyłki pobraniowej mogą zostać wygenerowane jako przesyłki standardowe bez pobrania należności, co prowadzi do bezpośrednich strat finansowych firmy.

Drugim częstym problemem jest brak walidacji danych adresowych (mechanizmu sprawdzającego poprawność wprowadzonych informacji przed wysłaniem zapytania do API kuriera). Z powodu braku prefiksu kraju, błędnego formatu kodu pocztowego lub braku numeru telefonu komórkowego serwer przewoźnika odrzuca zlecenie utworzenia paczki, a zamówienie zatrzymuje się w procesie wysyłkowym z komunikatem błędu, którego personel magazynowy nie potrafi zinterpretować.

Trzecim błędem jest niewłaściwe ustawienie domyślnych wymiarów i wag przesyłek. Podanie zaniżonych parametrów w konfiguracji skutkuje naliczaniem przez firmy logistyczne wysokich opłat za weryfikację wagi i wymiarów w sortowni (opłaty za przekroczenie deklarowanych gabarytów). Z kolei podanie parametrów zawyżonych może uniemożliwić wygenerowanie etykiety na automaty paczkowe o określonych wymiarach skrytek.

Czwartym problemem bywa niewłaściwa konfiguracja zleceń odbioru (funkcji zamawiania podjazdu kuriera po odbiór paczek z magazynu). W firmach, które nie mają wykupionego stałego podjazdu w umowie, brak automatycznego wywoływania zlecenia odbioru powoduje, że etykiety zostają wydrukowane i naklejone na paczki, lecz kurier nie pojawia się w magazynie, gdyż centrala przewoźnika nie otrzymała dyspozycji odbioru.

Konfiguracja sprzętowa i drukowanie etykiet na magazynie

Sama integracja programowa z kurierami wymaga odpowiedniego połączenia z urządzeniami peryferyjnymi pracującymi na stanowiskach pakowania. Bez sprawnego obiegu wydruków automatyzacja logistyczna pozostaje niepełna.

Podstawowym urządzeniem na stanowisku ekspedycyjnym jest drukarka termiczna (urządzenie wykorzystujące głowicę termiczną do tworzenia nadruku na specjalnym papierze samoprzylepnym pod wpływem ciepła, bez użycia tuszu czy tonera). Prawidłowa konfiguracja wymaga zainstalowania dedykowanych sterowników oraz ustawienia dokładnych rozmiarów etykiety, najczęściej w standardzie 100x150 mm lub 100x170 mm.

Do bezpośredniego drukowania z poziomu przeglądarki internetowej wykorzystywana jest aplikacja pośrednicząca BaseLinker Printer (program działający w tle systemu operacyjnego komputera, odbierający zadania drukowania z chmury i kierujący je bezpośrednio do wybranej drukarki). Dzięki temu pracownik nie musi otwierać plików PDF w przeglądarce ani klikać polecenia druku w systemowym oknie dialogowym — etykieta drukuje się samoczynnie w ułamku sekundy po wykonaniu akcji w systemie.

Wdrażana jest także obsługa bezpośrednich języków sterowania drukarkami, takich jak ZPL (Zebra Programming Language, język opisu strony stosowany w przemysłowych drukarkach etykiet) oraz EPL (Eltron Programming Language). Przesyłanie poleceń w formacie surowego kodu ZPL zamiast rastrowych plików graficznych PDF drastycznie skraca czas reakcji drukarki, eliminuje rozmycie kodów kreskowych i zapewnia ich czytelność podczas skanowania w sortowniach kurierskich.

Dodatkowo integrowane są czytniki kodów kreskowych (skanery ręczne lub prezentacyjne podłączane przez port USB lub bezprzewodowo przez Bluetooth). Zeskanowanie numeru zamówienia lub kodu kreskowego z karty produktu może automatycznie wyzwolić wydruk właściwej etykiety kurierskiej na przypisanej drukarce, co całkowicie uniemożliwia naklejenie etykiety jednego kuriera na paczkę przygotowaną dla innego przewoźnika.

Kiedy problem z wysyłką NIE wynika ze złej konfiguracji BaseLinkera

Podczas codziennej pracy magazynu mogą pojawić się sytuacje, w których generowanie etykiet zostaje zablokowane, mimo że sama integracja w panelu administracyjnym została przeprowadzona w sposób w pełni poprawny. Warto odróżnić awarie wewnętrzne od czynników niezależnych od oprogramowania pośredniczącego.

Pierwszą przyczyną są przerwy techniczne lub awarie serwerów API po stronie firmy kurierskiej (czasowa niedostępność usług sieciowych przewoźnika spowodowana przeciążeniem serwerów lub pracami konserwacyjnymi). W takiej sytuacji system BaseLinker zwraca komunikat o przekroczeniu czasu oczekiwania na odpowiedź serwera (błąd timeout). Problem ustępuje samoistnie po przywróceniu sprawności infrastruktury operatora logistycznego.

Drugą przyczyną bywają blokady formalne konta nadawcy u przewoźnika. Należą do nich nieopłacone faktury za usługi przewozowe, przekroczenie przyznanego limitu kupieckiego lub wygaśnięcie aneksu do umowy. Serwer kuriera odrzuca wówczas autoryzację zapytania API z kodem błędu informującym o zablokowaniu konta rozliczeniowego, co wymaga bezpośredniego kontaktu firmy z opiekunem handlowym danego przewoźnika.

Trzecią przyczyną są błędy w rejonizacji kodów pocztowych. Jeśli odbiorca przesyłki poda nieistniejący kod pocztowy, kod przypisany do innej miejscowości lub nowo utworzony kod, który nie został jeszcze zaktualizowany w bazie danych tras kurierskich przewoźnika, system odrzuci próbę utworzenia listu przewozowego z informacją o braku możliwości wyznaczenia trasy doręczenia.

Czwartą przyczyną są usterki lokalnej infrastruktury sieciowej i sprzętowej w firmie. Brak połączenia komputera z siecią lokalną LAN (lokalna sieć komputerowa łącząca urządzenia w biurze lub magazynie), zawieszenie się bufora wydruku w systemie Windows lub uszkodzenie kabla USB łączącego komputer z drukarką uniemożliwiają wydruk etykiety, mimo że została ona poprawnie utworzona i zarejestrowana na serwerze kuriera.

Wdrożenie i optymalizacja logistyki na miejscu w firmie

Konfiguracja i serwis systemów logistycznych realizowane są bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa lub na terenie magazynu klienta. Ekipa serwisowa dojeżdża do firm zlokalizowanych na obszarze całej Warszawy oraz okolicznych gmin podwarszawskich, wyruszając z biura przy Al. Stanów Zjednoczonych 72.

Wizyta specjalisty na miejscu pozwala na kompleksowe sprawdzenie całego łańcucha operacyjnego. Obejmuje to audyt poprawności działania komputerów magazynowych, instalację i kalibrację drukarek etykiet termicznych, konfigurację sieciowych punktów dostępowych oraz precyzyjne ustawienie automatycznych akcji w panelu BaseLinker pod kątem specyfiki pakowanego asortymentu.

Na miejscu przeprowadzane są testy rzeczywistych scenariuszy wysyłkowych z generowaniem etykiet testowych i weryfikacją czytelności kodów kreskowych za pomocą skanerów magazynowych. Przeprowadzany jest również instruktaż dla pracowników pakujących z obsługi modułu Asystent Pakowania (wbudowanego w system narzędzia weryfikującego poprawność kompletacji towaru przed wydrukiem etykiety).

Najczęściej zadawane pytania o integrację z kurierami

Czy system może automatycznie wybierać najtańszego kuriera dla danego zamówienia?

BaseLinker nie posiada funkcji dynamicznego porównywania cen w czasie rzeczywistym w momencie tworzenia zamówienia, ale pozwala na zbudowanie zaawansowanych reguł automatycznych na podstawie wagi, wymiarów produktów oraz wybranego sposobu płatności. Dzięki temu można skonfigurować system tak, aby przesyłki lekkie były kierowane do automatów paczkowych, przesyłki standardowe do wybranego kuriera z najkorzystniejszą stawką umowną, a przesyłki wielkogabarytowe do operatora paletowego.

Co zrobić w sytuacji, gdy etykieta kurierska nie chce się wygenerować?

W pierwszej kolejności należy sprawdzić treść komunikatu błędu wyświetlanego w karcie zamówienia. Najczęściej błąd wskazuje na brakujący element adresu (na przykład brak numeru lokalu lub niepoprawny kod pocztowy), nieprawidłowy numer telefonu odbiorcy lub przekroczenie maksymalnej wagi dopuszczalnej w danej usłudze. Po skorygowaniu błędnych danych w formularzu zamówienia ponowna próba wygenerowania etykiety kończy się powodzeniem.

Czy możliwy jest wydruk etykiet bez otwierania plików PDF na ekranie komputera?

Tak, do tego celu służy konfiguracja modułu automatycznego drukowania z wykorzystaniem aplikacji pośredniczącej oraz drukarek obsługujących bezpośrednie języki programowania, takie jak ZPL. Po kliknięciu przycisku pakowania lub po zeskanowaniu kodu kreskowego zamówienia etykieta drukuje się natychmiast na drukarce termicznej bez wyświetlania jakichkolwiek okien na monitorze.

Jak działa synchronizacja numerów przesyłek z serwisami sprzedażowymi?

Po wygenerowaniu etykiety listu przewozowego w BaseLinkerze numer nadawczy wraz z nazwą przewoźnika i linkiem do śledzenia zostaje automatycznie przesłany przez interfejs API do sklepu internetowego lub konta na portalu handlowym. W zależności od konfiguracji system może również natychmiast wysłać bezpośrednie powiadomienie do klienta końcowego.

Czy po wygenerowaniu etykiet system automatycznie zamawia przyjazd kuriera?

W ramach integracji można skonfigurować automatyczne zlecenie odbioru paczek o określonej godzinie każdego dnia roboczego lub wywoływać zlecenie podjazdu ręcznie jednym kliknięciem z poziomu listy przesyłek. Opcja ta jest przydatna dla firm, które nie posiadają stałej umowy na codzienne podjazdy kurierskie i zamawiają kuriera tylko wtedy, gdy na magazynie znajdują się gotowe paczki.

Sprawny przepływ zamówień i bezpieczna logistyka magazynowa

Prawidłowe wdrożenie połączeń systemowych pomiędzy oprogramowaniem do zarządzania sprzedażą a operatorami logistycznymi eliminuje opóźnienia w realizacji zamówień, ogranicza pomyłki adresowe i obniża koszty operacyjne przedsiębiorstwa. W przypadku problemów z konfiguracją kont przewoźników, mapowaniem usług transportowych lub współpracą urządzeń drukujących na magazynie, konfiguracja i audyt techniczny przeprowadzane są bezpośrednio na stanowiskach pracy w firmie.

22 378 48 09

Integracja BaseLinkera z kurierami