Urządzenia wielofunkcyjne łączące drukarkę, skaner i faks bywają szczególnie uciążliwe w awarii, ponieważ ich niesprawność blokuje od razu kilka funkcji biura.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje diagnozę i naprawę urządzenia wielofunkcyjnego oraz jego konfigurację sieciową dla wszystkich stanowisk w biurze.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z biurowych urządzeń wielofunkcyjnych.

Ile to trwa

Diagnoza i naprawa mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a wykonana usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty usterek i problemów konfiguracyjnych w środowisku biurowym

Urządzenia wielofunkcyjne łączą w jednej obudowie moduły druku, skanowania oraz cyfrowej transmisji dokumentów. Ze względu na złożoność tych systemów awarie można podzielić na kilka odrębnych kategorii wymagających zróżnicowanego podejścia diagnostycznego.

Pierwszym częstym wariantem są problemy z komunikacją sieciową i utratą widoczności sprzętu przez stacje robocze. Gdy urządzenie korzysta z dynamicznego przydzielania adresów przez DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol – protokół automatycznego przydzielania parametrów sieciowych urządzeniom), restart routera lub wygaśnięcie dzierżawy adresu może spowodować zmianę wewnętrznego numeru IP (Internet Protocol – protokół komunikacyjny określający adresację urządzeń w sieci). W takiej sytuacji komputery w biurze próbują wysyłać zadania na poprzedni adres, co objawia się statusem urządzenia jako odłączone od sieci. Rozwiązaniem jest przypisanie stałego adresu sieciowego lub utworzenie stałej rezerwacji na serwerze dostępowym na podstawie adresu MAC (Media Access Control – unikalny fizyczny identyfikator karty sieciowej).

Drugim wariantem są usterki modułu skanowania sieciowego do folderu współdzielonego lub na serwer pocztowy. Funkcja skanowania do katalogu opiera się na protokole SMB (Server Message Block – protokół służący do bezpiecznego udostępniania plików i zasobów w sieci lokalnej). Aktualizacje systemów operacyjnych Windows często automatycznie wyłączają starsze i mniej bezpieczne wersje tego protokołu, co prowadzi do natychmiastowego zablokowania możliwości przesyłania plików z poziomu panelu urządzenia. Z kolei funkcja przesyłania skanów na pocztę elektroniczną wymaga precyzyjnej konfiguracji parametrów serwera SMTP (Simple Mail Transfer Protocol – internetowy standard komunikacyjny wykorzystywany do przesyłania wiadomości pocztowych) wraz z odpowiednimi portami szyfrowania.

Trzeci wariant dotyczy zablokowania kolejki w buforze wydruku systemu operacyjnego. Usługa bufora wydruku (Print Spooler – usługa systemowa zarządzająca kolejkowaniem i przesyłaniem dokumentów do pamięci urządzenia) może ulec zawieszeniu przy próbie przetworzenia uszkodzonego pliku dokumentu lub pliku graficznego o niestandardowej strukturze. Pojedyncze zablokowane zadanie uniemożliwia realizację wydruków pozostałym pracownikom korzystającym z danej kolejki. Standardowa próba usunięcia pliku z poziomu panelu sterowania często kończy się niepowodzeniem i wymaga ręcznego zresetowania procesu systemowego oraz wyczyszczenia katalogu tymczasowego bufora.

Czwartym wariantem są niezgodności sterowników po modyfikacjach środowiska informatycznego. Zastosowanie sterowników PCL (Printer Command Language – standardowy język poleceń zoptymalizowany pod kątem szybkiego wydruku tekstu i tabel) gwarantuje wysoką szybkość przetwarzania, lecz może nie radzić sobie z zaawansowaną grafiką wektorową. Z kolei sterowniki PostScript (język opisu strony opracowany do precyzyjnego odwzorowywania czcionek i grafiki) wymagają większej ilości pamięci operacyjnej w samym urządzeniu. Błędny dobór sterownika powoduje drukowanie pustych stron, generowanie nieczytelnych ciągów znaków lub brak dostępu do modułu dupleksu (mechanizmu automatycznego druku dwustronnego).

Piąty wariant obejmuje usterki mechaniczne toru podawania i transportu papieru. W trakcie intensywnej eksploatacji rolki pobierające (gumowe elementy odpowiedzialne za chwytanie i separację pojedynczych arkuszy) pokrywają się pyłem papierowym i tracą przyczepność. Prowadzi to do pobierania kilku kartek jednocześnie lub zatrzymywania papieru na początku toru podawania. Ponadto zabrudzenie enkodera (przezroczystego paska optycznego wyznaczającego precyzyjne położenie głowicy drukującej lub karetki skanera) skutkuje przesunięciami wydruku, powstawaniem pasów na skanach lub zgłaszaniem błędów pozycjonowania modułu optycznego.

Błędy popełniane podczas samodzielnych prób naprawy

Próby samodzielnego przywrócenia sprawności urządzenia wielofunkcyjnego bez odpowiedniej wiedzy technicznej często prowadzą do pogłębienia usterki i wydłużenia przestoju w pracy biura.

Jednym z najczęstszych błędów jest siłowe usuwanie zakleszczonego papieru w kierunku przeciwnym do naturalnego ruchu mechanizmu drukującego. Pociągnięcie arkusza w niewłaściwą stronę może wyłamać delikatne plastikowe zębatki napędowe, zerwać paski transmisyjne lub uszkodzić czujniki optoelektroniczne (sensory wykorzystujące wiązkę światła do wykrywania obecności papieru). Drobne, urwane fragmenty papieru pozostawione wewnątrz urządzenia blokują ruch dźwigni czujników, wywołując trwały komunikat o zacięciu nawet po usunięciu głównego arkusza.

Kolejnym błędem jest instalacja uniwersalnych sterowników sieciowych WSD (Web Services for Devices – standard Microsoftu do automatycznego wykrywania urządzeń sieciowych). Choć konfiguracja za pośrednictwem portu WSD jest szybka, protokół ten wykazuje niestabilność w rozbudowanych sieciach lokalnych. Po przejściu urządzenia w stan uśpienia stacje robocze często tracą z nim łączność, a ponowne uruchomienie kolejki wymaga restartu całego systemu operacyjnego. Prawidłowa integracja powinna bazować na dedykowanym porcie TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol – podstawowy protokół przesyłania danych w sieciach komputerowych).

Błędem o poważnych konsekwencjach jest również przywracanie urządzenia do ustawień fabrycznych w celu rozwiązania problemów z łącznością. Działanie to powoduje bezpowrotne skasowanie wpisów książki adresowej, zdefiniowanych skrótów skanowania, certyfikatów SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security – protokoły kryptograficzne zapewniające bezpieczną transmisję danych) oraz reguł uwierzytelniania w sieci lokalnej. W rezultacie żadne stanowisko w biurze nie może kontynuować pracy, a ponowne wdrożenie wymaga odtworzenia pełnej struktury konfiguracji od podstaw.

Niebezpieczne bywa także stosowanie nieodpowiednich środków chemicznych do czyszczenia modułów optycznych i elementów gumowych. Użycie preparatów na bazie alkoholu lub silnych rozpuszczalników do przetarcia szyby skanera lub zwierciadeł prowadzi do zmatowienia powłok antyrefleksyjnych, co trwale obniża jakość skanowanych dokumentów. Z kolei zastosowanie nieodpowiednich substancji na rolkach pobierających przyspiesza twardnienie gumy i degradację jej struktury.

Kiedy problem dotyczy infrastruktury IT, a nie samego urządzenia

W wielu przypadkach objawy wskazujące na uszkodzenie urządzenia wielofunkcyjnego wynikają w rzeczywistości z nieprawidłowości w konfiguracji sieci biurowej, serwerów lub oprogramowania zabezpieczającego.

Częstym źródłem problemów są reguły zapory sieciowej (firewall – moduł filtrujący ruch sieciowy na podstawie zdefiniowanych kryteriów bezpieczeństwa) oraz programy antywirusowe na komputerach pracowników. Oprogramowanie zabezpieczające może blokować pakiety wysyłane przez skaner lub zamykać porty protokołu SNMP (Simple Network Management Protocol – protokół służący do monitorowania stanu urządzeń sieciowych). Sprzęt pozostaje wówczas w pełni sprawny fizycznie, lecz stacja robocza nie zezwala na odebranie przesłanego pliku.

Kolejnym czynnikiem jest segmentacja sieci lokalnej za pomocą mechanizmu VLAN (Virtual Local Area Network – wirtualna sieć lokalna izolująca ruch sieciowy na poziomie przełącznika). W biurach, w których sieć bezprzewodowa Wi-Fi jest odseparowana od sieci przewodowej LAN, brak odpowiednio skonfigurowanego routingu (procesu przekazywania pakietów między różnymi podsieciami) uniemożliwia laptopom łączącym się bezprzewodowo wykrycie drukarki podłączonej przewodem do przełącznika sieciowego.

W środowiskach korporacyjnych opartych na strukturze Active Directory (usługa katalogowa Microsoftu służąca do centralnego zarządzania uprawnieniami i zasobami w domenie) problem ze skanowaniem do folderu często wynika z wygaśnięcia konta technicznego lub zmiany list kontroli dostępu ACL (Access Control List – lista definiująca uprawnienia użytkowników do określonych zasobów dyskowych). Urządzenie wielofunkcyjne otrzymuje wtedy komunikat o odmowie dostępu z serwera plików, co jest bezpośrednim wynikiem polityki bezpieczeństwa domeny, a nie awarii modułu skanującego.

Prawidłowy przebieg kompleksowej konfiguracji sieciowej

Profesjonalna integracja urządzenia wielofunkcyjnego w środowisku firmowym składa się z kilku etapów zapewniających stabilność i bezpieczeństwo przesyłania danych.

Proces rozpoczyna się od analizy topologii sieci i przydzielenia urządzeniu stałych parametrów komunikacyjnych. Wprowadza się statyczny adres IP spoza puli dynamicznej, maskę podsieci, adres bramy domyślnej oraz adresy serwerów DNS (Domain Name System – system zamieniający nazwy mnemoniczne na numeryczne adresy IP). Umożliwia to urządzeniu poprawną komunikację ze wszystkimi podsieciami oraz dostęp do zewnętrznych serwerów pocztowych.

Następnym krokiem jest konfiguracja usług i protokołów bezpieczeństwa w wewnętrznym panelu administracyjnym. Uruchamia się szyfrowaną łączność HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure – bezpieczny wariant protokołu przesyłania stron i paneli webowych), aktywuje odpowiednią wersję protokołu SMB do wymiany plików ze stacjami roboczymi oraz konfiguruje konta użytkowników i książkę adresową. Nieużywane porty i przestarzałe protokoły zostają wyłączone, co minimalizuje podatność urządzenia na nieautoryzowany dostęp.

Kolejnym etapem jest wdrożenie dedykowanych sterowników na komputerach użytkowników. Zamiast domyślnych kreatorów systemowych instalowane są oficjalne pakiety producenta, a porty komunikacyjne ustawia się bezpośrednio na protokół RAW (standardowy protokół bezpośredniego przesyłania strumienia danych do portu 9100) lub LPR (Line Printer Remote – sieciowy protokół kolejkowania zadań wydruku). Konfiguracja obejmuje również ustawienie domyślnych profili druku, takich jak format papieru, druk czarno-biały w celu optymalizacji kosztów czy domyślny podajnik arkuszy.

Ostatnim etapem są testy obciążeniowe i weryfikacja wszystkich funkcji operacyjnych. Obejmują one próbny wydruk wielostronicowych dokumentów tekstowych i graficznych z różnych stacji roboczych, weryfikację dwustronnego skanowania z automatycznego podajnika ADF (Automatic Document Feeder – moduł automatycznego podawania wielu kartek do skanera) do folderów sieciowych oraz sprawdzenie poprawności raportowania stanu materiałów eksploatacyjnych przez sieć.

Pytania i odpowiedzi dotyczące obsługi urządzeń wielofunkcyjnych

Dlaczego skaner sieciowy nagle przestał zapisywać pliki w folderze na komputerze?

Najczęstszą przyczyną jest modyfikacja zasad bezpieczeństwa po aktualizacji systemu Windows lub zmiana hasła do konta użytkownika na stacji roboczej. Jeżeli dane uwierzytelniające zapisane w profilu skanera nie zostaną zaktualizowane, serwer plików odrzuca próbę nawiązania sesji przez protokół SMB (Server Message Block – protokół udostępniania plików w sieci lokalnej). Rozwiązaniem jest wprowadzenie aktualnego hasła w panelu administracyjnym urządzenia oraz weryfikacja uprawnień do udostępnionego katalogu docelowego.

Czym różni się podłączenie urządzenia przez port TCP/IP od portu WSD?

Port TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol – protokół komunikacji sieciowej) korzysta ze stałego adresu sieciowego przypisanego do urządzenia, co zapewnia bezpośrednią, niezmienną ścieżkę przesyłania danych i najwyższą stabilność w biurze. Port WSD (Web Services for Devices – standard automatycznego wykrywania urządzeń) polega na dynamicznym rozgłaszaniu obecności sprzętu w sieci. Gdy urządzenie przejdzie w tryb głębokiego uśpienia, system Windows może przestać otrzymywać komunikaty rozgłoszeniowe i uznać drukarkę za odłączoną. Zmiana konfiguracji portu na standardowy TCP/IP trwale rozwiązuje ten problem.

Dlaczego wydruki z urządzeń wielofunkcyjnych zawierają pionowe smugi lub zniekształcenia?

W urządzeniach laserowych pionowe czarne lub białe pasy wskazują z reguły na uszkodzenie bębna światłoczułego OPC (Organic Photo Conductor – warstwa optyczna przenosząca ładunek elektrostatyczny na papier), zabrudzenie rolki ładującej lub zużycie listwy czyszczącej w zespole tonera. W przypadku urządzeń atramentowych pionowe linie oznaczają najczęściej zaschnięcie części dysz w głowicy drukującej lub zabrudzenie paska enkodera (przezroczystego paska optycznego wyznaczającego położenie głowicy). Dokładna diagnoza pozwala określić, czy wystarczy programowe lub chemiczne czyszczenie podzespołów, czy konieczna jest wymiana zużytego modułu.

Jak zapobiegać jednoczesnemu pobieraniu wielu kartek przez podajnik papieru?

Jednoczesne pobieranie kilku arkuszy wynika z dwóch głównych czynników: zużycia podkładki separującej (elementu dociskowego z gumy lub korka, który zatrzymuje kolejne kartki) oraz zawilgocenia papieru przechowywanego w nieodpowiednich warunkach. Aby zminimalizować to zjawisko, należy przechowywać papier w suchym miejscu, przekartkować ryzę przed włożeniem do zasobnika oraz regularnie oczyszczać rolki pobierające ze zgromadzonego pyłu papierowego przy użyciu specjalistycznych preparatów regenerujących gumę.

Czy konfiguracja urządzenia wielofunkcyjnego wymaga praw administratora na każdym komputerze w biurze?

Instalacja nowych sterowników w systemie Windows z reguły wymaga jednorazowych uprawnień administracyjnych, ponieważ wprowadza zmiany w bibliotekach systemowych i usługach bufora wydruku. Po prawidłowym zainstalowaniu i skonfigurowaniu sterowników oraz portów komunikacyjnych zwykli użytkownicy mogą w pełni korzystać ze wszystkich funkcji drukowania i skanowania bez konieczności podnoszenia uprawnień. W środowiskach domenowych proces ten można zautomatyzować za pomocą zasad grupy GPO (Group Policy Object – mechanizm centralnego wdrażania konfiguracji i oprogramowania w strukturze Active Directory).

Sprawna infrastruktura druku i skanowania w środowisku biurowym

Prawidłowo skonfigurowane urządzenie wielofunkcyjne stanowi kluczowy element codziennego obiegu dokumentów w firmie. Eliminacja problemów z komunikacją sieciową, stabilna konfiguracja protokołów przesyłania plików oraz regularna konserwacja podzespołów mechanicznych pozwalają uniknąć przestojów w pracy biura. Kompleksowa diagnoza toru podawania papieru, optymalizacja sterowników na stacjach roboczych oraz precyzyjne wdrożenie funkcji skanowania bezpośredniego zapewniają bezproblemową eksploatację sprzętu wielofunkcyjnego w każdym środowisku sieciowym.

22 378 48 09

Naprawa i konfiguracja urządzeń wielofunkcyjnych (drukarka, skaner, fax)