Platforma B2B połączona z systemem ERP pozwala kontrahentom składać zamówienia widoczne od razu w systemie, bez ręcznego ich przepisywania.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje połączenie platformy B2B z systemem ERP, ustawienie synchronizacji cenników, stanów i zamówień oraz przetestowanie działania integracji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm sprzedających do stałych kontrahentów przez dedykowaną platformę B2B.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji z platformą B2B mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres integracji i przepływ danych między systemami

Prawidłowo skonfigurowane połączenie między platformą B2B (portalem internetowym dedykowanym dla klientów hurtowych) a systemem ERP (oprogramowaniem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) automatyzuje kluczowe procesy handlowe i magazynowe. Integracja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów, co zmniejsza ryzyko pomyłek i skraca czas realizacji zamówień.

W ramach integracji uruchamiana jest wielokierunkowa wymiana informacji obejmująca:

Kartoteki towarowe i asortyment: przesyłanie nazw produktów, unikalnych kodów towarowych (kodów SKU oraz EAN), opisów technicznych, zdjęć, jednostek miary, atrybutów oraz podziału na kategorie bezpośrednio z bazy danych ERP na platformę B2B.
Stany magazynowe i dostępność: synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym lub w zdefiniowanych interwałach czasowych. System uwzględnia rozróżnienie między stanem magazynowym fizycznym a stanem dyspozycyjnym (dostępnym do sprzedaży po odliczeniu rezerwacji). Możliwa jest również obsługa wielu magazynów (magazyn centralny, magazyny lokalne, magazyny tranzytowe).
Indywidualne cenniki i warunki handlowe: przenoszenie poziomów cenowych, indywidualnych rabatów przypisanych do konkretnego kontrahenta, cen promocyjnych, cenników walutowych oraz progów ilościowych (rabatów zależnych od wielkości zamówienia). Kontrahent po zalogowaniu na platformę widzi wyłącznie ceny ustalone w umowie handlowej.
Limity kupieckie i rozrachunki: weryfikacja kredytu kupieckiego (odroczonego terminu płatności) w systemie ERP podczas składania zamówienia na platformie. Jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit finansowy lub posiada przeterminowane płatności, platforma może automatycznie zablokować możliwość wyboru płatności odroczonej i wymusić przedpłatę.
Automatyczne tworzenie zamówień: zamówienie złożone przez kontrahenta na platformie hurtowej trafia bezpośrednio do systemu ERP jako dokument ZK (zamówienie od klienta) wraz z automatyczną rezerwacją towaru w magazynie, przypisaniem opiekuna handlowego oraz uwzględnieniem wybranego sposobu dostawy i płatności.
Historia dokumentów i faktury: udostępnianie kontrahentom w panelu B2B historii wystawionych dokumentów handlowych i magazynowych (faktur, dokumentów WZ – wydanie zewnętrzne, korekt) wraz z możliwością bezpośredniego pobrania plików w formacie PDF wygenerowanych przez silnik ERP.

Architektura techniczna i metody komunikacji

Sposób połączenia platformy internetowej z systemem ERP zależy od architektury sieciowej firmy, wersji oprogramowania magazynowego oraz możliwości serwera bazy danych. Wdrażane są rozwiązania dopasowane do infrastruktury klienta, zapewniające wysoką wydajność i ciągłość działania.

Najczęściej stosowane metody integracji to:

Bezpośrednia komunikacja przez interfejsy API: wykorzystanie protokołów REST API lub SOAP (nowoczesnych interfejsów programistycznych pozwalających na bezpieczną wymianę ustrukturyzowanych danych w formatach JSON lub XML). Metoda ta zapewnia natychmiastowe przekazywanie informacji o zamówieniach i stanach magazynowych.
Dedykowana szyna danych i oprogramowanie pośredniczące (middleware): instalacja bezpiecznej aplikacji synchronizującej na serwerze lokalnym klienta lub w środowisku chmurowym. Oprogramowanie to pobiera dane z bazy SQL systemu ERP za pośrednictwem oficjalnych bibliotek programistycznych (np. Sfera dla Subiekta GT/nexo, Comarch Optima API) i przekazuje je na platformę B2B, zabezpieczając bazę główną przed bezpośrednim dostępem z sieci zewnętrznej.
Automatyczna wymiana plików przez bezpieczny protokół SFTP: cykliczny eksport i import plików wymiany danych (XML, CSV, formaty EDIFACT) za pośrednictwem szyfrowanego protokołu transferu plików SFTP. Rozwiązanie to sprawdza się w środowiskach o podwyższonych rygorach bezpieczeństwa lub przy starszych wersjach systemów ERP.
Kolejkowanie zadań i mechanizmy Webhooks: zastosowanie asynchronicznego przetwarzania zdarzeń, w którym platforma B2B wysyła natychmiastowe powiadomienie (webhook) o nowym zamówieniu, a system kolejkowania dba o poprawne zapisanie dokumentu w ERP nawet przy chwilowym obciążeniu serwera.

Obsługiwane systemy ERP i platformy hurtowe

Integracje realizowane są dla wiodących systemów ERP używanych w polskich przedsiębiorstwach handlowych i produkcyjnych, w tym:

InsERT: Subiekt GT (z wykorzystaniem dodatku Sfera dla Subiekta GT do bezpiecznego zapisu obiektowego), Subiekt nexo oraz Subiekt nexo PRO (z wykorzystaniem nexo SDK), a także powiązane moduły Gestor i Rewizor.
Comarch ERP: Comarch ERP Optima (integracja przez interfejs COM / Optima API), Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum (zaawansowane procedury bazodanowe i usługi sieciowe).
WAPRO ERP: WAPRO Mag (dawniej WF-Mag) w wariantach Biznes, Prestiż i Wielomagazynowy, z wykorzystaniem natywnych struktur bazodanowych Microsoft SQL Server oraz WAPRO API.
Pozostałe systemy: Sage Symfonia, enova365, RAKS SQL, systemy SAP, a także platformy księgowo-magazynowe w chmurze (iFirma, wFirma, Fakturownia) oraz integratory wielokanałowe (BaseLinker).

Po stronie platformy B2B połączenie może dotyczyć dedykowanych systemów hurtowych pisanych na zamówienie, komercyjnych platform B2B SaaS (oprogramowania udostępnianego jako usługa w chmurze) lub popularnych silników sklepów internetowych rozbudowanych o moduły sprzedaży hurtowej (WooCommerce B2B, Magento Commerce B2B, PrestaShop B2B).

Typowe błędy i zagrożenia przy samodzielnej konfiguracji

Próby samodzielnego łączenia platformy internetowej z bazą ERP bez odpowiedniej wiedzy z zakresu relacyjnych baz danych i specyfiki systemów handlowych często prowadzą do poważnych zakłóceń w pracy firmy.

Do najczęstszych problemów należą:

Blokowanie bazy danych (zjawisko deadlock): wykonywanie bezpośrednich, nieoptymalnych zapytań SQL przez skrypt zewnętrzny w godzinach pracy handlowców stacjonarnych powoduje blokowanie tabel bazy danych Microsoft SQL Server. W efekcie pracownicy biurowi doświadczają zawieszania się programu ERP podczas wystawiania faktur.
Nadrezerwacja towarów (overselling): brak uwzględnienia buforów magazynowych oraz opóźnienia w synchronizacji mogą doprowadzić do sytuacji, w której ten sam towar zostanie sprzedany jednocześnie kontrahentowi na platformie B2B i klientowi stacjonarnemu.
Niespójność algorytmów rabatowych: błędne odwzorowanie skomplikowanych mechanizmów cennikowych z ERP (np. hierarchii rabatów grup towarowych, cenników indywidualnych i promocji łączonych) na platformie B2B skutkuje naliczaniem kontrahentom nieprawidłowych kwot na zamówieniach.
Brak mechanizmów wznawiania transakcji: w przypadku chwilowej awarii łącza internetowego lub restartu serwera niepoprawnie napisana integracja gubi zamówienia lub generuje je podwójnie. Konieczne jest stosowanie transakcyjności bazodanowej (zasady, w której operacja zostaje w całości zatwierdzona albo w całości cofnięta).
Bezpośrednie otwarcie portów bazy danych na świat zewnętrzny: wystawienie portu serwera SQL (domyślnie port 1433) bezpośrednio na publicznym adresie IP bez szyfrowanego tunelu VPN (wirtualnej sieci prywatnej) stwarza bezpośrednie zagrożenie atakiem hakerskim i kradzieżą danych handlowych.

Specyficzne scenariusze biznesowe w kanale hurtowym

Standardowa wymiana danych często wymaga dostosowania do indywidualnych procedur handlowych obowiązujących w danej firmie.

Wdrożenie może uwzględniać zaawansowane reguły biznesowe:

Wielopoziomowa struktura kontrahenta: obsługa kont firmowych, w których do jednego podmiotu gospodarczego przypisanych jest wielu pracowników (np. kupców z różnych oddziałów) z różnymi uprawnieniami, limitami kwotowymi zamówień oraz wymogiem akceptacji zamówienia przez kierownika zakupów przed wysłaniem do ERP.
Nietypowe jednostki miary i przeliczniki: automatyczne przeliczanie jednostek magazynowych na handlowe (np. sprzedaż w kartonach, paletach, metrach bieżących lub kilogramach z automatycznym zaokrąglaniem do pełnych opakowań zbiorczych).
Obsługa zamówień pod produkcję lub z dostawą przyszłą: możliwość zamawiania towarów o zerowym stanie magazynowym z automatycznym generowaniem w ERP zamówień do dostawców (dokumentów ZD) lub zleceń produkcyjnych.
Wielomagazynowość i rejonizacja dostaw: kierowanie zamówień do realizacji z konkretnego magazynu lokalnego w zależności od lokalizacji kontrahenta lub przypisanego centrum dystrybucyjnego.

Procedura wdrożenia i konfiguracji na serwerze

Prace wdrożeniowe realizowane są bezpośrednio w środowisku klienta lub zdalnie z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych. Standardowy proces wdrożenia obejmuje:

Audyt środowiska IT i bazy danych: analiza wersji oprogramowania ERP, silnika bazodanowego (np. Microsoft SQL Server), konfiguracji serwera, dostępnych zasobów pamięci RAM i procesora oraz struktury danych kontrahentów i cenników.
Przygotowanie środowiska testowego: wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych i uruchomienie integracji w odizolowanym środowisku testowym. Weryfikowane jest poprawne mapowanie pól oraz poprawność naliczania cen bez ryzyka zakłócenia bieżącej sprzedaży.
Konfiguracja oprogramowania synchronizującego: instalacja usług systemowych odpowiedzialnych za cykliczną wymianę danych, konfiguracja kluczy API, parametrów połączeń szyfrowanych oraz harmonogramu zadań.
Testy integracyjne i symulacja obciążenia: przeprowadzenie próbnego składania zamówień, aktualizacji stanów magazynowych oraz weryfikacja obsługi sytuacji awaryjnych (brak połączenia, błędy danych wejściowych).
Uruchomienie produkcyjne i monitoring: przełączenie integracji na produkcyjną bazę danych oraz weryfikacja poprawności pierwszych zamówień spływających od kontrahentów.

Bezpieczeństwo danych, kopie zapasowe i poufność

Baza danych systemu ERP zawiera najcenniejsze informacje przedsiębiorstwa: bazy klientów, historię transakcji, marże oraz warunki handlowe. Z tego względu wszelkie prace przy integracji podlegają ścisłym rygorom bezpieczeństwa:

Umowa o zachowaniu poufności: przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac na serwerze oferowane jest bezpłatne podpisanie umowy NDA (umowy o zachowaniu poufności), która formalnie zabezpiecza tajemnice handlowe firmy.
Kopie bezpieczeństwa (backup): przed rozpoczęciem konfiguracji i modyfikacji struktur bazy danych zawsze weryfikowana jest obecność aktualnej kopii zapasowej lub wykonywany jest pełny zrzut bazy ERP.
Zasada minimalnych uprawnień: do obsługi integracji tworzone są dedykowane konta techniczne z uprawnieniami ograniczonymi wyłącznie do niezbędnych tabel i procedur, bez konieczności udostępniania głównych haseł administratora systemowego.
Szyfrowanie transmisji danych: cała komunikacja między serwerem ERP a platformą B2B odbywa się za pośrednictwem szyfrowanych protokołów TLS/HTTPS oraz bezpiecznych tuneli sieciowych.

Dodatkowe pytania o integrację platformy B2B z ERP

Czy platforma B2B może działać, gdy serwer ERP w siedzibie firmy straci połączenie z Internetem?

Tak. Prawidłowo zaprojektowana platforma B2B przechowuje kopię danych asortymentowych i cennikowych we własnej bazie internetowej. W przypadku awarii łącza internetowego w siedzibie firmy lub przerwy konserwacyjnej serwera ERP kontrahenci mogą nadal przeglądać ofertę i składać zamówienia. Zamówienia te są bezpiecznie kolejkowane w bazie platformy i zostają automatycznie przesłane do systemu ERP natychmiast po przywróceniu łączności.

Jak często aktualizowane są stany magazynowe na platformie B2B?

Częstotliwość synchronizacji jest konfigurowana w zależności od wielkości asortymentu, liczby transakcji oraz wydajności serwera. Stany magazynowe mogą być odświeżane niemal natychmiastowo przy użyciu mechanizmów zdarzeniowych lub w cyklicznych interwałach (np. co kilka minut). Dodatkowo w momencie dodawania towaru do koszyka lub finalizacji zamówienia platforma może wykonać szybkie zapytanie weryfikujące dostępność wybranego indeksu bezpośrednio w ERP.

Czy konieczne jest wykupienie dodatkowych modułów lub licencji od producenta systemu ERP?

Zależy to od posiadanego oprogramowania. Część systemów wymaga posiadania modułów rozszerzających do programistycznej obsługi bazy (np. Sfera dla Subiekta GT, licencje dostępowe API dla Comarch ERP Optima czy moduły dodatkowe w systemie WAPRO Mag). Podczas bezpłatnej diagnozy wstępnej weryfikowane są posiadane licencje i dobierany jest najbardziej optymalny kosztowo sposób integracji.

Czy integracja spowolni codzienną pracę handlowców korzystających z programu ERP w biurze?

Prawidłowo wdrożona integracja nie wpływa negatywnie na pracę użytkowników stacjonarnych. Zapytania do bazy danych są optymalizowane pod kątem wykorzystania indeksów, a ciężkie operacje synchronizacyjne (np. pełne przesyłanie zdjęć czy opisów) są harmonogramowane na godziny nocne lub realizowane na replikach bazodanowych.

Czy możliwa jest integracja, jeśli firma posiada nietypowe, autorskie modyfikacje w bazie ERP?

Tak. Doświadczenie w pracy ze strukturami baz danych Microsoft SQL Server pozwala na uwzględnienie niestandardowych pól własnych, tabel dodatkowych oraz autorskich procedur składowanych wdrożonych wcześniej w systemie ERP klienta.

Stabilność integracji i wsparcie powdrożeniowe

Prawidłowa integracja platformy B2B z systemem ERP to fundament zautomatyzowanej sprzedaży hurtowej. Po zakończeniu konfiguracji zapewnione jest wsparcie powdrożeniowe do 30 dni, które pozwala na bieżącą weryfikację poprawności przepływu dokumentów w codziennej pracy firmy. Całość wdrożenia objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, a w przypadku konieczności wykonania prac bezpośrednio na serwerze firmowym dojeżdżamy do klientów na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów.

22 378 48 09

Integracja ERP z platformą B2B dla kontrahentów