Przygotowanie kosztorysu budowlanego to czasochłonne zadanie, które w wielu firmach może przyspieszyć odpowiednio dobrane narzędzie AI.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje dobór narzędzi AI wspierających firmy budowlane przy przygotowywaniu kosztorysów i wycen projektów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm z branży budowlanej, które chcą przyspieszyć przygotowywanie kosztorysów.

Ile to trwa

Dobór narzędzi mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty potrzeb, jakie obsługuje ta usługa

Firmy budowlane zgłaszają się z różnymi problemami, choć na pierwszy rzut oka wszystkie dotyczą tego samego – zbyt wolnego przygotowywania kosztorysów. W praktyce warto rozróżnić kilka odmiennych sytuacji, bo każda wymaga innego doboru narzędzi. Pierwsza to firma, która kosztorysuje ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym i chce dodać do niego moduł wspomagający – na przykład rozszerzenie liczące pozycje na podstawie wprowadzonych parametrów albo podpowiadające ceny jednostkowe na bazie wcześniejszych ofert. Druga sytuacja to firma korzystająca już z dedykowanego programu kosztorysowego (opartego np. na katalogach nakładów rzeczowych, tzw. KNR), która chce sprawdzić, czy dostępne w nim funkcje analizy danych da się połączyć z automatycznym odczytem przedmiarów z dokumentacji projektowej. Trzecia grupa to firmy, które chcą, aby narzędzie AI wspomagało odczyt rysunków technicznych i automatycznie generowało wstępny przedmiar robót – to zadanie o innej złożoności niż samo liczenie cen. Czwarta sytuacja dotyczy integracji – kosztorys ma trafiać wprost do systemu księgowego lub ERP używanego w firmie, bez ręcznego przepisywania pozycji. Dobór narzędzia w każdym z tych przypadków wygląda inaczej, dlatego rozpoznanie właściwego wariantu jest pierwszym krokiem usługi.

Błędy przy samodzielnym doborze narzędzi

Zanim firma budowlana zgłosi się po pomoc, zwykle sama próbuje już coś wdrożyć, i to na tym etapie pojawiają się najczęstsze problemy. Pierwszy błąd to wybór narzędzia ogólnego przeznaczenia (np. asystenta tekstowego) do zadania, które wymaga precyzyjnych obliczeń liczbowych – tego typu narzędzia bywają pomocne przy opisach czy specyfikacjach, ale nie są zaprojektowane do wiarygodnego liczenia ilości materiałów czy robocizny. Drugi błąd to instalowanie kilku niepowiązanych ze sobą dodatków, które nie wymieniają się danymi – w efekcie kosztorysant i tak przepisuje liczby ręcznie między programami, a czas pracy się nie skraca. Trzeci częsty problem to pominięcie kwestii bezpieczeństwa danych – do narzędzia trafiają dane ofertowe, ceny zakupu, marże, czyli informacje, których wyciek byłby kosztowny dla firmy, a wybór padał wyłącznie na podstawie ceny licencji, bez sprawdzenia, gdzie i jak dane są przechowywane. Czwarty błąd to brak przetestowania narzędzia na rzeczywistym, złożonym kosztorysie przed zakupem – demo na prostym przykładzie działa dobrze, ale przy większej liczbie pozycji i nietypowych robotach narzędzie zaczyna się mylić lub wymaga tylu poprawek ręcznych, że korzyść z automatyzacji znika.

Kiedy to nie jest ta usługa

Warto też zaznaczyć, czego ta usługa nie obejmuje, żeby uniknąć nieporozumień. Nie jest to wdrożenie całego systemu ERP dla firmy budowlanej – jeśli chodzi o pełną integrację modułów finansowo-księgowych, magazynowych i kosztorysowych w jednym systemie klasy ERP, to zadanie o innym zakresie i innym czasie realizacji niż dobór pojedynczego narzędzia AI. Nie jest to również napisanie własnego, autorskiego oprogramowania kosztorysowego od podstaw – usługa opiera się na dopasowaniu i skonfigurowaniu istniejących narzędzi, a nie na tworzeniu nowego kodu na zamówienie. Nie obejmuje też szkolenia zespołu z zasad kosztorysowania budowlanego jako takiego (czyli metodyki liczenia nakładów, stawek robocizny czy narzutów) – to wiedza branżowa, którą firma powinna mieć niezależnie od narzędzia. Usługa nie dotyczy także wykonywania kosztorysów za klienta – dobierane i konfigurowane jest narzędzie, natomiast samo liczenie i odpowiedzialność za wycenę projektu pozostaje po stronie kosztorysanta w firmie budowlanej.

Integracja z systemami już używanymi w firmie

Dla firm budowlanych, które prowadzą księgowość lub fakturowanie w systemach takich jak InsERT GT/nexo, WAPRO ERP, Comarch ERP, Sage Symfonia, enova365 czy prostszych rozwiązaniach typu iFirma, wFirma czy Fakturownia, istotnym elementem doboru narzędzia AI jest sprawdzenie, czy da się je połączyć z tym, co firma już ma. Bez takiej integracji kosztorys policzony przez nowe narzędzie i tak trzeba ręcznie przenosić do systemu, w którym wystawiane są faktury czy prowadzona jest ewidencja materiałowa, co unieważnia sporą część oszczędności czasu. Dobór narzędzia obejmuje więc sprawdzenie dostępnych opcji eksportu danych (np. do arkusza, pliku wymiany danych czy przez bezpośrednie połączenie z bazą danych systemu) i dopasowanie ich do środowiska IT konkretnej firmy, w tym do infrastruktury opartej na Windows, Microsoft 365 czy Azure, jeśli firma z takich rozwiązań korzysta.

Czy narzędzie AI zastąpi kosztorysanta w firmie?

Nie – narzędzie przyspiesza część czynności, takich jak wstępne liczenie ilości na podstawie przedmiaru czy podpowiadanie cen jednostkowych z historii ofert, ale ostateczna weryfikacja i decyzja o kształcie wyceny projektu budowlanego pozostaje po stronie osoby odpowiedzialnej za kosztorys. Odpowiedzialność za poprawność wyceny nie jest przenoszona na oprogramowanie.

Czy trzeba udostępniać dane klientów lub podwykonawców, żeby dobrać narzędzie?

Nie jest to konieczne na etapie doboru – analiza potrzeb i porównanie dostępnych opcji odbywa się na podstawie opisu procesu kosztorysowania w firmie, a nie na podstawie rzeczywistych danych wrażliwych. Dopiero na etapie wdrożenia i testów, jeśli firma się na to zdecyduje, ustalane jest, jakie dane i w jakim zakresie trafią do narzędzia.

Czy usługa obejmuje też pomoc przy awarii komputera, na którym pracuje kosztorysant?

Tak, w razie potrzeby diagnoza i naprawa sprzętu, na którym pracuje osoba przygotowująca kosztorysy, odbywa się w tym samym modelu dojazdowym co pozostałe zgłoszenia – bez konieczności transportowania komputera czy laptopa gdziekolwiek poza siedzibę firmy.

Co jeśli wybrane narzędzie po pewnym czasie okaże się niewystarczające?

Taka sytuacja jest brana pod uwagę już na etapie doboru – rekomendowane są przede wszystkim narzędzia, które nie wymagają wdrażania od zera w razie zmiany, tylko pozwalają rozszerzać zakres wykorzystania stopniowo, w miarę jak firma nabiera do nich zaufania.

Dodatkowy szczegół dotyczący warunków usługi

Warto dodać, że etap diagnozy wstępnej obejmuje rozmowę o tym, jak obecnie wygląda proces przygotowywania kosztorysu w firmie – ile czasu zajmuje, jakie dokumenty wejściowe są dostępne (np. przedmiary, rysunki, specyfikacje techniczne) i w jakim programie lub arkuszu kosztorys jest finalnie składany. Na tej podstawie proponowane są konkretne narzędzia do przetestowania, a nie ogólna lista rozwiązań dostępnych na rynku. Gwarancja do 12 miesięcy odnosi się do poprawności skonfigurowania i działania dobranych narzędzi zgodnie z ustalonymi wymaganiami – jeśli po wdrożeniu okaże się, że konfiguracja nie działa zgodnie z ustaleniami, poprawki wprowadzane są poza kolejnością.

Jak wygląda praktyczne wdrożenie po doborze narzędzia

Po wybraniu narzędzia lub zestawu narzędzi kolejnym krokiem jest konfiguracja pod kątem konkretnej firmy – np. wprowadzenie własnej bazy cen jednostkowych, ustawienie szablonów pozycji kosztorysowych używanych najczęściej w danej firmie czy dopasowanie formatu eksportu do programu księgowego. To etap, na którym najczęściej widać, czy narzędzie faktycznie skraca czas pracy, czy tylko przenosi ten sam wysiłek w inne miejsce. Dlatego zalecane jest przeprowadzenie krótkiego okresu testowego na rzeczywistym, a nie przykładowym kosztorysie – dopiero wtedy widać, czy narzędzie radzi sobie z nietypowymi pozycjami, robotami dodatkowymi czy zmianami w trakcie realizacji projektu, które w budownictwie zdarzają się często. Jeśli w firmie pracuje więcej niż jedna osoba przygotowująca kosztorysy, warto też sprawdzić, czy narzędzie pozwala na pracę wieloosobową na tych samych danych bez konfliktów wersji.

Bezpieczeństwo danych kosztorysowych

Kosztorysy budowlane zawierają dane, które firmy zwykle traktują jako poufne – ceny zakupu materiałów, wysokość marży, warunki uzgodnione z podwykonawcami. Przy doborze narzędzia AI sprawdzane jest więc nie tylko to, czy narzędzie liczy poprawnie, ale też gdzie i jak przechowuje wprowadzone dane, czy działa lokalnie na komputerze firmowym, czy przesyła dane na zewnętrzne serwery, oraz czy dostęp do zapisanych kosztorysów można ograniczyć do wybranych osób w firmie. To element, który klienci najczęściej pomijają przy samodzielnym wyborze, kierując się wyłącznie ceną licencji lub liczbą dostępnych funkcji, a dopiero później zastanawiają się nad tym, kto właściwie ma wgląd w ich dane ofertowe.

Podsumowanie doboru narzędzi AI do kosztorysowania

Dobór narzędzi AI do kosztorysowania w budownictwie sprawdza się najlepiej wtedy, gdy firma jasno określi, na którym etapie procesu traci najwięcej czasu – przy liczeniu ilości, przy szukaniu cen jednostkowych czy przy przenoszeniu danych między programami – i zaczyna od tego jednego, konkretnego elementu, zamiast wdrażać wszystko naraz.

22 378 48 09

Dobór narzędzi AI wspierających branżę budowlaną przy kosztorysach