Trudno decydować o automatyzacji bez konkretnych danych — analiza czasochłonności zadań powtarzalnych pokazuje, gdzie realnie ucieka najwięcej czasu pracowników.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje zebranie informacji o czasie poświęcanym na poszczególne, powtarzalne czynności w firmie oraz przygotowanie zestawienia pokazującego, które zadania pochłaniają najwięcej czasu i mogłyby zostać usprawnione.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, które podejrzewają, że część czasu pracy jest zużywana na powtarzalne czynności, ale nie mają jeszcze konkretnych danych na ten temat.

Ile to trwa

Analiza czasochłonności zadań mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Główne źródła strat czasu w procesach biurowych i magazynowych

W wielu przedsiębiorstwach codzienna praca opiera się na utrwalonych schematach, które z biegiem czasu stają się nieefektywne. Pracownicy wykonują setki powtarzalnych operacji, nie zdając sobie sprawy, jak dużą część dnia roboczego pochłaniają czynności możliwe do uproszczenia. Do najczęstszych obszarów generujących straty czasowe należą:

Ręczne przepisywanie danych między systemami – wprowadzanie tych samych informacji z formularzy zamówień, wiadomości e-mail lub plików tekstowych do oprogramowania sprzedażowo-magazynowego, takiego jak Comarch ERP Optima, InsERT Subiekt GT, Subiekt nexo czy WAPRO Mag.
Manualna weryfikacja i wprowadzanie dokumentów księgowych – ręczne dekretowanie (czyli przypisywanie dokumentu do odpowiednich kont księgowych) faktur kosztowych i wyciągów bankowych w programach Sage Symfonia, enova365, RAKS czy InsERT Rewizor.
Brak automatycznej synchronizacji stanów magazynowych i cenników – ręczne aktualizowanie dostępności towarów między sklepem internetowym, kontem na platformie handlowej Allegro, oprogramowaniem integracyjnym BaseLinker a lokalnym systemem ERP.
Ręczne generowanie cyklicznych raportów i zestawień – pobieranie danych z kilku niezależnych źródeł, kopiowanie wierszy w arkuszach kalkulacyjnych Microsoft Excel, usuwanie duplikatów i manualne tworzenie wykresów dla zarządu lub działu finansowego.
Powtarzalne operacje kadrowo-płacowe – ręczne wprowadzanie ewidencji czasu pracy, zwolnień lekarskich oraz deklaracji rozliczeniowych do programu Płatnik ZUS, InsERT Gratyfikant czy WAPRO Gang.
Niesformalizowany obieg dokumentów – przesyłanie plików roboczych jako załączników w poczcie elektronicznej zamiast pracy na współdzielonych zasobach chmurowych, takich jak Microsoft 365 czy Google Workspace.

Metodyka badania i audytu procesów stanowiskowych

Rzetelna analiza wymaga bezpośredniej weryfikacji sposobu wykonywania obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy. Badanie realizowane jest bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa, z dojazdem na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Proces badawczy składa się z kilku etapów:

Pierwszym krokiem jest wywiad stanowiskowy oraz bezpośrednia obserwacja pracy. Specjalista przygląda się typowym czynnościom wykonywanym przez pracowników działów handlowych, księgowych, administracyjnych lub magazynowych. Obserwacja prowadzona jest w sposób nienaruszający rytmu pracy biura. Przed rozpoczęciem analizy podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA, czyli prawny dokument gwarantujący ochronę danych biznesowych i tajemnic handlowych przedsiębiorstwa).

Drugim etapem jest dekompozycja procesów, czyli rozbicie złożonych procedur na pojedyncze mikrozadania. Każda czynność, taka jak wystawienie dokumentu wydania zewnętrznego (WZ), weryfikacja płatności czy przygotowanie oferty handlowej, zostaje rozpisana na sekwencję kroków: uruchomienie programu, wyszukanie kartoteki kontrahenta, wpisanie pozycji, weryfikacja cen, zatwierdzenie i wydruk.

Trzeci etap obejmuje precyzyjny pomiar czasu trwania poszczególnych kroków oraz określenie częstotliwości ich powtarzania w skali dnia, tygodnia i miesiąca. Pozwala to na wyliczenie całkowitej liczby roboczogodzin pochłanianych przez dane zadanie w skali całego zespołu.

Czwarty etap to analiza formatów danych wejściowych i wyjściowych. Weryfikuje się strukturę plików, z którymi pracują zatrudnieni (np. pliki CSV, arkusze kalkulacyjne, bazy Microsoft SQL Server, pliki wymiany danych XML, dokumenty PDF). Sprawdza się, czy dane posiadają ustrukturyzowaną postać umożliwiającą ich bezpośredni import bez konieczności manualnej ingerencji człowieka.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach oceny czasochłonności

Wiele firm podejmuje próby samodzielnego zdiagnozowania wąskich gardeł (czyli etapów procesu, które ograniczają przepustowość całej organizacji), jednak często kończą się one błędnymi wnioskami. Do najczęstszych pomyłek należą:

Opieranie się na szacunkach deklaratywnych – pracownicy pytani o czas trwania poszczególnych zadań zazwyczaj podają wartości mocno zawyżone dla czynności nielubianych oraz zaniżone dla operacji wykonywanych nawykowo. Jedynie obiektywny pomiar metodą chronometrażu daje wiarygodne wyniki.
Ignorowanie zjawiska mikroprzestojów – krótkie czynności trwające po 20–40 sekund (np. ręczne logowanie do portalu bankowego, sprawdzanie statusu przesyłki kurierskiej, kopiowanie numeru NIP) wydają się nieistotne. W skali kilkuosobowego zespołu, powtarzane kilkadziesiąt razy na dobę, generują wielogodzinne straty czasu każdego tygodnia.
Pomijanie czasu przeznaczanego na poprawianie błędów – ręczne wprowadzanie danych zawsze obarczone jest ryzykiem pomyłki ludzkiej. Koszt czasowy nie sprowadza się wyłącznie do wpisania rekordu, lecz obejmuje również późniejsze szukanie niezgodności, wystawianie faktur korygujących, korygowanie stanów magazynowych oraz kontakt z klientem w celu wyjaśnienia pomyłki.
Próby automatyzacji nieuporządkowanych procedur – wdrożenie skryptów automatyzujących lub nowych narzędzi informatycznych na procesie, który sam w sobie zawiera nielogiczne lub zbędne kroki, prowadzi jedynie do szybszego powielania błędów. Procedurę należy najpierw uprościć i ujednolicić, a dopiero później poddać automatyzacji.
Brak rozróżnienia strat procesowych od problemów wydajnościowych sprzętu – powolne wykonywanie operacji bywa mylnie interpretowane jako skomplikowanie zadania, podczas gdy rzeczywistą przyczyną jest niewydolny sprzęt komputerowy lub przeciążona sieć.

Rozróżnienie problemów procesowych od problemów infrastruktury IT

Podczas badania czasochłonności kluczowe jest oddzielenie nieoptymalnych procedur biurowych od problemów wynikających z degradacji sprzętu komputerowego lub błędów w konfiguracji środowiska sieciowego. Wolna realizacja zadań może mieć podłoże czysto techniczne:

W stacjach roboczych i laptopach pracujących pod kontrolą systemów Windows lub Linux częstą przyczyną opóźnień są wyeksploatowane nośniki danych (magnetyczne dyski HDD ze zużytą powierzchnią magnetyczną), niewystarczająca ilość pamięci operacyjnej RAM przy równoległym uruchomieniu kilku programów biurowych lub przegrzewający się układ chłodzenia wymuszający dławienie termiczne procesora (tzw. throttling termiczny, czyli automatyczne obniżanie taktowania zegara procesora w celu ochrony przed przegrzaniem).

W przypadku systemów bazodanowych obsługujących oprogramowanie ERP, takich jak Microsoft SQL Server, spowolnienia wynikają z braku regularnej konserwacji baz danych (np. fragmentacji indeksów bazodanowych, przepełnionych plików dziennika transakcji LDF czy nieprawidłowo skonfigurowanych limitów pamięci RAM dla instancji serwera). Zdarza się również, że wąskim gardłem jest przepustowość lokalnej sieci przewodowej LAN lub zakłócenia w sieci bezprzewodowej Wi-Fi łączącej terminale magazynowe z serwerem głównym.

W ramach kompleksowej diagnostyki wykonywany jest bezpłatny przegląd środowiska IT dla firm, który pozwala wykluczyć usterki sprzętowe i konfigurację sieciową jako źródło przestojów przed przystąpieniem do analizy samych procedur.

Co zawiera raport i zestawienie analityczne

Wynikiem przeprowadzonego audytu jest przejrzysty raport analityczny, który dostarcza kadrze zarządzającej precyzyjnych danych niezbędnych do podejmowania decyzji operacyjnych. Dokument zawiera:

Mapę procesów i rejestr operacji manualnych – szczegółowy wykaz wszystkich zidentyfikowanych czynności powtarzalnych z przypisaniem do poszczególnych działów i stanowisk.
Zestawienie czasochłonności i bilans strat – tabelaryczne podsumowanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania w ujęciu dziennym, miesięcznym oraz rocznym, przeliczone na roboczogodziny.
Matrycę priorytetów optymalizacyjnych – podział zidentyfikowanych zadań według stopnia trudności wdrożenia usprawnień oraz skali potencjalnych oszczędności czasowych (zadania o wysokim zysku czasowym i niskim nakładzie wdrożeniowym otrzymują najwyższy priorytet).
Rekomendacje technologiczne i proceduralne – konkretne propozycje rozwiązań, obejmujące wykorzystanie niewykorzystanych funkcji w posiadanym oprogramowaniu (np. automatyczne schematy księgowania w programach InsERT Rewizor lub WAPRO Fakir, wdrożenie szablonów importu plików w Comarch ERP Optima, konfiguracja reguł przepływu wiadomości w Microsoft 365), wdrożenie skryptów integrujących bazy danych lub konfigurację wymiany dokumentów w standardzie EDI (Electronic Data Interchange, czyli elektronicznej wymianie danych handlowych).
Harmonogram wdrożenia zmian – proponowaną kolejność wprowadzania modyfikacji, minimalizującą ryzyko zakłócenia bieżącej działalności operacyjnej firmy.

Najczęściej zadawane pytania o analizę czasochłonności zadań

Czy analiza czasochłonności wiąże się ze stresem dla pracowników i kontrolą ich efektywności?

Badanie ma charakter wyłącznie procesowy i technologiczny. Celem nie jest rozliczanie czy ocenianie poszczególnych pracowników, lecz identyfikacja żmudnych, nieergonomicznych i powtarzalnych czynności wynikających z ograniczeń używanych narzędzi. Pracownicy są informowani, że celem badania jest odciążenie ich od monotonnych zadań mechanicznych.

Czy do wykonania analizy konieczne jest przekazanie haseł administratora?

Domyślnie nie prosi się o hasła użytkowników ani o uprawnienia administratora. Wszelkie obserwacje i pomiary czasu pracy odbywają się na stanowiskach podczas standardowych czynności wykonywanych przez wyznaczonych pracowników. Jeśli konieczna jest weryfikacja konfiguracji serwera bazy danych Microsoft SQL Server lub parametrów systemu ERP, czynności te przeprowadzane są w obecności osoby odpowiedzialnej za system w firmie.

Jakie programy biznesowe mogą zostać objęte badaniem?

Audyt obejmuje dowolne oprogramowanie wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Najczęściej badane są systemy zarządzania sprzedażą i magazynem (InsERT Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, WAPRO Mag), programy finansowo-księgowe i kadrowe (Sage Symfonia, enova365, RAKS, InsERT Rewizor, Gratyfikant, WAPRO Gang, Płatnik ZUS), pakiety biurowe (Microsoft 365, Google Workspace) oraz narzędzia e-commerce i integratory sprzedaży internetowej (BaseLinker, sklepy internetowe, panele Allegro).

Jak przebiega realizacja usługi w modelu z dojazdem?

Wizyta specjalisty odbywa się w siedzibie firmy klienta na terenie Warszawy lub w promieniu do 40 km. Podczas spotkania gromadzone są informacje o przebiegu pracy, po czym przygotowywane jest kompleksowe zestawienie analityczne w standardowym terminie z reguły do 3 dni roboczych. Gotowy dokument jest szczegółowo omawiany z osobami decyzyjnymi.

Czy wdrożenie zaleceń po analizie wymaga zakupu drogiego oprogramowania?

W większości przypadków znaczną redukcję czasu pracy udaje się osiągnąć bez konieczności ponoszenia kosztów nowych licencji. Wiele popularnych programów ERP posiada wbudowane, lecz nieaktywne lub niewłaściwie skonfigurowane moduły automatyzacji, szablony importu plików CSV/XML czy mechanizmy cyklicznego generowania raportów, które wystarczy prawidłowo wdrożyć i przeszkolić zespół.

Efektywne wykorzystanie potencjału zespołu dzięki optymalizacji procesów

Usunięcie powtarzalnych, monotonnych czynności manualnych pozwala pracownikom skupić się na zadaniach wymagających wiedzy merytorycznej, bezpośredniej obsługi klientów oraz rozwoju firmy. Identyfikacja wąskich gardeł w przepływie informacji stanowi pierwszy i najważniejszy krok do wyeliminowania błędów ewidencyjnych oraz skrócenia czasu realizacji zamówień i obsługi dokumentów. Rzetelne zestawienie analityczne daje pewność, że planowane usprawnienia przyniosą wymierne oszczędności czasu i przełożą się na stabilne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

22 378 48 09

Analiza czasochłonności zadań powtarzalnych w firmie