Microsoft Search pozwala pracownikom szybko odnajdywać dokumenty, osoby i informacje rozproszone w różnych usługach Microsoft 365.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie Microsoft Search, w tym dostosowanie wyników wyszukiwania do potrzeb firmy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, którym zależy na szybszym odnajdywaniu firmowych treści.

Ile to trwa

Konfiguracja wyszukiwania mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jak przebiega konfiguracja krok po kroku

Prace zaczynają się od przeglądu aktualnego stanu środowiska Microsoft 365 — sprawdzane jest, które usługi są w firmie używane (SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams) oraz jak zorganizowane są zasoby, z których pracownicy mają korzystać. Na tej podstawie ustalany jest zakres indeksowania, czyli lista bibliotek, list i skrzynek, które mają być brane pod uwagę przez wyszukiwarkę.

Kolejny etap to konfiguracja tzw. konektorów (connectors) — mechanizmów, które pozwalają Microsoft Search sięgać także po treści spoza standardowego zestawu usług Microsoft, na przykład po dokumentację przechowywaną w innych systemach firmowych, o ile administrator wyrazi na to zgodę. Ustawiane są też reguły promowania wyników (result types i floor/ceiling), dzięki którym najważniejsze dla firmy strony, procedury czy kontakty pojawiają się wyżej na liście wyników, zamiast ginąć wśród mniej istotnych plików.

Na końcu sprawdzane jest działanie wyszukiwania z poziomu różnych kont testowych o odmiennych uprawnieniach — pozwala to upewnić się, że każdy pracownik widzi w wynikach tylko te zasoby, do których faktycznie ma dostęp.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje ustawić Microsoft Search samodzielnie, korzystając z domyślnych opcji panelu administracyjnego, i najczęściej napotyka te same trudności. Pierwszy błąd to pomijanie etapu porządkowania struktury bibliotek i list w SharePoint przed uruchomieniem indeksowania — jeśli dokumenty od lat leżą w chaotycznej strukturze folderów, wyszukiwarka odziedziczy ten bałagan i zwróci wyniki równie nieuporządkowane jak źródło.

Drugi częsty błąd to nadawanie zbyt szerokich uprawnień do zasobów „na wszelki wypadek", żeby wyszukiwanie działało dla każdego. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w której pracownicy widzą w wynikach nazwy lub fragmenty dokumentów, do których nie powinni mieć dostępu, co bywa problemem zarówno organizacyjnym, jak i związanym z ochroną danych.

Trzeci błąd to brak testów po każdej zmianie konfiguracji. Reguły promowania wyników czy nowe konektory bywają wdrażane od razu na całą organizację, bez sprawdzenia na próbie kilku kont, co w razie pomyłki oznacza konieczność cofania zmian już po tym, jak zauważą je wszyscy użytkownicy.

Kiedy problem nie leży w konfiguracji wyszukiwania

Nie każdy problem z odnajdywaniem treści wynika z ustawień Microsoft Search. Jeśli dokumenty w ogóle nie pojawiają się w wynikach, przyczyną bywa opóźnienie indeksowania — nowo dodane lub zmienione pliki trafiają do indeksu wyszukiwarki z pewnym odstępem czasowym, a nie natychmiast po zapisaniu.

Inna sytuacja to problem z samą synchronizacją danych między usługami, na przykład gdy plik został przeniesiony między bibliotekami i lokalna kopia w aplikacji klienckiej nie zdążyła się jeszcze zaktualizować — to kwestia synchronizacji OneDrive, a nie ustawień wyszukiwania. Warto też odróżnić brak wyników w Microsoft Search od problemu z samym dostępem do usługi Microsoft 365, na przykład błędnie przypisaną licencją użytkownika — w takim przypadku wyszukiwarka może w ogóle nie być dla danego konta aktywna, niezależnie od tego, jak dobrze skonfigurowano indeksowanie.

Dodatkowe pytania klientów

Czy konfiguracja wymaga podania hasła administratora firmy?

Nie jest to zasadą. Prace wykonuje się z reguły na koncie administracyjnym utworzonym specjalnie na czas usługi lub przy zdalnym współdziałaniu z osobą po stronie klienta, która posiada odpowiednie uprawnienia. O podanie istniejącego hasła prosi się wyłącznie wtedy, gdy nie da się tego wykonać inaczej, i zawsze z wyjaśnieniem, do czego dokładnie jest ono potrzebne.

Czy wyszukiwanie będzie działać też w aplikacji Teams i w przeglądarce?

Tak, Microsoft Search jest usługą wspólną dla całego środowiska Microsoft 365 — te same wyniki i te same reguły promowania są dostępne zarówno w pasku wyszukiwania przeglądarkowego portalu Office, jak i w aplikacjach Teams, SharePoint czy Outlook, o ile są zalogowane na to samo konto firmowe.

Czy trzeba przebudowywać strukturę folderów przed konfiguracją?

Nie zawsze jest to konieczne, ale w praktyce znacząco poprawia jakość wyników. Jeśli struktura bibliotek jest bardzo rozbudowana lub niespójna, w ramach usługi proponowane są konkretne poprawki tam, gdzie mają realny wpływ na trafność wyszukiwania — bez ingerowania w całą organizację danych firmy.

Czy konfiguracja obejmuje też wyszukiwanie osób i kontaktów w organizacji?

Tak, Microsoft Search obsługuje również wyszukiwanie pracowników na podstawie danych z katalogu firmowego (na przykład stanowiska, działu czy numeru telefonu), o ile takie dane są uzupełnione w profilach kont. W ramach usługi sprawdzane jest, czy te informacje są kompletne i poprawnie widoczne w wynikach.

Co się dzieje, jeśli po pewnym czasie wyniki znów staną się mniej trafne?

Może się tak zdarzyć, gdy w firmie przybywa nowych dokumentów, zespołów lub zmienia się struktura danych. Usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, a w razie pogorszenia jakości wyników w tym okresie sprawdzana jest przyczyna i reguły są korygowane bez dodatkowych ustaleń od nowa.

Bezpieczeństwo danych podczas konfiguracji

Ustawienia wyszukiwania mają bezpośredni związek z tym, kto i jakie treści widzi wewnątrz organizacji, dlatego każda zmiana w regułach dostępu czy promowania wyników jest dokumentowana i możliwa do wycofania. Konta administracyjne używane podczas prac są kontami tymczasowymi lub działają w ramach uprawnień nadanych przez klienta na czas usługi, a po zakończeniu konfiguracji dostęp do nich jest zamykany.

Microsoft Search rozpoznaje istniejące uprawnienia do plików i zasobów ustawione w SharePoint, OneDrive czy Exchange — konfiguracja wyszukiwania nie zmienia tych uprawnień samodzielnie, a jedynie porządkuje sposób, w jaki wyniki są prezentowane w ramach tego, co dany użytkownik i tak już widzi.

Sprawnie skonfigurowane Microsoft Search skraca czas, jaki pracownicy tracą na ręczne przeszukiwanie folderów i skrzynek, i pozwala odnaleźć potrzebny dokument, procedurę czy dane kontaktowe kolegi z zespołu w kilka sekund zamiast kilku minut.

Warianty wdrożenia w zależności od wielkości firmy

Zakres prac przy konfiguracji Microsoft Search różni się w zależności od tego, ile osób korzysta z Microsoft 365 i jak rozbudowane jest środowisko danych. W małej firmie, gdzie z usług korzysta kilka lub kilkanaście osób, konfiguracja sprowadza się zwykle do uporządkowania jednej głównej biblioteki dokumentów w SharePoint, ustawienia kilku reguł promowania wyników dla najważniejszych procedur i sprawdzenia, czy wyszukiwanie działa poprawnie z poziomu Teams i przeglądarki.

W średniej firmie, z kilkoma działami i osobnymi zespołami w Teams, dochodzi dodatkowy etap — ustalenie, które zasoby mają być widoczne w wynikach ogólnych dla całej organizacji, a które tylko w obrębie danego zespołu czy działu. Wymaga to przeglądu uprawnień na poziomie poszczególnych bibliotek i list, a nie tylko całych witryn SharePoint.

W większej organizacji, z wieloma lokalizacjami, działami handlowymi, produkcyjnymi czy księgowością korzystającą z osobnych systemów, konfiguracja obejmuje zwykle także wspomniane wcześniej konektory do źródeł zewnętrznych oraz ustalenie właścicieli poszczególnych obszarów wyszukiwania — osób odpowiedzialnych za to, by promowane wyniki w ich dziale pozostawały aktualne po zakończeniu wdrożenia.

Co warto przygotować przed rozpoczęciem prac

Przebieg konfiguracji jest zwykle szybszy i mniej kłopotliwy, jeśli przed rozpoczęciem prac firma ma choćby ogólne rozeznanie w tym, jakie zasoby są dla pracowników najważniejsze. Pomocna bywa krótka lista dokumentów, procedur czy stron wewnętrznych, które pracownicy odnajdują najczęściej — to właśnie one w pierwszej kolejności trafiają do reguł promowania wyników.

Warto też wcześniej ustalić, kto w firmie ma uprawnienia administratora Microsoft 365 wystarczające do wprowadzania zmian w ustawieniach wyszukiwania, oraz czy wymagana jest zgoda osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych na podłączenie dodatkowych źródeł przez konektory. Brak takich ustaleń na starcie nie uniemożliwia prac, ale zwykle wydłuża je o czas potrzebny na wewnętrzne uzgodnienia już w trakcie wdrożenia.

Dobrze jest również zebrać przykłady sytuacji, w których dotychczasowe wyszukiwanie zawodziło — konkretne zapytania, po których pracownik nie znalazł szukanego dokumentu, mimo że ten istniał. Takie przykłady pozwalają szybciej zweryfikować, czy nowa konfiguracja rzeczywiście rozwiązuje realny problem, a nie tylko zmienia ustawienia bez odczuwalnej różnicy w codziennej pracy.

Utrzymanie wyszukiwania po zakończeniu konfiguracji

Konfiguracja Microsoft Search nie jest czynnością jednorazową w sensie całkowitym — reguły promowania wyników i zakres indeksowania mogą wymagać drobnych korekt w miarę tego, jak zmienia się struktura firmy, powstają nowe zespoły albo dokumenty trafiają do nowych bibliotek. W ramach gwarancji do 12 miesięcy takie korekty są traktowane jako element tej samej usługi, a nie osobne zlecenie, o ile dotyczą pierwotnie ustalonego zakresu konfiguracji.

Rekomendowane jest również, by po stronie klienta wyznaczona była jedna osoba orientująca się w podstawach ustawień wyszukiwania — nie po to, by samodzielnie wprowadzała zmiany, lecz by potrafiła zgłosić właściwe informacje w razie pojawienia się nieprawidłowości, na przykład które konkretnie zapytanie przestało zwracać oczekiwane wyniki i od kiedy.

22 378 48 09

Microsoft 365 — konfiguracja wyszukiwania treści (Microsoft Search)