Łączymy systemy ERP z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie — od kuriera po systemy CRM i magazynowe.

Na czym polega ta usługa

Zakres obejmuje integrację systemów ERP z systemami kurierskimi, bramkami płatności, CRM, WMS oraz innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z systemu ERP, które chcą połączyć go z innymi systemami.

Ile to trwa

Prace integracyjne mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane systemy ERP i oprogramowanie biznesowe

Prace integracyjne realizujemy dla szerokiego spektrum oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP (oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa) oraz systemów finansowo-księgowych. W codziennej praktyce serwisowej konfigurujemy połączenia między innymi dla:

Systemy InsERT GT oraz InsERT nexo: Subiekt GT, Subiekt nexo PRO, Rewizor GT/nexo, Rachmistrz GT/nexo, Gratyfikant GT/nexo, Gestor GT/nexo oraz Biuro nexo. Integracje opieramy na rozwiązaniach takich jak Sfera (oficjalny interfejs programistyczny udostępniający logikę biznesową programu) lub dedykowane mechanizmy wymiany danych.
Comarch ERP: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum. Wykorzystujemy oficjalne biblioteki programistyczne oraz interfejsy wymiany dokumentów handlowych i magazynowych.
WAPRO ERP (Asseco Business Solutions): WAPRO Mag (dawniej WF-Mag, program do obsługi sprzedaży i magazynu), WAPRO Fakir (finanse i księgowość), WAPRO Gang (kadry i płace), WAPRO Kaper (księga przychodów i rozchodów) oraz moduły JPK (Jednolity Plik Kontrolny).
Pozostałe platformy biznesowe: Sage Symfonia, enova365, RAKS SQL, SAP, a także systemy fakturowania i księgowości w chmurze, takie jak wFirma, iFirma oraz Fakturownia.
Narzędzia państwowe i środowisko Microsoft: program Płatnik ZUS, serwery bazodanowe Microsoft SQL Server, środowiska domenowe Active Directory (usługa katalogowa do zarządzania uprawnieniami w sieci firmowej) oraz pakiety biurowe Microsoft 365 i Google Workspace.

Główne scenariusze i warianty integracji

W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa, wymiana danych może przyjmować różne formy techniczne. Do najczęściej wdrażanych wariantów należą:

Połączenie z platformami e-commerce i marketplace

Integracja systemu magazynowo-sprzedażowego (np. Subiekt GT, Subiekt nexo czy WAPRO Mag) z platformami handlowymi, takimi jak Allegro, BaseLinker (integrator wielokanałowej sprzedaży internetowej) oraz sklepami internetowymi opartymi na silnikach WooCommerce, PrestaShop lub Magento. Wdrożenie obejmuje automatyczne pobieranie zamówień ze wszystkich kanałów sprzedaży do kartoteki zamówień w ERP, automatyczne tworzenie dokumentów sprzedaży (faktur i paragonów) oraz bieżącą dwukierunkową synchronizację stanów magazynowych i cen towarów.

Automatyzacja obsługi przesyłek kurierskich

Połączenie programu ERP z systemami przewoźników (np. DPD, InPost, DHL, GLS, Pocztex) oraz platformami brokerskimi (Apaczka, Furgonetka). System po zmianie statusu zamówienia w ERP automatycznie generuje list przewozowy, przesyła dane odbiorcy do systemu kuriera, pobiera etykietę adresową do wydruku oraz zapisuje numer listu przewozowego (numer trackingowy do śledzenia przesyłki) w dokumencie handlowym.

Wymiana danych z magazynami wysokiego składowania i systemami WMS

Integracja z oprogramowaniem klasy WMS (Warehouse Management System, specjalistyczny system do zarządzania procesami magazynowymi) oraz bezprzewodowymi kolektorami danych (przenośnymi terminalami z czytnikiem kodów kreskowych i kodów 2D). Umożliwia to bezbłędną realizację wydań magazynowych (dokumenty WZ), przyjęć zewnętrznych (dokumenty PZ) oraz inwentaryzacji bez konieczności ręcznego wprowadzania danych z kartki papieru.

Integracja z systemami CRM i automatyczne rozliczanie płatności

Połączenie kartotek kontrahentów i historii transakcji z oprogramowaniem CRM (oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami). Dodatkowo wdrażamy moduły automatycznego importu wyciągów bankowych (pliki w formacie MT940 lub integracje bankowe) oraz bramek płatności internetowych (PayU, Przelewy24, Stripe). Pozwala to na natychmiastowe oznaczanie faktur jako opłacone i automatyczne generowanie dokumentów kasowych oraz bankowych.

Metody techniczne łączenia systemów

Dobór technologii integracyjnej zależy od specyfikacji systemów źródłowych i docelowych oraz wymagań dotyczących częstotliwości wymiany informacji:

Interfejsy API i Webhooki: REST API (architektura przesyłania danych oparta na protokole HTTP) oraz mechanizmy Webhook (automatyczne powiadomienia wysyłane przez aplikację w momencie wystąpienia określonego zdarzenia, np. opłacenia zamówienia). To bezpieczna i elastyczna forma komunikacji pomiędzy aplikacjami chmurowymi a systemem ERP.
Oficjalne komponenty programistyczne (SDK): wykorzystanie bibliotek dostarczanych przez producentów oprogramowania (np. Sfera dla InsERT nexo, interfejsy COM dla Subiekta GT, Comarch ERP Optima SDK). Zapewnia to pełną zgodność z logiką biznesową programu, ponieważ każda operacja jest walidowana pod kątem poprawności numeracji, blokad magazynowych i wyliczeń podatkowych.
Procedury i widoki bazodanowe: w środowiskach opartych na serwerze Microsoft SQL Server stosuje się dedykowane widoki danych (views) oraz procedury składowane (stored procedures). Rozwiązanie to pozwala na bezpieczny odczyt informacji oraz precyzyjne kolejkowanie zadań bez bezpośredniego naruszania struktury tabel systemowych.
Wymiana plików strukturyzowanych: automatyczny eksport i import plików w formatach XML, JSON, CSV lub EDI (Electronic Data Interchange, ustandaryzowany format wymiany dokumentów handlowych między przedsiębiorstwami). Pliki mogą być cyklicznie przesyłane za pośrednictwem szyfrowanego protokołu SFTP (bezpieczny protokół przesyłania plików z szyfrowaniem SSH).
Usługi działające w tle: dedykowane usługi systemowe Windows (Windows Services), które pracują w sposób ciągły na serwerze, monitorują kolejkę zadań i wykonują synchronizację danych w określonych interwałach czasowych, bez angażowania pracowników.

Błędy podczas samodzielnych prób łączenia systemów

Samodzielne tworzenie skryptów łączących programy lub korzystanie z niesprawdzonych wtyczek niesie za sobą poważne ryzyka dla stabilności firmy:

Bezpośrednie modyfikacje bazy danych MS SQL: próby ręcznego wpisywania danych (instrukcjami SQL typu INSERT lub UPDATE) bezpośrednio do tabel bazy danych z pominięciem logiki biznesowej ERP. Prowadzi to do naruszenia spójności relacyjnej bazy, błędów w wyliczaniu kosztu własnego sprzedaży (FIFO/LIFO), braku rezerwacji towaru, a w skrajnych przypadkach do trwałego uszkodzenia struktury bazy i unieważnienia gwarancji producenta oprogramowania.
Brak obsługi limitów zapytań API: zewnętrzne platformy handlowe i bramki płatności stosują ograniczenia liczby zapytań w jednostce czasu (tzw. rate limiting). Skrypty pozbawione mechanizmu kolejkowania i wznawiania zapytań po przekroczeniu limitu zawieszają się, co powoduje gubienie zamówień lub wielokrotne dublowanie tych samych operacji.
Błędne mapowanie danych podatkowych i jednostek miar: nieprawidłowe przypisanie kodów stawek podatku VAT, brak obsługi procedury podzielonej płatności (split payment), pomijanie kodów GTU (Grupy Towarów i Usług) na fakturach lub błędy przy przeliczaniu jednostek (np. sztuki na opakowania zbiorcze). Skutkuje to generowaniem wadliwych plików JPK i problemami księgowymi.
Wdrażanie zmian bezpośrednio na bazie produkcyjnej: brak odizolowanego środowiska testowego (staging, kopia bazy danych służąca do weryfikacji działania integracji). Testowanie nowych rozwiązań na żywym systemie sprzedażowym może doprowadzić do zablokowania wystawiania dokumentów w całej firmie na wiele godzin.
Zapisywanie danych dostępowych jawnym tekstem: przechowywanie kluczy API, tokenów autoryzacyjnych i haseł do bazy danych w nieszyfrowanych plikach tekstowych na stacjach roboczych pracowników.

Kiedy problem leży poza samą integracją

Zdarzają się sytuacje, w których brak wymiany danych lub błędy w raportach są interpretowane jako usterka samej integracji, podczas gdy ich źródło znajduje się w infrastrukturze IT:

Problemy z serwerem baz danych Microsoft SQL Server: zapełnienie dysku twardego serwera, brak miejsca na rozrost pliku dziennika transakcji (.ldf), nadmierna fragmentacja indeksów lub występowanie blokad wzajemnych procesów (tzw. deadlock, sytuacja, w której dwa procesy jednocześnie blokują sobie nawzajem dostęp do tych samych zasobów).
Ograniczenia sieciowe i zapory ogniowe: blokowanie portów komunikacyjnych przez zaporę sieciową (firewall), niestabilne połączenie z Internetem u dostawcy usług lub błędna konfiguracja serwera proxy.
Błędy uprawnień w domenie Active Directory: brak odpowiednich praw dostępu do folderów sieciowych wymiany plików lub konta technicznego uruchamiającego usługi w tle.
Zmiany w specyfikacji zewnętrznych serwisów: modyfikacje protokołów lub wycofanie starszych wersji API przez serwisy zewnętrzne (np. Allegro, banki czy firmy kurierskie) bez wcześniejszego dostosowania modułów integrujących.
Usterki sprzętowe: degradacja macierzy dyskowej RAID w serwerze, uszkodzenia pamięci RAM lub nieprawidłowe działanie zasilacza awaryjnego UPS powodujące nagłe wyłączenia serwera.

Procedura wdrożenia i bezpieczeństwo

Każde wdrożenie przeprowadzamy według ustandaryzowanego procesu technicznego, który minimalizuje ryzyko przestojów w działalności operacyjnej firmy:

Analiza przedwdrożeniowa i bezpłatny przegląd: weryfikujemy wersje oprogramowania, strukturę bazy danych oraz przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie.
Poufność danych (umowa NDA): na życzenie podpisujemy umowę o zachowaniu poufności (NDA, non-disclosure agreement, prawnie wiążące zobowiązanie do ochrony danych handlowych, baz klientów i informacji finansowych). Usługa ta jest bezpłatna.
Obowiązkowa kopia bezpieczeństwa: przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac wykonujemy pełną kopię zapasową (backup) baz danych systemów ERP oraz plików konfiguracyjnych.
Konfiguracja w środowisku testowym: wszystkie mostki integracyjne, skrypty i usługi weryfikujemy w odizolowanym środowisku, sprawdzając poprawność mapowania dokumentów, cen i stanów magazynowych na próbkach danych.
Wdrożenie produkcyjne i asysta: uruchomienie integracji w środowisku produkcyjnym, konfiguracja automatycznych powiadomień o ewentualnych błędach oraz instruktaż pracowników odpowiedzialnych za obsługę zamówień.
Wsparcie techniczne i gwarancja: po zakończeniu prac zapewniamy do 30 dni bezpośredniego wsparcia powdrożeniowego oraz gwarancję na wykonaną usługę do 12 miesięcy.

Obszar działania i model obsługi

Działamy w modelu mobilnym — realizujemy prace bezpośrednio w siedzibie firmy klienta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km od stolicy. Obsługujemy przedsiębiorstwa z terenu 7 powiatów:

powiat grodziski (m.in. Grodzisk Mazowiecki, Milanówek, Podkowa Leśna),
powiat legionowski (m.in. Legionowo, Jabłonna, Nieporęt, Wieliszew),
powiat otwocki (m.in. Otwock, Józefów, Karczew),
powiat piaseczyński (m.in. Piaseczno, Konstancin-Jeziorna, Lesznowola, Góra Kalwaria),
powiat pruszkowski (m.in. Pruszków, Piastów, Raszyn, Brwinów, Nadarzyn),
powiat warszawski zachodni (m.in. Ożarów Mazowiecki, Łomianki, Błonie, Stare Babice, Izabelin),
powiat wołomiński (m.in. Wołomin, Ząbki, Marki, Kobyłka, Radzymin).

Dojazd serwisanta na terenie Warszawy i wymienionych powiatów jest bezpłatny. Czas dojazdu wynosi z reguły do 1 godziny od przyjęcia zgłoszenia w sytuacjach awaryjnych. Praca specjalisty na miejscu jest zawsze płatna zgodnie z zakresem wykonanych prac wdrożeniowych. Siedziba firmy przy Al. Stanów Zjednoczonych 72 to biuro i punkt dyspozytorski ekipy serwisowej, do którego można przyjechać po wcześniejszym telefonie. Zgłoszenia przyjmujemy pod numerem telefonu 22 378 48 09 przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, bez dopłat za godziny nocne, weekendy czy dni świąteczne. Za wszystkie wykonane usługi wystawiana jest faktura (firma nie jest płatnikiem podatku VAT).

Dodatkowe pytania klientów (FAQ)

Czy do wykonania integracji konieczne jest podanie hasła administratora głównego?

Domyślnie nie prosimy o hasła klienta. W przypadku integracji z bazą Microsoft SQL Server lub programem ERP konfigurujemy dedykowane konto techniczne o uprawnieniach ograniczonych ściśle do tabel i procedur niezbędnych do wymiany danych. Jeśli konieczne jest wykonanie operacji administracyjnych na serwerze, technik może poprosić o wprowadzenie hasła przez uprawnionego pracownika firmy lub asystować podczas nadawania wymaganych ról w systemie.

Jak przebiega integracja, jeśli w firmie wykorzystywane są starsze wersje programów, takie jak Subiekt GT czy WF-Mag?

Starsze systemy posiadają wbudowane interfejsy wymiany danych (np. obiekty COM, moduły wymiany plików EDI/EPP lub biblioteki Sfery dla Subiekta GT). W takich przypadkach tworzymy dedykowane mostki pośredniczące (oprogramowanie middleware), które pobierają dane ze starszej struktury i tłumaczą je na nowoczesny format REST API wymagany przez współczesne platformy e-commerce lub bramki kurierskie, bez konieczności kosztownej wymiany całego systemu ERP.

Co dzieje się w sytuacji, gdy dostawca zewnętrznej platformy (np. Allegro lub firma kurierska) zmieni swoje API?

Zewnętrzne platformy regularnie aktualizują swoje interfejsy programistyczne. W ramach opieki powdrożeniowej oraz wsparcia technicznego (do 30 dni w standardzie) dostosowujemy skrypty i moduły integracyjne do nowych wersji protokołów. Wykonane przez nas dedykowane rozwiązania objęte są gwarancją do 12 miesięcy, co daje pewność ciągłości procesów biznesowych.

Czy integracja systemów może spowolnić bieżącą pracę użytkowników na serwerze?

Prawidłowo zaprojektowana integracja nie wpływa negatywnie na wydajność pracy personelu. Zapytania do bazy danych są optymalizowane pod kątem wykorzystania indeksów, a procesy intensywnej synchronizacji (np. pełne przeliczanie stanów magazynowych) są kolejkowane lub uruchamiane w godzinach mniejszego obciążenia serwera. Wykorzystanie dedykowanych usług działających w tle z mechanizmami ograniczenia liczby jednoczesnych wątków zapobiega blokowaniu tabel transakcyjnych.

Czy po wykonaniu integracji firma otrzymuje dokumentację techniczną?

Po zakończeniu wdrożenia przekazywana jest dokumentacja techniczna zawierająca schemat przepływu danych, opis skonfigurowanych kont technicznych, harmonogram zadań cyklicznych oraz procedurę awaryjną na wypadek braku dostępu do Internetu. Zapewnia to pełną kontrolę administratorów IT nad środowiskiem firmowym.

Ciągłość operacyjna i automatyzacja procesów

Połączenie systemu ERP z zewnętrznymi kanałami sprzedaży, systemami magazynowymi oraz usługami kurierskimi eliminuje powtarzalną, ręczną pracę personelu i redukuje do minimum błędy wynikające z pomyłek przy przepisywaniu dokumentów. Uporządkowana struktura wymiany danych, zabezpieczona regularnymi kopiami zapasowymi oraz profesjonalną asystą powdrożeniową, stanowi fundament stabilnego rozwoju procesów handlowych i księgowych w każdym przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Integracje z systemami ERP — w skrócie