Sfera to narzędzie programistyczne pozwalające dostosować systemy Insert do specyficznych potrzeb firmy, wykraczających poza standardowe możliwości programu.

Objaw

Zgłoszenia dotyczą firm, którym standardowe raporty i wydruki Subiekta czy Rewizora nie wystarczają, potrzebują automatyzacji powtarzalnych czynności, albo chcą połączyć system Insert z innymi narzędziami używanymi w firmie.

Możliwe przyczyny

Typowe sytuacje prowadzące do zgłoszenia: standardowe raporty nie pokazują danych w sposób, jakiego potrzebuje właściciel lub księgowość, powtarzalne czynności — jak wystawianie faktury po dokumencie WZ — zabierają czas, który dałoby się zaoszczędzić automatyzacją, albo firma potrzebuje niestandardowego wydruku zgodnego ze swoim wzorem dokumentów.

Co robimy

Za pomocą Sfery wykonywana jest personalizacja widoków, filtrów i raportów niestandardowych, tworzenie własnych wydruków i szablonów dokumentów zgodnych z identyfikacją firmy, a także automatyzacja procesów — na przykład automatyczne wystawianie faktury po zatwierdzeniu dokumentu WZ, czy powiadomienia e-mail wysyłane po określonym zdarzeniu w systemie. Rozwiązania są tworzone pod konkretne potrzeby zgłaszającej firmy, nie jako gotowe szablony.

Ile to trwa

Czas realizacji zależy od złożoności zamawianej automatyzacji lub raportu — proste modyfikacje wydruków bywają gotowe w ciągu dnia, bardziej rozbudowane automatyzacje procesów wymagają więcej czasu na analizę i testy.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto dokładnie opisać, jak wygląda obecny, powtarzalny proces krok po kroku, oraz jaki jest oczekiwany efekt końcowy — im precyzyjniejszy opis, tym trafniej dobrane rozwiązanie.

Czego nie robić: nie warto zlecać zbyt wielu automatyzacji naraz bez wcześniejszego przetestowania pierwszej z nich w praktyce — łatwiej ocenić i skorygować pojedyncze rozwiązanie, niż rozplątywać kilka wdrożonych jednocześnie.

Warunki

Wycena zależy od zakresu i złożoności zamówionej personalizacji lub automatyzacji, ustalana indywidualnie po analizie potrzeb.

Czym dokładnie jest Sfera (interfejs programistyczny)

Sfera to oficjalny interfejs programistyczny (API, z angielskiego Application Programming Interface) udostępniany przez producenta oprogramowania Insert. Jest to mechanizm, który pozwala zewnętrznym aplikacjom oraz skryptom na komunikację z bazą danych takich programów jak Subiekt, Rewizor, Gestor czy Gratyfikant. W przeciwieństwie do bezpośredniej modyfikacji danych w tabelach SQL (język zapytań bazodanowych), Sfera gwarantuje zachowanie pełnej logiki biznesowej programu. Oznacza to, że każda operacja wykonana za pomocą Sfery – na przykład wystawienie faktury czy dodanie nowego kontrahenta – przechodzi przez te same mechanizmy sprawdzające i przeliczające, co w przypadku ręcznego wprowadzania danych przez użytkownika. Dzięki temu unika się ryzyka uszkodzenia bazy danych lub powstania niespójności w rozrachunkach i stanach magazynowych. Użycie tego narzędzia daje obszerne możliwości rozbudowy, ale wymaga wiedzy programistycznej oraz znajomości struktury systemu informatycznego.

Główne obszary zastosowania automatyzacji sferycznych

Zastosowanie dodatków dzieli się na kilka głównych kategorii, w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa. Każdy z tych obszarów rozwiązuje inny rodzaj problemów operacyjnych, z którymi mierzą się firmy przetwarzające duże ilości danych.

Pierwszym z nich jest grupowe przetwarzanie dokumentów. Zamiast ręcznie przekształcać kilkadziesiąt zamówień od klientów (dokumenty ZK) w dokumenty wydania zewnętrznego (dokumenty WZ), a następnie w faktury sprzedaży (dokumenty FS), odpowiednio napisany skrypt wykonuje te operacje automatycznie, na podstawie zdefiniowanych kryteriów. Automatyzacja może obejmować również seryjne generowanie korekt lub dokumentów przesunięć międzymagazynowych (dokumenty MM) w przypadku firm posiadających wiele oddziałów.

Drugim obszarem są integracje zewnętrzne. Omawiany interfejs pozwala na wymianę informacji między głównym systemem a zewnętrznymi platformami, które nie posiadają wbudowanych mechanizmów synchronizacji. Dotyczy to specjalistycznych systemów CRM (oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem), oprogramowania WMS (systemy do zarządzania ruchem w magazynie) czy niestandardowych platform B2B (systemy handlu między firmami). Komunikacja ta może odbywać się w czasie rzeczywistym lub cyklicznie, zapewniając zgodność informacji o dostępności towarów, cenach i statusach zamówień we wszystkich używanych systemach.

Trzecia kategoria to wymuszanie określonej walidacji danych (weryfikacji poprawności). Podstawowy program posiada wiele wbudowanych blokad, jednak organizacja wymaga niekiedy specyficznych reguł. Przy użyciu rozszerzeń można stworzyć mechanizm, który zablokuje możliwość zapisania dokumentu, jeśli marża na określonej grupie towarowej spadnie poniżej zadanego progu, lub gdy kontrahent posiada przeterminowane płatności przekraczające ustaloną kwotę. Takie rozwiązania ograniczają błędy ludzkie na etapie wystawiania dokumentów.

Błędy podczas samodzielnych prób wprowadzania zmian

Podczas rozbudowy procedur informatycznych często popełniane są błędy, które negatywnie wpływają na stabilność pracy. Jednym z głównych problemów jest próba ominięcia udostępnionych mechanizmów i bezpośrednie wprowadzanie zmian w relacyjnej bazie danych. Takie działanie omija wewnętrzne przeliczenia podatkowe, aktualizację stanów magazynowych oraz wpisy w dzienniku zdarzeń. W efekcie powstają błędy strukturalne, które uniemożliwiają prawidłowe generowanie plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny) wymaganych przez organy podatkowe.

Kolejnym błędem jest nieodpowiednie zarządzanie zasobami podczas pisania skryptów. Aplikacje, które uruchamiają się przy każdym zapisie dokumentu i wykonują wiele skomplikowanych analiz w tle, zauważalnie obciążają serwer główny. Powoduje to spowolnienie pracy wszystkich stanowisk podłączonych do sieci lokalnej. Z tego powodu operacje wymagające dużej mocy obliczeniowej są zazwyczaj kolejkowane i wykonywane asynchronicznie (proces uruchamiany obok głównego wątku programu, działający niezależnie), najczęściej poza godzinami szczytu.

Zarządzanie uprawnieniami w rozwiązaniach dodatkowych

Kwestia bezpieczeństwa informacji jest istotna w zautomatyzowanych procesach. Aplikacje logują się do środowiska wykorzystując przypisane konta użytkowników lub konta techniczne (konta przeznaczone wyłącznie dla usług działających w tle). Oznacza to, że skrypt nie otrzymuje z góry nieograniczonych uprawnień – podlega dokładnie tym samym restrykcjom, co pracownik na danym stanowisku. Jeśli przypisany profil nie ma uprawnień do przeglądania cen zakupu, operacja zainicjowana przez kod również zakończy się odmową dostępu. Taki model działania pozwala na zachowanie kontroli nad zakresem danych, które mogą być modyfikowane. Wykorzystywanie dedykowanych profili technicznych z ograniczonymi uprawnieniami zapobiega nieautoryzowanym zmianom w rejestrach finansowych.

Wymagania infrastrukturalne dla zautomatyzowanych procesów

Przygotowanie skryptu to część wdrożenia; wymagane jest także zapewnienie odpowiedniego zaplecza sprzętowego. W przypadku procesów działających w sposób ciągły (na przykład pobieranie nowych zamówień), program musi funkcjonować na maszynie pracującej przez całą dobę. Zazwyczaj jest to ten sam serwer fizyczny, na którym znajduje się centralna baza danych. Instalacja tego typu usług na standardowych stacjach roboczych pracowników biurowych jest niewskazana, ponieważ rutynowe wyłączenie takiego komputera pod koniec zmiany zatrzymuje wszystkie procesy w tle. Intensywne operacje analizy danych obciążają procesor oraz pamięć operacyjną (RAM, z angielskiego Random Access Memory). Niska wydajność serwera głównego skutkuje spowolnieniem pracy całego zespołu, co wymusza weryfikację posiadanej infrastruktury przed uruchomieniem modyfikacji.

Kiedy wykorzystanie interfejsu programistycznego nie jest konieczne

Nie każda zmiana wymaga tworzenia dedykowanej aplikacji. Niekiedy firmy decydują się na budowę złożonych skryptów w miejscach, w których wystarczają wbudowane funkcje oprogramowania. Część potrzeb związanych z kategoryzacją asortymentu można rozwiązać za pomocą mechanizmu pól własnych (dodatkowe, konfigurowalne rubryki w kartotece). Podobnie sprawa wygląda w przypadku powiadomień – nowsze systemy posiadają wbudowane moduły automatyzacji, które bez pisania kodu pozwalają na wysłanie wiadomości e-mail w momencie zatwierdzenia dokumentu księgowego.

W przypadku obsługi standardowych sklepów internetowych rzadko zachodzi konieczność pisania integracji od podstaw. Dostępne są gotowe programy synchronizujące (tak zwane integratory), które obsługują najczęstsze scenariusze wymiany danych i są regularnie aktualizowane pod kątem zmian na platformach sprzedażowych. Tworzenie własnego odpowiednika w takich sytuacjach generuje dodatkowe koszty początkowe oraz późniejsze trudności w utrzymaniu kodu programistycznego.

Procedura wdrażania bezpiecznych modyfikacji

Wprowadzanie zmian w środowisku księgowym nakazuje przestrzeganie procedur bezpieczeństwa. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac wykonywana jest kopia zapasowa (backup) bazy danych. Pliki te są archiwizowane, aby stanowić punkt przywracania systemu w przypadku błędów na początkowym etapie działania nowego rozwiązania.

Wszystkie mechanizmy są najpierw konfigurowane i sprawdzane na podmiocie testowym (izolowana kopia właściwej bazy danych). Wykorzystuje się ją do bezpiecznego generowania roboczych dokumentów, modyfikowania stanów magazynowych i weryfikacji zachowania logiki biznesowej, nie wpływając na poprawne dane z firmy. Po sprawdzeniu poprawności obliczeń, oprogramowanie instalowane jest w środowisku produkcyjnym (na głównej bazie). Wdrażane są również dzienniki zdarzeń (logi aplikacji), które zapisują chronologiczną historię operacji i pozwalają określić przyczynę zatrzymania procesu w sytuacji wystąpienia problemów z siecią lub zablokowania dokumentu przez stanowisko kasowe.

Dodatkowe pytania klientów

Czy wdrożenie dodatków spowolni pracę w systemie sprzedaży?

Prawidłowo napisane rozszerzenia programistyczne nie wpływają na codzienną płynność pracy. Trudności z wydajnością wynikają najczęściej ze źle zaprojektowanego cyklu pobierania danych – na przykład, gdy aplikacja weryfikuje pełną listę kontrahentów podczas wprowadzania pojedynczej pozycji. Właściwa konfiguracja opiera się na założeniu, że procesy intensywne obliczeniowo działają niezależnie, w godzinach minimalnego obciążenia sprzętu.

Czy aktualizacja głównego oprogramowania zatrzyma działanie napisanych skryptów?

Producent pakietu zapewnia kompatybilność, dlatego zwykłe aktualizacje wynikające ze zmian stawek podatkowych nie przerywają pracy zewnętrznych modułów. Komplikacje występują przeważnie przy zmianach architektury lub wycofaniu wsparcia dla starych funkcji programistycznych. Przed zainstalowaniem dużej aktualizacji zalecane jest wykonanie próbnego wdrożenia w środowisku testowym w celu weryfikacji kluczowych procesów przepływu towaru.

Jakie są wymagania licencyjne do wprowadzania takich modyfikacji?

Uruchamianie własnych narzędzi uzależnione jest od posiadania właściwych uprawnień licencyjnych. W starszych wersjach systemów konieczny jest zakup dedykowanego pakietu rozszerzającego funkcjonalność. Nowe oprogramowanie dla firm oferuje obsługę omawianego interfejsu wyłącznie w wariantach profesjonalnych. Brak aktywacji tych komponentów uniemożliwia połączenie jakiejkolwiek zewnętrznej aplikacji z systemem zarządzania przedsiębiorstwem.

Czy modyfikacje obejmują zmianę wyglądu standardowych okien w programie?

Możliwości ingerencji w interfejs wizualny różnią się między generacjami oprogramowania. Nowe edycje pozwalają na ukrywanie istniejących elementów formularza, wstawianie dodatkowych przycisków i modyfikację rozmieszczenia informacji. W starszych produktach opcje te pozostają zablokowane, a rozszerzenia funkcjonują w tle. Aby wdrożyć własny formularz do obsługi wybranego zadania, przygotowywana jest odrębna aplikacja wyświetlająca dedykowane okno, która łączy się z bazą danych niewidocznym dla użytkownika kanałem komunikacyjnym.

Podsumowanie ingerencji w standardowe środowisko Insert

Zastosowanie udostępnionych protokołów wymiany danych stanowi rozwiązanie kierowane do przedsiębiorstw, w których skala obrotu towarowego wykracza poza ramy bazowych funkcji oferowanych przez gotowe programy. Implementacja indywidualnych skryptów zmniejsza obciążenie kadry powtarzalnymi zadaniami administracyjnymi, a jednocześnie zapobiega błędom pojawiającym się przy ręcznym przenoszeniu informacji z innych platform internetowych. Pomyślne ukończenie prac wdrożeniowych uwarunkowane jest uprzednią weryfikacją, czy tworzenie własnego mechanizmu jest uzasadnione z punktu widzenia budżetu, oraz czy obecna infrastruktura informatyczna charakteryzuje się parametrami pozwalającymi na bezawaryjną obsługę nowego obciążenia obliczeniowego w środowisku wielostanowiskowym.

22 378 48 09

Sfera — dodatki i automatyzacje dla Insertu