Sklepy B2B mają inną specyfikę niż sprzedaż detaliczna — indywidualne ceny dla poszczególnych kontrahentów, limity kredytowe, większe ilości zamawianego towaru — a integracja z magazynem musi to uwzględniać.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje synchronizację indywidualnych cenników przypisanych do poszczególnych kontrahentów, uwzględnienie limitów kredytowych przy składaniu zamówień oraz dostosowanie logiki rezerwacji stanów do specyfiki większych, hurtowych zamówień.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przeznaczona dla firm prowadzących sprzedaż B2B przez dedykowany sklep internetowy, gdzie standardowa integracja projektowana pod sprzedaż detaliczną nie uwzględnia specyfiki współpracy z kontrahentami firmowymi.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji B2B mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Różnice technologiczne między integracją B2B a handlem detalicznym B2C

Sprzedaż w modelu B2B (Business to Business – relacje handlowe między przedsiębiorstwami) różni się od standardowego handlu detalicznego B2C (Business to Consumer – sprzedaż bezpośrednio do konsumenta) pod względem logiki biznesowej, architektury danych oraz obciążenia bazy danych. W klasycznym sklepie detalicznym każdy klient widzi identyczną ofertę cenową, ewentualnie zmodyfikowaną przez ogólny kod rabatowy lub prostą promocję czasową. W platformach hurtowych każdy zalogowany kontrahent może posiadać zupełnie inny cennik bazowy, przypisany indywidualny poziom rabatu, dedykowane warunki płatności oraz odrębne zasady minimalnych wielkości zamówień.

Kolejną istotną różnicą jest skala pojedynczych transakcji. Zamówienia w segmencie B2B dotyczą najczęściej dziesiątek, setek lub tysięcy sztuk asortymentu w ramach jednej operacji koszykowej. Taka charakterystyka wymaga odmiennego podejścia do mechanizmu rezerwacji towaru. W handlu detalicznym stan magazynowy jest z reguły pomniejszany w momencie opłacenia zamówienia przez bramkę płatności internetowych. W sprzedaży hurtowej, gdzie dominującą formą rozliczeń jest kredyt kupiecki (odroczony termin płatności na podstawie faktury), rezerwacja towaru musi nastąpić natychmiast po zatwierdzeniu koszyka, aby uniknąć zjawiska nadosprzedaży (overselling – sprzedaż towaru, którego fizycznie brakuje w magazynie z powodu równoległych transakcji stacjonarnych).

Wdrożenie integracji hurtowej wymaga również obsługi jednostek miar i opakowań zbiorczych. Sklep internetowy musi potrafić przeliczać sztuki pojedyncze na kartony, palety, zgrzewki czy metry bieżące zgodnie z regułami zdefiniowanymi w systemie ERP (Enterprise Resource Planning – zintegrowany system informatyczny do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa). Standardowe moduły integracyjne dla sprzedaży konsumenckiej nie posiadają takich mechanizmów, co prowadzi do błędów w kompletacji zamówień i rozbieżności magazynowych.

Warianty architektury połączenia sklepu z systemem magazynowym

Sposób połączenia platformy internetowej z magazynem zależy od wielkości bazy towarowej, częstotliwości rotacji asortymentu oraz infrastruktury serwerowej w przedsiębiorstwie. Wyróżnia się kilka głównych modeli architektonicznych realizujących taką komunikację:

Integracja bezpośrednia przez API (Application Programming Interface – interfejs programistyczny aplikacji): Sklep internetowy komunikuje się bezpośrednio z usługą sieciową wystawioną przez serwer magazynowy lub szynę danych. Zapewnia to natychmiastowy przepływ informacji o stanach i cenach, co jest kluczowe przy dynamicznie zmieniających się cennikach walutowych i stanach dyspozycyjnych.
Integrator pośredniczący (middleware – dedykowane oprogramowanie pomostowe łączące różne systemy): Aplikacja zainstalowana na serwerze lokalnym firmy lub w chmurze cyklicznie pobiera dane z bazy SQL (Structured Query Language – język zapytań do relacyjnych baz danych) systemu ERP, przetwarza je i wysyła do sklepu, jednocześnie odbierając nowe zamówienia. Rozwiązanie to odciąża główną bazę danych ERP przed nadmierną liczbą zapytań generowanych przez ruch sieciowy.
Integracja przez platformy wielokanałowe (np. BaseLinker): System e-commerce oraz oprogramowanie magazynowe są połączone za pośrednictwem zewnętrznego hubu integracyjnego. Sprawdza się to w firmach prowadzących równolegle sprzedaż hurtową, detaliczną oraz obecnych na zewnętrznych portalach handlowych.
Synchronizacja hybrydowa z buforowaniem: Ceny i podstawowe kartoteki towarowe są synchronizowane w ustalonych interwałach czasowych, natomiast stany magazynowe i weryfikacja limitów kupieckich odbywają się w czasie rzeczywistym w momencie przechodzenia kontrahenta do kasy zamówienia.

Kluczowe moduły konfigurowane podczas wdrożenia integracji B2B

Właściwa konfiguracja wymiany danych między sklepem a systemem magazynowym wymaga precyzyjnego ustawienia szeregu wyspecjalizowanych modułów. Każdy z nich odpowiada za inny obszar procesu handlowego:

1. Moduł indywidualnych cenników i polityki rabatowej. W systemach takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima czy WAPRO Mag kontrahenci są przypisani do różnych grup cenowych lub posiadają indywidualne siatki rabatowe na wybrane grupy towarowe. Integracja przenosi tę logikę do panelu klienta w sklepie internetowym. Użytkownik po zalogowaniu widzi wyłącznie ceny netto i brutto wyliczone bezpośrednio dla jego konta, z uwzględnieniem rabatów progowych (rabaty uzależnione od wielkości jednorazowego zamówienia).

2. Moduł kontroli limitów kupieckich i blokad płatniczych. Kredyt kupiecki to podstawowy instrument finansowy w obrocie hurtowym. W trakcie składania zamówienia integrator odpytuje system ERP o aktualne saldo kontrahenta oraz sumę dokumentów nierozliczonych (faktur po terminie płatności). W przypadku przekroczenia ustalonego limitu kredytowego lub wystąpienia zaległości finansowych, system automatycznie blokuje możliwość wyboru płatności odroczonej, wymuszając przedpłatę albo wstrzymując procesowanie zamówienia do decyzji działu handlowego.

3. Moduł synchronizacji stanów dyspozycyjnych i wielomagazynowości. W przedsiębiorstwach wielooddziałowych stan magazynowy całkowity (łączna liczba sztuk w budynkach magazynowych) nie jest tożsamy ze stanem dyspozycyjnym (towar wolny od rezerwacji z innych kanałów sprzedaży). Konfiguracja integracji pozwala na mapowanie konkretnych magazynów fizycznych lub logicznych do widoku w sklepie internetowym, uwzględniając bufor bezpieczeństwa (minimalny zapas chroniący przed jednoczesnym wykupieniem towaru w kanale stacjonarnym).

4. Moduł automatycznego obiegu dokumentów handlowych. Każde zatwierdzone zamówienie hurtowe trafia do systemu ERP jako dokument ZK (Zamówienie od Klienta – dokument rejestrujący rezerwację towaru w systemie handlowym). Po skompletowaniu i spakowaniu towaru na magazynie pracownicy generują dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne – dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru odbiorcy) oraz fakturę sprzedaży, a integrator automatycznie przesyła numer listu przewozowego oraz wygenerowany dokument sprzedaży w formacie PDF na konto klienta w portalu B2B.

5. Moduł weryfikacji danych kontrahenta i statusu podatkowego. Podczas rejestracji nowej firmy w sklepie hurtowym mechanizm integracyjny może automatycznie weryfikować numer NIP w rejestrach publicznych (GUS – Główny Urząd Statystyczny, rejestr podatników VAT oraz unijna baza VIES – VAT Information Exchange System), pobierając oficjalne dane teleadresowe spółki i eliminując ryzyko błędów przy wystawianiu dokumentów księgowych.

Obsługiwane środowiska bazodanowe i systemy ERP

Konfiguracja integracji magazynowej wymaga biegłej znajomości struktury baz danych oraz specyfiki silników stosowanych w systemach zarządzania przedsiębiorstwem. Prace wdrożeniowe realizowane są na popularnych rozwiązaniach rynkowych, w tym:

Systemy rodziny InsERT: Subiekt GT, Subiekt nexo, Subiekt nexo PRO oraz moduły Gestor, operujące na silnikach relacyjnych Microsoft SQL Server.
Systemy Asseco WAPRO: WAPRO Mag (WF-Mag), WAPRO Fakir, WAPRO Kaper, zoptymalizowane pod kątem szybkiej obsługi magazynowej i handlowej.
Rozwiązania Comarch: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum, stosowane w średnich i dużych przedsiębiorstwach dystrybucyjnych.
Pozostałe platformy ERP: enova365, Sage Symfonia, RAKS SQL oraz wybrane moduły SAP.
Silniki sklepowe i platformy B2B: dedykowane portale B2B, WooCommerce z rozszerzeniami hurtowymi, PrestaShop, Magento / Adobe Commerce oraz integracje za pośrednictwem systemu BaseLinker.

Typowe błędy przy samodzielnych próbach integracji hurtowej

Próby samodzielnego uruchomienia integracji za pomocą uniwersalnych, gotowych wtyczek często prowadzą do poważnych zaburzeń w bieżącej pracy firmy. Do najczęstszych problemów należą:

Stosowanie wtyczek dedykowanych dla sprzedaży detalicznej B2C. Gotowe moduły sklepowe najczęściej nie obsługują hierarchii cenowej. W rezultacie po synchronizacji kontrahenci B2B widzą standardowe ceny detaliczne brutto lub ceny z nieprawidłowymi stawkami podatkowymi, co paraliżuje sprzedaż i zmusza dział handlowy do ręcznego korygowania zamówień.

Przeciążenie serwera bazodanowego SQL. Niewłaściwie skonstruowane zapytania integratora wysyłane do bazy danych co kilka sekund mogą doprowadzić do blokowania tabel (deadlock – zjawisko zakleszczenia transakcji w bazie danych). W efekcie stacjonarne stanowiska sprzedażowe i magazynowe w siedzibie firmy zaczynają drastycznie zwalniać lub zawieszać się w godzinach szczytu handlowego.

Brak kolejkowania zapytań przy awariach sieci. Jeśli serwer firmowy na chwilę utraci łączność z internetem, źle skonfigurowany integrator może bezpowrotnie pominąć zamówienia złożone w tym czasie przez klientów w sklepie online. Prawidłowa integracja musi posiadać mechanizm kolejkowania (bufor transakcyjny), który wznawia przesyłanie danych po przywróceniu połączenia.

Niewłaściwa obsługa jednostek miar i zaokrągleń. Rozbieżności na poziomie groszy wynikające z odmiennych algorytmów zaokrąglania cen netto i brutto w silniku sklepu oraz w systemie ERP prowadzą do błędów księgowych i odrzucania dokumentów przez systemy finansowe.

Kiedy problem leży poza konfiguracją integratora

W trakcie diagnozowania nieprawidłowości w działaniu wymiany danych między sklepem a magazynem zdarza się, że źródło problemu leży w infrastrukturze sprzętowej lub samej bazie danych. Warto odróżnić błędy konfiguracyjne od innych usterek:

Niewydolność sprzętowa serwera lokalnego. Zbyt mała ilość pamięci operacyjnej RAM lub przeciążone dyski twarde serwera bazodanowego w firmie mogą powodować przekroczenie limitu czasu oczekiwania na odpowiedź (timeout połączenia – błąd przekroczenia limitu czasu oczekiwania na odpowiedź serwera). W takim przypadku konieczna jest optymalizacja środowiska serwerowego lub rozbudowa podzespołów.

Uszkodzenia logiczne i brak indeksowania bazy ERP. Wielomiesięczna praca na dużej bazie danych bez regularnej konserwacji (reindeksacja tabel, czyszczenie logów transakcyjnych) prowadzi do powolnego wykonywania operacji wyszukiwania towarów i kontrahentów.

Niestabilne łącze internetowe lub błędna konfiguracja sieci. Brak stałego adresu IP, brak szyfrowanego tunelu VPN (Virtual Private Network – wirtualna sieć prywatna zapewniająca bezpieczne połączenie szyfrowane między serwerem a siecią zewnętrzną) lub restrykcyjne reguły zapory sieciowej (firewall) mogą okresowo zrywać sesje komunikacyjne integratora.

Najczęściej zadawane pytania o integrację sklepu B2B z magazynem

Czy integracja pozwala na ukrycie oferty i cen przed niezalogowanymi użytkownikami?

Tak. Jest to standardowa funkcja wdrożeń B2B. Sklep internetowy może funkcjonować w trybie zamkniętym (katalog dostępny wyłącznie po weryfikacji i aktywacji konta firmowego przez administratora) lub półotwartym, gdzie opisy produktów są publiczne, ale ceny i stany magazynowe stają się widoczne dopiero po zalogowaniu kontrahenta.

Jak rozwiązywana jest kwestia sprzedaży towarów z wielu magazynów fizycznych?

Mechanizm integracji może sumować stany z wybranych magazynów lokalnych i oddziałowych lub prezentować kontrahentowi dostępność w podziale na konkretne lokalizacje. Możliwe jest również ustawienie priorytetów wysyłki, dzięki czemu rezerwacja schodzi w pierwszej kolejności z magazynu głównego, a dopiero po jego wyczerpaniu z magazynów pomocniczych.

Co się dzieje w przypadku chwilowej awarii internetu w siedzibie firmy?

Prawidłowo skonfigurowane środowisko integrujące wykorzystuje mechanizm asynchronicznej kolejki danych. Zamówienia składane przez kontrahentów w sklepie internetowym są bezpiecznie zapisywane w bazie sklepu. W momencie przywrócenia stabilnego łącza internetowego integrator automatycznie przesyła wszystkie oczekujące dokumenty do bazy ERP bez ryzyka utraty jakiejkolwiek transakcji.

Czy do przeprowadzenia prac konfiguracyjnych konieczne jest przekazanie haseł administratora?

Domyślnie nie prosimy o hasła klientów. Prace konfiguracyjne, tworzenie dedykowanych użytkowników bazodanowych o ograniczonych uprawnieniach oraz weryfikacja połączeń sieciowych są realizowane na miejscu u klienta lub pod jego bezpośrednim nadzorem. Wszelkie czynności wykonywane są z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa IT.

Czy integracja umożliwia automatyczną wysyłkę faktur do klientów hurtowych?

Tak. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży w systemie ERP integrator może automatycznie pobrać wygenerowany plik PDF i udostępnić go w panelu klienta w sklepie internetowym, a także wysłać powiadomienie e-mail z załącznikiem do osoby odpowiedzialnej za rozliczenia po stronie kontrahenta.

Bezpieczeństwo danych, poufność i standardy wdrożenia

Bazy danych systemów handlowo-magazynowych zawierają newralgiczne informacje przedsiębiorstwa: dane teleadresowe kontrahentów, marże, obroty oraz indywidualne warunki handlowe. Z tego względu wszelkie prace wdrożeniowe i diagnostyczne realizowane są z zachowaniem rygorystycznych procedur bezpieczeństwa.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek modyfikacji struktur bazodanowych lub instalacji oprogramowania pomostowego wykonywana jest pełna kopia zapasowa (backup – kopia zapasowa danych) bazy ERP oraz plików sklepu internetowego. Na życzenie klienta podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement, czyli umowa o zachowaniu poufności danych), gwarantująca pełne bezpieczeństwo danych handlowych i osobowych.

Wszystkie usługi realizowane są w modelu bezpośredniego dojazdu do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Dojazd na miejsce jest bezpłatny. Wdrożone rozwiązania podlegają opiece gwarancyjnej do 12 miesięcy, a po zakończeniu konfiguracji zapewniane jest wsparcie techniczne do 30 dni, co daje pewność stabilnego i bezawaryjnego funkcjonowania hurtowni internetowej.

Płynna automatyzacja sprzedaży hurtowej w przedsiębiorstwie

Dopasowanie sklepu internetowego do specyfiki procesów B2B eliminuje konieczność ręcznego przepisywania zamówień, minimalizuje ryzyko pomyłek magazynowych i pozwala na bieżącą kontrolę należności handlowych. Prawidłowo zintegrowany system ERP ze sklepem internetowym stanowi fundament stabilnego rozwoju sprzedaży hurtowej, zapewniając kontrahentom szybki dostęp do aktualnych cen i stanów magazynowych przez całą dobę.

22 378 48 09

Integracja sklepu z magazynem przy sprzedaży hurtowej B2B