Sklep internetowy rzadko działa w oderwaniu od reszty systemów firmy — zajmujemy się jego integracją z magazynem, panelami sprzedażowymi i platformami marketplace.

Na czym polega ta usługa

Zakres obejmuje uruchamianie sklepów online, łączenie ich z systemami magazynowymi, integrację z panelem BaseLinker oraz obsługę sprzedaży wielokanałowej na marketplace.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm prowadzących lub uruchamiających sklep internetowy, które chcą połączyć go z pozostałymi systemami.

Ile to trwa

Prace integracyjne mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od złożoności integracji.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura połączeń i modele integracji systemów e-commerce

Współczesny handel internetowy wymaga sprawnego przepływu informacji między wieloma niezależnymi aplikacjami. Wdrożenie integracji może opierać się na dwóch podstawowych modelach architektonicznych: połączeniu bezpośrednim lub zastosowaniu oprogramowania pośredniczącego (tak zwanego middleware, czyli systemu pośredniczącego w transmisji danych).

Połączenie bezpośrednie realizowane jest poprzez interfejs programistyczny aplikacji (API, czyli zestaw reguł i protokołów umożliwiających bezpośrednią komunikację między oprogramowaniem sklepu a bazą danych programu magazynowego). W tym wariancie skrypt integracyjny łączy się bezpośrednio z bazą SQL systemu handlowego lub dedykowaną wtyczką w sklepie internetowym. Rozwiązanie to sprawdza się przy pojedynczym kanale sprzedaży oraz gdy priorytetem jest natychmiastowe przesyłanie informacji o transakcjach.

Model pośredniczący wykorzystuje wyspecjalizowane platformy integracyjne, takie jak BaseLinker. Oprogramowanie to pełni funkcję centralnego węzła komunikacyjnego, który agreguje zamówienia ze wszystkich zewnętrznych platform handlowych (marketplace), sklepów internetowych oraz kanałów hurtowych, a następnie przekazuje je do jednego systemu ERP (systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa zarządzającego magazynem, finansami i księgowością). Taka konfiguracja ułatwia późniejszą rozbudowę biznesu o kolejne rynki zbytu bez konieczności tworzenia dedykowanych połączeń od podstaw.

Istotnym elementem architektury jest wybór kierunku transmisji danych. Standardem w profesjonalnych wdrożeniach jest synchronizacja dwukierunkowa (proces, w którym kartoteki towarowe, stany magazynowe i cenniki są przesyłane z programu magazynowego do sklepu, natomiast spływające zamówienia, dane kontrahentów i informacje o płatnościach trafiają automatycznie ze sklepu do bazy ERP).

Integracja z systemami ERP i programami magazynowo-księgowymi

Prawidłowe połączenie platformy e-commerce z systemem magazynowym eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co bezpośrednio zapobiega pomyłkom w zamówieniach i przyspiesza realizację wysyłek. Obsługujemy wdrożenia oparte na najpopularniejszych systemach biznesowych wykorzystywanych w polskich przedsiębiorstwach:

InsERT GT oraz nexo — integracja programów Subiekt GT i Subiekt nexo ze sklepami internetowymi. Wykorzystujemy oficjalne biblioteki programistyczne, takie jak Sfera dla Subiekta (interfejs programistyczny firmy InsERT pozwalający na bezpieczny zapis transakcji z zachowaniem pełnej logiki biznesowej i integralności bazy danych). Zapewnia to automatyczne tworzenie dokumentów zamówień od klientów (ZK), dokumentów wydania zewnętrznego (WZ) oraz imiennych paragonów i faktur.
WAPRO ERP — połączenie modułu WAPRO Mag (dawniej znanego jako WF-Mag) z platformami online. Konfiguracja obejmuje synchronizację wielomagazynową (rozdzielenie towarów na magazyn główny, podręczny i ekspozycyjny), mapowanie pól własnych oraz automatyczne pobieranie statusów płatności z bramek internetowych.
Comarch ERP — integracja systemów Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL z wykorzystaniem dedykowanych konektorów API lub modułów wymiany danych. Umożliwia to zaawansowaną obsługę cenników indywidualnych dla klientów B2B (sektora sprzedaży dla klientów biznesowych) oraz kontrolę limitów kupieckich.
Pozostałe systemy handlowe i księgowe — wdrażamy wymianę danych z oprogramowaniem Sage Symfonia, RAKS, enova365, a także chmurowymi systemami do fakturowania, takimi jak iFirma, wFirma czy Fakturownia.

W ramach integracji magazynowej kluczowym etapem jest precyzyjne mapowanie kartotek towarowych. Obejmuje to przypisanie unikalnych numerów jednostek magazynowych (kodów SKU, czyli wewnętrznych identyfikatorów towaru) oraz kodów kreskowych EAN (standardowych kodów cyfrowych identyfikujących produkt globalnie). Dzięki temu system zawsze precyzyjnie identyfikuje zamawiany wariant produktu, niezależnie od różnic w nazewnictwie między sklepem a magazynem.

Sprzedaż wielokanałowa i obsługa platform marketplace

Rozszerzenie działalności o sprzedaż wielokanałową (omnichannel, czyli równoległą sprzedaż w sklepie własnym oraz na platformach zewnętrznych) wymaga automatycznej koordynacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Integracja z platformami takimi jak Allegro, Amazon, eBay, Erli czy Kaufland Marketplace pozwala na pełną automatyzację procesu ofertowania i obsługi klienta.

System integracyjny umożliwia masowe wystawianie ofert na podstawie stanów z magazynu, automatyczne wznawianie aukcji po dostawie towaru oraz zamykanie ofert, gdy stan magazynowy osiągnie zero. Pozwala to uniknąć zjawiska nadmiernej sprzedaży (oversellingu, czyli sytuacji, w której klient kupuje towar fizycznie niedostępny na stanie).

Ważnym elementem konfiguracji jest automatyzacja procesów logistycznych. System integruje się bezpośrednio z operatorami kurierskimi i brokerami wysyłkowymi (np. InPost, DPD, DHL, Poczta Polska, GLS, FedEx). Etykiety przewozowe generowane są automatycznie na podstawie danych z zamówienia, a wygenerowany numer listu przewozowego oraz link do śledzenia przesyłki są natychmiast odsyłane do panelu marketplace i przekazywane klientowi końcowemu.

Synchronizacja dokumentów księgowych i płatności elektronicznych

Kolejnym kluczowym modułem integracji jest automatyzacja obiegu dokumentów handlowych oraz rejestrowania płatności. Ręczne wystawianie dokumentów sprzedaży przy dużej liczbie zamówień generuje opóźnienia i ryzyko pomyłek rachunkowych.

Konfiguracja obejmuje połączenie sklepu z bramkami płatności elektronicznych (takimi jak PayU, Przelewy24, Autopay czy Stripe). W momencie zaksięgowania środków przez operatora płatności, skrypt integracyjny automatycznie aktualizuje status zamówienia w panelu sklepu oraz w systemie ERP, odblokowując zamówienie do natychmiastowej kompletacji w magazynie.

W zakresie dokumentacji sprzedaży wdrażamy automatyczne generowanie dokumentów handlowych (faktur oraz paragonów). System może automatycznie przesyłać elektroniczne faktury w formacie PDF do klienta pocztą elektroniczną bezpośrednio po zmianie statusu zamówienia na wysłane. W przypadku sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem urządzeń fiskalnych konfigurujemy sterowniki i serwery wydruków dla drukarek fiskalnych online (np. marek Posnet, Novitus, Elzab), co umożliwia bezobsługowy wydruk paragonów w momencie pakowania paczki.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach integracji

Samodzielne łączenie oprogramowania sprzedażowego z bazami magazynowymi często prowadzi do problemów technicznych, które mogą zakłócić pracę przedsiębiorstwa. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Bezpośrednie modyfikacje bazy danych SQL — ręczne dopisywanie rekordów do tabel bazy danych systemu ERP z pominięciem oficjalnego API producenta. Działanie takie niemal zawsze narusza integralność relacyjnej bazy danych (więzy spójności między tabelami), co może doprowadzić do uszkodzenia struktury danych i unieważnienia wsparcia technicznego producenta programu.
Zbyt rzadkie lub nieoptymalne wywoływanie synchronizacji — niewłaściwe ustawienie harmonogramu zadań CRON (systemowego mechanizmu cyklicznego uruchamiania skryptów). Zbyt długie odstępy czasowe prowadzą do sprzedaży niedostępnych towarów, z kolei zbyt częste odpytywanie bazy przy dużej liczbie produktów powoduje przeciążenie serwera i spowolnienie pracy stacji roboczych w biurze.
Brak obsługi limitów zapytań API — ignorowanie mechanizmu rate limiting (ograniczenia liczby dopuszczalnych zapytań na minutę nakładanego przez serwery platform sprzedażowych). Przekroczenie limitu skutkuje zablokowaniem połączenia i przerwaniem pobierania zamówień na wiele godzin.
Niepoprawne mapowanie stawek podatkowych i walut — błędy w powiązaniu stawek podatku VAT między sklepem a systemem finansowym. Skutkuje to wystawianiem dokumentów sprzedaży z błędną stawką podatkową, co wymaga późniejszych uciążliwych korekt księgowych.
Pętle aktualizacyjne — błędna konfiguracja reguł synchronizacji, w której zmiana ceny w jednym kanale wywołuje ciągłe, naprzemienne nadpisywanie wartości między sklepem, integratorem a programem ERP.

Kiedy problem tkwi w serwerze lub środowisku sieciowym

Zdarzają się sytuacje, w których usterki w działaniu integracji nie wynikają z błędów w samej konfiguracji wtyczek, lecz są spowodowane ograniczeniami środowiska serwerowego lub infrastruktury lokalnej:

Pierwszym częstym źródłem problemów są limity konfiguracyjne interpretera PHP na serwerze hostingowym. Parametr pamięci operacyjnej (memory_limit, czyli maksymalna ilość pamięci RAM przydzielona do wykonania pojedynczego skryptu) oraz maksymalny czas wykonywania skryptu (max_execution_time) mogą okazać się zbyt niskie przy przetwarzaniu paczek danych zawierających tysiące produktów. W efekcie skrypt synchronizujący zostaje przerwany przez serwer w połowie operacji, pozostawiając niespójne dane w sklepie.

Drugim czynnikiem są blokady bezpieczeństwa nakładane przez zaporę sieciową (WAF — Web Application Firewall, czyli moduł filtrujący ruch sieciowy pod kątem ataków). Zapora może błędnie zakwalifikować intensywną wymianę danych między integratorem a sklepem jako próbę ataku i zablokować adres IP serwera synchronizującego.

Trzecią przyczyną bywa niestabilność łącza internetowego w siedzibie firmy, gdzie zainstalowany jest lokalny serwer bazy danych ERP. Jeżeli serwer handlowy traci połączenie z internetem lub posiada zmienny adres IP bez odpowiednio skonfigurowanej usługi dynamicznego DNS (DDNS, czyli mechanizmu przypisującego stałą domenę do zmieniającego się adresu sieciowego), komunikacja z platformami e-commerce zostaje cyklicznie zerwana.

Bezpieczeństwo danych i poufność podczas wdrożenia

Prace nad integracją systemów handlowych wiążą się z dostępem do wrażliwych danych przedsiębiorstwa, w tym bazy kontrahentów, historii zamówień oraz struktur finansowych. Z tego względu stosujemy rygorystyczne procedury bezpieczeństwa:

Dostęp do systemów realizowany jest wyłącznie za pośrednictwem dedykowanych tokenów uwierzytelniających oraz kluczy API z ograniczonym zakresem uprawnień (zgodnie z zasadą najmniejszych uprawnień, czyli przydzielania dostępu wyłącznie do zasobów niezbędnych do wykonania integracji). Domyślnie nie prosimy o hasła administracyjne ani główne dane logowania użytkowników, chyba że specyfika danego oprogramowania tego bezwzględnie wymaga, co każdorazowo szczegółowo wyjaśniamy.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac na środowisku produkcyjnym wykonujemy pełną kopię bezpieczeństwa (backup bazy danych SQL oraz plików konfiguracyjnych). Wszelkie skomplikowane operacje i testy przepływu danych realizowane są w pierwszej kolejności w środowisku stagingowym (odizolowanym środowisku testowym, które stanowi wierną kopię sklepu produkcyjnego), co eliminuje ryzyko zakłócenia bieżącej sprzedaży.

Dla zagwarantowania pełnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, na życzenie klienta sporządzamy i podpisujemy bezpłatną umowę o zachowaniu poufności (NDA — Non-Disclosure Agreement).

Często zadawane pytania dotyczące integracji (FAQ)

Czy wdrożenie integracji wiąże się z przerwą w działaniu sklepu internetowego?

Wdrożenie konfiguracji integracyjnej oraz testy połączeń wykonuje się w sposób bezinwazyjny dla klientów odwiedzających sklep. Prace konfiguracyjne i wstępne mapowanie kartotek towarowych prowadzone są w tle lub w środowisku testowym. W momencie uruchomienia właściwej synchronizacji nie ma konieczności wyłączania sklepu ani wprowadzania trybu konserwacji, dzięki czemu bieżąca sprzedaż prowadzona jest bez zakłóceń.

Co się dzieje w przypadku awarii internetu w firmie, gdzie stoi serwer ERP?

W przypadku zastosowania integratora pośredniczącego w chmurze (np. BaseLinker), zamówienia spływające ze sklepu i platform marketplace są nieprzerwanie gromadzone i bezpiecznie kolejkowane w chmurze. Klienci mogą składać zamówienia, a stany w sklepie są tymczasowo aktualizowane w oparciu o dane w integratorze. Po przywróceniu połączenia internetowego w siedzibie firmy wszystkie zebrane w kolejce zamówienia zostają automatycznie przesłane do bazy lokalnej programu Subiekt, WAPRO czy Comarch.

Jak rozwiązywany jest problem różnych nazw tego samego towaru w magazynie i w sklepie?

Rozbieżności w nazewnictwie są powszechną sytuacją przy łączeniu systemów. Integracja nie wymaga ujednolicania nazw w bazie magazynowej. Połączenie rekordów realizowane jest w oparciu o unikalne identyfikatory cyfrowe — kody SKU lub numery EAN. Nazwa w systemie magazynowym może pozostać skrócona na potrzeby dokumentów księgowych, podczas gdy w sklepie internetowym i na portalach marketplace stosowane są pełne, rozbudowane nazwy zoptymalizowane pod kątem wyszukiwarek.

Czy można połączyć jeden sklep internetowy z kilkoma różnymi magazynami?

Tak, konfiguracja pozwala na obsługę architektury wielomagazynowej. System można skonfigurować w taki sposób, aby sumował stany z kilku magazynów fizycznych lub pobierał dane z magazynu własnego oraz magazynów dostawców w modelu dropshippingu (modelu logistycznym, w którym wysyłka towaru realizowana jest bezpośrednio z magazynu hurtowni do klienta docelowego). Zamówienia mogą być automatycznie rozdzielane na poszczególne magazyny w zależności od dostępności produktów.

Jak przebiega obsługa po zakończeniu prac integracyjnych?

Każde wykonane wdrożenie objęte jest gwarancją do 12 miesięcy na poprawność działania skonfigurowanych mechanizmów. Ponadto po zakończeniu prac zapewniamy wsparcie powdrożeniowe do 30 dni, w ramach którego monitorujemy stabilność transmisji danych, weryfikujemy poprawność spływania dokumentów oraz wprowadzamy ewentualne drobne korekty w regułach mapowania.

Organizacja wdrożenia i wsparcie techniczne na terenie Warszawy i okolic

Prawidłowo wdrożona integracja e-commerce przekształca rozproszone kanały handlowe w jednolity, zautomatyzowany ekosystem sprzedażowy. Pozwala to zaoszczędzić czas poświęcany dotychczas na rutynowe czynności administracyjne, zminimalizować ryzyko kosztownych pomyłek magazynowych oraz znacząco przyspieszyć obsługę klientów.

Nasz zespół realizuje wdrożenia z dojazdem bezpośrednio do siedziby firmy klienta na terenie całej Warszawy oraz w promieniu do 40 km, obejmując 7 sąsiadujących powiatów: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński. W zależności od specyfiki infrastruktury i preferencji klienta, prace mogą być prowadzone w modelu bezpośredniej wizyty technika w firmie, zdalnie lub hybrydowo.

Dysponujemy wieloletnim doświadczeniem w pracy z systemami informatycznymi, bazami danych SQL oraz oprogramowaniem handlowo-magazynowym. Wstępna diagnoza środowiska IT oraz wycena wdrożenia są całkowicie bezpłatne. W przypadku pytań dotyczących możliwości połączenia konkretnych systemów lub chęci zaplanowania prac wdrożeniowych, pomoc techniczną można uzyskać pod całodobowym numerem telefonu 22 378 48 09 przez 7 dni w tygodniu.

22 378 48 09

Integracje sklepów internetowych — w skrócie