Firmy z własną flotą pojazdów mogą połączyć dane o jej eksploatacji i kosztach bezpośrednio z systemem ERP, zamiast prowadzić je osobno.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje połączenie systemu ERP z systemem zarządzania flotą oraz ustawienie wymiany danych o kosztach eksploatacji pojazdów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm z własną flotą pojazdów, które chcą powiązać dane o jej kosztach z systemem ERP.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji z systemem flotowym mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres przesyłanych danych między telematyką a systemem ERP

Wdrożenie wymiany informacji między systemem FMS (Fleet Management System – oprogramowaniem do zarządzania flotą pojazdów) a systemem ERP (Enterprise Resource Planning – systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa) pozwala na automatyzację wielu powtarzalnych procesów księgowych i operacyjnych. Zakres przesyłanych danych zależy od profilu działalności firmy oraz wykorzystywanych modułów w programach takich jak InsERT Subiekt GT lub nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO ERP, enova365 czy SAP.

Podstawowy zakres integracji obejmuje następujące obszary tematyczne:

Rozliczenia paliwa i transakcji flotowych – automatyczne pobieranie zestawień tankowań od operatorów kart paliwowych oraz odczytów z magistrali CAN (Controller Area Network – cyfrowej magistrali przesyłającej dane między sterownikami a czujnikami w pojeździe). System paruje numer karty, datę, godzinę, lokalizację stacji oraz ilość zatankowanego paliwa z konkretnym pojazdem i przypisanym kierowcą. Umożliwia to natychmiastowe wykrywanie anomalii, takich jak tankowanie paliwa w ilości przekraczającej pojemność zbiornika lub brak obecności pojazdu w miejscu transakcji.
Ewidencja przebiegów i stanów liczników – cykliczny odczyt wartości licznika ODO (Odometer – drogomierza wskazującego całkowity przebieg pojazdu) rejestrowanego przez moduł GPS (Global Positioning System – satelitarny system ustalania pozycji). Dane są przesyłane do kartotek środków trwałych lub modułów księgi pojazdów, co eliminuje konieczność ręcznego spisywania stanów liczników pod koniec każdego miesiąca.
Ewidencja tras i kilometrówki do celów podatkowych – generowanie szczegółowych rejestrów przejazdów z podziałem na trasy służbowe oraz prywatne. Ułatwia to prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymaganej przez przepisy podatkowe przy pełnym odliczeniu podatku od wydatków na samochody firmowe.
Rozliczanie czasu pracy kierowców i danych z tachografów – zdalny odczyt plików DDD (Digital Tachograph Data – ustandaryzowanego formatu plików z tachografu cyfrowego oraz karty kierowcy) przez sieć GSM (Global System for Mobile Communications – sieć telefonii komórkowej). Zestawienia czasu jazdy, odpoczynku i dyżurów trafiają bezpośrednio do modułów kadrowo-płacowych (na przykład Gratyfikant GT/nexo, Comarch ERP Optima Kadry i Płace lub WAPRO Gang) w celu wyliczenia wynagrodzeń, diet oraz dodatków za pracę w godzinach nocnych.
Koszty serwisu, części i ubezpieczeń – powiązanie faktur kosztowych za naprawy mechaniczne, wymianę opon, badania techniczne i polisy ubezpieczeniowe z kartoteką konkretnego auta. Umożliwia to precyzyjną alokację wydatków do odpowiednich MPK (Miejsc Powstawania Kosztów – wyodrębnionych pozycji analitycznych w planie kont przedsiębiorstwa) i monitorowanie wskaźnika TCO (Total Cost of Ownership – całkowitego kosztu posiadania pojazdu).
Zlecenia transportowe i dokumenty magazynowe – przesyłanie dokumentów WZ (Wydanie Zewnętrzne – dokumentu magazynowego potwierdzającego wydanie towaru) oraz punktów docelowych z systemu handlowo-magazynowego bezpośrednio do terminali kierowców, a po zrealizowaniu dostawy – automatyczne zwracanie potwierdzenia odbioru do systemu ERP.

Warianty techniczne i architektura połączenia systemów

Sposób realizacji integracji dobierany jest na podstawie możliwości technicznych obu systemów, dostępnych interfejsów programistycznych oraz wymagań dotyczących częstotliwości synchronizacji danych.

W praktyce wyróżnia się cztery główne warianty architektoniczne:

Bezpośrednia integracja przez REST API – najczęściej stosowane rozwiązanie w nowoczesnych środowiskach. REST API (Representational State Transfer Application Programming Interface – styl architektury oprogramowania oparty na protokole HTTP) umożliwia dwukierunkową komunikację z wykorzystaniem formatu JSON (JavaScript Object Notation – lekkiego formatu wymiany danych) lub XML (Extensible Markup Language – rozszerzalnego języka znaczników). Dane mogą być przesyłane w czasie rzeczywistym za pomocą mechanizmu Webhooks (automatycznych powiadomień wysyłanych przez serwer po wystąpieniu określonego zdarzenia) lub pobierane w zdefiniowanych interwałach czasowych.
Integracja na poziomie relacyjnej bazy danych SQL – polega na tworzeniu dedykowanych procedur składowanych (Stored Procedures – przygotowanych sekwencji zapytań SQL zapisanych w bazie), widoków (Views – tabel wirtualnych filtrujących dane) oraz wyzwalaczy (Triggers – automatycznych procedur uruchamianych przy modyfikacji rekordów) na serwerze Microsoft SQL Server. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie, gdy jeden z systemów nie posiada interfejsu sieciowego API, lecz udostępnia bezpieczny dostęp do struktur tabelarycznych.
Wymiana plikowa z automatycznym przetwarzaniem – metoda oparta na cyklicznym generowaniu i parsowaniu (analizie składniowej) plików w formacie CSV (Comma-Separated Values – plikach tekstowych z polami rozdzielanymi przecinkami lub średnikami) lub arkuszy kalkulacyjnych. Pliki są automatycznie pobierane z serwerów SFTP (Secure File Transfer Protocol – bezpiecznego protokołu przesyłania plików), skrzynek pocztowych lub zasobów sieciowych przez usługę działającą w tle, a następnie importowane do ERP za pomocą wbudowanych mechanizmów importu lub bibliotek programistycznych.
Wykorzystanie modułu pośredniczącego typu Middleware – wdrożenie dedykowanej aplikacji pośredniczącej (Middleware – oprogramowania działającego jako łącznik między dwoma niezależnymi systemami). Aplikacja ta pobiera dane z telematyki flotowej, przetwarza je, dokonuje walidacji logicznej, tłumaczy formaty i zapisuje rekordy w ERP przy użyciu oficjalnych bibliotek producenta (takich jak Sfera dla Subiekta GT/nexo czy API Comarch).

Błędy popełniane przy próbach samodzielnego łączenia systemów

Samodzielne próby łączenia systemów flotowych z oprogramowaniem księgowo-magazynowym często prowadzą do problemów ze spójnością danych lub awarii całego środowiska bazodanowego. Do najczęstszych błędów należą:

Bezpośredni zapis do tabel produkcyjnej bazy danych ERP – wykonywanie operacji INSERT lub UPDATE bezpośrednio w tabelach bazy Microsoft SQL Server z pominięciem warstwy logiki biznesowej systemu ERP. Prowadzi to do uszkodzenia więzów integralności, błędów w sumach kontrolnych, utraty wsparcia technicznego producenta oprogramowania, a w skrajnych przypadkach – do uniemożliwienia wykonania przyszłych aktualizacji programu.
Brak ujednolicenia słowników i identyfikatorów – nieuwzględnienie różnic w zapisie kluczowych danych, takich jak numery rejestracyjne (ze spacjami, bez spacji, z myślnikami), kody kierowców czy numery kart flotowych. W efekcie skrypt integracyjny tworzy zduplikowane kartoteki pojazdów lub przypisuje koszty tankowania do niewłaściwych aut.
Niewłaściwa obsługa stref czasowych – ignorowanie różnic między czasem uniwersalnym UTC (Coordinated Universal Time) a czasem lokalnym stosowanym w Polsce (czasem letnim CEST i czasem zimowym CET). Powoduje to przesunięcia w raportach czasu pracy kierowców oraz błędy w powiązywaniu pozycji GPS ze zdarzeniami na stacjach benzynowych.
Brak mechanizmów kolejkowania i obsługi błędów sieciowych – brak wbudowanego mechanizmu ponawiania prób (Retry Mechanism) w przypadku chwilowego braku łączności z serwerem telematyki. Skutkuje to pomijaniem pojedynczych paczek danych i powstawaniem luk w historii tankowań lub przebiegów.
Niezabezpieczone dane uwierzytelniające – zapisywanie haseł do bazy danych, kluczy API oraz certyfikatów w nieszyfrowanych plikach tekstowych, co tworzy poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa infrastruktury IT firmy.

Kiedy to NIE jest problem z integracją programową

W trakcie eksploatacji systemu mogą pojawić się objawy sugerujące awarię integracji, które w rzeczywistości wynikają z innych czynników technologicznych lub organizacyjnych:

Usterka aparatury pomiarowej w pojeździe – uszkodzenie pływaka w zbiorniku paliwa, poluzowanie przewodów magistrali CAN, zabrudzenie anteny odbiornika GPS lub uszkodzenie modemu GSM w pojeździe powodują, że urządzenie pokładowe wysyła błędne dane źródłowe. Integracja przetwarza dane poprawnie, lecz odbiera nieprawidłowe wartości z urządzeń telemetrycznych.
Błędy w procedurach wewnętrznych przedsiębiorstwa – brak dyscypliny w przypisywaniu kart paliwowych do pracowników, przekazywanie kart między kierowcami bez odnotowania w systemie lub opóźnienia w rejestrowaniu faktur kosztowych przez dział księgowości. Żaden mechanizm integracyjny nie naprawi niespójności wynikających z braku procedur operacyjnych.
Przeterminowane wersje silników bazodanowych – wykorzystywanie nieobsługiwanych wersji serwerów bazodanowych, które nie wspierają nowoczesnych standardów szyfrowania TLS (Transport Layer Security – protokołu zapewniającego bezpieczną łączność internetową) w wersji 1.2 lub 1.3. W takiej sytuacji problemem jest brak możliwości nawiązania bezpiecznego połączenia sieciowego z zewnętrzną chmurą telematyczną, a nie błąd w kodzie integratora.
Brak odpowiednich licencji modułowych ERP – próba uruchomienia automatycznej wymiany danych na stanowiskach, które nie posiadają wykupionych modułów programistycznych (na przykład licencji na rozszerzenia sferyczne, dostęp do interfejsu API lub tabele dodatkowe).

Przebieg prac wdrożeniowych i konfiguracyjnych

Wdrożenie połączenia między systemem flotowym a środowiskiem ERP realizowane jest według ustrukturyzowanego planu, co minimalizuje ryzyko zakłóceń w bieżącej pracy działu księgowości i logistyki:

Audyt struktur danych i wersji oprogramowania – weryfikacja zainstalowanej wersji systemu ERP, struktury bazy danych Microsoft SQL Server oraz specyfikacji interfejsu API udostępnianego przez operatora telematyki lub dostawcę kart paliwowych.
Opracowanie matrycy mapowania danych – ustalenie reguł powiązania pól ze środowiska flotowego z polami w systemie ERP (odpowiedniki numerów rejestracyjnych, przypisanie do kont księgowych, podział na odpowiednie MPK, schematy dekretacji kosztów).
Przygotowanie środowiska testowego – utworzenie kopii roboczej bazy danych ERP, na której przeprowadzana jest implementacja skryptów integracyjnych i modułów pośredniczących.
Testy integralności i poprawności obliczeń – wykonanie próbnych importów danych historycznych, weryfikacja obsługi sytuacji nietypowych (błędne formaty danych, duplikaty wpisów, brak połączenia internetowego) oraz sprawdzenie zgodności wyliczonych sum kontrolnych.
Uruchomienie produkcyjne i automatyzacja – przeniesienie konfiguracji do środowiska produkcyjnego, ustawienie automatycznych zadań w Harmonogramie Zadań systemu Windows (Windows Task Scheduler) oraz konfiguracja mechanizmów powiadomień o ewentualnych błędach.

Dodatkowe pytania o integrację systemów flotowych z ERP

Czy integracja spowalnia codzienną pracę w programie ERP?

Prawidłowo zaprojektowana integracja nie wpływa negatywnie na wydajność pracy użytkowników systemu ERP. Wymiana danych odbywa się w tle, najczęściej w godzinach nocnych lub w cyklach kilkunastominutowych, przy użyciu zoptymalizowanych zapytań bazodanowych i mechanizmów asynchronicznych. Dzięki temu zasoby serwera bazy danych Microsoft SQL Server nie są nadmiernie obciążane podczas standardowych godzin pracy biura.

Co się dzieje w przypadku awarii połączenia internetowego?

Moduł integracyjny posiada wbudowany bufor danych oraz dziennik zdarzeń. Jeśli połączenie sieciowe zostanie przerwane, system rejestruje informację o nieudanej próbie synchronizacji, a po przywróceniu łączności automatycznie pobiera zaległe paczki danych z serwera telematyki. Żadne informacje o przebiegach czy tankowaniach nie zostają bezpowrotnie utracone.

Czy można połączyć dane od kilku różnych operatorów kart paliwowych jednocześnie?

Tak. Integrator może pobierać i przetwarzać dane z wielu różnych źródeł równolegle, na przykład od kilku niezależnych koncernów paliwowych, zewnętrznych systemów opłat drogowych oraz systemu GPS zamontowanego w pojazdach. Wszystkie rekordy są standaryzowane do jednolitego formatu akceptowanego przez system ERP przed ich zaksięgowaniem.

W jaki sposób rozliczane są prywatne wyjazdy służbowym samochodem?

W systemach zarządzania flotą kierowcy zazwyczaj przełączają tryb jazdy na terminalu lub w aplikacji mobilnej na tryb prywatny. Moduł integracyjny odczytuje tę flagę i automatycznie oddziela kilometry prywatne od służbowych. W systemie ERP pozwala to na prawidłowe wyliczenie ryczałtu za użytkowanie pojazdu służbowego do celów prywatnych oraz odpowiednie rozliczenie podatkowe bez konieczności ręcznej weryfikacji każdego odcinka trasy.

Czy aktualizacja systemu ERP może uszkodzić działanie integracji?

Jeśli integracja została wykonana z wykorzystaniem oficjalnych interfejsów programistycznych producenta (takich jak biblioteki Sfery czy WebAPI), standardowe aktualizacje systemu ERP zachowują pełną kompatybilność. W przypadku integracji bazodanowych przed wykonaniem aktualizacji wersji programu ERP przeprowadza się weryfikację struktur tabel na środowisku testowym.

Spójność danych flotowych i finansowych w przedsiębiorstwie

Połączenie telematyki pokładowej z systemem ERP przekształca rozproszone informacje o trasach, tankowaniach i naprawach w uporządkowane dane finansowe. Automatyczny przepływ informacji eliminuje konieczność ręcznego przepisywania dokumentów, skraca czas zamykania miesięcy księgowych oraz zapewnia pełną kontrolę nad realnymi kosztami utrzymania floty pojazdów w przedsiębiorstwie.

22 378 48 09

Integracja ERP z systemem zarządzania flotą pojazdów