W biurach, gdzie dokumenty wciąż trzeba drukować, podpisywać czy skanować, awaria jednej wspólnej drukarki sieciowej potrafi zatrzymać pracę kilku osób naraz — zwłaszcza jeśli jest to jedyne urządzenie w dziale.

Pierwsza godzina

Drukarka sieciowa przestaje odpowiadać, zgłasza błąd papieru mimo pustego podajnika, albo w ogóle znika z listy dostępnych urządzeń u wszystkich pracowników jednocześnie — co wskazuje raczej na problem sieciowy niż awarię samego urządzenia.

Co sprawdzamy w pierwszej kolejności

Czy drukarka jest widoczna w sieci i odpowiada na polecenie ping.
Czy problem dotyczy wszystkich stanowisk, czy tylko części — to rozdziela przyczynę sieciową od lokalnej.
Stan sprzętowy drukarki — mechanizm podawania papieru, głowicę lub bęben, w zależności od typu urządzenia.
Kolejkę wydruku na serwerze druku, jeśli firma go używa.

Co robimy

W zależności od przyczyny wykonywana jest naprawa sprzętowa drukarki, ponowna konfiguracja jej w sieci firmowej, albo tymczasowe przekierowanie wydruków na inne dostępne urządzenie, żeby ograniczyć przestój do minimum.

Ile to trwa

Diagnoza i naprawa programowa to zwykle jedna wizyta. Naprawa sprzętowa mieści się w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza komputera stacjonarnego door-to-door kosztuje 200 zł i wlicza się w cenę naprawy. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a naprawa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty problemów z drukarką sieciową w biurze

Awarie urządzeń drukujących w sieci lokalnej rzadko mają jednolitą przyczynę. W praktyce biurowej objawy dzielą się na kilka wyraźnych kategorii technicznych, które wymagają odmiennych metod diagnostycznych.

Pierwszym częstym wariantem jest nagła zmiana adresu IP (Internet Protocol - logiczny adres przypisywany urządzeniu w sieci). Sytuacja taka następuje zazwyczaj po restarcie routera firmowego lub wygaśnięciu dzierżawy w usłudze DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol - protokół automatycznego przydzielania adresacji sieciowej). Jeśli drukarka nie miała przypisanego stałego adresu IP ani rezerwacji adresu MAC (Media Access Control - unikalny identyfikator sprzętowy karty sieciowej), router przypisuje jej nowy numer. Komputery pracowników wysyłają wówczas zadania na poprzedni, nieaktywny adres, co objawia się pozornym brakiem łączności i statusem urządzenia w trybie offline.

Drugim wariantem jest zablokowanie usługi bufora wydruku, znanej w systemie Windows jako Print Spooler (proces systemowy odpowiedzialny za tymczasowe przechowywanie i kolejkowanie dokumentów przesyłanych do pamięci drukarki). Uszkodzony lub źle sformatowany plik wysłany przez jednego użytkownika potrafi zawiesić całą usługę. W efekcie kolejne dokumenty gromadzą się w kolejce, blokując możliwość pracy wszystkim pozostałym stanowiskom w biurze. Ponowne uruchamianie samej drukarki nie przynosi wówczas żadnego rezultatu, ponieważ problem tkwi w plikach tymczasowych na komputerze lub serwerze druku.

Trzeci wariant dotyczy problemów komunikacyjnych w sieci bezprzewodowej Wi-Fi. Wiele biur korzysta z punktów dostępowych pracujących w pasmach 2.4 GHz oraz 5 GHz z aktywną funkcją izolacji klientów (AP Isolation lub Client Isolation - mechanizm zabezpieczający, który blokuje bezpośrednią komunikację pomiędzy urządzeniami połączonymi z tą samą siecią bezprzewodową). Jeśli drukarka zostanie połączona z siecią gościnną lub pasmem odizolowanym od komputerów pracowników, komunikacja zostaje całkowicie zablokowana mimo pełnego zasięgu sygnału radiowego.

Czwartym wariantem są usterki mechaniczne i zużycie materiałów eksploatacyjnych, które generują fałszywe komunikaty systemowe. Zużyte rolki pobierające papier (elementy gumowe odpowiadające za precyzyjne wciąganie arkuszy z podajnika) mogą ślizgać się po powierzchni papieru, wywołując błąd zacięcia, mimo że kartka w ogóle nie opuściła zasobnika. Podobne komplikacje powoduje uszkodzenie czujników optycznych (transoptorów szczelinowych rejestrujących przejście papieru) lub awaria fuzera (modułu grzewczego utrwalającego toner na papierze pod wpływem wysokiej temperatury i docisku).

Błędy przy próbie samodzielnej naprawy drukarki sieciowej

Próby szybkiego przywrócenia sprawności urządzenia przez osoby bez przygotowania technicznego nierzadko pogłębiają problem i wydłużają czas przestoju w firmie.

Jednym z najpoważniejszych błędów jest siłowe usuwanie zakleszczonego papieru. Wyciąganie arkusza w kierunku przeciwnym do naturalnego biegu papieru w mechanizmie prowadzi do wyłamania plastikowych zębatek przekładni napędowej, uszkodzenia delikatnych dźwigni czujników flagowych lub porysowania powierzchni bębna światłoczułego OPC (Organic Photo Conductor - warstwa światłoczuła przenosząca obraz laserowy na papier). Wszelkie zacięcia należy usuwać wyłącznie po otwarciu dedykowanych pokryw serwisowych i zgodnie z kierunkiem przesuwu arkusza.

Kolejnym powszechnym błędem jest wielokrotne resetowanie drukarki do ustawień fabrycznych. Taki krok usuwa całą dotychczasową konfigurację sieciową, w tym przypisany adres IP, maskę podsieci, bramę domyślną, dane uwierzytelniające do sieci bezprzewodowej, a także ustawienia protokołów SMB (Server Message Block - protokół używany do przesyłania skanów bezpośrednio do folderów sieciowych na komputerach pracowników). W rezultacie urządzenie całkowicie traci łączność z siecią biurową, a jego ponowne wdrożenie wymaga konfiguracji od podstaw.

Częstym działaniem jest także bezkrytyczna instalacja uniwersalnych sterowników pobieranych z przypadkowych źródeł w internecie. Zastosowanie nieodpowiedniego sterownika typu Generic lub uniwersalnego sterownika PostScript na drukarce obsługującej wyłącznie język PCL (Printer Command Language - standardowy język komunikacji z drukarkami) prowadzi do zjawiska niekończącego się drukowania setek kartek z pojedynczymi liniami kodów błędów, co marnuje papier oraz toner i paraliżuje całą kolejkę zadań.

Pracownicy podejmujący próby naprawy często dodają również kolejne kopie tej samej drukarki w panelu sterowania systemu Windows. W ten sposób na jednym komputerze powstaje kilka obiektów tego samego urządzenia, z których każdy korzysta z innego portu lub innego sterownika. Prowadzi to do dezorientacji personelu i wysyłania dokumentów do nieaktywnych kolejek.

Kiedy to nie jest usterka samej drukarki

Wielokrotnie zgłaszana awaria urządzenia drukującego okazuje się w rzeczywistości problemem zlokalizowanym w zupełnie innym punkcie infrastruktury informatycznej biura.

Typowym przykładem jest uszkodzenie pasywnej infrastruktury sieciowej, czyli okablowania strukturalnego kat. 5e lub kat. 6 oraz gniazd sieciowych RJ45. Zgnieciony przewód sieciowy pod biurkiem lub wyłamany zatrzask wtyczki powoduje gubienie pakietów danych lub okresowe rozłączanie linku sieciowego. Drukarka może w takim przypadku sporadycznie odpowiadać na zapytania, lecz transmisja większych plików dokumentów zostanie przerwana z błędem komunikacji.

Innym źródłem trudności bywają błędy konfiguracji zapory sieciowej (Firewall) lub oprogramowania zabezpieczającego na poszczególnych komputerach. Po aktualizacji systemu operacyjnego reguły zapory mogą samoczynnie zablokować porty komunikacyjne używane przez drukarkę, takie jak port 9100 RAW (standardowy port bezpośredniego druku sieciowego), port 515 (protokół LPR/LPD) lub port 631 (protokół IPP - Internet Printing Protocol). W takim scenariuszu część komputerów może drukować bez przeszkód, podczas gdy na innych urządzenie pozostaje trwale niedostępne.

Należy również uwzględnić zmiany w architekturze sieciowej, takie jak wprowadzenie wirtualnych sieci lokalnych VLAN (Virtual Local Area Network - logiczne wydzielenie segmentów sieci w celu zwiększenia bezpieczeństwa i kontroli ruchu). Jeśli drukarka zostanie podłączona do portu przełącznika przypisanego do innej podsieci niż komputery pracowników, a router nie posiada skonfigurowanego routingu między tymi sieciami, urządzenia nie będą mogły nawiązać bezpośredniego połączenia.

Właściwa konfiguracja i profilaktyka sieciowa w biurze

Aby zapobiec paraliżowi obiegu dokumentów w firmie, zaleca się wdrożenie określonych standardów konfiguracji środowiska druku podczas wizyty serwisanta.

Kluczowym elementem jest rezygnacja z automatycznego wykrywania urządzeń za pośrednictwem protokołu WSD (Web Services for Devices - protokół automatycznego wykrywania urządzeń w sieci). Protokół ten, choć wygodny w warunkach domowych, w sieciach biurowych wykazuje dużą niestabilność i często wprowadza drukarki w pozorny stan uśpienia. Znacznie pewniejszym rozwiązaniem jest utworzenie w systemie Windows stałego portu Standard TCP/IP Port, powiązanego ze statycznym adresem IP urządzenia lub adresem zarezerwowanym na stałe w serwerze DHCP.

W firmach przetwarzających dużą liczbę dokumentów warto rozważyć dedykowaną rolę serwera wydruku (Print Server). Umożliwia ona centralne zarządzanie uprawnieniami, kolejkowaniem zadań oraz automatyczną dystrybucję odpowiednich sterowników na stanowiska robocze pracowników za pośrednictwem zasad grupy GPO (Group Policy Object - zasady grupy w domenie Active Directory). W przypadku awarii fizycznej drukarki administrator może natychmiast przekierować cały ruch na inne urządzenie w biurze bez konieczności manualnej zmiany ustawień na każdym komputerze z osobna.

Istotnym aspektem jest także regularna konserwacja mechaniczna urządzeń laserowych i atramentowych. Oczyszczanie toru przesuwu papieru ze ścinków i pyłu papierowego, odtłuszczanie rolek transmisyjnych specjalistycznymi preparatami regenerującymi gumę oraz kontrola stanu modułów utrwalających zapobiegają nagłym awariom sprzętowym w momentach wzmożonego nakładu pracy.

Pytania i odpowiedzi dotyczące problemów z drukarkami sieciowymi

Dlaczego drukarka ma status „W trybie offline”, chociaż jest włączona i podłączona do sieci?

Taki stan najczęściej wynika z włączonej opcji SNMP (Simple Network Management Protocol - protokół zarządzania urządzeniami sieciowymi) we właściwościach portu drukarki w systemie Windows. Jeśli drukarka lub router nie odpowiadają prawidłowo na zapytania protokołu SNMP, system operacyjny uznaje urządzenie za wyłączone, mimo że faktyczna komunikacja jest możliwa. Pomaga wyłączenie statusu SNMP w konfiguracji portu TCP/IP lub naprawa konfiguracji adresu IP.

Co powoduje, że drukarka zaczyna drukować dziesiątki kartek z pojedynczymi liniami niezrozumiałych znaków?

Jest to klasyczny objaw niezgodności języka opisu strony pomiędzy sterownikiem zainstalowanym w komputerze a procesorem obrazu drukarki. Jeśli dokument zostanie wysłany w formacie PostScript do urządzenia, które obsługuje wyłącznie standard PCL, drukarka nie potrafi zinterpretować kodu źródłowego i drukuje go jako surowy tekst znak po znaku. W takiej sytuacji należy natychmiast wyczyścić kolejkę wydruku, zrestartować usługę bufora wydruku i zainstalować dedykowany sterownik producenta.

Czy do konfiguracji drukarki sieciowej konieczne jest podanie hasła logowania użytkownika?

Domyślnie serwis nie wymaga podawania prywatnych haseł użytkowników. Konfiguracja portów sieciowych, sterowników oraz ustawień systemowych w środowisku Windows może zostać zrealizowana przy udziale pracownika lub z poziomu dedykowanego konta administracyjnego stacji roboczej, bez wglądu w prywatne dane pracowników.

Dlaczego po wysłaniu dużego pliku PDF cała kolejka wydruku przestaje odpowiadać?

Złożone pliki PDF zawierające wiele warstw wektorowych, grafiki o wysokiej rozdzielczości lub nietypowe czcionki mogą przekroczyć dostępną pamięć operacyjną RAM wbudowaną w procesorze drukarki. Urządzenie zawiesza się podczas przetwarzania zadania (renderingu strony). Rozwiązaniem jest zmiana ustawień sterownika, aby przetwarzanie dokumentu odbywało się na procesorze komputera przed wysłaniem danych (funkcja Print as Image lub renderowanie po stronie stacji roboczej), a także zoptymalizowanie rozmiaru bufora.

Jak przygotować biuro przed przyjazdem serwisanta na terenie Warszawy lub okolic?

Warto zapewnić swobodny dostęp do samej drukarki, gniazd zasilających oraz głównego routera lub szafy teletechnicznej (szafy Rack), w której znajdują się przełączniki sieciowe. Pomocne jest również wskazanie choć jednego komputera, na którym problem występuje regularnie, co pozwala na natychmiastowe przeprowadzenie testów transmisji pakietów oraz weryfikację uprawnień kolejki wydruku.

Zapewnienie ciągłości pracy środowiska druku w przedsiębiorstwie

Sprawny przepływ dokumentów papierowych pozostaje newralgicznym elementem funkcjonowania wielu działów księgowych, prawnych, logistycznych oraz administracyjnych. Kompleksowa diagnostyka parametrów sieciowych, weryfikacja poprawności sterowników oraz usunięcie usterek mechanicznych w ramach bezpośredniej wizyty serwisanta pozwalają na trwałe wyeliminowanie przestojów i przywrócenie bezpiecznej komunikacji pomiędzy urządzeniami w firmie.

22 378 48 09

Awaria drukarki sieciowej sparaliżowała obieg dokumentów