Wdrożenie nowego oprogramowania w firmie wymaga koordynacji instalacji, konfiguracji i przeszkolenia zespołu, aby przebiegło sprawnie i bez zakłóceń w pracy.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje instalację i konfigurację nowego oprogramowania na stanowiskach pracowników oraz przeszkolenie zespołu z jego obsługi.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm wdrażających nowe oprogramowanie, którym zależy na sprawnym przejściu przez ten proces.

Ile to trwa

Wdrożenie oprogramowania mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od skali.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zakres czynności i etapy procesu wdrożeniowego

Wprowadzenie nowego systemu informatycznego do przedsiębiorstwa to wieloetapowe przedsięwzięcie, które wymaga precyzyjnego zaplanowania poszczególnych działań technicznych. Pierwszym krokiem jest audyt infrastruktury IT (przegląd stanu technicznego komputerów, serwerów oraz urządzeń sieciowych). Na tym etapie weryfikowana jest zgodność parametrów sprzętowych z wymaganiami technicznymi instalowanego oprogramowania, w tym dostępność wolnej przestrzeni dyskowej, taktowanie procesora oraz wielkość pamięci RAM (pamięci operacyjnej komputera odpowiedzialnej za tymczasowe przechowywanie danych uruchomionych aplikacji).

Drugim etapem jest przygotowanie środowiska serwerowego i bazodanowego. Większość nowoczesnych aplikacji biznesowych opiera swoje działanie na relacyjnych bazach danych, takich jak Microsoft SQL Server lub PostgreSQL (zaawansowane systemy zarządzania relacyjnymi bazami danych). Prawidłowa konfiguracja instancji bazy danych, przydział zasobów pamięciowych, właściwe ustawienie reguł sortowania znaków (collation) oraz określenie ścieżek zapisu plików danych i dzienników transakcyjnych decydują o stabilności całego systemu w perspektywie kolejnych lat pracy.

Trzeci etap stanowi instalacja oprogramowania klienckiego na poszczególnych urządzeniach końcowych pracowników, takich jak laptopy, komputery stacjonarne, terminale czy stacje robocze All-in-One (komputery zintegrowane w jednej obudowie z monitorem). Każde stanowisko jest konfigurowane pod kątem optymalnej komunikacji z serwerem centralnym, z uwzględnieniem lokalnych ustawień regionalnych, formatów dat i walut oraz konfiguracji zapory sieciowej.

Czwartym krokiem jest bezpieczna migracja danych z dotychczas używanych rozwiązań informatycznych. Proces ten obejmuje ekstrakcję, oczyszczenie oraz import takich elementów jak kartoteki kontrahentów, cenniki, drzewa kategorii towarowych, stany magazynowe z bilansu otwarcia, a także rozrachunki i nierozliczone transakcje. Na zakończenie przeprowadzane są testy spójności danych oraz asysta techniczna podczas pierwszych godzin pracy użytkowników w nowym środowisku.

Obsługiwane systemy i pakiety oprogramowania biznesowego

Prace wdrożeniowe i konfiguracyjne realizowane są dla szerokiego spektrum aplikacji wykorzystywanych w polskim obrocie gospodarczym. W segmencie oprogramowania ERP (systemów do planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) oraz systemów sprzedażowo-magazynowych wsparcie obejmuje między innymi:

Systemy z rodziny InsERT GT oraz InsERT nexo, w tym moduły Subiekt (obsługa sprzedaży i magazynu), Rewizor (pełna księgowość), Rachmistrz (księga przychodów i rozchodów oraz ryczałt), Gratyfikant (kadry i płace), Gestor (zarządzanie relacjami z klientami) oraz Biuro GT i Biuro nexo przeznaczone dla biur rachunkowych.
Rozwiązania WAPRO ERP, w tym WAPRO Mag (zarządzanie sprzedażą i magazynem), Fakturka (uproszczone fakturowanie), Gang (kadry i płace), Kaper (księgowość uproszczona), Fakir (finanse i księgowość) oraz moduły do obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
Systemy Comarch ERP, w szczególności Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz Altum, wraz z konfiguracją serwerów bazy danych Microsoft SQL Server.
Pakiety Sage Symfonia, enova365, RAKS SQL oraz starsze systemy, takie jak WF-Mag, wymagające bezpiecznej konwersji struktur danych do nowszych wersji.
Aplikacje rozliczeniowe i urzędowe, w tym program Płatnik ZUS (oprogramowanie do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), środowiska e-Deklaracji oraz moduły integracyjne z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF - ogólnokrajową platformą do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych).
Środowiska pracy biurowej i współpracy zespołowej, w tym Microsoft 365 (zestaw aplikacji biurowych i usług chmurowych, w tym Exchange Online, SharePoint oraz Teams), Google Workspace, a także usługi katalogowe Microsoft Active Directory (struktura centralnego zarządzania użytkownikami i uprawnieniami w sieci Windows) oraz Microsoft Azure.
Systemy księgowości internetowej i fakturowania, takie jak iFirma, wFirma czy Fakturownia, w połączeniu z integratorami handlowymi, w tym platformą BaseLinker oraz zewnętrznymi sklepami internetowymi i portalami aukcyjnymi.

Warianty architektury wdrożeniowej

Struktura techniczna instalacji jest dopasowywana do specyfiki organizacyjnej danego przedsiębiorstwa, liczby równolegle pracujących użytkowników oraz mobilności kadry pracowniczej. Wyróżnia się cztery główne modele wdrożenia:

Model jednostanowiskowy dedykowany jest małym firmom lub jednoosobowym działalnościom gospodarczym, gdzie cały pakiet oprogramowania wraz z lokalnym silnikiem bazy danych instalowany jest na pojedynczym laptopie lub komputerze stacjonarnym. W takim układzie kluczowe jest prawidłowe odseparowanie bazy danych od potencjalnych zagrożeń, optymalizacja pamięci podręcznej oraz wdrożenie zautomatyzowanego modułu tworzenia kopii zapasowych na zewnętrzny nośnik lub do bezpiecznej przestrzeni sieciowej.

Model klient-serwer w lokalnej sieci przewodowej lub bezprzewodowej (architektura, w której centralna baza danych spoczywa na wydzielonym serwerze, a aplikacje klienckie działają na komputerach pracowników) znajduje zastosowanie w biurach stacjonarnych, hurtowniach oraz punktach handlowych. W tym wariancie niezbędna jest precyzyjna konfiguracja przepustowości sieci LAN (lokalnej sieci komputerowej), odpowiednie ustawienie reguł w zaporze sieciowej oraz optymalizacja zapytań SQL pod kątem jednoczesnego dostępu wielu operatorów.

Model terminalowy oparty na usługach pulpitu zdalnego RDS (Remote Desktop Services - technologia umożliwiająca użytkownikom uruchamianie aplikacji bezpośrednio na zasobach serwera poprzez zdalną sesję graficzną). Rozwiązanie to jest stosowane w strukturach wielooddziałowych, przy pracy hybrydowej oraz wszędzie tam, gdzie pracownicy korzystają ze sprzętu o zróżnicowanej wydajności. Program działa na serwerze z maksymalną prędkością, a na ekran komputera użytkownika przesyłany jest wyłącznie obraz interfejsu.

Model hybrydowy i chmurowy łączy lokalne bazy danych z usługami synchronizacji w chmurze lub bezpiecznymi tunelami VPN (wirtualnymi sieciami prywatnymi, które szyfrują cały ruch sieciowy pomiędzy pracownikiem zdalnym a serwerem firmowym). Umożliwia to kadrze zarządzającej i handlowcom w terenie bezpieczny dostęp do kartotek magazynowych i wystawiania dokumentów w czasie rzeczywistym.

Konfiguracja urządzeń peryferyjnych i integracji handlowych

Wdrożenie oprogramowania handlowo-magazynowego nie ogranicza się wyłącznie do warstwy cyfrowej na ekranie komputera. Istotnym elementem sprawnego funkcjonowania firmy jest prawidłowe skomunikowanie programu z fizycznymi urządzeniami wspierającymi sprzedaż i logistykę.

W ramach prac instalacyjnych realizowana jest konfiguracja drukarek fiskalnych (zarówno urządzeń z tradycyjną kopią elektroniczną, jak i drukarek fiskalnych online przesyłających dane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas). Konfiguracja obejmuje dobór odpowiednich sterowników, ustawienie portów komunikacyjnych COM lub połączeń sieciowych TCP/IP, a także mapowanie stawek podatku od towarów i usług (VAT).

Do systemu podłączane są również czytniki kodów kreskowych (przewodowe oraz bezprzewodowe czytniki laserowe i wizyjne), kolektory danych (przenośne terminale magazynowe z wbudowanym skanerem i systemem operacyjnym), wagi kalkulacyjne i etykietujące oraz drukarki kodów kreskowych i etykiet logistycznych (urządzenia termiczne i termotransferowe). Prawidłowa kalibracja parametrów wydruku, czujników przerw między etykietami oraz prędkości transmisji danych eliminuje błędy podczas przyjmowania i wydawania towarów z magazynu.

Błędy popełniane podczas samodzielnych prób instalacji systemów

Próby samodzielnego uruchomienia rozbudowanych pakietów oprogramowania firmowego przez osoby bez przygotowania informatycznego często prowadzą do przestojów operacyjnych i problemów z integralnością danych. Do najczęściej spotykanych błędów należą:

Instalacja silnika bazodanowego na domyślnych, niezoptymalizowanych parametrach, co prowadzi do nadmiernego zużycia pamięci RAM serwera lub przeciwnie – do sztucznego ograniczenia puli pamięci przydzielonej dla zapytań bazodanowych, skutkującego powolnym generowaniem zestawień i raportów.
Brak wdrożenia cyklicznego, zautomatyzowanego harmonogramu tworzenia kopii zapasowych (backupów transakcyjnych i pełnych) oraz brak weryfikacji poprawności wykonywanych plików archiwum, co w momencie awarii dysku uniemożliwia odzyskanie bazy.
Błędne mapowanie kolumn i typów danych podczas importu kartotek towarowych i kontrahentów z plików arkusza kalkulacyjnego, co powoduje powstawanie zduplikowanych rekordów, brak przypisanych numerów NIP lub błędne jednostki miary.
Ignorowanie wymagań sieciowych i pozostawienie domyślnych blokad w zaporze systemowej Windows Firewall, przez co komputery klienckie tracą stabilne połączenie z instancją bazy danych SQL na serwerze.
Praca wszystkich użytkowników na jednym, wspólnym koncie administratora systemu bez podziału na role i uprawnienia, co stwarza ryzyko przypadkowego usunięcia dokumentów księgowych lub nieautoryzowanego wglądu w poufne dane finansowe przedsiębiorstwa.
Pominięcie wykluczeń w programach antywirusowych, co powoduje, że moduł ochrony w czasie rzeczywistym stale blokuje i skanuje pliki bazy danych (pliki o rozszerzeniach .mdf i .ldf), obniżając wydajność operacji dyskowych.

Kiedy problem wynika z infrastruktury sprzętowej lub sieciowej

Podczas wdrożeń nowego oprogramowania często okazuje się, że zgłaszane trudności z funkcjonowaniem aplikacji nie są spowodowane wadami samego programu, lecz ograniczeniami technicznymi środowiska sprzętowego. Precyzyjna diagnostyka pozwala odróżnić błędy konfiguracyjne od fizycznych usterek:

Wąskie gardła pamięci masowej to częsta przyczyna powolnego działania systemów ERP. Jeśli serwer lub stacja robocza korzysta z tradycyjnego dysku talerzowego HDD (magnetycznego dysku twardego o niskiej liczbie operacji wejścia-wyjścia na sekundę), operacje zapisu dokumentów i generowania raportów trwają długo. Rozwiązaniem jest migracja na szybkie nośniki półprzewodnikowe SSD NVMe (dyski pamięci flash komunikujące się bezpośrednio przez magistralę PCIe), które zapewniają wysoką przepustowość i krótki czas dostępu do rekordów bazy danych.

Niestabilność lokalnej infrastruktury sieciowej objawia się nagłym zrywaniem sesji w programie, komunikatami o utracie łączności z serwerem bazodanowym lub uszkadzaniem transakcji wielodokumentowych. Przyczyną bywa uszkodzone okablowanie strukturalne kategorii 5e lub 6, niepoprawnie zarobione wtyki RJ-45, przeciążone przełączniki sieciowe (switche) lub zakłócenia w bezprzewodowej sieci Wi-Fi spowodowane zbyt dużą liczbą urządzeń pracujących na tym samym kanale radiowym.

Niewydolność pamięci operacyjnej RAM na stanowiskach klienckich prowadzi do sytuacji, w której uruchomienie systemu sprzedażowego wraz z przeglądarką internetową i arkuszem kalkulacyjnym powoduje spowolnienie systemu Windows i intensywne korzystanie z pliku stronicowania na dysku. W takich przypadkach zalecana jest rozbudowa pamięci RAM do poziomu gwarantującego płynną wielozadaniowość.

Standardy bezpieczeństwa, poufność i ochrona informacji

Wdrożenie oprogramowania biznesowego wiąże się z bezpośrednim kontaktem z wrażliwymi danymi firmy, w tym wykazami klientów, cennikami, historią transakcji oraz danymi pracowniczymi podlegającymi ochronie prawnej zgodnie z RODO (ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych).

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac na bazach danych, na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement). Dokument ten stanowi formalne zobowiązanie do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji technicznych, handlowych i organizacyjnych uzyskanych w trakcie realizacji wdrożenia.

Wszystkie procedury instalacyjne i migracyjne poprzedzone są wykonaniem pełnej, weryfikowalnej kopii bezpieczeństwa całego środowiska systemowego. Domyślnie serwis nie wymaga udostępniania haseł głównych użytkowników ani administratorów domenowych – w sytuacjach, gdy obecność uprawnień administracyjnych jest niezbędna do zarejestrowania bibliotek systemowych, czynności te wykonywane są w asyście wyznaczonego pracownika firmy lub z wykorzystaniem tymczasowych kont serwisowych usuwanych po zakończeniu prac.

Często zadawane pytania dotyczące wdrożeń oprogramowania

Czy wdrożenie nowego systemu wiąże się z koniecznością przerwania bieżącej sprzedaży w firmie?

Prace wdrożeniowe planowane są w sposób minimalizujący wpływ na bieżącą działalność operacyjną. Główne operacje instalacyjne na serwerze, przygotowanie baz danych oraz migracja kartotek towarowych i kontrahentów przeprowadzane są w tle lub w wyznaczonych oknach serwisowych. Właściwe przełączenie na nowy system i ostateczny bilans otwarcia realizowane są po wcześniejszym przetestowaniu wszystkich procedur na kopii roboczej.

Co w sytuacji, gdy komputery w firmie pracują na różnych wersjach systemu Windows?

W ramach wstępnego audytu sprawdzana jest kompatybilność poszczególnych wersji systemu operacyjnego Windows (w tym Windows 10, Windows 11 oraz edycji serwerowych Windows Server) z instalowanym oprogramowaniem. W przypadku wykrycia brakujących środowisk uruchomieniowych, takich jak biblioteki .NET Framework lub pakiety Visual C++ Redistributable, są one instalowane i aktualizowane na każdym stanowisku, aby zapewnić jednolite działanie programu w całej sieci.

Czy możliwa jest bezpieczna konfiguracja dostępu zdalnego dla pracowników terenowych i biur handlowych?

Tak, w ramach wdrożenia konfigurowane są bezpieczne mechanizmy łączności zdalnej, w tym połączenia przez wirtualne sieci prywatne VPN ze sprzętowym szyfrowaniem ruchu oraz usługi pulpitu zdalnego RDS. Pozwala to przedstawicielom handlowym i osobom pracującym z domu na stabilny i zabezpieczony dostęp do zasobów centralnego systemu ERP bez ryzyka przechwycenia danych w sieci publicznej.

Jak wygląda przeniesienie danych historycznych ze starego programu do nowej bazy?

Zakres migracji zależy od możliwości technicznych starego i nowego oprogramowania. Standardowo przenoszone są pełne kartoteki kontrahentów z numerami NIP i adresami, kartoteki towarowe z kodami EAN, stawkami VAT i cenami, a także aktualne stany magazynowe wprowadzone dokumentem bilansu otwarcia. W przypadku konieczności przeniesienia historii transakcji z lat ubiegłych, przygotowywane są dedykowane procedury konwertujące struktury baz danych.

Czy po zakończeniu instalacji zapewniana jest opieka techniczna nad wdrożonym systemem?

Usługa wdrożenia objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, a po wykonaniu prac zapewniane jest bezpośrednie wsparcie po wdrożeniu do 30 dni, w ramach którego na bieżąco korygowane są bieżące pytania użytkowników i ewentualne kwestie konfiguracyjne. W przypadku konieczności przeprowadzenia naprawy sprzętowej laptopa podczas wdrożenia, wydawany jest bezpłatny laptop zastępczy z systemem Windows na cały czas trwania naprawy.

Sprawne przygotowanie infrastruktury informatycznej na miejscu w firmie

Prawidłowe wdrożenie oprogramowania biznesowego stanowi fundament stabilnego rozwoju każdego przedsiębiorstwa, eliminując ryzyko przestojów i utraty kluczowych danych handlowych. Wszystkie prace instalacyjne, integracyjne oraz konfiguracyjne realizowane są z bezpośrednim dojazdem do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów w promieniu do 40 kilometrów, w tym w powiecie pruszkowskim, piaseczyńskim, grodziskim, warszawskim zachodnim, legionowskim, wołomińskim i otwockim. Zapewniamy bezpłatną poradę telefoniczną pod numerem 22 378 48 09, bezpłatny przegląd środowiska IT dla firm oraz pełną asystę techniczną, dzięki której przejście na nowy system informatyczny przebiega sprawnie i w przewidywalnym harmonogramie.

22 378 48 09

Wsparcie przy wdrożeniach nowego oprogramowania firmowego