Tworzenie dokumentacji technicznej to czasochłonne zadanie, które w wielu firmach może wesprzeć odpowiednio dobrane narzędzie AI.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje dobór narzędzi AI wspierających tworzenie i porządkowanie dokumentacji technicznej firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm regularnie tworzących dokumentację techniczną, które chcą przyspieszyć ten proces.

Ile to trwa

Dobór narzędzi mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jakie kategorie narzędzi bierzemy pod uwagę

Dobór nie polega na wskazaniu jednej aplikacji, tylko na dopasowaniu zestawu narzędzi do sposobu pracy konkretnej firmy. Pod uwagę bierzemy kilka kategorii. Pierwsza to asystenci oparte na dużych modelach językowych (LLM, czyli algorytmy trenowane na dużych zbiorach tekstu, które generują i przekształcają treść na podstawie poleceń) — przydatne przy pisaniu instrukcji od podstaw lub przekształcaniu notatek w gotowy tekst. Druga to narzędzia do transkrypcji mowy na tekst — mają zastosowanie tam, gdzie wiedza o procesie istnieje głównie w głowach pracowników i trzeba ją najpierw nagrać, a potem zamienić na dokument. Trzecia kategoria to systemy typu baza wiedzy z wyszukiwaniem semantycznym (czyli wyszukiwaniem po znaczeniu pytania, nie tylko po dopasowaniu słów) — ułatwiają odnalezienie właściwej procedury bez przeszukiwania dziesiątek plików. Czwarta to wtyczki i integracje łączące narzędzie AI bezpośrednio z systemem, w którym firma już pracuje, na przykład z modułem dokumentacji w systemie ERP.

Warianty potrzeb dokumentacyjnych

Zakres dokumentacji technicznej różni się w zależności od branży i etapu rozwoju firmy, dlatego dobór narzędzi zaczyna się od ustalenia, o jaki rodzaj dokumentacji chodzi. Instrukcje obsługi i procedury dla użytkowników końcowych wymagają narzędzi nastawionych na prosty, przystępny język i eksport do formatów gotowych do wydruku lub publikacji na stronie. Dokumentacja techniczna systemów informatycznych (opisy konfiguracji, procedur wdrożeniowych, integracji między aplikacjami) wymaga z kolei narzędzi radzących sobie z fragmentami kodu, zrzutami ekranu i strukturą hierarchiczną dokumentów. Osobną kategorią są procedury wewnętrzne, czyli tak zwane SOP-y (standard operating procedures, standardowe procedury operacyjne) — opisy krok po kroku, jak wykonać dane zadanie w firmie, przydatne przy wdrażaniu nowych pracowników. Jeszcze inny wariant to dokumentacja powdrożeniowa systemów księgowo-magazynowych, na przykład po wdrożeniu lub aktualizacji InsERT GT/nexo, WAPRO ERP, Comarch ERP, Sage Symfonia, RAKS, WF-Mag czy enova365 — w takich przypadkach dobór narzędzia AI uwzględnia też sposób, w jaki dany system eksportuje dane i czy da się je łatwo powiązać z opisem procedury.

Błędy przy samodzielnym wdrażaniu narzędzi AI do dokumentacji

Firmy, które próbują dobrać narzędzie samodzielnie, najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów. Pierwszy to wybór narzędzia pod kątem popularności, a nie pod kątem realnego formatu dokumentacji, jaki firma faktycznie tworzy — narzędzie dobre do pisania artykułów blogowych niekoniecznie sprawdzi się przy opisie procedur technicznych ze zrzutami ekranu i numeracją kroków. Drugi błąd to wklejanie do narzędzia AI treści zawierających dane wrażliwe (dane klientów, hasła, numery umów) bez sprawdzenia, gdzie i jak długo dostawca narzędzia przechowuje wprowadzane treści — to prosta droga do wycieku danych firmowych. Trzeci błąd to brak ustalonego szablonu dokumentu przed rozpoczęciem pracy z narzędziem — bez szablonu każdy dokument wygląda inaczej, a scalenie ich w jedną spójną bazę wiedzy staje się trudniejsze niż napisanie dokumentacji od nowa. Czwarty, dość częsty błąd, to poleganie wyłącznie na wygenerowanym tekście bez weryfikacji merytorycznej przez osobę znającą dany proces — narzędzie AI potrafi napisać poprawny gramatycznie, ale technicznie nieprecyzyjny opis, jeśli dostanie niepełne dane wejściowe.

Kiedy dobór narzędzi AI to nie jest właściwe rozwiązanie

Warto odróżnić dobór narzędzi AI od innych, pokrewnych usług, bo nie każdy problem z dokumentacją rozwiąże nowa aplikacja. Jeśli firma ma już wystarczające narzędzia, a problemem jest wyłącznie chaos w plikach (brak nazewnictwa, kopie w różnych folderach, brak wersjonowania), to bliżej jej do uporządkowania środowiska IT niż do doboru nowego oprogramowania — w takiej sytuacji pomocny bywa bezpłatny przegląd środowiska IT dla firm, który pokazuje, gdzie faktycznie leży problem, zanim padnie decyzja o zakupie kolejnej licencji. Jeśli z kolei dokumentacja dotyczy sprzętu i jego parametrów technicznych (np. specyfikacji stacji roboczych czy serwerów), a nie procesów, to jest to bardziej zagadnienie inwentaryzacji sprzętu niż dobór narzędzia do pisania tekstów. Dobór narzędzi AI nie zastępuje też szkolenia pracowników — samo najlepiej dobrane narzędzie nie stworzy dokumentacji, jeśli nikt w firmie nie ma czasu ani nawyku jej aktualizowania.

Czy narzędzie AI do dokumentacji trzeba instalować lokalnie na komputerach firmowych?

Zależy od wybranego rozwiązania — większość narzędzi tego typu działa w przeglądarce, więc instalacja nie jest konieczna, ale są też wersje działające lokalnie, wybierane wtedy, gdy dokumentacja zawiera treści, których firma nie chce wysyłać poza własną sieć.

Czy dobrane narzędzie da się połączyć z systemem ERP, którego już używamy w firmie?

W wielu przypadkach tak, jeśli system ERP udostępnia eksport danych lub interfejs programistyczny (API) — dotyczy to między innymi systemów InsERT GT/nexo, Comarch ERP, WF-Mag czy enova365. Zakres możliwej integracji ustalany jest indywidualnie podczas doboru narzędzia.

Czy trzeba mieć dział IT, żeby wdrożyć takie narzędzie?

Nie, wdrożenie podstawowego narzędzia do dokumentacji nie wymaga własnego działu IT — dobór i wstępna konfiguracja są częścią usługi, a dalsza obsługa najczęściej sprowadza się do bieżącego wprowadzania treści przez pracowników odpowiedzialnych za dany proces.

Co jeśli po wdrożeniu narzędzie okaże się niewystarczające?

Taka sytuacja jest objęta gwarancją do 12 miesięcy — zgłoszenie problemu z doborem lub konfiguracją narzędzia jest rozpatrywane poza kolejnością, a rozwiązanie korygowane bez dodatkowych ustaleń od podstaw.

Czy dobór narzędzia obejmuje też przeszkolenie pracowników z jego obsługi?

Podstawowe wprowadzenie do obsługi wybranego narzędzia jest elementem wdrożenia — pracownicy odpowiedzialni za tworzenie dokumentacji otrzymują wskazówki, jak z niego korzystać w codziennej pracy, bez potrzeby osobnego szkolenia zewnętrznego.

Jak wygląda proces doboru krok po kroku

Dobór narzędzia zaczyna się od rozmowy o tym, jaka dokumentacja jest już w firmie, w jakiej formie (pliki tekstowe, arkusze, notatki rozproszone między pracownikami) i kto z niej korzysta na co dzień. Na tej podstawie ustalany jest zakres — czy chodzi o jedno narzędzie do pisania, czy o zestaw kilku narzędzi połączonych ze sobą, na przykład transkrypcji rozmowy z technikiem, przekształcenia nagrania w tekst i uporządkowania go w bazie wiedzy z wyszukiwarką. Kolejny etap to sprawdzenie, z jakimi systemami firmowymi narzędzie musi współpracować — jeśli firma korzysta z Microsoft 365, Google Workspace, systemu ERP lub platformy do zarządzania zgłoszeniami, dobór uwzględnia dostępność integracji z tymi systemami, a nie tylko możliwości samego narzędzia AI. Na końcu proponowane jest jedno lub dwa konkretne narzędzia wraz z proponowanym szablonem dokumentu, żeby firma mogła zacząć wprowadzanie treści od razu po wdrożeniu, bez dodatkowego etapu projektowania struktury dokumentacji od zera.

Bezpieczeństwo danych przy pracy z narzędziami AI

Dokumentacja techniczna często zawiera informacje, które nie powinny trafiać poza firmę — dane dostępowe do systemów, adresy serwerów, opisy infrastruktury sieciowej. Przy doborze narzędzia sprawdzane jest więc nie tylko to, czy dane narzędzie potrafi wygenerować dobry tekst, ale też jak traktuje wprowadzane do niego treści: czy da się wyłączyć wykorzystywanie wpisywanych danych do dalszego trenowania modelu, czy narzędzie oferuje wersję działającą w zamkniętym, lokalnym środowisku oraz jakie mechanizmy kontroli dostępu (np. osobne konta dla poszczególnych pracowników) są dostępne. Domyślnie żadne hasło administratora ani dane dostępowe do systemów firmowych nie są wymagane do samego doboru narzędzia — jeśli w toku prac pojawi się potrzeba wglądu w konkretną konfigurację, zakres i cel takiego dostępu jest zawsze wyjaśniany zawczasu.

Dobór narzędzia to punkt wyjścia, nie jednorazowa decyzja

Narzędzia AI do dokumentacji technicznej zmieniają się szybciej niż większość oprogramowania firmowego, dlatego dobór, który sprawdza się dziś, warto traktować jako punkt startowy, a nie decyzję raz na zawsze. Firma, która zacznie od jednego, dobrze dopasowanego narzędzia i prostego szablonu dokumentu, zyskuje bazę, którą można później rozbudować o kolejne integracje, gdy pojawi się taka potrzeba — bez konieczności przenoszenia całej dokumentacji od zera.

22 378 48 09

Dobór narzędzi AI do tworzenia dokumentacji technicznej