Wiele powtarzalnych, monotonnych zadań w codziennej pracy da się zautomatyzować przy pomocy AI — problem w tym, że bez odpowiedniego przeszkolenia zespół często o tej możliwości nie wie.

Na czym polega ta usługa

Szkolenie obejmuje wskazanie typowych, powtarzalnych zadań, które można wspomóc AI, oraz pokazanie krok po kroku, jak skonfigurować i wykorzystać narzędzie do ich automatyzacji w codziennej pracy.

Dla kogo ma sens

Szkolenie jest przydatne dla zespołów wykonujących dużo powtarzalnych czynności, które chcą nauczyć się realnie odciążać się dzięki AI, a nie tylko z nim rozmawiać.

Ile to trwa

Szkolenie z automatyzacji zadań mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni od umówienia terminu.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Typowe obszary biurowe podlegające automatyzacji z wykorzystaniem AI

W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw występuje wiele procedur, które pochłaniają czas pracowników, mimo że opierają się na stałych, powtarzalnych schematach logicznych. Automatyzacja przy użyciu sztucznej inteligencji ma na celu odciążenie personelu od żmudnego, ręcznego przepisywania informacji oraz przyspieszenie obróbki danych tekstowych i liczbowych.

Podczas szkolenia analizowane są konkretne operacje wykonywane na stanowiskach pracy w firmie, w tym:

Przetwarzanie dokumentów i faktur – odczytywanie danych z plików w formacie PDF (Portable Document Format – przenośny format dokumentu) oraz skanów papierowych za pomocą mechanizmów OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) połączonych z modelami językowymi. Umożliwia to automatyczne wyodrębnianie numerów NIP, kwot netto i brutto oraz pozycji towarowych, a następnie przygotowanie ich do zaczytania do systemów magazynowo-księgowych, takich jak InsERT Subiekt GT, Subiekt nexo, Comarch ERP Optima czy WAPRO Mag.
Obsługa standardowej korespondencji e-mail – kategoryzowanie przychodzących wiadomości w programach Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird lub środowisku Google Workspace, ekstrakcja kluczowych parametrów zapytań ofertowych oraz automatyczne tworzenie szkiców odpowiedzi technicznych i handlowych na bazie wzorców firmowych.
Czyszczenie, transformacja i weryfikacja danych tabelarycznych – standaryzacja formatów adresowych, unifikacja numerów telefonów, usuwanie duplikatów oraz uzupełnianie brakujących danych w arkuszach Microsoft Excel i Google Sheets z wykorzystaniem formuł wspomaganych modelami AI oraz skryptów języka VBA (Visual Basic for Applications – język makropoleceń w pakiecie biurowym) lub Python.
Generowanie raportów i podsumowań operacyjnych – tworzenie syntetycznych zestawień zarządczych na podstawie surowych danych eksportowanych z baz danych SQL (Structured Query Language – strukturalny język zapytań) oraz platform sprzedażowych, takich jak BaseLinker czy Allegro.
Weryfikacja kompletności dokumentacji formalnej – wstępne sprawdzanie umów, regulaminów oraz protokołów odbioru pod kątem obecności wymaganych zapisów prawnych i spójności danych rejestrowych kontrahenta.

Warianty szkolenia dopasowane do działów przedsiębiorstwa

Zakres merytoryczny szkolenia jest dobierany pod kątem specyfiki operacyjnej konkretnego zespołu, co pozwala wyeliminować zbędną teorię i skupić się na narzędziach przynoszących natychmiastowe rezultaty w codziennej pracy.

Szkolenie dla działu księgowości, kadr i płac

Zajęcia obejmują techniki automatycznego porównywania wyciągów bankowych w formacie CSV (Comma-Separated Values – format plików z wartościami rozdzielanymi przecinkami) z rejestrami sprzedaży, weryfikację spójności danych przesyłanych do programu Płatnik ZUS, strukturyzowanie zestawień kadrowych oraz automatyzację przygotowywania pism urzędowych. Uczestnicy poznają metody bezpiecznego przetwarzania informacji z zachowaniem pełnej anonimizacji danych osobowych pracowników i kontrahentów.

Szkolenie dla działu handlowego i obsługi klienta

Warsztat koncentruje się na budowie szablonów dynamicznych odpowiedzi na zapytania klientów, automatycznym uzupełnianiu kartotek w systemach CRM (Customer Relationship Management – system zarządzania relacjami z klientami) na podstawie treści korespondencji oraz masowej generacji i korekcie opisów produktów na potrzeby sklepów internetowych i platform handlowych.

Szkolenie dla kadry zarządzającej i analityków

Moduł ten skupia się na wykorzystaniu narzędzi AI do szybkiego podsumowywania wielostronicowych dokumentów, ekstrakcji kluczowych wskaźników KPI (Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności) oraz przygotowywaniu przejrzystych zestawień decyzyjnych na podstawie surowych raportów generowanych przez systemy ERP (Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa).

Szkolenie techniczne dla administratorów i osób odpowiedzialnych za procesy IT

Obejmuje praktyczne tworzenie skryptów w środowisku PowerShell oraz Python, które przy wsparciu modeli językowych integrują różne aplikacje biurowe, automatyzują archiwizację danych, monitorują dzienniki zdarzeń w systemach Windows Server oraz zarządzają masową obróbką plików w lokalnej sieci komputerowej LAN (Local Area Network – lokalna sieć komputerowa).

Narzędzia i środowiska wykorzystywane podczas szkolenia

Szkolenie nie ogranicza się do podstawowych interfejsów czatowych w przeglądarce internetowej. Uczestnicy poznają kompleksowy ekosystem narzędziowy dostosowany do posiadanej infrastruktury komputerowej.

W trakcie warsztatów wykorzystywane są między innymi:

Modele językowe LLM (Large Language Model – duży model językowy) w wersjach komercyjnych, skonfigurowane tak, aby zapytania i przetwarzane dane nie były wykorzystywane do trenowania publicznych algorytmów.
Platformy automatyzacji przepływów pracy (np. Make, n8n, Microsoft Power Automate), pozwalające na tworzenie wieloetapowych scenariuszy przekazywania danych pomiędzy pocztą elektroniczną, dyskami sieciowymi a systemami magazynowymi.
Wbudowane rozszerzenia pakietów biurowych Microsoft 365 oraz Google Workspace, umożliwiające wywoływanie funkcji sztucznej inteligencji bezpośrednio z poziomu komórek arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu.
Lokalne środowiska skryptowe uruchamiane na stacjach roboczych, laptopach lub serwerach z systemami Windows i Linux, które wykonują powtarzalne operacje na plikach wewnętrznych bez konieczności przesyłania ich do zewnętrznych chmur obliczeniowych.

Bezpieczeństwo informacji i ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Wdrażanie rozwiązań automatyzacyjnych wymaga rygorystycznego przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych oraz przepisów RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Przed przystąpieniem do analizy procesów i pracy na realnych schematach dokumentów podpisywana jest na życzenie bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement).

W ramach szkolenia kładziony jest szczególny nacisk na wypracowanie bezpiecznych nawyków operacyjnych:

Anonimizacja danych przed przetworzeniem – procedury usuwania danych osobowych (imion, nazwisk, numerów PESEL, adresów) oraz poufnych informacji handlowych (wysokości marż, stawek rabatowych) przed przekazaniem tekstu do zewnętrznych interfejsów programistycznych.
Weryfikacja parametrów prywatności – audyt i właściwa konfiguracja kont służbowych, w tym blokada udostępniania historii zapytań na potrzeby douczania modeli przez dostawców oprogramowania.
Możliwość wdrożenia modeli lokalnych (on-premise) – dla przedsiębiorstw przetwarzających dane objęte szczególną tajemnicą zawodową omawiane są sposoby uruchamiania mniejszych modeli sztucznej inteligencji bezpośrednio na firmowych komputerach stacjonarnych lub serwerach, bez dostępu do Internetu.
Zasada ograniczonego zaufania do uprawnień – szkolenie odbywa się bez konieczności udostępniania haseł administratora prowadzącemu; pracownicy samodzielnie wprowadzają niezbędne poświadczenia w kontrolowany sposób.

Błędy popełniane przy samodzielnych próbach automatyzacji zadań

Samodzielne próby wdrażania sztucznej inteligencji w środowisku biurowym często prowadzą do zniechęcenia pracowników lub powstania incydentów bezpieczeństwa. Do najczęstszych problemów należą:

Wklejanie poufnych plików do darmowych narzędzi publicznych – pracownicy przesyłają całe bazy klientów, umowy handlowe lub wyciągi finansowe do ogólnodostępnych generatorów, co stanowi bezpośrednie naruszenie polityki bezpieczeństwa informacji.
Brak procedury weryfikacji wyników (zjawisko halucynacji AI) – bezkrytyczne przyjmowanie wygenerowanych danych liczbowych, interpretacji przepisów lub kodów towarowych bez ustanowienia mechanizmu kontrolnego, w którym człowiek zatwierdza wynik końcowy.
Stosowanie niewłaściwych narzędzi do skali zadania – próby przetwarzania wielotysięcznych arkuszy kalkulacyjnych za pomocą okna dialogowego czatu zamiast zastosowania dedykowanych skryptów wykorzystujących interfejs API (Application Programming Interface – interfejs programistyczny aplikacji).
Brak standaryzacji zapytań – wpisywanie poleceń w sposób dowolny przez każdego pracownika, co prowadzi do niespójnych formatów danych wyjściowych i uniemożliwia standaryzację procesów w dziale.
Próba automatyzowania procesów nieuporządkowanych – wdrażanie narzędzi AI w obszarach, w których brakuje jednolitych szablonów dokumentów i jasno określonego obiegu informacji między pracownikami.

Kiedy szkolenie stanowiskowe jest wystarczające, a kiedy potrzebna jest integracja programistyczna

Szkolenie z automatyzacji zadań powtarzalnych koncentruje się na przekazaniu pracownikom praktycznych umiejętności tworzenia promptów, szablonów i prostych skryptów usprawniających ich codzienną pracę przy komputerze. Należy jednak rozróżnić automatyzację zadań na stanowisku pracy od zaawansowanej integracji systemowej.

Szkolenie w zupełności wystarcza, gdy celem jest:

Przyspieszenie przygotowywania pism, ofert handlowych i podsumowań spotkań.
Bieżące czyszczenie, konwertowanie i łączenie plików Excel, CSV lub PDF przez pracowników biurowych.
Usprawnienie filtrowania poczty elektronicznej i przygotowywania powtarzalnych odpowiedzi na zapytania klientów.

Jeżeli natomiast celem firmy jest całkowicie bezobsługowa, ciągła synchronizacja w czasie rzeczywistym pomiędzy bazą danych Microsoft SQL programu Comarch Optima lub Subiekt nexo a zewnętrznym systemem magazynowym wysokiego składu, konieczne są dedykowane prace wdrożeniowo-programistyczne na poziomie serwerowym. W takich przypadkach szkolenie pracowników stanowi uzupełnienie, pozwalające im sprawnie nadzorować działanie wdrożonych mechanizmów.

Przebieg wizyty szkoleniowej i wdrożenia na miejscu w firmie

Szkolenie realizowane jest wyłącznie w modelu z dojazdem bezpośrednio do siedziby firmy lub biura klienta na terenie Warszawy oraz okolicznych gmin (w promieniu do 40 km). Praca na rzeczywistym sprzęcie biurowym (laptopach marek takich jak Dell, HP, Lenovo, Asus, Acer, Fujitsu czy Toshiba oraz komputerach stacjonarnych i stacjach roboczych) gwarantuje natychmiastową użyteczność wdrożonych rozwiązań.

Standardowy proces obejmuje następujące kroki:

Krok 1: Wstępna diagnoza i przegląd procesów – bezpłatna konsultacja mająca na celu identyfikację najbardziej czasochłonnych, monotonnych zadań w poszczególnych działach.
Krok 2: Przygotowanie środowiska operacyjnego – konfiguracja niezbędnych rozszerzeń, wtyczek biurowych i kont narzędziowych na stanowiskach pracy z systemem Windows lub Linux.
Krok 3: Praktyczny warsztat stanowiskowy – praca na rzeczywistych, odpowiednio przygotowanych próbkach dokumentów, tworzenie precyzyjnych schematów promptów i testowanie automatyzacji.
Krok 4: Opracowanie wewnętrznej bazy wiedzy – przygotowanie gotowych szablonów instrukcji SOP (Standard Operating Procedure – standardowa procedura operacyjna) do wdrożenia w codziennej pracy zespołu.
Krok 5: Wsparcie powdrożeniowe – bezpłatna opieka techniczna i merytoryczna do 30 dni od przeprowadzenia szkolenia, umożliwiająca skonsultowanie bieżących wątpliwości telefonicznie pod numerem 22 378 48 09.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownicy muszą posiadać umiejętności programistyczne?

Nie. Program szkolenia opiera się na narzędziach no-code (rozwiązania niewymagające pisania kodu), zaawansowanych technikach promptowania w języku naturalnym oraz gotowych rozszerzeniach pakietów biurowych. Elementy tworzenia prostych skryptów automatyzujących w języku Python lub PowerShell są wprowadzane wyłącznie na życzenie, dla pracowników działów technicznych lub administracji systemowej.

Czy automatyzacja z użyciem AI jest bezpieczna dla baz danych Subiekt, Optima lub WAPRO?

Tak. Szkolenie uczy operowania na plikach eksportowych, raportach oraz oficjalnych strukturach wymiany danych (np. plikach XML – Extensible Markup Language, rozszerzalny język znaczników do wymiany danych). Rozwiązania stanowiskowe nie modyfikują bezpośrednio struktury produkcyjnych baz danych SQL, co eliminuje ryzyko uszkodzenia integralności rejestrów handlowo-księgowych.

Jakie wymagania sprzętowe muszą spełniać komputery pracowników?

Do korzystania ze standardowych narzędzi biurowych wspomaganych AI wystarczą standardowe laptopy lub komputery stacjonarne z systemem Windows 10, Windows 11 lub Linux, wyposażone w stabilne połączenie internetowe i aktualną przeglądarkę. W przypadku chęci wdrożenia lokalnych modeli językowych działających offline zalecane są stacje robocze wyposażone w wydajną pamięć operacyjną RAM (Random Access Memory – pamięć o dostępie swobodnym) oraz dedykowany układ graficzny.

Co w sytuacji, gdy po szkoleniu zmieni się struktura dokumentów przetwarzanych w firmie?

Uczestnicy szkolenia nabywają umiejętność samodzielnej modyfikacji promptów i dostosowywania reguł logicznych do nowych szablonów dokumentów. Ponadto usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy oraz wsparciem powdrożeniowym do 30 dni, w ramach którego można skorygować przygotowane schematy pracy.

Czy na czas ewentualnej modernizacji komputerów biurowych przysługuje sprzęt zastępczy?

Jeżeli optymalizacja stanowiska pracy pod kątem płynnej obsługi narzędzi automatyzacji wymaga prac sprzętowych na laptopie (np. wymiany dysku na szybki dysk SSD – Solid-State Drive, czyli półprzewodnikowy nośnik pamięci masowej, lub rozbudowy pamięci RAM), na czas trwania prac zapewniany jest bezpłatny laptop zastępczy z systemem Windows, bez kaucji i bez limitu czasu.

Praktyczne przygotowanie stanowisk pracy do automatyzacji zadań

Wdrożenie sztucznej inteligencji do powtarzalnych procesów biurowych pozwala zaoszczędzić czas marnowany dotychczas na monotonną pracę odtwórczą i skierować uwagę zespołu na zadania wymagające bezpośredniej analizy decyzyjnej. Prawidłowo przeszkolony personel potrafi precyzyjnie formułować polecenia dla modeli językowych, przetwarzać złożone zbiory dokumentów bez pomyłek wynikających ze zmęczenia oraz utrzymywać pełną kontrolę nad bezpieczeństwem i poufnością danych firmowych w codziennej pracy.

22 378 48 09

Szkolenie z automatyzacji zadań powtarzalnych przy użyciu AI