Microsoft Copilot w ramach Microsoft 365 wymaga odpowiedniej konfiguracji uprawnień i zasad, żeby bezpiecznie wspierał pracowników w codziennych zadaniach.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie Microsoft Copilot w ramach subskrypcji Microsoft 365 oraz ustawienie odpowiednich zasad dostępu do danych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Microsoft 365, które chcą wdrożyć Copilota dla swoich pracowników.

Ile to trwa

Konfiguracja Copilota mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Wymagania licencyjne i techniczne przed uruchomieniem Microsoft Copilot

Wdrożenie usługi Microsoft Copilot dla Microsoft 365 wymaga spełnienia określonych warunków technicznych w strukturze chmurowej przedsiębiorstwa. Podstawą jest posiadanie aktywnych licencji bazowych dla użytkowników. Do obsługiwanych planów należą między innymi Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, a także pakiety korporacyjne Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5 oraz Office 365 E3 i E5. Dodatek Copilot jest przypisywany do konkretnych kont użytkowników w centrum administracyjnym Microsoft 365 Admin Center (panel zarządzania subskrypcjami i usługami w chmurze Microsoft).

Kolejnym warunkiem jest prawidłowa konfiguracja tożsamości użytkowników w usłudze Microsoft Entra ID (chmurowy system zarządzania tożsamościami i dostępem, dawniej znany jako Azure Active Directory). Wszystkie konta pracowników muszą posiadać spójne identyfikatory oraz właściwie skonfigurowane uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA - metoda weryfikacji tożsamości wymagająca podania co najmniej dwóch różnych składników logowania).

Aplikacje pakietu biurowego Microsoft 365 Apps na komputerach pracowników muszą pracować w odpowiednim kanale aktualizacji. Usługa Copilot wymaga korzystania z kanału bieżącego (Current Channel) lub comiesięcznego kanału dla przedsiębiorstw (Monthly Enterprise Channel). W przypadku urządzeń korzystających z półrocznego kanału aktualizacji (Semi-Annual Enterprise Channel) funkcje sztucznej inteligencji nie są domyślnie udostępniane w programach Word, Excel, PowerPoint czy Outlook.

Zarządzanie uprawnieniami i zapobieganie zjawisku oversharingu

Głównym wyzwaniem technicznym podczas uruchamiania asystenta Copilot jest audyt uprawnień do plików i folderów. Narzędzie to działa w oparciu o Microsoft Graph (interfejs programistyczny łączący dane o użytkownikach, wiadomościach, plikach i spotkaniach) oraz indeks semantyczny (Semantic Index - mechanizm tworzący mapę powiązań pojęciowych między zasobami firmy). Oznacza to, że asystent generuje odpowiedzi na podstawie wszystkich dokumentów, do których dany pracownik posiada uprawnienia do odczytu.

W wielu organizacjach występuje zjawisko określane jako nadmierne udostępnianie danych (ang. oversharing). Powstaje ono wtedy, gdy poufne pliki – takie jak arkusze z wynagrodzeniami, umowy handlowe, plany restrukturyzacji czy raporty finansowe – zostają umieszczone w witrynach SharePoint Online dostępnych dla całej firmy lub oznaczone uprawnieniem dla domyślnej grupy Wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych (Everyone except external users). W normalnych warunkach pracownicy często nie wiedzą o istnieniu takich plików. Po wdrożeniu asystenta sztucznej inteligencji wystarczy jednak proste zapytanie o budżet lub zarobki, aby system zsyntetyzował odpowiedź na bazie niewłaściwie zabezpieczonych dokumentów.

Prawidłowa konfiguracja polega na wdrożeniu zasady najmniejszych uprawnień (ang. principle of least privilege - reguła przyznawania użytkownikom wyłącznie takiego dostępu, jaki jest niezbędny do wykonywania ich codziennej pracy). Obejmuje to weryfikację witryn programu SharePoint, bibliotek dokumentów oraz prywatnych przestrzeni dyskowych OneDrive for Business. Witryny zawierające newralgiczne dane kadrowe i zarządcze zostają odizolowane, a ich widoczność w wynikach wyszukiwania i indeksie semantycznym zostaje ściśle ograniczona.

Konfiguracja Microsoft Purview i etykiet poufności

Kluczowym elementem zabezpieczenia środowiska przed niekontrolowanym przetwarzaniem danych jest wdrożenie narzędzi z rodziny Microsoft Purview (zintegrowany pakiet rozwiązań do zarządzania zgodnością, ładem danych i bezpieczeństwem informacji). W ramach tego pakietu konfiguruje się etykiety poufności (ang. Sensitivity Labels), które klasyfikują i chronią dokumenty oraz wiadomości e-mail w całej organizacji.

Etykiety poufności pozwalają na automatyczne lub ręczne przypisanie poziomu ochrony do plików. Przykładowo, dokument oznaczony etykietą o wysokiej poufności może posiadać wbudowane szyfrowanie oraz blokadę dostępu dla osób spoza wyznaczonej grupy projektowej. Microsoft Copilot w pełni respektuje te zabezpieczenia. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do odszyfrowania danego pliku, asystent nie wykorzysta jego treści do wygenerowania odpowiedzi, podsumowania ani analizy.

Dodatkowo wdraża się zasady zapobiegania utracie danych (DLP - Data Loss Prevention - reguły blokujące przypadkowe lub celowe udostępnianie poufnych informacji, takich jak numery PESEL, numery kart płatniczych czy dane medyczne). Zasady te monitorują sposób przepływu informacji w aplikacjach Teams, Exchange Online oraz SharePoint, zapobiegając przetwarzaniu zastrzeżonych danych przez nieuprawnione procesy.

W ramach konfiguracji bezpieczeństwa stosuje się również mechanizm barier informacyjnych (Information Barriers - polityki uniemożliwiające komunikację i współdzielenie danych między wybranymi działami firmy w celu uniknięcia konfliktu interesów). Narzędzie to gwarantuje, że zapytania kierowane do asystenta przez pracowników jednego działu nie będą czerpały informacji z zasobów zablokowanego segmentu organizacji.

Integracja i działanie Copilota w programach pakietu biurowego

Konfiguracja obejmuje przygotowanie poszczególnych aplikacji biurowych wchodzących w skład pakietu Microsoft 365, aby użytkownicy mogli korzystać z dedykowanych funkcji asystenta w swoim środowisku roboczym.

Microsoft Word – asystent umożliwia generowanie wersji roboczych pism, umów oraz ofert na podstawie istniejących w firmie szablonów i materiałów źródłowych. Konfiguracja obejmuje wskazanie bezpiecznych lokalizacji repozytoriów, z których system może pobierać kontekst branżowy.
Microsoft Excel – narzędzie pozwala na analizę zbiorów danych, automatyczne tworzenie formuł kalkulacyjnych, wyróżnianie trendów oraz generowanie wykresów w oparciu o polecenia w języku naturalnym. Wymaga to formatowania danych w postaci tabel programu Excel (struktura danych ze zdefiniowanymi nagłówkami kolumn).
Microsoft PowerPoint – system wspiera tworzenie prezentacji na podstawie konspektów lub dokumentów tekstowych. Prawidłowe wdrożenie obejmuje powiązanie asystenta ze standaryzowanymi szablonami firmowymi (Corporate Templates) zawierającymi oficjalną identyfikację wizualną, czcionki i układy slajdów.
Microsoft Outlook – asystent służy do sporządzania podsumowań długich wątków korespondencji, redagowania propozycji odpowiedzi oraz wyciągania kluczowych ustaleń z wiadomości e-mail. Wymaga to włączenia nowoczesnego interfejsu aplikacji Outlook.
Microsoft Teams – narzędzie przetwarza transkrypcje spotkań w czasie rzeczywistym, tworzy zestawienia podjętych decyzji oraz listę przypisanych zadań bez konieczności ręcznego sporządzania notatek. Konfiguracja wymaga dostosowania polityk spotkań w panelu Microsoft Teams Admin Center.
Copilot Chat (dawniej BizChat) – centralny asystent łączący wiedzę z całej organizacji, który pozwala na zadawanie złożonych pytań przekrojowych dotyczących projektów, harmonogramów i korespondencji.

Typowe błędy podczas samodzielnego wdrożenia Copilota w firmie

Samodzielne uruchomienie usługi bez odpowiedniego przygotowania technicznego często prowadzi do problemów z bezpieczeństwem oraz niskiej efektywności narzędzia. Najczęściej spotykane błędy obejmują:

Brak audytu uprawnień przed zakupem licencji – przypisanie licencji bez uprzedniej weryfikacji struktury folderów w SharePoint prowadzi do natychmiastowego ujawnienia poufnych danych pracownikom o niższych uprawnieniach.
Pozostawienie aktywnych łączy publicznych – stosowanie linków typu Każdy, kto ma link (Anonymous Links) powoduje, że dokumenty mogą trafić do indeksu wyszukiwania i zostać przetworzone przez sztuczną inteligencję bez wiedzy administratora.
Zaniedbanie standaryzacji kanałów aktualizacji – pozostawienie komputerów w różnych kanałach dystrybucji aktualizacji pakietu Office skutkuje brakiem ikon asystenta u części zespołu, co utrudnia wdrożenie.
Brak konfiguracji archiwizacji i usuwania danych – brak polityk retencji (Retention Policies - zasady określające, jak długo dane muszą być przechowywane, a kiedy powinny zostać trwale usunięte) sprawia, że asystent generuje odpowiedzi na podstawie przestarzałych, nieaktualnych wersji dokumentów sprzed wielu lat.
Brak standaryzacji zapytań – nieprzeszkolenie zespołu w zakresie konstruowania zapytań (ang. prompt engineering - technika formułowania precyzyjnych poleceń z podaniem roli, kontekstu, źródła oraz oczekiwanego formatu wyniku) prowadzi do ogólnikowych i mało przydatnych odpowiedzi.

Kiedy problem leży poza konfiguracją Copilota

W trakcie użytkowania asystenta mogą pojawić się sytuacje, w których narzędzie działa niezgodnie z oczekiwaniami, jednak przyczyna leży w innych elementach infrastruktury informatycznej organizacji. Należy odróżnić awarię konfiguracji asystenta od następujących problemów:

Pierwszym przypadkiem jest opóźnienie w indeksowaniu zasobów przez Microsoft Graph. Nowo utworzone lub zmodyfikowane pliki mogą potrzebować od kilkunastu minut do kilku godzin na pełne zaindeksowanie w strukturze semantycznej. Jeśli asystent nie widzi dokumentu utworzonego przed chwilą, nie oznacza to błędu konfiguracyjnego, lecz naturalny cykl pracy indeksu chmurowego.

Drugim przypadkiem są ograniczenia sieciowe po stronie infrastruktury lokalnej firmy. Blokady na poziomie zapór sieciowych (firewall), serwerów proxy lub oprogramowania antywirusowego mogą uniemożliwiać nawiązanie stabilnego połączenia przez protokół WebSocket (dwukierunkowy kanał komunikacji sieciowej w czasie rzeczywistym) z serwerami usług Microsoft. Objawia się to przerywaniem generowania odpowiedzi lub komunikatami o braku połączenia w aplikacjach pakietu Office.

Trzecim częstym problemem jest korzystanie z wieczystych wersji pakietu biurowego (takich jak Office 2019, Office 2021 lub Office 2024 w wersjach jednostanowiskowych) zamiast subskrypcyjnych aplikacji Microsoft 365 Apps for Enterprise lub Business. Wersje wieczyste nie posiadają architektury technicznej umożliwiającej integrację z chmurowym asystentem Copilot.

Czwartą sytuacją jest brak uprawnień administracyjnych w politykach spotkań Microsoft Teams. Jeśli w organizacji wyłączono funkcję transkrypcji spotkań lub nagrywania, asystent nie będzie w stanie generować notatek na żywo, co wynika z konfiguracji platformy komunikacyjnej, a nie z usterki samego modułu sztucznej inteligencji.

Etapy profesjonalnego przygotowania i wdrożenia środowiska

Prawidłowe wdrożenie asystenta sztucznej inteligencji przebiega w sposób ustrukturyzowany, zapewniając pełną ochronę informacji przedsiębiorstwa:

Audyt tożsamości i licencji – weryfikacja planów subskrypcyjnych w Microsoft 365 Admin Center, konfiguracja kont w Microsoft Entra ID oraz wdrożenie bezpiecznych zasad logowania.
Analiza i czyszczenie struktury uprawnień – przegląd bibliotek SharePoint Online oraz folderów OneDrive, usunięcie szerokich uprawnień grupowych oraz zablokowanie dostępu do zasobów krytycznych.
Wdrożenie zasad Microsoft Purview – utworzenie i opublikowanie etykiet poufności, konfiguracja szyfrowania plików oraz uruchomienie reguł zapobiegania wyciekom danych (DLP).
Konfiguracja stacji roboczych i kanałów aktualizacji – standaryzacja instalacji Microsoft 365 Apps na komputerach pracowników za pośrednictwem systemu Microsoft Intune (chmurowe narzędzie do zarządzania urządzeniami i aplikacjami) lub zasad grupy GPO (Group Policy Objects).
Przydzielenie licencji i testy integralności – aktywacja licencji Copilot dla wyznaczonych użytkowników, przeprowadzenie testów uprawnień oraz symulacja zapytań o dane wrażliwe w celu weryfikacji skuteczności blokad.
Ograniczenie zakresu wyszukiwania SharePoint – zastosowanie mechanizmu Restricted SharePoint Search (funkcja pozwalająca na ograniczenie przeszukiwania zawartości asystenta do wybranej listy zatwierdzonych witryn firmowych w początkowej fazie wdrożenia).

Najczęstsze pytania dotyczące konfiguracji Copilota w środowisku firmowym

Czy Microsoft Copilot wykorzystuje dane firmowe do trenowania modeli publicznych?

W ramach komercyjnych subskrypcji Microsoft 365 dane organizacji nie są wykorzystywane do trenowania bazowych modeli sztucznej inteligencji. Przetwarzanie zapytań odbywa się wewnątrz bezpiecznej granicy dzierżawy (ang. tenant boundary - odizolowane logicznie środowisko chmurowe należące do danej firmy). Dane nie opuszczają infrastruktury Microsoft 365, a dostęp do nich podlega dokładnie tym samym regułom bezpieczeństwa i szyfrowania, co pozostałe usługi chmurowe.

Czy pracownik może podejrzeć za pomocą asystenta zarobki innych osób lub dokumenty zarządu?

Asystent posiada dostęp wyłącznie do tych plików, do których dany użytkownik ma jawne uprawnienia do odczytu. Jeśli pracownik nie miał dostępu do folderu z listami płac w usłudze SharePoint przed wdrożeniem asystenta, nie uzyska do nich dostępu także poprzez zadawanie pytań sztucznej inteligencji. Ryzyko pojawia się jedynie wtedy, gdy uprawnienia w organizacji zostały wcześniej skonfigurowane nieprawidłowo i poufne pliki były dostępne dla każdego pracownika.

Dlaczego po przypisaniu licencji ikona Copilota nie pojawia się w aplikacjach pakietu Office?

Brak widoczności asystenta najczęściej wynika ze stosowania nieobsługiwanego kanału aktualizacji pakietu biurowego (np. Semi-Annual Enterprise Channel) lub opóźnienia w propagacji licencji w usłudze Microsoft Entra ID. Czas synchronizacji licencji w chmurze wynosi zazwyczaj od kilku minut do kilku godzin. W niektórych przypadkach konieczne jest ręczne wymuszenie aktualizacji pakietu Office oraz ponowne zalogowanie się na konto służbowe w aplikacjach desktopowych.

Czy do działania asystenta w Microsoft Teams wymagane jest nagrywanie każdego spotkania?

Asystent w Microsoft Teams może działać w dwóch trybach: z włączoną transkrypcją oraz bez zapisywania transkrypcji (tryb Only during the meeting). W trybie pracy wyłącznie podczas spotkania asystent przetwarza wypowiedzi uczestników w czasie rzeczywistym i odpowiada na pytania na bieżąco, jednak po zakończeniu rozmowy treść transkrypcji i historia zapytań nie są nigdzie zapisywane ani archiwizowane.

Jak zarządzać wtyczkami i zewnętrznymi konektorami w usłudze Copilot?

Administratorzy mogą zarządzać dostępnością rozszerzeń i wtyczek (ang. plugins oraz Graph Connectors) bezpośrednio z poziomu Microsoft 365 Admin Center. Domyślnie zaleca się zablokowanie instalacji niesprawdzonych wtyczek firm trzecich i zezwalanie wyłącznie na zweryfikowane integracje, które spełniają standardy bezpieczeństwa danych obowiązujące w organizacji.

Bezpieczne i stabilne środowisko sztucznej inteligencji w organizacji

Wdrożenie Microsoft Copilot w strukturze Microsoft 365 to proces wymagający połączenia wiedzy z zakresu administracji chmurą, zarządzania uprawnieniami tożsamości w Microsoft Entra ID oraz zaawansowanej ochrony danych w Microsoft Purview. Prawidłowo przygotowane środowisko pozwala w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji pracy biurowej, tworzenia dokumentacji i analizy danych, przy zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa tajemnic przedsiębiorstwa oraz zgodności z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

22 378 48 09

Microsoft 365 — konfiguracja Copilota dla firmy