Specjalizujemy się w integracjach systemów sklepowych i magazynowych

Sklep internetowy działający w oderwaniu od reszty systemów firmy generuje więcej ręcznej pracy i błędów — specjalizujemy się w łączeniu tych systemów w jedną spójną całość.

Na czym polega ta specjalizacja

Łączymy sklepy internetowe z systemami magazynowymi, księgowymi oraz panelami sprzedaży wielokanałowej, tak aby dane przepływały między nimi automatycznie.

Dlaczego to ma znaczenie

Brak integracji oznacza więcej ręcznej pracy i większe ryzyko rozbieżności między sklepem a magazynem — sprawna integracja eliminuje ten problem.

Dla kogo ma sens

Ta specjalizacja jest przydatna dla firm prowadzących sprzedaż internetową, którym zależy na spójności danych między systemami.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a wykonana usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obsługiwane platformy e-commerce i systemy ERP

Wdrażamy i konfigurujemy mechanizmy dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy platformami handlu elektronicznego a systemami klasy ERP (Enterprise Resource Planning, czyli oprogramowaniem do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa). Integrujemy najpopularniejsze silniki sklepowe, takie jak WooCommerce w środowisku WordPress, PrestaShop, Magento, Shopify, Shoplo, Shoper oraz dedykowane panele sprzedaży internetowej.

Po stronie oprogramowania magazynowo-księgowego obsługujemy pełną gamę polskich i międzynarodowych rozwiązań rynkowych. Należą do nich między innymi programy z rodziny InsERT GT oraz InsERT nexo (w tym Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor, Rachmistrz, Gratyfikant, Gestor i Biuro GT), systemy WAPRO ERP (dawniej WF-Mag, obecnie WAPRO Mag, Fakturka, Gang, Kaper, Fakir oraz moduły JPK), oprogramowanie Comarch ERP (Optima, XL, Altum), systemy Sage Symfonia, enova365, RAKS SQL oraz SAP. Wdrażamy także połączenia z systemami iFirma, wFirma czy Fakturownia.

Łączymy również sklepy i magazyny z agregatorami wielokanałowymi, w szczególności z platformą BaseLinker oraz Apilo, a także bezpośrednio z interfejsami API (Application Programming Interface, czyli interfejsami programistycznymi aplikacji umożliwiającymi wymianę informacji między różnymi systemami) serwisów handlowych, takich jak Allegro, Amazon, eBay czy Erli.

Kluczowe procesy podlegające automatyzacji

Prawidłowo zaprojektowana integracja eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych między wieloma aplikacjami. Automatyzacja obejmuje kilka kluczowych obszarów operacyjnych przedsiębiorstwa:

Synchronizacja stanów magazynowych: informacja o dostępności produktów jest na bieżąco przesyłana z głównej bazy magazynowej do wszystkich podłączonych kanałów sprzedaży, co zapobiega oferowaniu towarów niedostępnych fizycznie na magazynie.
Pobieranie i procesowanie zamówień: zamówienia złożone przez klientów w sklepie internetowym lub na marketplace trafiają bezpośrednio do systemu handlowego jako dokumenty ZK (Zamówienie od Klienta), rezerwując odpowiednie pozycje asortymentowe.
Generowanie dokumentów sprzedaży: system automatycznie tworzy paragony lub faktury na podstawie danych płatności i zamówienia, przekazując je do drukarek fiskalnych lub generując elektroniczne pliki PDF dla klienta.
Zarządzanie kartotekami towarowymi: nowe produkty, ich opisy, zdjęcia, kategorie, atrybuty oraz kody EAN (European Article Number, czyli unikalne kody kreskowe towarów) wprowadzone w jednym miejscu są automatycznie propagowane do pozostałych środowisk.
Aktualizacja cenników i walut: zmiany cen bazowych, rabatów czy stawek podatkowych w systemie ERP są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych witrynach sklepowych.
Obsługa logistyki i przesyłek: integracja z systemami kurierskimi umożliwia automatyczne generowanie listów przewozowych, zamawianie podjazdu kuriera oraz przesyłanie numerów listów przewozowych wraz z linkami do śledzenia bezpośrednio do systemów sprzedażowych i wiadomości e-mail dla odbiorców.

Architektura integracji i technologie przesyłania danych

W zależności od specyfiki oprogramowania oraz infrastruktury serwerowej stosujemy różne metody wymiany informacji. W przypadku nowoczesnych platform e-commerce podstawą komunikacji są protokoły REST API (Representational State Transfer API, czyli standard architektury komunikacyjnej opartej na protokole HTTP) wykorzystujące formaty JSON (JavaScript Object Notation) lub XML (Extensible Markup Language).

Dla zapewnienia natychmiastowej reakcji na zdarzenia konfigurujemy mechanizmy Webhook (automatyczne powiadomienia wysyłane przez serwer sklepu w momencie zaistnienia określonego zdarzenia, na przykład złożenia nowego zamówienia lub zmiany statusu płatności). Dzięki temu system magazynowy otrzymuje informację o transakcji w ułamku sekundy, bez konieczności ciągłego odpytywania serwera w pętli.

W środowiskach bazodanowych opartych na silnikach Microsoft SQL Server, MySQL lub PostgreSQL konfigurujemy dedykowane usługi systemowe Windows Service (procesy działające w tle systemu operacyjnego Windows, wykonujące operacje synchronizacyjne niezależnie od tego, czy użytkownik jest zalogowany do komputera) lub zadania harmonogramu Cron w środowiskach Linux. W przypadku programów takich jak Subiekt GT czy Subiekt nexo komunikacja prowadzona jest za pośrednictwem oficjalnych interfejsów programistycznych, takich jak Sfera (komponent rozszerzający logikę biznesową systemu, gwarantujący spójność bazy danych oraz poprawność wyliczania dokumentów), co zapobiega uszkodzeniom struktur bazodanowych.

Typowe błędy i zagrożenia przy samodzielnej konfiguracji

Nieprawidłowo wdrożona lub niedostosowana integracja może prowadzić do poważnych zakłóceń w bieżącej działalności handlowej firmy. Do najczęstszych problemów występujących przy próbach samodzielnego łączenia systemów należą:

Bezpośrednia modyfikacja bazy danych ERP za pomocą zapytań SQL: omijanie warstwy logiki biznesowej oprogramowania magazynowego prowadzi do uszkodzenia relacji między tabelami, blokad transakcyjnych (deadlock) i błędów w rozliczeniach księgowych.
Zjawisko oversellingu: zbyt długie interwały czasowe pomiędzy kolejnymi synchronizacjami stanów magazynowych powodują sprzedaż tego samego egzemplarza towaru dwóm różnym klientom w różnych kanałach sprzedaży.
Niespójność indeksów SKU i kodów EAN: brak ujednoliconej struktury identyfikatorów magazynowych SKU (Stock Keeping Unit, czyli unikalnych kodów identyfikacyjnych produktów w magazynie) skutkuje dublowaniem kartotek towarowych i tworzeniem niepowiązanych pozycji.
Brak obsługi błędów sieciowych i kolejkowania: w przypadku chwilowego braku łączności z internetem lub restartu serwera nieprawidłowo skonstruowany moduł synchronizujący traci napływające zamówienia bez powiadomienia administratora.
Błędne mapowanie stawek podatku VAT i walut: niewłaściwa konfiguracja grup podatkowych prowadzi do wystawiania dokumentów sprzedaży z nieprawidłowymi kwotami podatku, co wymaga późniejszych czasochłonnych korekt księgowych.

Kiedy źródłem problemu jest infrastruktura sprzętowa lub sieciowa

W wielu przypadkach nieprawidłowe działanie modułów integrujących nie wynika z błędów w samym oprogramowaniu łączącym, lecz z ograniczeń lub awarii infrastruktury technicznej. Podczas diagnostyki weryfikujemy stan całego środowiska IT:

Przeciążenie serwera bazodanowego Microsoft SQL Server spowodowane zbyt małą ilością pamięci RAM (Random Access Memory, czyli pamięci operacyjnej komputera), wolnymi dyskami talerzowymi zamiast nośników SSD NVMe (Non-Volatile Memory Express, czyli szybkich dysków półprzewodnikowych montowanych bezpośrednio na magistrali PCIe) lub brakiem regularnej konserwacji i odbudowy indeksów bazy danych potrafi spowolnić wykonywanie zapytań synchronizacyjnych do tego stopnia, że moduły zewnętrzne przekraczają limit czasu oczekiwania na odpowiedź (timeout).

Istotnym czynnikiem są również ograniczenia serwera hostingowego, na którym zainstalowany jest sklep internetowy. Niewystarczający limit pamięci operacyjnej dla skryptów PHP (dyrektywa memory_limit), restrykcyjne limity czasu wykonywania procesów (max_execution_time) czy blokady nakładane przez zapory sieciowe WAF (Web Application Firewall, czyli filtry chroniące aplikacje internetowe przed atakami) mogą blokować pakiety danych wysyłane przez integratory. Sprawdzamy także stabilność łączy internetowych, konfigurację routerów oraz bezpiecznych tuneli VPN (Virtual Private Network, czyli wirtualnych sieci prywatnych łączących oddziały firmy z główną bazą danych).

Metodyka wdrożenia i bezpieczeństwo danych podczas prac

Wszystkie prace wdrożeniowe realizujemy w modelu dojazdu bezpośrednio do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński) w promieniu do 40 km. Wizyta serwisanta pozwala na dokładne zbadanie lokalnej sieci komputerowej, konfiguracji stanowisk sprzedażowych oraz urządzeń peryferyjnych.

Proces wdrożenia przebiega w sposób uporządkowany i bezpieczny dla bieżących operacji firmy:

Audyt środowiska i analiza procesów: weryfikacja wersji oprogramowania, struktury bazy danych, poprawności kartotek towarowych oraz ustalenie precyzyjnych reguł obiegu dokumentów.
Wykonanie kopii zapasowych: przed przystąpieniem do jakichkolwiek konfiguracji tworzona jest pełna kopia bezpieczeństwa baz danych systemów magazynowych oraz plików sklepu internetowego.
Konfiguracja środowiska testowego: wstępne testy synchronizacji przeprowadzane są na wyizolowanej kopii bazy danych, co całkowicie wyklucza ryzyko zakłócenia rzeczywistej sprzedaży.
Podpisanie umowy o zachowaniu poufności: na życzenie klienta bezpłatnie podpisujemy umowę NDA (Non-Disclosure Agreement), co gwarantuje pełną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, baz klientów oraz informacji handlowych. Domyślnie nie prosimy o hasła dostępowe, chyba że wymaga tego specyfika konfiguracji uprawnień w systemie.
Uruchomienie produkcyjne i asysta: po weryfikacji poprawności przesyłania danych moduły synchronizujące są uruchamiane na środowisku produkcyjnym, a personel firmy zostaje przeszkolony z obsługi panelu monitorującego.

Najczęściej zadawane pytania o integracje systemowe

Czy wdrożenie integracji wymaga czasowego wyłączenia sklepu internetowego?

W znakomitej większości przypadków sklep internetowy działa bez przerw. Prace konfiguracyjne oraz testy mapowania pól wykonujemy w tle lub na kopii roboczej. Sam moment przełączenia i uruchomienia automatycznej synchronizacji jest dla kupujących niezauważalny i nie blokuje możliwości składania zamówień.

Co dzieje się z zamówieniami, jeśli w biurze firmy nastąpi awaria internetu?

Prawidłowo skonfigurowane integratory posiadają mechanizm kolejkowania zdarzeń. Zamówienia składane przez klientów gromadzą się bezpiecznie w bazie sklepu internetowego lub agregatora sprzedaży. W momencie przywrócenia połączenia internetowego w siedzibie firmy usługa synchronizująca automatycznie pobiera zaległe zamówienia w kolejności ich złożenia i generuje odpowiednie dokumenty w systemie magazynowym.

Czy można połączyć jeden system magazynowy z kilkoma sklepami i kontami Allegro jednocześnie?

Tak, konfigurujemy zaawansowane architektury wielokanałowe, w których centralna baza systemu ERP (na przykład Subiekt nexo lub Comarch Optima) obsługuje równolegle kilka niezależnych sklepów internetowych na różnych silnikach, konta na platformach handlowych oraz sprzedaż w stacjonarnych punktach handlowych. Stany magazynowe są wówczas globalnie przeliczane i pomniejszane niezależnie od źródła wpłynięcia zamówienia.

Jakie wsparcie techniczne przysługuje po zakończeniu wdrożenia?

Każda wykonana przez nas usługa integracyjna objęta jest gwarancją do 12 miesięcy. Dodatkowo zapewniamy bezpośrednie wsparcie techniczne po wdrożeniu do 30 dni, pomagając w bieżącej weryfikacji poprawności przepływu dokumentów oraz dostrajaniu parametrów synchronizacji do rosnącego wolumenu sprzedaży.

Stabilna automatyzacja sprzedaży wielokanałowej w przedsiębiorstwie

Skuteczne połączenie platformy e-commerce z systemem magazynowo-księgowym eliminuje błędy ludzkie, drastycznie skraca czas realizacji zamówień oraz zapewnia pełną kontrolę nad stanami magazynowymi w całej strukturze handlowej firmy. Zapewniamy kompleksową realizację prac integracyjnych bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa, gwarantując ciągłość procesów biznesowych i pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych handlowych.

22 378 48 09