Obsługujemy najpopularniejsze systemy księgowo-magazynowe wykorzystywane przez polskie firmy — od instalacji po codzienną konfigurację i rozwiązywanie problemów.

Na czym polega ta usługa

Zakres obejmuje wsparcie przy systemach Insert, WAPRO, Comarch Optima, enova365, Symfonia oraz programie Płatnik, wraz z ich integracją i bieżącą konfiguracją.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm i biur rachunkowych korzystających z tego typu oprogramowania na co dzień.

Ile to trwa

Prace konfiguracyjne mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od zakresu.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane środowiska i pakiety oprogramowania

W ramach obsługi systemów zarządzania przedsiębiorstwem pomoc techniczna obejmuje pełną strukturę najczęściej stosowanych pakietów biznesowych. Każde z tych rozwiązań posiada odmienną architekturę danych, odmienne mechanizmy licencjonowania oraz specyficzne wymagania dotyczące konfiguracji środowiska Windows i silnika bazodanowego.

Dla linii InsERT GT (obejmującej programy Subiekt GT do obsługi sprzedaży i magazynu, Rewizor GT do pełnej księgowości, Rachmistrz GT do księgi przychodów i rozchodów, Gratyfikant GT do spraw kadrowo-płacowych, Gestor GT do relacji z klientami oraz Biuro GT do zarządzania biurem rachunkowym) oraz nowocześniejszej linii InsERT nexo realizowane są czynności instalacyjne, konfiguracja serwera bazy danych Microsoft SQL Server (silnika relacyjnej bazy danych odpowiedzialnego za bezpieczne przetwarzanie informacji), zarządzanie podmiotami, przenoszenie licencji oraz cykliczna konwersja struktur danych przy wdrażaniu nowszych wersji programów.

W przypadku oprogramowania Comarch ERP Optima (zintegrowanego systemu do zarządzania firmą i prowadzenia księgowości) konfiguracja obejmuje instalacje wielostanowiskowe, konfigurację modułów handlowych, magazynowych, księgowych oraz płacowych, a także obsługę Menadżera Licencji (usługi sieciowej odpowiadającej za weryfikację uprawnień poszczególnych stanowisk roboczych) oraz optymalizację baz konfiguracyjnych i baz firmowych.

W pakiecie WAPRO ERP (dawniej WF-Mag, obecnie WAPRO Mag do zarządzania magazynem i fakturowaniem, WAPRO Fakir do księgi handlowej, WAPRO Kaper do ryczałtu i księgi podatkowej, WAPRO Gang do kadr i płac oraz WAPRO JPK do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego) wsparcie koncentruje się na stabilnym połączeniu stacji roboczych z bazą centralną, zarządzaniu uprawnieniami użytkowników oraz konfiguracji modułów wymiany danych.

Dla oprogramowania Symfonia (systemu wspomagającego zarządzanie finansami, kadrami i operacjami handlowymi) oraz enova365 (zintegrowanego systemu ERP o architekturze wielowarstwowej) pomoc obejmuje instalację komponentów serwerowych, optymalizację pracy na wieloletnich zbiorach danych oraz integrację ze środowiskiem sieciowym biura.

W programie Płatnik (aplikacji przeznaczonej do rozliczeń ubezpieczeniowych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych) pomoc techniczna dotyczy migracji bazy danych z lokalnego formatu plikowego Access (plików bazy MDB) do formatu Microsoft SQL Server, co jest zalecane przy obsłudze większych wolumenów danych lub wielu płatników. Prace obejmują również instalację certyfikatów kwalifikowanych (podpisów elektronicznych o mocy prawnej podpisu własnoręcznego) oraz konfigurację bezpiecznej komunikacji z serwerami ZUS.

Typowe warianty problemów technicznych i prac konfiguracyjnych

Zapotrzebowanie na wsparcie techniczne w obszarze oprogramowania księgowo-magazynowego wynika z kilku powtarzalnych grup zagadnień technicznych, pojawiających się w trakcie eksploatacji systemów.

Pierwszym wariantem są błędy struktury i spójności bazy danych. Powstają one zazwyczaj w wyniku nagłego zaniku zasilania stacji roboczej lub serwera, awarii nośnika danych bądź nieprawidłowego przerwania operacji zapisu. Objawiają się komunikatami o naruszeniu integralności danych, brakiem możliwości otwarcia podmiotu lub zatrzymaniem działania programu w trakcie generowania zestawień finansowych. W takich sytuacjach przeprowadzana jest diagnostyka bazy za pomocą poleceń administracyjnych oraz naprawa uszkodzonych tabel i indeksów.

Drugim wariantem są trudności powstające podczas aktualizacji wersji oprogramowania. Zmiana wersji programu wymusza konwersję bazy danych, czyli dostosowanie jej wewnętrznego schematu do nowych przepisów i funkcji. Jeżeli proces ten zostanie przerwany z powodu niestabilności sieci lub braku miejsca na dysku, baza może pozostać w stanie zablokowanym. Przywrócenie sprawności wymaga analizy dziennika zdarzeń, cofnięcia niedokończonych transakcji i przeprowadzenia kontrolowanej konwersji.

Trzecim wariantem jest migracja środowiska na nowy sprzęt komputerowy. Wymiana serwera lub stacji roboczej księgowości wymaga przeniesienia danych z zachowaniem pełnej historii operacji. Procedura obejmuje wykonanie pełnej kopii zapasowej (backupu, czyli zabezpieczenia danych w osobnym pliku), instalację odpowiedniej wersji silnika Microsoft SQL Server na nowym urządzeniu, odtworzenie baz danych, przeniesienie wzorców wydruków, odtworzenie parametrów sieciowych oraz ponowną aktywację licencji i certyfikatów.

Czwartym wariantem jest konfiguracja pracy wielostanowiskowej oraz dostępu zdalnego. Dotyczy to środowisk, w których z jednej bazy korzysta wielu pracowników w biurze lub pracownicy wykonujący obowiązki poza siedzibą firmy. Prace obejmują konfigurację sieci lokalnej LAN (sieci komputerowej łączącej urządzenia w biurze), ustawienie odpowiednich reguł w zaporze sieciowej Windows Defender Firewall (oprogramowaniu zabezpieczającym ruch sieciowy) dla portów bazy danych oraz przygotowanie bezpiecznych połączeń przez pulpit zdalny RDP (protokół umożliwiający pracę na serwerze z odległego stanowiska).

Piątym wariantem są integracje z urządzeniami peryferyjnymi oraz platformami handlowymi. Wdrożenie obejmuje instalację sterowników i konfigurację protokołów komunikacyjnych dla drukarek fiskalnych (urządzeń rejestrujących obrót detaliczny), czytników kodów kreskowych (urządzeń optycznych wprowadzających identyfikatory towarów), a także połączenie programu magazynowego z platformą BaseLinker (systemem integrującym sprzedaż internetową z magazynem) oraz Krajowym Systemem e-Faktur KSeF (centralną platformą do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych).

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach naprawy

Samodzielne próby usuwania awarii systemów bazodanowych bez specjalistycznej wiedzy niosą ryzyko trwałej utraty dokumentacji finansowej lub znacznego wydłużenia czasu przestoju przedsiębiorstwa.

Najczęstszym błędem jest rozpoczynanie prób naprawczych lub instalacji aktualizacji bez wykonania nienaruszonej kopii bezpieczeństwa (backupu bazy). Gdy proces konwersji ulegnie uszkodzeniu, brak aktualnego pliku archiwum uniemożliwia przywrócenie stanu sprzed wystąpienia problemu.

Kolejnym poważnym błędem jest bezpośrednia ingerencja w tabele bazy danych za pomocą zewnętrznych edytorów SQL. Samodzielne modyfikowanie wartości pól w celu odblokowania edycji dokumentu narusza relacyjną spójność danych (wzajemne powiązania między tabelami dokumentów, rozrachunków i kartotek towarowych), co wywołuje błędy przy kolejnych zamknięciach okresów rozliczeniowych.

Częstym problemem bywa także aktualizacja programu na jednym ze stanowisk w sieci lokalnej bez jednoczesnej aktualizacji serwera i pozostałych komputerów. Rozbieżność wersji programu blokuje dostęp do bazy pozostałym pracownikom, paraliżując pracę całego działu handlowego lub księgowego.

Zdarzają się również nieprawidłowe modyfikacje uprawnień w systemie operacyjnym Windows. Próby rozwiązywania problemów z łącznością sieciową poprzez nadawanie pełnych uprawnień wszystkim użytkownikom lub wyłączanie zapory sieciowej bez konfiguracji dedykowanych portów obniżają poziom bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa.

Powszechnym błędem jest także ignorowanie komunikatów o wyczerpaniu wolnego miejsca na dysku serwera. Silnik Microsoft SQL Server wymaga stałej przestrzeni dyskowej dla pliku bazy danych MDF oraz pliku dziennika transakcji LDF (pliku rejestrującego historię operacji przed ich trwałym zapisem). Brak wolnego miejsca skutkuje natychmiastowym zablokowaniem możliwości rejestrowania nowych dokumentów.

Kiedy usterka nie wynika z samego programu księgowego

W wielu przypadkach objawy interpretowane jako błąd programu księgowego lub magazynowego wynikają z problemów ze sprzętem komputerowym, systemem operacyjnym lub infrastrukturą sieciową.

Pierwszą przyczyną sprzętową są uszkodzenia nośników danych w serwerze lub stacji roboczej. Powstanie uszkodzonych sektorów (bad sectorów, czyli fizycznie niesprawnych fragmentów dysku) w miejscu przechowywania plików bazy danych MDF wywołuje błędy odczytu i zawieszanie aplikacji podczas próby odczytania konkretnych dokumentów.

Drugą przyczyną są zakłócenia w lokalnej sieci przewodowej lub bezprzewodowej. Chwilowe przerwy w komunikacji między stacją roboczą a serwerem bazy danych powodują zrywanie sesji użytkownika i pozostawianie zablokowanych rekordów w bazie. Źródłem problemu bywa najczęściej uszkodzony przewód sieciowy, niesprawny przełącznik sieciowy (switch) lub przeciążony punkt dostępowy Wi-Fi.

Trzecią przyczyną są ograniczenia pamięci operacyjnej RAM (pamięci krótkotrwałej wykorzystywanej do bieżących operacji) oraz procesora na serwerze. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników i powiększaniem się wieloletniej bazy danych, niewystarczająca ilość pamięci RAM prowadzi do drastycznego spadku wydajności generowania raportów i zestawień.

Czwartą przyczyną są blokady wprowadzane przez oprogramowanie antywirusowe lub aktualizacje systemowe Windows. Zmiana zasad bezpieczeństwa po aktualizacji systemu operacyjnego może zablokować porty komunikacyjne wykorzystywane przez silnik SQL (np. domyślny port 1433) lub zablokować moduły kryptograficzne programu Płatnik.

Standard postępowania i bezpieczeństwo danych firmowych

Wszystkie prace związane z instalacją, naprawą i konfiguracją systemów magazynowo-księgowych realizowane są w modelu dojazdu bezpośrednio do siedziby firmy klienta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km w okolicznych powiatach. Eliminuje to konieczność demontażu i przewożenia serwerów oraz stacji roboczych.

Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań technicznych, na życzenie klienta bezpłatnie podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli prawnie wiążący dokument chroniący tajemnicę przedsiębiorstwa). Zapewnia to pełną ochronę informacji handlowych, stanów magazynowych, danych finansowych oraz danych osobowych pracowników i kontrahentów.

Każda procedura techniczna rozpoczyna się od wykonania niezależnej kopii zapasowej baz danych i plików konfiguracyjnych na zewnętrznym nośniku. Dopiero po potwierdzeniu poprawności utworzonego archiwum technik przystępuje do właściwych czynności naprawczych, aktualizacyjnych lub konfiguracyjnych.

Po zakończeniu prac przeprowadzana jest weryfikacja środowiska. Obejmuje ona sprawdzenie poprawności logowania ze wszystkich stanowisk, testy spójności bazy danych, weryfikację komunikacji z drukarkami sieciowymi i fiskalnymi oraz próbne wystawienie dokumentów. Usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, a po jej wykonaniu zapewnione jest wsparcie techniczne do 30 dni.

Pytania i odpowiedzi dotyczące obsługi oprogramowania

Czy przed przystąpieniem do prac podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności?

Tak. Przed uzyskaniem dostępu do komputerów i serwerów zawierających bazy danych firmowych, na życzenie klienta bezpłatnie podpisywana jest umowa NDA (Non-Disclosure Agreement). Dokument ten gwarantuje pełną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, zapisów księgowych, baz kontrahentów oraz danych osobowych przetwarzanych w systemie.

Jak przebiega przeniesienie programu Subiekt lub Comarch Optima na nowy serwer?

Procedura rozpoczyna się od wykonania pełnej archiwizacji bazy danych na dotychczasowym serwerze. Na nowej maszynie instalowany i konfigurowany jest silnik bazodanowy Microsoft SQL Server oraz właściwa wersja programu. Następnie przeprowadzane jest odtworzenie bazy z kopii zapasowej, przeniesienie licencji i certyfikatów, konfiguracja uprawnień użytkowników oraz podłączenie stacji roboczych do nowego adresu sieciowego serwera. Na koniec wykonywane są testy spójności i próbne operacje magazynowe.

Z jakiego powodu program Płatnik zgłasza błąd podczas pobierania komponentów i aktualizacji?

Problem wynika najczęściej z nieprawidłowych uprawnień do zapisu w folderach systemowych Windows, zablokowania portów przez oprogramowanie antywirusowe lub błędów rejestracji certyfikatów kwalifikowanych w magazynie systemu Windows. Przyczyną może być także przekroczenie limitu wielkości bazy w formacie Access, co wymaga migracji do silnika Microsoft SQL Server. Technik na miejscu weryfikuje konfigurację uprawnień, stan magazynu certyfikatów oraz strukturę bazy danych.

Czy naprawa bazy danych wymaga przerwania pracy w całym biurze?

Część prac konfiguracyjnych i diagnostycznych można zrealizować bez wstrzymywania bieżącej pracy firmy. Jednak operacje wymagające wyłącznego dostępu do bazy (takie jak naprawa uszkodzonych tabel, odbudowa indeksów czy konwersja do nowej wersji) wymagają chwilowego wylogowania użytkowników. Czynności te można zaplanować na dogodną porę, w tym w godzinach popołudniowych lub w weekendy, bez dodatkowych dopłat za niestandardowe godziny wizyty.

Co zrobić w przypadku awarii dysku z bazą danych i braku bieżącej kopii zapasowej?

W takiej sytuacji należy natychmiast wyłączyć komputer lub serwer, aby nie pogłębiać uszkodzeń nośnika i nie nadpisywać danych. Technik na miejscu przeprowadza diagnostykę nośnika w celu wydobycia plików bazy danych MDF oraz LDF. Po ich odzyskaniu przeprowadzana jest procedura podłączenia plików do nowego środowiska SQL oraz naprawa ewentualnych uszkodzeń logicznych powstałych w wyniku awarii sprzętowej.

Ciągłość operacyjna procesów magazynowych i księgowych

Prawidłowe funkcjonowanie systemów księgowo-magazynowych decyduje o możliwości bieżącego wystawiania faktur, rejestrowania obrotu towarowego oraz terminowego rozliczania podatków. Odpowiednio skonfigurowany silnik bazodanowy, wdrożone procedury tworzenia kopii zapasowych oraz stabilna komunikacja stacji roboczych z serwerem chronią przedsiębiorstwo przed kosztownymi przestojami. Wszelkie prace serwisowe, wdrożeniowe i naprawcze realizowane są z dojazdem bezpośrednio do siedziby firmy na obszarze Warszawy i okolicznych powiatów w promieniu do 40 km, z zachowaniem pełnych procedur ochrony poufności danych biznesowych.

22 378 48 09

Systemy księgowo-magazynowe — w skrócie