Część powtarzalnych czynności księgowych — opisywanie dokumentów, wstępna klasyfikacja kosztów, przygotowywanie zestawień — da się wspomóc narzędziami AI, bez naruszania odpowiedzialności księgowego za same rozliczenia.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przegląd powtarzalnych czynności w dziale księgowości lub współpracy z biurem rachunkowym oraz wskazanie tych fragmentów procesu, które można wspomóc automatyzacją bez ryzyka dla poprawności rozliczeń.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, w których dział księgowości spędza dużo czasu na powtarzalnych, czasochłonnych czynnościach przygotowawczych.

Ile to trwa

Przegląd procesów księgowych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obszary podlegające weryfikacji podczas przeglądu

W ramach przeglądu analizie poddawane są wszystkie etapy obiegu dokumentacji finansowej, od momentu wpłynięcia faktury lub rachunku do przedsiębiorstwa, aż po finalne ujęcie w księgach rachunkowych oraz przygotowanie deklaracji skarbowych. Weryfikacja obejmuje w szczególności:

Wstępne przetwarzanie i odczyt dokumentów – ocena efektywności systemów OCR (optycznego rozpoznawania znaków, czyli technologii przekształcającej zeskanowane dokumenty lub pliki PDF na edytowalny tekst) oraz algorytmów analizujących strukturę faktur kosztowych i towarowych.
Klasyfikację kosztów i wstępną dekretację – badanie powtarzalności przypisywania kont księgowych, kodów podatkowych oraz centrów kosztowych (MPK, czyli miejsc powstawania kosztów) w oprogramowaniu księgowym.
Uzgadnianie wyciągów bankowych i rozrachunków – analiza mechanizmów automatycznego parowania wpłat i wypłat z zarejestrowanymi należnościami i zobowiązaniami.
Weryfikację kontrahentów w rejestrach publicznych – sprawdzanie automatyzacji zapytań do wykazu podatników VAT (tzw. białej listy podatników) oraz systemu VIES (unijnego systemu wymiany informacji o podatku VAT) pod kątem poprawności numerów NIP i numerów rachunków bankowych.
Gotowość na ustrukturyzowany obieg danych – weryfikacja procesów pod kątem integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF, czyli centralną platformą wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w formacie XML).
Generowanie powtarzalnych zestawień i raportów – analiza czasu poświęcanego na ręczne przygotowywanie comiesięcznych raportów zarządczych, bilansów oraz zestawień podatkowych w arkuszach kalkulacyjnych.

Warianty usprawnień procesowych w dziale finansowym

Automatyzacja procesów księgowych nie jest jednolitym rozwiązaniem technologicznym. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, wolumenu dokumentów oraz używanego oprogramowania ERP (systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa) stosuje się odmienne podejścia:

Automatyzacja regułowa i integracje API – to podejście oparte na ściśle zdefiniowanych regułach logicznych oraz interfejsach programistycznych API (mechanizmach umożliwiających bezpośrednią wymianę danych między różnymi aplikacjami bez udziału człowieka). Rozwiązanie to znajduje zastosowanie przy powtarzalnych schematach, takich jak cykliczne faktury abonamentowe, stałe opłaty leasingowe czy import wyciągów bankowych w standardzie MT940 lub CAMT.053 bezpośrednio do programów takich jak InsERT Rewizor nexo, Comarch ERP Optima, WAPRO Fakir czy Sage Symfonia.

Zaawansowane modele językowe i asystenci AI – narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które radzą sobie z analizą tekstu niestrukturyzowanego. Znajdują zastosowanie przy wstępnym opisywaniu nietypowych faktur zakupowych, odczytywaniu wielostronicowych załączników technicznych, weryfikacji pozycji kosztowych w umowach czy wstępnym przypisywaniu kategorii wydatków na podstawie opisu słownego transakcji. Algorytm nie zastępuje księgowego, lecz generuje wstępną propozycję opisu dla osoby weryfikującej.

Model hybrydowy (Human-in-the-Loop) – rozwiązanie łączące automatyczne przetwarzanie z ostateczną akceptacją człowieka. System wykonuje najbardziej czasochłonne czynności (odczyt danych, dopasowanie kontrahenta z bazy, zaproponowanie konta księgowego i stawek podatkowych), a pracownik działu księgowości otrzymuje gotowy formularz do jednoetapowego zatwierdzenia. W przypadku wykrycia jakiejkolwiek niezgodności lub niskiego wskaźnika pewności odczytu, dokument jest kierowany do ręcznej weryfikacji.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach automatyzacji

Próby samodzielnego wdrażania narzędzi sztucznej inteligencji w działach finansowo-księgowych bez wcześniejszego audytu technicznego i procesowego często prowadzą do problemów operacyjnych oraz prawnych. Do najczęstszych błędów należą:

Przesyłanie poufnych danych do publicznych serwisów chmurowych – wklejanie treści faktur, umów, danych osobowych pracowników lub kontrahentów do ogólnodostępnych modeli językowych bez podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) i bez weryfikacji polityki prywatności dostawcy. Narusza to przepisy RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) oraz stwarza bezpośrednie ryzyko ujawnienia tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa.

Brak mechanizmów kontroli i bezkrytyczne zaufanie do modeli AI – zjawisko tzw. halucynacji (generowania przez model sztucznej inteligencji nieprawdziwych, lecz pozornie poprawnych danych, takich jak zmyślone numery NIP, błędne kwoty podatku czy nieistniejące pozycje kosztowe). Pozostawienie algorytmowi pełnej autonomii w bezpośrednim księgowaniu bez nadzoru człowieka prowadzi do błędów w deklaracjach podatkowych i plikach JPK (Jednolitym Pliku Kontrolnym).

Wdrażanie narzędzi niekompatybilnych z lokalnym środowiskiem ERP – instalacja zewnętrznych wtyczek lub skryptów automatyzujących bez uwzględnienia architektury bazy danych (np. Microsoft SQL Server w systemach InsERT GT/nexo, Comarch ERP Optima, enova365 czy WAPRO ERP). Nieprawidłowo przygotowane integracje mogą prowadzić do blokowania tabel bazy danych, uszkodzenia spójności transakcji lub utraty wsparcia technicznego producenta oprogramowania.

Brak standaryzacji procesów przed automatyzacją – próba automatyzacji nieuporządkowanego obiegu dokumentów. Jeżeli w firmie faktury spływają różnymi, nieskoordynowanymi kanałami (pocztą tradycyjną, różnymi skrzynkami poczty elektronicznej, komunikatorami), a plan kont zawiera niespójne reguły, wdrożenie narzędzi AI jedynie powieli i przyspieszy powstawanie istniejących błędów.

Kiedy automatyzacja AI nie jest właściwym rozwiązaniem

Przegląd procesów ma na celu nie tylko wskazanie możliwości technologicznych, ale również rzetelne określenie sytuacji, w których automatyzacja oparta na sztucznej inteligencji byłaby nieuzasadniona ekonomicznie lub technicznie:

Niewielki wolumen powtarzalnych dokumentów – w przedsiębiorstwach przetwarzających kilkadziesiąt faktur miesięcznie o bardzo zróżnicowanym charakterze, koszt konfiguracji, wdrożenia i bieżącego nadzoru nad zaawansowanymi modelami AI przewyższa korzyści czasowe. W takich przypadkach bardziej efektywne jest uporządkowanie tradycyjnych szablonów księgowych w istniejącym programie.

Niestandardowe i skomplikowane operacje gospodarcze – wieloetapowe transakcje międzynarodowe, złożone rozliczenia aportów, specyficzne ulgi badawczo-rozwojowe czy transakcje wymagające każdorazowej wykładni przepisów prawnych i podatkowych. W tych obszarach decydująca jest wiedza merytoryczna i doświadczenie głównego księgowego lub doradcy podatkowego, a próby automatyzacji wiążą się ze zbyt wysokim ryzykiem błędu interpretacyjnego.

Niestabilna infrastruktura techniczna i brak kopii bezpieczeństwa – jeżeli serwery lokalne, bazy danych lub stacje robocze pracują na niewspieranych wersjach systemów operacyjnych Windows Server lub Linux, a procedury tworzenia kopii zapasowych (backupu) nie są regularnie testowane, priorytetem jest uporządkowanie środowiska sprzętowo-systemowego. Wdrażanie automatyzacji na niestabilnej bazie technicznej potęguje ryzyko awarii i przestojów.

Przebieg przeglądu procesów u klienta

Audyt realizowany jest bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa lub w miejscu prowadzenia księgowości, co pozwala na dokładne przeanalizowanie rzeczywistego środowiska pracy. Przegląd przebiega w następujących krokach:

Podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA) – przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań analitycznych podpisywane jest bezpłatne porozumienie o zachowaniu poufności, gwarantujące pełne bezpieczeństwo danych finansowych, handlowych i osobowych firmy.

Mapowanie ścieżki przepływu dokumentów – szczegółowe prześledzenie drogi, jaką przebywa każdy rodzaj dokumentu (faktura kosztowa, sprzedażowa, dokument magazynowy WZ/PZ, wyciąg bankowy, wniosek urlopowy) od momentu jego wpłynięcia do zaksięgowania i zarchiwizowania.

Analiza infrastruktury informatycznej i bazodanowej – weryfikacja używanego oprogramowania księgowego (m.in. InsERT GT/nexo, Comarch ERP Optima/XL, WAPRO ERP, Sage Symfonia, RAKS, enova365, Płatnik ZUS), konfiguracji serwerów bazy danych Microsoft SQL Server oraz powiązanych narzędzi biurowych (Microsoft 365, Google Workspace).

Identyfikacja wąskich gardeł i czasochłonnych czynności – wskazanie operacji, które generują największe opóźnienia, takich jak ręczne przepisywanie danych z dokumentów papierowych, czasochłonne uzgadnianie płatności czy ręczne tworzenie raportów w programie Excel.

Przygotowanie raportu z rekomendacjami – opracowanie przejrzystego zestawienia zawierającego listę procesów rekomendowanych do automatyzacji, proponowane rozwiązania technologiczne (z podziałem na reguły bazodanowe, OCR oraz moduły AI) oraz szacowany wpływ na oszczędność czasu personelu.

Często zadawane pytania

Czy wdrożenie automatyzacji AI wymaga zakupu nowego programu księgowego?

Z reguły nie ma konieczności wymiany dotychczas używanego oprogramowania. Większość nowoczesnych i stabilnych systemów finansowo-księgowych, takich jak Comarch ERP Optima, InsERT Rewizor nexo, WAPRO Fakir, Sage Symfonia czy enova365, posiada wbudowane mechanizmy wymiany danych, moduły OCR lub otwarte interfejsy API. Przegląd pozwala określić, w jaki sposób wykorzystać potencjał obecnego oprogramowania lub jak połączyć je z zewnętrznymi modułami automatyzującymi bez konieczności kosztownego wdrażania nowego systemu od podstaw.

W jaki sposób chroniona jest poufność danych finansowych podczas analizy?

Wszelkie prace analityczne i przeglądowe są realizowane z zachowaniem standardów bezpieczeństwa IT. Przed rozpoczęciem audytu podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA). Domyślnie nie prosimy o hasła użytkowników ani dostęp do kont administracyjnych, jeśli nie jest to bezwzględnie konieczne do weryfikacji technicznej. Rekomendowane w raporcie rozwiązania opierają się wyłącznie na bezpiecznych architekturach – modelach przetwarzanych lokalnie na serwerze firmy lub usługach chmurowych posiadających certyfikowane centra danych w Unii Europejskiej oraz gwarantujących niewykorzystywanie danych klienta do trenowania publicznych modeli AI.

Czy algorytmy sztucznej inteligencji mogą samodzielnie wysyłać deklaracje podatkowe do urzędu skarbowego?

Nie rekomendujemy pełnej automatyzacji w zakresie ostatecznego zatwierdzania i wysyłki deklaracji podatkowych (takich jak pliki JPK_V7, deklaracje CIT, PIT czy rozliczenia z ZUS). Narzędzia automatyzacji i sztucznej inteligencji mają za zadanie przygotować, zweryfikować, uzgodnić i wstępnie zadekretować dane źródłowe. Ostateczne zatwierdzenie deklaracji oraz jej podpisanie podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym zawsze powinno leżeć w rękach wykwalifikowanego księgowego, który ponosi odpowiedzialność merytoryczną za rozliczenia.

Ile czasu pracownicy księgowości muszą poświęcić na współpracę podczas przeglądu?

Przegląd jest zaprojektowany tak, aby w minimalnym stopniu obciążać bieżącą pracę działu finansowego. Zazwyczaj wystarcza jedno lub dwa krótkie spotkania wywiadowcze z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne odcinki pracy (np. obieg dokumentów zakupowych, rozrachunki bankowe) w celu omówienia schematów postępowania. Dalsza część analizy, obejmująca weryfikację techniczną konfiguracji, baz danych i możliwości integracyjnych, realizowana jest samodzielnie przez specjalistę.

Jaka jest różnica między zwykłym OCR a odczytem dokumentów wspieranym przez sztuczną inteligencję?

Klasyczny system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) przekształca obraz dokumentu na tekst w sposób dosłowny i wymaga sztywno zdefiniowanych szablonów – jeśli dostawca zmieni układ graficzny faktury lub przesunie pozycję numeru NIP o kilka centymetrów, tradycyjny OCR może nie odnaleźć właściwego pola. Narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję (algorytmy uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego) rozumieją kontekst dokumentu. Potrafią zidentyfikować kontrahenta, datę sprzedaży, kwoty netto i brutto oraz stawki podatku niezależnie od tego, w którym miejscu strony zostały umieszczone i jak skomplikowany jest układ tabeli.

Dalsze kroki po wykonaniu przeglądu

Po zakończeniu prac analitycznych przygotowywany jest raport podsumowujący stan faktyczny wraz z konkretnym planem działań. Przedsiębiorstwo otrzymuje przejrzystą informację, które czynności warto zautomatyzować przy użyciu istniejących funkcji oprogramowania, a które wymagają wdrożenia dodatkowych modułów integracyjnych. W ramach wsparcia technicznego zapewniamy bezpłatny dojazd serwisanta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziskiego, legionowskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego, warszawskiego zachodniego oraz wołomińskiego). Wszystkie zrealizowane wdrożenia i konfiguracje objęte są gwarancją do 12 miesięcy, co zapewnia stabilność i bezpieczeństwo ciągłości pracy działu finansowo-księgowego.

22 378 48 09

Przegląd procesów księgowych pod kątem automatyzacji AI