Obsługujemy najpopularniejsze systemy magazynowo-księgowe od Insertu i WAPRO — od wdrożenia po codzienne wsparcie serwisowe.

Na czym polega ta usługa

Zakres obejmuje wdrożenie, konfigurację, integracje oraz bieżące wsparcie serwisowe dla systemów Insert (Subiekt GT, Rewizor, Gratyfikant) i WAPRO (Mag, Fakir, Kaper, Gang).

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm i biur rachunkowych korzystających z tych systemów na co dzień.

Ile to trwa

Prace konfiguracyjne mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane pakiety oprogramowania i architektura systemowa

Współczesne przedsiębiorstwa handlowe, usługowe, produkcyjne oraz biura rachunkowe opierają swoje codzienne procesy na wyspecjalizowanych pakietach ERP (Enterprise Resource Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa). W polskim środowisku biznesowym dominującą rolę odgrywają dwie linie oprogramowania: rodzina InsERT oraz ekosystem WAPRO ERP. Każda z tych platform charakteryzuje się specyficzną architekturą, zestawem modułów oraz wymaganiami dotyczącymi konfiguracji środowiska serwerowego.

W ramach linii produktów firmy InsERT obsługa obejmuje zarówno klasyczną i sprawdzoną serię InsERT GT, jak i nowoczesną linię InsERT nexo oraz nexo PRO. W skład pakietu InsERT GT wchodzi Subiekt GT (program do obsługi sprzedaży i magazynu), Rewizor GT (system finansowo-księgowy dedykowany do prowadzenia pełnej księgowości), Rachmistrz GT (program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz rozliczeń podatku zryczałtowanego), Gratyfikant GT (system kadrowo-płacowy obsługujący ewidencję pracowników, umowy i naliczanie wynagrodzeń), Gestor GT (narzędzie do zarządzania relacjami z klientami CRM) oraz Biuro GT (moduł integrujący i automatyzujący pracę biur rachunkowych obsługujących wielu podmiotów gospodarczych). Z kolei linia InsERT nexo dostarcza rozbudowane możliwości automatyzacji procesów, elastyczne definiowanie widoków oraz wielopoziomowe prawa dostępu.

W przypadku platformy WAPRO ERP wsparcie techniczne koncentruje się na kluczowych aplikacjach pakietu. WAPRO Mag stanowi centralny punkt zarządzania gospodarką magazynową, ewidencją dokumentów handlowych, stanów magazynowych oraz rozliczeń z kontrahentami. WAPRO Fakir dedykowany jest do pełnej księgowości przedsiębiorstw, zapewniając automatyzację księgowań, tworzenie sprawozdań finansowych oraz obsługę deklaracji. WAPRO Kaper odpowiada za obsługę księgowości uproszczonej, w tym ryczałtu i księgi podatkowej. WAPRO Gang realizuje zadania z obszaru kadr i płac, zarządzając czasem pracy, zasiłkami i deklaracjami pracowniczymi. Dodatkowo konfiguracja obejmuje moduły pomocnicze, takie jak WAPRO JPK (narzędzie do generowania, scalania i weryfikacji Jednolitych Plików Kontrolnych) oraz WAPRO Best (ewidencja i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

Oba pakiety oprogramowania opierają się na silniku relacyjnych baz danych Microsoft SQL Server (oprogramowanie zarządzające relacyjnymi strukturami danych). Prawidłowe działanie programów wymaga precyzyjnego dostosowania instancji bazy danych (odrębnego środowiska wykonawczego serwera SQL), konfiguracji odpowiednich metod sortowania danych (Collation), optymalizacji przydziału pamięci operacyjnej RAM oraz zabezpieczenia transakcji. Systemy te mogą pracować w trybie jednostanowiskowym, gdzie aplikacja i baza danych znajdują się na tym samym komputerze, lub w wydajnej architekturze klient-serwer, w której centralny serwer bazy danych obsługuje wiele stacji roboczych połączonych poprzez sieć lokalną LAN (Local Area Network - lokalna sieć komputerowa).

Warianty problemów technicznych i typowe awarie

Złożoność systemów bazodanowych sprawia, że usterki mogą mieć zróżnicowane podłoże programowe, sieciowe lub konfiguracyjne. W codziennej praktyce serwisowej można wyróżnić kilka głównych wariantów problemów uniemożliwiających lub utrudniających pracę użytkowników.

Pierwszym częstym wariantem są błędy komunikacji sieciowej między stanowiskami roboczymi a serwerem bazy danych. Objawiają się one komunikatami o braku możliwości nawiązania połączenia z instancją MS SQL Server, przekroczeniem limitu czasu żądania (Connection Timeout) lub brakiem widoczności serwera na liście wyboru. Źródłem problemu bywa najczęściej zablokowany port 1433 (domyślny port sieciowy protokołu TCP dedykowany do komunikacji z serwerem SQL) w zaporze sieciowej Windows Firewall, wyłączony protokół TCP/IP w narzędziu SQL Server Configuration Manager lub zatrzymana usługa SQL Server Browser (usługa systemowa odpowiadająca za informowanie klientów o dostępnych instancjach serwera).

Drugim wariantem są uszkodzenia spójności bazy danych oraz błędy transakcyjne. Tego typu awarie pojawiają się zazwyczaj w wyniku nagłego odcięcia zasilania stacji roboczej lub serwera, awarii nośnika danych lub nieprawidłowego zamknięcia procesu bazy danych. W plikach bazy danych (główny plik danych .mdf oraz plik dziennika transakcji .ldf) mogą powstać niespójności logiczne, co skutkuje przejściem bazy w tryb awaryjny (status Suspect lub Recovery Pending). Programy ERP zgłaszają wówczas błędy uniemożliwiające otwarcie podmiotu gospodarczego, błędy odczytu nagłówków dokumentów lub naruszenia unikalności kluczy.

Trzecią grupę stanowią problemy związane z aktualizacją oprogramowania i konwersją struktur bazy danych. Każda nowa wersja programu Subiekt, Rewizor czy WAPRO Mag często wymaga podniesienia wersji schematu bazy danych (proces przekształcania tabel i procedur składowanych do nowej struktury). Jeżeli podczas tego procesu wystąpi brak uprawnień użytkownika systemowego SA (System Administrator - wbudowane konto głównego administratora w serwerze MS SQL), zabraknie wolnego miejsca na dysku serwera lub baza zawierała wcześniejsze błędy logiczne, proces konwersji zostaje przerwany, pozostawiając bazę w stanie niekompletnym.

Czwartym problemem jest postępujący spadek wydajności działania aplikacji. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów, pozycji magazynowych i rozrachunków użytkownicy zaczynają odczuwać opóźnienia przy wystawianiu faktur, wyszukiwaniu towarów czy generowaniu zestawień księgowych. Przyczynami takiego stanu bywają najczęściej wysoka fragmentacja indeksów (rozproszenie logicznego ułożenia danych na dysku), brak cyklicznej konserwacji bazy danych, nieoptymalna konfiguracja systemowej bazy danych tempdb (baza tymczasowa służąca do przetwarzania pośrednich operacji sortowania i łączenia tabel) oraz niewystarczające zasoby sprzętowe serwera.

Osobną kategorię stanowią usterki integracji ze sprzętem peryferyjnym oraz platformami handlowymi. W przypadku urządzeń sklepowych i magazynowych dochodzi do problemów z komunikacją z drukarkami fiskalnymi (brak transmisji danych przez złącza RS232 lub emulowane porty USB, błędy protokołów POSNET, Novitus lub Thermal), czytnikami kodów kreskowych, wagami kalkulacyjnymi oraz kolektorami danych. Z kolei w środowisku handlu elektronicznego awariom ulegają synchronizatory danych współpracujące z platformami e-commerce oraz systemami integracyjnymi takimi jak BaseLinker, co powoduje blokowanie zamówień lub rozbieżności w stanach magazynowych.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach naprawy i migracji

Próby samodzielnego rozwiązywania problemów z systemami ERP bez odpowiedniej wiedzy z zakresu administracji bazami danych niosą ze sobą wysokie ryzyko trwałej utraty danych lub pogłębienia awarii. Warto zwrócić uwagę na najczęstsze błędy popełniane przez osoby próbujące naprawiać system we własnym zakresie.

Najpoważniejszym błędem jest przystępowanie do jakichkolwiek modyfikacji, napraw lub aktualizacji bez wcześniejszego wykonania pełnej i zweryfikowanej archiwizacji (kopia zapasowa danych zapisana w pliku .bak). Użytkownicy często zakładają, że proces przebiegnie bezproblemowo, a w momencie wystąpienia błędu brakuje punktu przywrócenia środowiska do stanu wyjściowego. Co więcej, sporadycznie wykonywane kopie zapasowe bywają zapisywane wyłącznie na tym samym dysku fizycznym, co w przypadku awarii nośnika prowadzi do utraty zarówno bazy operacyjnej, jak i kopii.

Kolejnym błędem jest bezpośrednia ingerencja w strukturę tabel bazy danych za pomocą zewnętrznych zapytań SQL bez znajomości powiązań relacyjnych. Ręczne usuwanie zdublowanych rekordów, modyfikacja sald czy kasowanie dokumentów za pośrednictwem narzędzia SQL Server Management Studio narusza integralność referencyjną (mechanizm wymuszający spójność logiczną między powiązanymi tabelami). Skutkuje to powstawaniem tak zwanych rekordów osieroconych i może trwale uniemożliwić poprawne wyliczanie raportów finansowych lub zablokować przyszłe aktualizacje programu.

Częstym zjawiskiem jest również nieprawidłowe przenoszenie bazy danych na inny komputer. Użytkownicy próbują kopiować pliki .mdf i .ldf przy działającej usłudze serwera SQL, co jest blokowane przez system operacyjny, lub stosują narzędzia wymuszające odblokowanie plików, co prowadzi do uszkodzenia struktury nagłówków pliku bazy. Prawidłowa procedura wymaga wykonania archiwizacji logicznej lub bezpiecznego odłączenia bazy (operacja Detach) przed skopiowaniem plików i ponownego jej podłączenia (operacja Attach).

Błędem konfiguracyjnym jest także instalowanie serwera bazodanowego na komputerach klienckich połączonych ze stacjami roboczymi wyłącznie za pośrednictwem niestabilnej sieci bezprzewodowej Wi-Fi. Zrywanie połączenia pakietowego podczas zapisu dokumentu wielopozycyjnego prowadzi do powstawania blokad transakcyjnych (Deadlock) i zawieszania pracy innych użytkowników korzystających równolegle z programu.

Kiedy problem leży poza samym oprogramowaniem InsERT i WAPRO

Podczas diagnostyki zgłaszanych problemów technicznych kluczowe znaczenie ma precyzyjne odróżnienie awarii samej aplikacji od niesprawności infrastruktury sprzętowej, systemowej lub sieciowej. W wielu przypadkach oprogramowanie Subiekt czy WAPRO Mag jest jedynie pierwszym elementem, który sygnalizuje głębszy problem ze środowiskiem IT.

Częstą przyczyną problemów są awarie nośników danych w serwerze lub stacji roboczej. Pojawienie się uszkodzonych sektorów (bad sectors) na dyskach talerzowych HDD lub degradacja komórek pamięci flash w dyskach SSD prowadzi do błędów odczytu fragmentów bazy danych. W takich warunkach serwer MS SQL zgłasza błędy wejścia/wyjścia (I/O Errors), a próby zapisu danych kończą się awarią usługi systemowej.

Innym czynnikiem zewnętrznym są zakłócenia w pracy urządzeń sieciowych. Uszkodzony kabel sieciowy Ethernet, niestabilny port w przełączniku sieciowym (switch - urządzenie łączące segmenty sieci lokalnej) czy przegrzewający się router mogą powodować mikrosekundowe zaniki łączności. O ile przeglądanie stron internetowych maskuje takie krótkie przerwy, o tyle relacyjna baza danych natychmiast przerywa otwartą sesję transakcyjną, wymuszając restart aplikacji u użytkownika.

Równie istotny wpływ ma oprogramowanie zabezpieczające. Agresywne reguły programów antywirusowych oraz systemów ochrony punktów końcowych (EDR - Endpoint Detection and Response) potrafią blokować procesy wykonywalne serwera SQL (plik sqlservr.exe) lub skanować pliki bazy danych w trakcie ich ciągłego zapisu. Prowadzi to do drastycznego spadku wydajności oraz fałszywych komunikatów o braku uprawnień do plików danych.

Problemy mogą wynikać także z nieprawidłowej konfiguracji uprawnień użytkowników w systemie Windows lub w domenie Active Directory (usługa katalogowa Microsoft do centralnego zarządzania uprawnieniami w sieci). Brak praw do zapisu w katalogach tymczasowych Windows lub folderach roboczych programu uniemożliwia generowanie wzorców wydruków dokumentów oraz tworzenie plików wymiany danych.

Organizacja wsparcia technicznego i wdrożeń z dojazdem

Obsługa systemów magazynowo-księgowych oraz finansowych wymaga bezpośredniego kontaktu ze środowiskiem produkcyjnym firmy. Z tego względu wszelkie usługi serwisowe, wdrożeniowe, integracyjne oraz naprawcze realizowane są w modelu bezpośredniego dojazdu do siedziby klienta. Zapewnia to pełną weryfikację infrastruktury, na której oprogramowanie pracuje na co dzień.

Wizyta serwisanta w firmie pozwala na kompleksową ocenę stanu urządzeń, konfiguracji serwera, okablowania sieciowego oraz urządzeń peryferyjnych. Zakres działań realizowanych na miejscu obejmuje między innymi:

Instalację i konfigurację serwerów baz danych Microsoft SQL Server wraz z optymalizacją parametrów silnika pod kątem wielkości bazy i liczby aktywnych użytkowników.
Migrację baz danych pomiędzy serwerami oraz bezpieczne przenoszenie stanowisk roboczych bez utraty ciągłości operacyjnej firmy.
Wdrażanie procedur automatycznej archiwizacji danych z wykorzystaniem harmonogramów zadań oraz bezpiecznym zapisem kopii zapasowych na zewnętrznych zasobach pamięci masowej.
Podłączanie, programowanie i kalibrację urządzeń peryferyjnych, takich jak drukarki fiskalne, wagi elektroniczne, skanery kodów oraz terminale płatnicze.
Konfigurację uprawnień użytkowników, ról dostępowych oraz zabezpieczeń sieciowych chroniących bazy danych przed nieautoryzowanym dostępem.
Usuwanie awarii bazodanowych, naprawę uszkodzonych tabel oraz optymalizację indeksów przywracającą płynność działania systemów.

Obszar świadczenia usług obejmuje całą Warszawę oraz miejscowości w promieniu 40 kilometrów, w tym teren 7 okolicznych powiatów: grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego oraz wołomińskiego. Wszystkie wyjazdy ekipy technicznej koordynowane są z biura przy Al. Stanów Zjednoczonych 72, co umożliwia sprawny dojazd do przedsiębiorstw na terenie całego regionu.

W przypadku konieczności wykonania naprawy sprzętowej laptopa, na którym zainstalowane jest oprogramowanie sprzedażowe lub księgowe, zapewniony jest bezpłatny laptop zastępczy wyposażony w system operacyjny Windows. Pozwala to na zachowanie ciągłości pracy biura lub punktu handlowego na czas trwania procedury serwisowej. Dodatkowo, mając na uwadze poufność danych finansowych i osobowych, na życzenie klienta podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement), a prace diagnostyczne i konfiguracyjne prowadzone są bez konieczności domyślnego udostępniania prywatnych haseł użytkowników.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jak poprawnie przygotować bazę danych przed planowaną aktualizacją programu Insert lub WAPRO?

Przed przystąpieniem do aktualizacji oprogramowania należy upewnić się, że wszyscy użytkownicy zakończyli pracę w systemie i wylogowali się ze stanowisk roboczych. Następnie należy wykonać pełną archiwizację bazy danych z poziomu programu archiwizatora lub konsoli SQL Server Management Studio. Kopię zapasową w postaci pliku z rozszerzeniem .bak należy zapisać w bezpiecznym miejscu, na przykład na dysku zewnętrznym lub serwerze kopii. Warto także zweryfikować dostępność wolnego miejsca na dysku serwera, ponieważ proces konwersji bazy danych do nowej wersji wymaga dodatkowej przestrzeni roboczej.

Dlaczego program zgłasza błąd braku połączenia z bazą danych tylko na jednym komputerze w biurze?

Tego rodzaju objaw niemal zawsze wskazuje na problem występujący lokalnie na konkretnej stacji roboczej lub w jej segmencie sieciowym. Do najczęstszych przyczyn należy nieprawidłowa konfiguracja pliku połączenia z serwerem, zablokowanie ruchu wychodzącego przez lokalne oprogramowanie antywirusowe lub zaporę sieciową, awaria karty sieciowej bądź uszkodzenie kabla Ethernet łączącego komputer z przełącznikiem sieciowym. W pierwszej kolejności weryfikuje się poprawność wpisanego adresu IP serwera oraz możliwość nawiązania połączenia poleceniem ping i telnet na port bazodanowy.

Czy praca w programach Subiekt i WAPRO Mag przez połączenie Wi-Fi jest w pełni bezpieczna dla danych?

Praca wielostanowiskowa z relacyjną bazą danych SQL za pośrednictwem sieci bezprzewodowej Wi-Fi wiąże się z ryzykiem powstawania niespójności danych. Nawet chwilowe zakłócenie sygnału radiowego w trakcie zatwierdzania dokumentu magazynowego lub handlowego może doprowadzić do zerwania aktywnej transakcji, zawieszenia sesji i uszkodzenia indeksów w bazie. Dla zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa transakcji zaleca się stosowanie połączeń przewodowych Ethernet lub korzystanie z serwera terminalowego w technologii pulpitów zdalnych RDP (Remote Desktop Protocol).

Co należy zrobić, gdy baza danych przeszła w tryb awaryjny po nagłym zaniku zasilania?

W sytuacji, gdy baza danych w narzędziu administracyjnym serwera uzyskała status błędu (np. Suspect), nie wolno podejmować prób ręcznego usuwania plików bazy danych ani wielokrotnie restartować usługi serwera SQL. Należy zabezpieczyć istniejące pliki .mdf i .ldf poprzez wykonanie ich kopii na poziomie systemu operacyjnego, a następnie przeprowadzić diagnostykę spójności logicznej i fizycznej przy użyciu polecenia konsolowego DBCC CHECKDB. W zależności od charakteru uszkodzeń wykonuje się naprawę transakcyjną lub przywraca dane z ostatniej poprawnej kopii zapasowej.

W jaki sposób chroniona jest poufność danych firmy podczas prowadzonych prac serwisowych?

Dane handlowe, finansowe, stany magazynowe oraz dane osobowe pracowników i kontrahentów są traktowane jako informacje ściśle poufne. Przed rozpoczęciem prac konfiguracyjnych lub serwisowych istnieje możliwość podpisania formalnej umowy o zachowaniu poufności (NDA). Czynności serwisowe wykonywane są bezpośrednio w siedzibie firmy klienta, bez kopiowania danych na nośniki zewnętrzne bez wyraźnej dyspozycji. Ponadto serwisanci nie wymagają podawania haseł do osobistych kont użytkowników, wykonując niezbędne czynności w obecności klienta lub na wydzielonych kontach administracyjnych.

Ciągłość operacyjna i stabilność systemów sprzedażowo-księgowych

Oprogramowanie z rodzin InsERT oraz WAPRO ERP stanowi krwioobieg operacyjny wielu przedsiębiorstw. Sprawnie działający Subiekt GT, Rewizor, WAPRO Mag czy Fakir decydują o terminowym wystawianiu dokumentów sprzedaży, płynności procesów magazynowych oraz terminowym rozliczaniu deklaracji podatkowych. Prawidłowa instalacja, optymalizacja silnika bazodanowego Microsoft SQL Server, wdrożenie automatycznych procedur tworzenia kopii zapasowych oraz bieżący nadzór techniczny pozwalają wyeliminować ryzyko kosztownych przestojów i zapewniają stabilną, bezpieczną pracę całego zespołu.

22 378 48 09

Systemy WAPRO i Insert — w skrócie