Program lojalnościowy skonfigurowany bezpośrednio w Subiekcie GT pozwala automatycznie naliczać punkty i rabaty stałym klientom, bez ręcznego liczenia.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje ustawienie zasad programu lojalnościowego, przypisanie kart stałego klienta oraz automatyzację naliczania punktów i rabatów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm chcących prowadzić program lojalnościowy dla stałych klientów bezpośrednio w systemie Subiekt GT.

Ile to trwa

Konfiguracja programu lojalnościowego mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Modele programów lojalnościowych w systemie Subiekt GT

Program Subiekt GT (popularny system sprzedaży i gospodarki magazynowej z linii InsERT GT) udostępnia elastyczne mechanizmy pozwalające na wdrożenie różnorodnych strategii premiowania powracających odbiorców. W zależności od profilu działalności handlowej oraz przyjętej polityki cenowej, konfiguracja może opierać się na kilku odmiennych rozwiązaniach technicznych.

Pierwszym wariantem jest model oparty na indywidualnych poziomach cen i stałych rabatach kontrahenta. W kartotece każdego klienta (rekordzie zawierającym dane teleadresowe i handlowe nabywcy) definiuje się domyślny poziom cenowy (np. cena hurtowa, cena specjalna) lub stały procent upustu na cały asortyment bądź wybrane grupy towarowe. Po przypisaniu unikalnego numeru karty lojalnościowej do kartoteki, odczyt karty podczas wystawiania dokumentu sprzedaży automatycznie przełącza cennik na zdefiniowany poziom.

Drugim wariantem jest model progowy, wykorzystujący moduł Promocje dostępny w pakiecie Subiekt GT. Rozwiązanie to pozwala na ustalenie dynamicznych reguł rabatowych uzależnionych od wielkości bieżących zakupów, sumarycznej wartości koszyka lub historii obrotów z danym kontrahentem. System może automatycznie naliczać upust procentowy lub kwotowy po przekroczeniu określonego progu wartościowego.

Trzecim wariantem są programy punktowe, w których każda wydana kwota przeliczana jest na punkty lojalnościowe zapisywane na koncie klienta. W standardowym systemie Subiekt GT punkty te mogą być ewidencjonowane przy użyciu pól własnych kontrahenta (dodatkowych komórek informacyjnych w bazie danych MS SQL Server) lub poprzez dedykowane rozszerzenia oparte o moduł Sfera dla Subiekta GT (oficjalny interfejs programistyczny umożliwiający tworzenie niestandardowych operacji biznesowych). Zgromadzone punkty mogą być następnie wymieniane na nagrody rzeczowe lub rabaty przy kolejnych transakcjach.

Czwartym wariantem jest obsługa bonów towarowych oraz kart przedpłaconych. W tym scenariuszu karta klienta pełni rolę nośnika wartości pieniężnej, a płatność rejestrowana jest w module Kasa i rozrachunki jako rozliczenie formą płatności odroczonej lub bonem o określonym nominale.

Obsługa kart stałego klienta i integracja urządzeń peryferyjnych

Sprawne funkcjonowanie programu lojalnościowego na stanowisku kasowym wymaga bezbłędnej integracji urządzeń odczytujących z oprogramowaniem handlowym. W praktyce handlowej stosuje się kilka standardów nośników tożsamości klienta.

Najczęściej wybieranym rozwiązaniem są plastikowe lub papierowe karty z kodem kreskowym w standardzie EAN-13 (trzynastocyfrowy kod towarowy) lub Code 128 (kod alfanumeryczny o dużej gęstości zapisu). Czytnik kodów kreskowych (skaner podłączany do portu USB, działający w trybie emulacji klawiatury lub przez wirtualny port szeregowy COM) odczytuje ciąg cyfr i przesyła go do aktywnego okna programu. Odpowiednia konfiguracja modułu Kasiarz GT (programu zarządzającego współpracą z urządzeniami peryferyjnymi w pakiecie InsERT GT) pozwala na natychmiastowe wyszukanie kartoteki klienta w bazie danych bez konieczności ręcznego wpisywania numeru przez kasjera.

Alternatywnym rozwiązaniem są karty z paskiem magnetycznym lub karty zbliżeniowe RFID (karty wykorzystujące komunikację radiową bliskiego zasięgu). Odczyt takich kart wymaga podłączenia dedykowanego czytnika magnetycznego lub modułu zbliżeniowego, który przekazuje zakodowany identyfikator bezpośrednio do formatki dokumentu sprzedaży (faktury sprzedaży, paragonu imiennego lub standardowego paragonu fiskalnego).

W ramach konfiguracji sprzętowo-programowej ustawia się również prefiksy i sufiksy kodów (znaki sterujące dodawane na początku i końcu transmisji danych), co zapobiega myleniu numerów kart lojalnościowych z kodami kreskowymi towarów skanowanych do pozycji dokumentu.

Najczęstsze błędy i problemy przy samodzielnej konfiguracji

Nieprawidłowe wdrożenie reguł lojalnościowych w systemie Subiekt GT prowadzi do strat finansowych, wydłużenia czasu obsługi klientów oraz błędów ewidencyjnych w magazynie. Do najczęstszych problemów należą:

Nakładanie się rabatów i brak blokady ceny minimalnej: Jeżeli w systemie aktywny jest rabat domyślny kontrahenta, promocja okresowa oraz upust wprowadzany ręcznie przez sprzedawcę, brak poprawnego ustawienia hierarchii naliczania rabatów może spowodować ich zsumowanie. W efekcie towar zostaje sprzedany poniżej ceny zakupu lub poniżej marży minimalnej (najniższego dopuszczalnego narzutu chroniącego rentowność).
Duplikacja identyfikatorów kart w bazie danych: Błędne przypisanie tego samego kodu kreskowego do kilku kartotek kontrahentów powoduje konflikt podczas skanowania karty przy kasie. System wyświetla komunikat o wieloznaczności lub przypisuje punkty do losowego rekordu w bazie danych MS SQL Server.
Brak konfiguracji uprawnień personelu: Pozostawienie domyślnych uprawnień dla kasjerów umożliwia ręczną zmianę naliczonego rabatu, co sprzyja nadużyciom oraz uniemożliwia rzetelną weryfikację skuteczności programu lojalnościowego w raportach sprzedaży.
Niespójność danych między stanowiskami w sieci lokalnej: W firmach posiadających kilka kas fiskalnych lub stanowisk sprzedażowych pracujących w sieci lokalnej (LAN), brak poprawnej konfiguracji połączeń z serwerem bazodanowym może skutkować opóźnieniami w synchronizacji salda punktowego klienta.
Niewłaściwa obsługa zwrotów towaru i korekt sprzedaży: Jeżeli procedura zwrotu (korekty dokumentu sprzedaży) nie została odpowiednio powiązana z systemem lojalnościowym, punkty przyznane za zakup pozostają na koncie klienta mimo oddania towaru i zwrotu gotówki.

Kiedy standardowe mechanizmy Subiekta GT wymagają rozszerzenia

Wbudowane narzędzia programu Subiekt GT doskonale sprawdzają się w większości tradycyjnych placówek handlowych i usługowych. Istnieją jednak sytuacje biznesowe, w których konieczne jest zastosowanie dodatkowych rozwiązań technologicznych.

Standardowy moduł promocji i rabatów nie posiada wbudowanego mechanizmu automatycznego generowania i wysyłania wiadomości SMS lub e-mail z powiadomieniem o stanie konta punktowego. W takich przypadkach wdraża się zewnętrzne aplikacje integrujące, które komunikują się z bazą danych Subiekta GT za pośrednictwem bibliotek Sfery dla Subiekta GT.

Podobnie w przypadku firm prowadzących równolegle sprzedaż stacjonarną oraz sklep internetowy (e-commerce), konieczna jest konfiguracja dwukierunkowej synchronizacji danych. Karta lojalnościowa użyta w sklepie stacjonarnym musi automatycznie aktualizować konto punktowe w platformie internetowej, co wymaga wdrożenia odpowiedniego integratora API (interfejsu programistycznego łączącego dwa odrębne systemy).

Jeżeli firma planuje bardzo skomplikowany, wielopoziomowy program lojalnościowy z rozbudowaną strukturą partnerów zewnętrznych, analizuje się również możliwość migracji do systemu Subiekt nexo PRO (nowocześniejszej linii oprogramowania InsERT o większych możliwościach natywnej rozbudowy struktur bazodanowych).

Procedura wdrożenia programu lojalnościowego krok po kroku

Wdrożenie i konfiguracja obsługi kart stałego klienta realizowane są w uporządkowanym procesie technicznym, który minimalizuje ryzyko przestojów w bieżącej sprzedaży firmy.

Pierwszym krokiem jest wykonanie pełnej kopii zapasowej bazy danych za pomocą narzędzia Archiwizator GT (programu archiwizującego dane pakietu InsERT) lub bezpośrednio w środowisku Microsoft SQL Server Management Studio. Zabezpieczenie danych jest warunkiem koniecznym przed wprowadzeniem jakichkolwiek modyfikacji w parametrach handlowych.

Drugim etapem jest uporządkowanie kartotek kontrahentów oraz grup towarowych. Eliminuje się zdublowane wpisy, weryfikuje poprawność przypisania stawek VAT oraz ustala grupy towarów, które mają zostać wyłączone z programu lojalnościowego (np. towary objęte urzędową marżą lub minimalną marżą handlową).

Trzeci krok polega na zdefiniowaniu parametrów dokumentów, tabel poziomów cenowych oraz reguł promocyjnych w module Administracja programu Subiekt GT. Ustawia się priorytety rabatów, sposób zaokrąglania cen końcowych oraz automatyczne blokady sprzedaży poniżej kosztu magazynowego.

Czwarty etap obejmuje konfigurację sprzętową czytników kart i skanerów kodów kreskowych na każdym stanowisku sprzedażowym. Testowana jest komunikacja z programem Kasiarz GT, poprawność przesyłania znaków oraz czas reakcji bazy danych przy wyszukiwaniu klienta.

Piątym krokiem są kompleksowe testy transakcyjne. Przeprowadza się próbne transakcje sprzedaży z użyciem różnych typów kart, weryfikuje zachowanie systemu przy łączeniu kilku form płatności oraz sprawdza poprawność generowania dokumentów korygujących. Po zakończeniu testów personel otrzymuje szczegółowe wytyczne dotyczące codziennej obsługi stanowiska kasowego.

Najczęściej zadawane pytania

Czy do obsługi kart stałego klienta w Subiekcie GT wymagany jest zakup drogich kart elektronicznych?

Nie ma konieczności inwestowania w kosztowne karty chipowe lub procesorowe. Subiekt GT w podstawowej konfiguracji doskonale współpracuje ze standardowymi kartami plastikowymi lub laminowanymi wyposażonymi w zwykły kod kreskowy. Koszt produkcji takich kart jest niski, a ich odczyt odbywa się przy pomocy typowego skanera kodów kreskowych, który znajduje się na większości stanowisk handlowych.

W jaki sposób zabezpieczyć system przed naliczeniem zbyt wysokiego rabatu lojalnościowego?

W parametrach systemu Subiekt GT konfiguruje się mechanizm kontroli marży minimalnej oraz maksymalnego dopuszczalnego rabatu dla poszczególnych grup towarowych lub operatorów. Dodatkowo ustala się hierarchię rabatowania, która określa, czy rabat z karty lojalnościowej zastępuje dotychczasowe promocje, czy też jest od nich odejmowany według określonego limitu kwotowego lub procentowego.

Czy można przypisać kartę lojalnościową do klienta jednorazowego przy pierwszej wizycie?

Tak. Procedura konfiguracji pozwala na szybkie dodanie nowej kartoteki kontrahenta bezpośrednio z poziomu wystawiania dokumentu sprzedaży. Kasjer wprowadza podstawowe dane klienta, skanuje wydawaną kartę stałego klienta do pola identyfikatora i natychmiast nalicza należny rabat powitalny lub rejestruje pierwszą transakcję na koncie lojalnościowym.

Czy odczyt karty stałego klienta działa na dokumentach fiskalnych drukowanych na drukarce fiskalnej?

Tak. Odczyt karty i przypisanie kontrahenta do transakcji wpływa na przeliczenie cen pozycji na dokumencie w Subiekcie GT. Do drukarki fiskalnej (urządzenia rejestrującego sprzedaż detaliczną) przesyłane są już gotowe, przeliczone kwoty brutto i stawki podatku. Dodatkowo, w zależności od modelu drukarki fiskalnej i sterowników w Kasiarzu GT, istnieje możliwość drukowania numeru karty lojalnościowej lub imienia i nazwiska klienta w niefiskalnej części paragonu.

Co zrobić w sytuacji, gdy czytnik kodów kreskowych przestanie odczytywać zniszczoną kartę klienta?

Prawidłowo skonfigurowany system umożliwia wyszukanie kartoteki kontrahenta metodą alternatywną — poprzez ręczne wpisanie numeru karty, numeru telefonu, adresu e-mail lub nazwiska klienta w oknie wyboru kontrahenta. Po odnalezieniu rekordu można przypisać klientowi nowy numer karty bez utraty dotychczasowej historii transakcji i przyznanych uprawnień rabatowych.

Prawidłowa konfiguracja programów lojalnościowych w środowisku InsERT GT

Automatyzacja obsługi kart stałego klienta i programów lojalnościowych w programie Subiekt GT podnosi standard obsługi kupujących, zapobiega pomyłkom personelu kasowego oraz ułatwia budowanie powtarzalnych relacji handlowych. Wszystkie prace konfiguracyjne, audyt parametrów bazy danych oraz integracja urządzeń wejściowych realizowane są bezpośrednio na miejscu u klienta, w siedzibie firmy na obszarze Warszawy oraz w okolicznych powiatach podwarszawskich.

22 378 48 09

Subiekt GT — obsługa programów lojalnościowych i kart stałego klienta