Dział zakupów może wesprzeć swoją pracę narzędziami AI przy analizie ofert dostawców, jeśli pracownicy wiedzą, jak z nich korzystać.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przeprowadzenie szkolenia z wykorzystania AI dla pracowników działu zakupów firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm posiadających dział zakupów, który chce wesprzeć swoją pracę narzędziami AI.

Ile to trwa

Szkolenie mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jakie narzędzia AI są omawiane na szkoleniu

Program szkolenia obejmuje pracę z dużymi modelami językowymi (LLM, czyli algorytmami analizującymi i generującymi tekst na podstawie wprowadzonych danych) oraz z modułami AI wbudowanymi w popularne arkusze kalkulacyjne i edytory dokumentów. Uczestnicy poznają zasady formułowania poleceń tekstowych, określanych jako prompty, tak aby odpowiedź modelu była konkretna i możliwa do wykorzystania w codziennej pracy działu zakupów. Osobny blok dotyczy narzędzi do rozpoznawania tekstu ze skanów i zdjęć dokumentów (OCR), przydatnych przy przetwarzaniu ofert dostawców nadsyłanych w formie plików graficznych lub nieedytowalnych PDF-ów.

Jak AI wspiera analizę ofert dostawców

Typowe zastosowanie omawiane podczas szkolenia to zestawianie kilku ofert od różnych dostawców w jednym miejscu i automatyczne wskazywanie różnic w cenach, terminach dostawy czy warunkach płatności. Model językowy potrafi w kilkanaście sekund wypisać rozbieżności, które ręcznie zajęłyby pracownikowi znacznie więcej czasu, zwłaszcza gdy oferty mają różny układ i format. Uczestnicy uczą się też, jak wykorzystać AI do wstępnego podsumowania długich specyfikacji technicznych oraz do przygotowania listy pytań kontrolnych przed rozmową z handlowcem dostawcy. Ważnym elementem jest nauka weryfikacji wyników — model może się mylić, dlatego szkolenie kładzie nacisk na traktowanie odpowiedzi AI jako punktu wyjścia do dalszej analizy, a nie jako gotowej decyzji zakupowej.

Integracja z systemami ERP używanymi w dziale zakupów

Wiele działów zakupów pracuje na co dzień w systemach klasy ERP, takich jak InsERT GT lub nexo (w tym moduły Subiekt czy Gestor), WAPRO ERP, Comarch ERP Optima lub XL, Sage Symfonia, enova365 albo SAP. Szkolenie pokazuje, jak dane eksportowane z takich systemów — na przykład historię zamówień czy zestawienia cenowe — można wykorzystać jako materiał wejściowy dla narzędzi AI, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Omawiane są też ograniczenia takiego podejścia, w tym kwestie bezpieczeństwa danych firmowych przekazywanych do zewnętrznych modeli oraz konieczność sprawdzania, czy wynik analizy zgadza się z danymi źródłowymi w systemie ERP.

Błędy przy samodzielnym wdrażaniu AI w zakupach

Firmy, które próbują wdrożyć narzędzia AI w dziale zakupów bez wcześniejszego przeszkolenia pracowników, najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów. Pierwszy to wklejanie do ogólnodostępnych narzędzi AI pełnych danych ofertowych razem z nazwami kontrahentów i cenami, co bywa niezgodne z wewnętrzną polityką poufności. Drugi to bezkrytyczne kopiowanie odpowiedzi modelu do dokumentów zakupowych bez weryfikacji liczb, co przy dłuższych zestawieniach prowadzi do pomyłek trudnych do wychwycenia później. Trzeci błąd to formułowanie zbyt ogólnych poleceń, przez co model zwraca odpowiedzi mało przydatne w konkretnej sytuacji zakupowej. Szkolenie uczy, jak tych sytuacji unikać poprzez konkretne, precyzyjne polecenia oraz jasne zasady, jakie dane wolno przekazywać narzędziom AI, a jakich nie.

Jak wygląda szkolenie w praktyce

Ponieważ firma pracuje wyłącznie w modelu dojazdu do klienta, szkolenie odbywa się bezpośrednio w siedzibie firmy zamawiającej, na sprzęcie i w systemach, z których pracownicy korzystają na co dzień. Taki układ pozwala od razu ćwiczyć scenariusze zbliżone do rzeczywistych zadań działu zakupów, zamiast pracować na przykładach oderwanych od kontekstu firmy. Prowadzący dostosowuje tempo i zakres materiału do poziomu zaawansowania grupy — inaczej wygląda szkolenie dla osób, które wcześniej nie korzystały z żadnych narzędzi AI, a inaczej dla zespołu, który zna podstawy i chce pogłębić konkretne zastosowania, na przykład analizę ofert czy przygotowywanie zapytań ofertowych.

Dodatkowe pytania klientów

Czy szkolenie wymaga zakupu licencji na narzędzia AI?

Nie jest to warunek konieczny. Część ćwiczeń można przeprowadzić na darmowych lub już posiadanych przez firmę narzędziach, choć w niektórych przypadkach pełne wykorzystanie funkcji analitycznych wymaga wersji płatnej danego narzędzia — decyzję o zakupie licencji podejmuje sama firma, poza zakresem szkolenia.

Czy dane firmowe używane podczas ćwiczeń są bezpieczne?

Podczas szkolenia omawiane są zasady bezpiecznego korzystania z AI, w tym unikanie wprowadzania danych poufnych do narzędzi ogólnodostępnych oraz sposoby pracy na danych zanonimizowanych lub przykładowych tam, gdzie to możliwe. Na życzenie firmy można podpisać umowę o zachowaniu poufności (NDA) — jest to bezpłatne.

Czy trzeba przygotować dane logowania do systemu ERP na potrzeby szkolenia?

Domyślnie nie jest to wymagane — ćwiczenia można oprzeć na eksportach danych lub przykładowych zestawieniach. Jeśli w konkretnym przypadku dostęp do systemu okazałby się rzeczywiście potrzebny, powód każdorazowo jest wyjaśniany przed poproszeniem o dane logowania.

Ilu pracowników może brać udział w jednym szkoleniu?

Liczba uczestników jest ustalana indywidualnie z klientem, w zależności od struktury działu zakupów i dostępnej przestrzeni w siedzibie firmy. Mniejsze grupy pozwalają na więcej ćwiczeń praktycznych, większe — na szersze omówienie zastosowań w różnych obszarach zakupowych.

Co jeśli po szkoleniu pojawią się dodatkowe pytania praktyczne?

Objęte gwarancją do 12 miesięcy wsparcie pozwala wrócić do prowadzącego z pytaniami, które pojawiają się już po wdrożeniu narzędzi AI w codziennej pracy działu — dotyczy to sytuacji, w których podczas samego szkolenia trudno przewidzieć wszystkie przypadki spotykane później w praktyce.

Warianty szkolenia w zależności od profilu działu zakupów

Zakres materiału różni się w zależności od tego, czy dział zakupów obsługuje głównie zamówienia towarów handlowych, komponentów produkcyjnych, czy usług. Przy zakupach towarów handlowych nacisk kładziony jest na porównywanie cenników i warunków dostaw wielu dostawców naraz. Przy zakupach komponentów produkcyjnych więcej czasu poświęca się na analizę specyfikacji technicznych i zgodności parametrów, ponieważ tu pomyłka w interpretacji dokumentu ma większe znaczenie niż przy prostym zakupie materiałów biurowych. Przy zakupach usług, na przykład podwykonawstwa czy usług IT, szkolenie skupia się bardziej na analizie umów i warunków rozliczeń niż na porównywaniu cen jednostkowych. Ustalenie profilu działu zakupów przed szkoleniem pozwala dobrać przykłady ćwiczeń bliskie codziennej pracy uczestników, zamiast opierać zajęcia na generycznych scenariuszach niezwiązanych z branżą firmy.

Rozwinięcie tematu diagnozy wstępnej

Diagnoza wstępna, o której mowa w warunkach usługi, polega na krótkiej rozmowie z osobą odpowiedzialną za dział zakupów oraz przeglądzie przykładowych dokumentów, z jakimi na co dzień pracują pracownicy — ofert, zamówień, zestawień cenowych. Na tej podstawie ustalany jest zakres materiału oraz liczba dni szkolenia, tak aby program nie obejmował zagadnień zbędnych z punktu widzenia konkretnej firmy. Dopiero po takiej diagnozie przedstawiana jest wycena, również bezpłatna, obejmująca liczbę dni szkoleniowych i liczbę uczestników. Taki układ pozwala uniknąć sytuacji, w której firma płaci za program szkolenia niedopasowany do realnego poziomu wiedzy zespołu lub do specyfiki branży, w jakiej działa dział zakupów.

Kiedy to szkolenie nie wystarczy

Szkolenie z wykorzystania AI w dziale zakupów uczy pracy z gotowymi narzędziami, nie jest natomiast wdrożeniem systemu informatycznego ani integracją AI bezpośrednio z systemem ERP firmy. Jeśli celem jest stałe, automatyczne połączenie modelu AI z bazą danych zakupowych albo stworzenie dedykowanego rozwiązania działającego bez udziału pracownika, jest to odrębny temat wykraczający poza zakres samego szkolenia — w takich przypadkach warto to od razu zaznaczyć przy ustalaniu zakresu współpracy, aby program został dopasowany do realnych oczekiwań firmy.

Podobnie szkolenie nie zastępuje wdrożenia dedykowanego oprogramowania zakupowego ani integracji z systemami dostawców za pomocą interfejsów programistycznych (API). Uczestnicy poznają, jak korzystać z ogólnodostępnych i firmowych narzędzi AI ręcznie, w codziennej pracy przy komputerze, natomiast automatyzacja procesów bez udziału człowieka — na przykład samoczynne generowanie zamówień na podstawie analizy AI — wymaga odrębnego projektu informatycznego, wykraczającego poza formułę jednorazowego szkolenia. Dział zakupów, który po szkoleniu zdecyduje się na dalszy rozwój takich rozwiązań, powinien traktować je jako kolejny, osobny etap współpracy.

Ostatecznym celem szkolenia pozostaje to, żeby dział zakupów samodzielnie i świadomie korzystał z dostępnych narzędzi AI przy analizie ofert, bez ślepego zaufania do każdej wygenerowanej odpowiedzi, ale też bez rezygnacji z realnych oszczędności czasu, jakie takie narzędzia mogą dać przy odpowiednim przeszkoleniu zespołu.

22 378 48 09

Szkolenie z wykorzystania AI w dziale zakupów